提高基層檔案管理工作效率對(duì)策探討

文/湖北省宜昌市宜都市陸城街道辦事處衛(wèi)生院 陳志婷

提高基層檔案管理工作效率對(duì)策探討

文/湖北省宜昌市宜都市陸城街道辦事處衛(wèi)生院 陳志婷

21世紀(jì)是信息化社會(huì)，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，基層檔案管理的內(nèi)容也發(fā)生了一定的變化。本文簡(jiǎn)要分析了目前基層檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題，并提出了相應(yīng)的改進(jìn)對(duì)策，希望能夠有效提升我國(guó)基層檔案管理的工作效率。

基層檔案管理；工作效率；提升策略

檔案管理是基層日常管理工作的重要內(nèi)容，對(duì)于促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速穩(wěn)定發(fā)展具有十分積極的意義。然而就現(xiàn)階段我國(guó)基層檔案管理的實(shí)際工作情況來(lái)看，存在問(wèn)題較多，如果不能及時(shí)地予以解決，不僅會(huì)導(dǎo)致檔案管理的工作效率降低，還會(huì)影響到基層單位整體職能的發(fā)揮。因此，新時(shí)期背景下，基層單位應(yīng)高度重視檔案管理工作，針對(duì)目前存在的不足積極探索有效的解決對(duì)策，不斷強(qiáng)化自身的管理職能，從而為廣大人民群眾提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

一、基層檔案管理工作現(xiàn)狀

就現(xiàn)階段而言，我國(guó)基層單位在檔案管理工作中主要存在以下幾點(diǎn)問(wèn)題：

（一）缺乏檔案管理意識(shí)。部分基層單位的領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏足夠認(rèn)識(shí)，直接影響到檔案管理人員的工作積極性，在日常工作中態(tài)度散漫、應(yīng)付了事，從而導(dǎo)致單位檔案管理混亂，經(jīng)常發(fā)生重要文件丟失、泄漏等現(xiàn)象。

（二）檔案管理投入力度不夠。由于領(lǐng)導(dǎo)層相關(guān)意識(shí)的缺失，基層單位在檔案管理工作上的投入力度明顯不夠，使得檔案管理工作無(wú)法高效率地展開(kāi)。此外，基層單位的檔案管理部門(mén)都是相互獨(dú)立的，彼此之間缺乏有效的信息共享機(jī)制，不僅容易造成檔案管理重復(fù)、層次混亂等問(wèn)題，還會(huì)嚴(yán)重影響到基層單位檔案管理的工作效率。

（三）檔案管理人員素質(zhì)偏低?；鶎訂挝粰n案管理的工作內(nèi)容較為復(fù)雜，這就要求相關(guān)工作人員除了要具備較高的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，還應(yīng)掌握一些基本的文員知識(shí)和計(jì)算機(jī)常識(shí)，同時(shí)還要有足夠的工作耐心。然而，就目前來(lái)看，基層單位的檔案管理人員專(zhuān)業(yè)水平參差不齊，大部分是沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)化培訓(xùn)，還有一些是由其他部門(mén)工作人員兼任的。整體來(lái)說(shuō)，專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)水平普遍偏低，難以滿(mǎn)足單位檔案管理日常工作的實(shí)際需求。

二、提高基層檔案管理工作效率的有效對(duì)策

（一）強(qiáng)化檔案管理意識(shí)。針對(duì)部分領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對(duì)檔案管理工作重視程度不夠的問(wèn)題，基層單位應(yīng)加快轉(zhuǎn)變這部分人的檔案管理意識(shí)，使其充分認(rèn)識(shí)到做好檔案管理工作的重要性。一方面，要從單位領(lǐng)導(dǎo)層入手，不斷強(qiáng)化他們的檔案管理意識(shí)，充分發(fā)揮其帶頭示范作用，從而調(diào)動(dòng)起單位全體成員的工作積極性。另一方面，鼓勵(lì)檔案管理人員主動(dòng)學(xué)習(xí)最新的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，并且將其學(xué)習(xí)情況與最終的績(jī)效考核直接掛鉤，從而有效端正他們的工作態(tài)度，使其全心全意地投入到檔案管理工作當(dāng)中。

（二）增大對(duì)檔案管理工作的投入。信息化時(shí)代背景下，基層單位也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，牢牢把握互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展的機(jī)遇，建立現(xiàn)代化的信息管理系統(tǒng)以提高檔案管理的工作效率，為社會(huì)公眾提供更加便捷的服務(wù)。但是，在一些經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)，不少基層單位仍然采用傳統(tǒng)的工作方式來(lái)開(kāi)展檔案管理工作，嚴(yán)重阻礙了我國(guó)基層檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程。因此，國(guó)家財(cái)政部門(mén)應(yīng)加大對(duì)基層單位檔案管理工作的投入力度，不斷完善相關(guān)軟硬件的建設(shè)，為檔案管理信息系統(tǒng)提供全面的保護(hù)，從而保障基層單位檔案管理工作安全、高效地開(kāi)展。

（三）完善檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)。管理人員自身的專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平和業(yè)務(wù)操作能力對(duì)檔案管理工作的效率有著很大的影響。因此，基層單位要想提高檔案管理的工作效率，完善人才隊(duì)伍的建設(shè)工作是關(guān)鍵。首先，單位可以定期組織相關(guān)人員參加專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)工作，不斷提升他們的綜合能力和檔案信息安全防范意識(shí)，培訓(xùn)結(jié)束后進(jìn)行考核評(píng)價(jià)以檢驗(yàn)工作人員的學(xué)習(xí)情況。其次，基層單位要對(duì)外積極引入新的檔案管理專(zhuān)業(yè)人才，必要時(shí)候采取人事調(diào)動(dòng)和獎(jiǎng)懲手段來(lái)優(yōu)化檔案管理人才隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)，提高檔案管理部分工作人員的整體素質(zhì)水平，最大限度地提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

（四）健全檔案管理制度。健全的檔案管理制度是基層單位順利開(kāi)展檔案管理工作、提高實(shí)際工作效率的重要前提。為此，基層單位應(yīng)結(jié)合自身檔案管理工作的實(shí)際情況，建立一套與之相適應(yīng)的管理制度，既能充分保證基層檔案信息的完整性和真實(shí)性，也能有效規(guī)范檔案管理人員的工作行為，協(xié)調(diào)各部門(mén)職能的相互配合，從而促進(jìn)檔案管理工作效率的提升。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理在基層單位的日常工作中占有十分重要的地位，無(wú)論是領(lǐng)導(dǎo)層還是相關(guān)工作人員都必須予以高度重視，堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，針對(duì)現(xiàn)有工作中的不足盡快采取相應(yīng)的解決對(duì)策，不斷提高自身的工作質(zhì)量和效率，為我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速穩(wěn)定發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

[1]佟娜.加強(qiáng)基層檔案管理工作刻不容緩[J].辦公室業(yè)務(wù),2015(10).

[2]幕立偉.如何提高管理檔案工作效率的探討[J].赤子(上中旬),2015(09).