中職學(xué)校合并升級(jí)為高職院校后的檔案管理問(wèn)題及對(duì)策

文/婁底職業(yè)技術(shù)學(xué)院 吳暉

中職學(xué)校合并升級(jí)為高職院校后的檔案管理問(wèn)題及對(duì)策

文/婁底職業(yè)技術(shù)學(xué)院 吳暉

在中職學(xué)校合并為高職院校的實(shí)質(zhì)性整合的過(guò)程中，學(xué)校的檔案管理通常會(huì)遇到許多問(wèn)題，常見(jiàn)有檔案材料很難及時(shí)、完整地清理歸檔，檔案信息化管理水平較低等。為了加強(qiáng)學(xué)校的檔案管理工作，確保更好使其為學(xué)校的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。本文以?shī)涞资行l(wèi)生學(xué)校整合到婁底職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例進(jìn)行說(shuō)明，針對(duì)其中檔案管理的一系列問(wèn)題提出相應(yīng)對(duì)策，力求促進(jìn)合并高職院校檔案管理工作上臺(tái)階上水平。

中職院校合并；高職院校；檔案管理問(wèn)題；對(duì)策

如今我國(guó)對(duì)教育問(wèn)題更加重視，使得教學(xué)體制的改革步伐不斷推進(jìn)，同時(shí)對(duì)原有教育結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，中等職業(yè)教育轉(zhuǎn)向高等職業(yè)教育已經(jīng)成為必然發(fā)展趨勢(shì)。根據(jù)《國(guó)務(wù)院關(guān)于加快發(fā)展現(xiàn)代職業(yè)教育的決定》（國(guó)發(fā)〔2014〕19號(hào)）精神，結(jié)合婁底市職業(yè)教育布局的實(shí)際，2015年10月，市委、市政府作出了將我校整合到婁底職業(yè)技術(shù)學(xué)院的決定；2016年2月，省政府批復(fù)同意兩校整合。如此有利婁底職業(yè)技術(shù)學(xué)院拓展專(zhuān)業(yè)大類(lèi)和提高婁底醫(yī)藥衛(wèi)生人才培養(yǎng)的層次、質(zhì)量的決策部署，為婁底現(xiàn)代職業(yè)教育體系的建設(shè)發(fā)展提供了智力和人才支持。同時(shí)也會(huì)給學(xué)校的檔案管理工作帶來(lái)了一系列新問(wèn)題和新情況。本文就可能出現(xiàn)的問(wèn)題提出針對(duì)性的建議及對(duì)策。

一、現(xiàn)存檔案管理問(wèn)題

（一）檔案材料歸檔問(wèn)題。對(duì)于合并的中職院校在學(xué)校合并入高職院校前，累積有大量的檔案材料，學(xué)校合并后需要重新收集整理，由于檔案材料數(shù)量較大，平時(shí)學(xué)校會(huì)安排專(zhuān)崗專(zhuān)人進(jìn)行管理，但在學(xué)校合并期間，人事出現(xiàn)調(diào)動(dòng)，責(zé)權(quán)分配混淆，部分相關(guān)工作人員提前離職或因?yàn)閷W(xué)校合并工作而忙得不可開(kāi)交，對(duì)檔案收集整理難免會(huì)出現(xiàn)紕漏，會(huì)出現(xiàn)整理檔案時(shí)找不到了解情況的負(fù)責(zé)人和一些重要有價(jià)值的資料；檔案重新歸檔時(shí)人手不夠等問(wèn)題。且隨著中職院校的合并，學(xué)院辦公室也會(huì)變動(dòng)搬遷，在搬遷過(guò)程中，由于管理人員不足和缺少檔案保護(hù)意識(shí)，所以對(duì)檔案資料的妥善處理和識(shí)別價(jià)值不到位很可能會(huì)導(dǎo)致檔案遺失。同時(shí)，學(xué)校的文件材料種類(lèi)繁多，多年累積下來(lái)，許多已經(jīng)無(wú)用的材料也沒(méi)有及時(shí)處理，在搬遷過(guò)程中會(huì)和檔案混在一起，造成處理困難甚至錯(cuò)誤處理，致使一些珍貴的檔案資料丟失，無(wú)處尋找，嚴(yán)重影響了檔案的完整性。

（二）檔案集中管理問(wèn)題。中職院校在合并入高職院校時(shí)，不可避免地要對(duì)原有的管理制度和辦學(xué)方式進(jìn)行改動(dòng)，故而在合并過(guò)程前期各項(xiàng)工作的開(kāi)展都會(huì)受到影響，由于大部分宗卷材料需要重新進(jìn)行數(shù)字化存檔，在信息服務(wù)作用程度未得到普及的當(dāng)下，檔案信息管理還處于封閉或半封閉狀態(tài)和被動(dòng)服務(wù)局面，且合并的高校里檔案管理手段參差不齊，原各校區(qū)檔案或?qū)嵭屑泄芾?，或人事檔案歸人事處管理，科研檔案歸科研處管理，聲像檔案歸電教中心管理等，使得檔案的集中管理實(shí)際操作起來(lái)十分困難。

