電子檔案管理工作存在的問題和對策探索

文/廣東省特種設(shè)備檢測研究院肇慶檢測院 侯玉鋒

電子檔案管理工作存在的問題和對策探索

文/廣東省特種設(shè)備檢測研究院肇慶檢測院 侯玉鋒

當(dāng)今社會發(fā)展水平下，電子檔案管理變成了檔案管理工作中非常關(guān)鍵的構(gòu)成部分，對檔案管理起到關(guān)鍵的作用，而且電子檔案已經(jīng)成為檔案發(fā)展的必然趨勢。目前雖然電子檔案管理已經(jīng)有了不小的發(fā)展，可是實際管理狀況，還是存在一些漏洞。作為檔案管理工作人員，要對電子檔案管理當(dāng)中所出現(xiàn)的問題充分進行了解，同時提出解決問題的對策，本文將對此進行具體介紹。

電子檔案；管理；存在問題；對策目前的檔案管理開始進入到電子化和網(wǎng)絡(luò)化，檔案開始將紙質(zhì)形態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)殡?、光等介質(zhì)為載體的形式。電子檔案管理的優(yōu)勢包含了接收速度快、信息歸檔快、存儲密度大、多信息媒體一體化實現(xiàn)、便于統(tǒng)一進行管理。與此同時，電子檔案管理信息非常容易被更改，數(shù)據(jù)比較容易丟失，存儲介質(zhì)容易損壞，而且對計算機的依賴性比較大。作為未來檔案管理發(fā)展趨勢的電子檔案管理，要對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行解決，找到解決問題的對策，更好地促進電子檔案管理水準(zhǔn)的提升。

一、電子檔案管理的特點

從目前的現(xiàn)實情況來講，機關(guān)及企事業(yè)單位中電子檔案管理呈現(xiàn)了非常顯著的網(wǎng)絡(luò)化特征，管理內(nèi)容開始慢慢地關(guān)系到非常多的實物虛擬。電子檔案管理流程中，利用網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)工作，不僅可以節(jié)省大量的人力物力成本，同時有效改變目前的生活生產(chǎn)方式。第一，電子檔案管理能夠改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式的檔案管理工作模式，利用電子形式將檔案數(shù)據(jù)進行存儲，從而能夠讓數(shù)字化信息網(wǎng)絡(luò)更好的組成，幫助增強檔案數(shù)據(jù)共享和開放。第二，對目前的電子檔案管理系統(tǒng)來說，具有非常強大的功能，不但能夠?qū)⒍喾N問題進行解決，同時為單位領(lǐng)導(dǎo)的各種決策提供理論參照，保證決策更加科學(xué)合理。此外，實現(xiàn)電子檔案管理流程中，還要利用多種輔助性軟件，可以幫助檔案管理工作人員減輕工作強度。

二、電子檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理不規(guī)范。電子檔案對計算機系統(tǒng)的依靠性比較強，電子檔案管理工作當(dāng)中明確了將重要系統(tǒng)、文件、數(shù)據(jù)信息進行按時備份，可是并未有比較詳細(xì)的操作性的規(guī)范。保存電子檔案不連續(xù)不完整，管理工作當(dāng)中出現(xiàn)了比較多的漏洞。光盤、移動硬盤、U盤是當(dāng)前的電子檔案存儲介質(zhì)，并未進行備份的數(shù)據(jù)檔案登記管理，并沒有規(guī)范的放置方式，另外，計算機數(shù)據(jù)檔案也并未有完善的防止拷貝技術(shù)，沒有對應(yīng)的檢查體制。

（二）管理水平相對較低。因為我國電子檔案管理工作起步時間短，造成了當(dāng)今檔案管理還處在初期發(fā)展環(huán)節(jié)，管理水平比較差。同時加上檔案管理人員培訓(xùn)教育的缺失，造成了采購軟件的同時缺少充足的識別能力，導(dǎo)致現(xiàn)代化的管理技術(shù)無法充分在檔案管理當(dāng)中發(fā)揮作用。

（三）電子檔案的安全性問題。在自動化辦公的環(huán)境下，單位開始實行無紙化辦公，將非常多的信息、決定、工作進度都開始存放在電腦當(dāng)中。這樣的工作模式最大程度上提升了工作效率，可是因為電子檔案有著容易改變的特點，如果網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中出現(xiàn)了系統(tǒng)無法使用、病毒入侵、人為篡改等問題，都可能給單位帶來非常大的損失。