（三）檔案排序問(wèn)題。新合并進(jìn)來(lái)的中職學(xué)校由于隸屬關(guān)系、辦學(xué)規(guī)模、管理方式不同等歷史原因需要按照高職院校的檔案類(lèi)目設(shè)置、類(lèi)目排列、檔號(hào)的編制等對(duì)檔案資料進(jìn)行重新分類(lèi)排序。原學(xué)校的檔案全宗會(huì)在整合后截止使用，按婁底職院的檔案類(lèi)目設(shè)置，將原有資料按職院的要求數(shù)字化導(dǎo)入系統(tǒng)，紙質(zhì)檔案依然按原分類(lèi)保存，這就需要重新理順檔案排序及管理。首先，各個(gè)學(xué)校的檔案形式、類(lèi)目不同，使得檔案管理體制不同，檔案管理手段有所區(qū)別，且管理不同的檔案有不同的部門(mén)，檔案形式也由于很多種，實(shí)際上存在不少困難，如歸檔材料沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)格；收集過(guò)程中紙張大小不統(tǒng)一；檔案材料沒(méi)有進(jìn)行規(guī)范整理，有的甚至沒(méi)有進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)和裝訂；現(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段尚未得到有效的應(yīng)用等。

二、針對(duì)檔案管理問(wèn)題提出的對(duì)策

針對(duì)上述的在中職學(xué)校合并入高職院校后的檔案管理工作中存在的問(wèn)題，作者提出以下建議和對(duì)策，首先，需要高職院校加強(qiáng)檔案管理意識(shí)、對(duì)檔案的管理統(tǒng)一規(guī)劃、合理配備檔案管理人員、積極推進(jìn)檔案信息化管理進(jìn)程，爭(zhēng)取在最短的時(shí)間內(nèi)將并校后的檔案問(wèn)題安排整理完善。

（一）加強(qiáng)檔案管理意識(shí)。要想解決檔案問(wèn)題，首先就要從思想上重視檔案管理。領(lǐng)導(dǎo)階層首先要有相關(guān)的檔案意識(shí)，認(rèn)識(shí)并了解相關(guān)的檔案法律、法規(guī)，清楚地意識(shí)到各種檔案的重要性，如此才能重視檔案部門(mén)的工作規(guī)劃，加強(qiáng)檔案管理人員安排，減少不必要的問(wèn)題及損失?？梢园才畔嚓P(guān)的宣傳工作，在有效的宣傳手段下，使相關(guān)職工有一定的檔案意識(shí)，能夠增加職工的工作責(zé)任心，在處理相關(guān)檔案工作時(shí)，能夠更加負(fù)責(zé)。

（二）規(guī)范檔案相關(guān)管理。解決檔案問(wèn)題還需要建立完善的規(guī)章管理與審查制度，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行約束管理，這是檔案管理工作順利開(kāi)展且保持高效的根本保障。檔案管理工作對(duì)管理人員的素質(zhì)要求不是特別高，該項(xiàng)工作本來(lái)屬于基礎(chǔ)工作，只是工作量龐大且比較繁瑣，所以需要建立健全檔案管理工作制度，使檔案工作程序化、規(guī)范化、科學(xué)化，提高檔案管理工作水平提高。對(duì)此本文提出以下幾點(diǎn)建議以規(guī)范檔案的管理：1.做好檔案管理整理規(guī)劃，制定科學(xué)的規(guī)章制度，使得檔案工作的歸檔、鑒定、保管、利用、保密、銷(xiāo)毀、移交、借閱等一系列工作有章可循、有法可依。從根本開(kāi)始對(duì)檔案管理進(jìn)行規(guī)范化建設(shè)。2.做好職責(zé)分配，在中職合并入高職院校的過(guò)程中，不能放松對(duì)人員的管理，安排好檔案管理部門(mén)各工作崗位的職責(zé)問(wèn)題，使得檔案管理工作有章可依，有制可循，使得檔案整理工作忙而不亂。管理工作責(zé)任制的建立，也能夠減少前期工作出現(xiàn)的問(wèn)題，減少后期的工作壓力。3.實(shí)行工作分配制，由于學(xué)校檔案繁多，且不統(tǒng)一收集整理于同一部門(mén)，即檔案管理需要多個(gè)部門(mén)的配合，大量檔案文件的歸檔整理是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，需要經(jīng)過(guò)許多環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)影響文件材料的質(zhì)量，影響文件材料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。故而需要對(duì)工作進(jìn)行合理分配，可以有效地督促和指導(dǎo)各部門(mén)檔案的收集、整理、編目、移交等工作。保障檔案工作，確保檔案工作有序開(kāi)展。