三、電子檔案管理工作問題的解決對策

（一）制定電子檔案管理規(guī)范。電子檔案的各個環(huán)節(jié)：建檔、處理、歸檔、使用、管理、更新等，都會存在丟失信息或者更改信息的危害，為了更好地保證電子檔案管理的品質(zhì)，提升電子文件管理的科學(xué)性，要建立對應(yīng)的法律規(guī)范，限制單位和檔案管理者，制定有關(guān)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)保密協(xié)定，規(guī)定好計算機和軟件兼容以及對機密電子文件的特殊規(guī)范等，保證電子文件的真實性。

（二）完善電子檔案信息服務(wù)體系。對企業(yè)來說，要建立比較完善的檔案數(shù)據(jù)庫，同時對各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進行開發(fā)使用，實現(xiàn)對電子檔案信息數(shù)據(jù)的優(yōu)化綜合，將企業(yè)檔案咨詢業(yè)務(wù)服務(wù)快速開展。同時，企業(yè)要將檔案信息資源系統(tǒng)進行完善，同時更好地對檔案信息進行歸檔處理，保證數(shù)據(jù)資源能夠更好地進行共享。另外，加強對現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，科學(xué)管理電子檔案，為電子檔案提供更加有效的技術(shù)保證。

（三）加強電子檔案的安全管理工作。安全管理電子檔案不管是對電子檔案作用的發(fā)揮還是推動事業(yè)單位的進步發(fā)展都有著非常關(guān)鍵的作用，所以增強電子檔案的安全管理力度非常重要。第一，單位需要邀請專業(yè)的人員建立數(shù)據(jù)恢復(fù)和備份系統(tǒng)，同時確保關(guān)鍵信息能夠在網(wǎng)絡(luò)和計算機出現(xiàn)故障的時候更快恢復(fù)，同時避免因為操作出現(xiàn)問題所導(dǎo)致信息出現(xiàn)遺失的問題，給單位電子檔案安全管理做好鋪墊。第二，單位需要增強網(wǎng)絡(luò)的安全管理力度，同時依靠用戶驗證、設(shè)置訪問權(quán)限、建立防火墻、安裝殺毒軟件等科學(xué)有效的方式，更好地抵御黑客以及病毒所帶來的損害。第三，對非常重要的文件，綜合雙重歸納方式，在實際操作當(dāng)中，因為文件生效的重要標(biāo)志就是印章和簽字，在使用信息技術(shù)的前提下，需要保存一些具備法律效力以及憑證的文件，同時將比較重要的電子文件進行復(fù)制和存放，全面保護檔案信息安全。

（四）提高電子檔案管理人員的整體水平。在現(xiàn)如今這個信息時代，科學(xué)技術(shù)高速進步發(fā)展，只有將最頂尖、最先進的信息技術(shù)掌握起來的工作人員，才可以做到未雨綢繆，避免可能出現(xiàn)的安全風(fēng)險。所以，將檔案工作人員的后續(xù)教育工作加強，使用多種方式進行培訓(xùn)，努力提升他們的理論和技術(shù)水平，尤其是全面考核員工的自身能力和防范風(fēng)險的技巧，幫助員工嚴(yán)格根據(jù)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，熟練地操作計算機的多種程序。定期或不定期聘請計算機公司和工程技術(shù)人員對檔案管理工作人員進行計算機培訓(xùn)，增強業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，從而促使所有人成為合格的計算機操作人員。

四、結(jié)束語

總之，現(xiàn)代檔案管理工作流程中，電子檔案管理比較關(guān)鍵，加強電子檔案管理工作力度有著非常重要的作用。目前電子檔案管理工作環(huán)節(jié)中，電子檔案管理工作人員要對電子檔案管理工作積極進行研究，幫助電子檔案管理工作更好更快地發(fā)展。

[1]朱志能.電子檔案管理工作中存在的問題及應(yīng)對思考[J].中國市場,2015(30):188+190.

[2]肖灑.檔案電子化管理面臨的問題及優(yōu)化對策探討[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(01):137.