（三）安排合理的檔案管理人員。在檔案規(guī)劃這個(gè)工作量龐大且繁瑣的基礎(chǔ)工作里，主要工作者還是檔案管理員工，人數(shù)的多少、員工的素質(zhì)水平是檔案整理工作的基礎(chǔ)。為了更好地適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理事業(yè)的需要，在構(gòu)建檔案管理隊(duì)伍時(shí)就需要合理地進(jìn)行規(guī)劃，安排足夠數(shù)量的員工，并保證員工的素質(zhì)符合這樣耗時(shí)長(zhǎng)、費(fèi)力費(fèi)心的工作，即需要工作人員有責(zé)任心、有一定的知識(shí)儲(chǔ)備，能夠?qū)n案管理工作有一定的把握，給檔案管理工作提供強(qiáng)有力的智力支持。

（四）改善檔案工作條件。工作條件的完善程度是檔案歸置工作效率水平高低的重要影響因素，由于檔案分為紙質(zhì)檔案、電子檔案等多種檔案形式，且分布在多個(gè)不同的部門(mén)，要統(tǒng)一歸置整理需要改善現(xiàn)有的檔案工作條件，投入部分經(jīng)費(fèi)提高檔案的信息化管理，加大檔案工作信息化力度能夠逐步統(tǒng)一檔案的形式管理，減少后續(xù)工作壓力，要實(shí)現(xiàn)檔案辦公自動(dòng)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化需要配置相關(guān)電子設(shè)備。如此可以使檔案保持完整，且分類(lèi)科學(xué)合理、查找快捷方便。在未來(lái)的檔案調(diào)動(dòng)、管理、查找等工作都能夠快速且方便地施行。

（五）明確檔案管理工作目標(biāo)。由于中職院校的檔案合并入高職院校后層次相對(duì)提高，并需要根據(jù)學(xué)院的行政實(shí)際管理形式制定相關(guān)的工作目標(biāo)和發(fā)展戰(zhàn)略，使檔案工作能夠圍繞一定的目標(biāo)進(jìn)行，使工作更為集中，能夠有效地提高工作效率。對(duì)于明確檔案管理的工作目標(biāo)，需要做到以下幾個(gè)方面：1.確定學(xué)院行政管理現(xiàn)狀，制定相關(guān)的合理的工作總方向，使檔案工作目標(biāo)明確。明確了工作目標(biāo)，首先要消除與目標(biāo)方向不符的各環(huán)節(jié)因素，其次需要通過(guò)局部?jī)?yōu)化，對(duì)具體的管理工作流程進(jìn)行優(yōu)化，消除不必要的環(huán)節(jié)，增加對(duì)工作有益的環(huán)節(jié)，使工作的開(kāi)展有利于促進(jìn)總目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。2.調(diào)動(dòng)管理人員的主觀能動(dòng)性，對(duì)檔案工作目標(biāo)反復(fù)明確修正，加強(qiáng)日常管理，使檔案管理工作有序向總目標(biāo)發(fā)展。首先要求合并高職院校對(duì)管理人員的職業(yè)素質(zhì)水平進(jìn)行培訓(xùn)，增強(qiáng)其工作能力，安排合理的短期目標(biāo)，配合配套管理措施的加強(qiáng)。要求員工對(duì)檔案管理工作進(jìn)行短期目標(biāo)總結(jié)，探索檔案工作中的一些根本性問(wèn)題，促進(jìn)檔案工作的開(kāi)展。3.增強(qiáng)檔案工作的管理，檔案整理是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，特別是對(duì)于合并的院校來(lái)說(shuō)，將檔案進(jìn)行重新歸置十分繁瑣，但是因?yàn)闆](méi)有創(chuàng)造客觀利益，故而在實(shí)際工作中并沒(méi)有得到特別的重視，故而檔案管理部門(mén)受到的約束就會(huì)減少，要想使檔案管理工作擁有目的性，少不了檔案員的配合，故而需要增強(qiáng)這個(gè)部門(mén)的管理工作。

三、結(jié)語(yǔ)

近年來(lái)，我國(guó)教育事業(yè)取得了較快的發(fā)展，檔案管理工作在高職院校發(fā)展中的重要性越發(fā)明顯。在中職學(xué)校合并為高職院校的實(shí)質(zhì)性整合的過(guò)程中，常會(huì)遇到如檔案材料難能及時(shí)清理歸檔、檔案信息化管理水平低等檔案管理的相關(guān)問(wèn)題。為了加強(qiáng)學(xué)校的檔案管理工作，確保更好使其為學(xué)校的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，能夠有效地為學(xué)校的建設(shè)及教學(xué)工作的順利開(kāi)展奠定良好的基礎(chǔ)。加強(qiáng)檔案管理的力度，在制度上不斷進(jìn)行完善，加快技術(shù)創(chuàng)新，進(jìn)一步對(duì)檔案管理人員和機(jī)制進(jìn)行完善，確保合并的檔案能夠更好地為高職院校的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，能夠使合并的高職院校在檔案工作方面應(yīng)對(duì)改革的新形勢(shì)。

[1]林琳.關(guān)于高職院校合并后檔案管理問(wèn)題的探討[J].科技展望,2016(07):244.

[2]黃凱.淺議中職學(xué)校合并升級(jí)為高職院校后的檔案管理工作[J].廣東職業(yè)技術(shù)教育與研究,2014(03):34-35.