新時期高校檔案收集工作存在的問題及對策

文/重慶文理學院檔案館 蔡華鋒

新時期高校檔案收集工作存在的問題及對策

文/重慶文理學院檔案館 蔡華鋒

檔案收集工作是做好高校檔案工作的前提和基礎，在新的歷史時期，高校檔案管理機構(gòu)應采取有效舉措，切實做好檔案收集工作。本文就新時期高校檔案收集工作存在的主要問題進行分析，并提出具體對策和建議。

高校；檔案收集；問題；對策

一、當前高校檔案收集工作存在的主要問題

（一）檔案意識薄弱，材料收集不齊全。高校檔案真實記錄了學校發(fā)展歷史和辦學成果，反映了學校建設和發(fā)展的全程和全貌，高校檔案作為一所學校發(fā)展歷史的積淀和原始記錄，具有“存憑、留史、資政、育人”的特殊價值。但受學校中心工作、傳統(tǒng)檔案管理思想等因素影響，高校對檔案工作重視不夠，兼職檔案人員流動大、更換頻繁、業(yè)務不精，專兼職檔案人員對新時期檔案發(fā)揮的作用認識不足，未能充分認識到檔案收集工作是做好高校檔案工作的前提和基礎，往往偏重檔案工作的日常管理，對檔案收集工作重視不夠。導致檔案收集工作不到位，應該歸檔的教學、科研、行政管理等方面材料收集不齊全、不完整、不系統(tǒng)，不符合歸檔規(guī)范和要求，不能真實完整反映學校發(fā)展過程的全貌，較大程度上影響了高校檔案的利用價值和質(zhì)量，影響了高校檔案管理工作整體水平。

（二）檔案移交遲緩，歸檔材料不規(guī)范。根據(jù)相關規(guī)定和要求，高校二級部門一般應在當年6月底前完成上一年度學校教學、科研、行政管理等方面活動中形成材料的移交工作，以便檔案館及時整理、鑒定、分類、編目和入庫。但從實踐效果看，仍有不少部門以各種理由拖延檔案移交時間，不按時移交該部門應該歸檔的相關文件和材料，影響檔案管理后續(xù)工作的正常運行，影響檔案管理工作的順利有效開展。在已經(jīng)收集的檔案材料中，有諸多不規(guī)范之處，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：一是文件材料不完整，系統(tǒng)性不強，比如有些部門移交的文件材料只有上級的批復文件，相關部門的論證報告和請示欠缺；二是文件材料的原始性不強，比如有些部門移交給檔案館的文件材料是復印件，為了利用方便，原件卻留在本部門；三是文件材料書寫不符合歸檔要求，比如有些部門移交的文件材料涂改嚴重，甚至用圓珠筆、紅筆書寫，不利于永久保存。

（三）收集制度滯后，約束機制不健全。俗話說“沒有規(guī)矩，不成方圓”，制度是通過組織行為改進原有規(guī)程或建立新規(guī)程，以追求一種更高的效益，它保證了良好的規(guī)矩、規(guī)則和秩序，是各項工作有效開展的重要保證?！稒n案法》第十條明確規(guī)定“對國家規(guī)定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有”。盡管檔案法律、法規(guī)對檔案材料收集作了相關規(guī)定和要求，然而在實際工作中，有的高校沒有根據(jù)自身發(fā)展和實際情況制定具體實施細則；有的高校還沿用原來的規(guī)章制度指導檔案收集工作；有的高校雖然制定了檔案收集相關規(guī)章制度，但由于檔案管理部門行政職能不高、管理權(quán)力有限，無法采取強硬舉措，導致業(yè)務部門執(zhí)行力不強，二級部門兼職檔案人員在檔案收集過程中，收多收少一個樣，干好干壞一個樣，檔案收集工作無法落到實處。

（四）收集方式單一，信息化水平不高。在傳統(tǒng)的檔案管理中，高校檔案收集工作一般是在當年6月前，集中一次時間，對上一年度各二級單位形成的材料進行歸檔，收集時間固定，方式單一。但由于高校檔案材料形成的多樣性和特殊性，這就要求檔案收集工作的時間不能太統(tǒng)一，有的檔案材料收集宜采用自然年度，如黨群、行政檔案等；有的檔案材料收集宜采用學年度，如教學檔案等；有的檔案材料則需隨時收集，如學校臨時重大活動、基建工程項目竣工驗收等。隨著科學技術發(fā)展，信息技術已在檔案管理中廣泛運用，但面臨招生、教學、基礎設施建設、就業(yè)等方面壓力，高校對檔案信息化建設投入不足、重視不夠，信息化檔案設施設備比較陳舊，有的高等學校仍采用單一的人工收集紙質(zhì)檔案方式，沒有很好利用現(xiàn)代信息技術收集、整理、保管、利用檔案，沒有將檔案信息化建設列入學校發(fā)展規(guī)劃，影響了檔案收集工作的質(zhì)量和效率。

二、新時期加強高校檔案收集工作的對策

（一）加強檔案工作宣傳，提高檔案意識。思想決定認識，認識決定行動，只有先解決了思想上的問題，才能更好引領行動，由此可見提高檔案意識非常重要。一是要加強檔案法制宣傳。高校要順應時代潮流，適應社會新需求，創(chuàng)新檔案法制宣傳方式，采取喜聞樂見的方式進行宣傳，特別是要充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡技術進行檔案普法和法治宣傳教育，發(fā)揮現(xiàn)代媒體的優(yōu)勢和作用，大力宣傳檔案工作，普及檔案法律知識，要讓學校各二級單位負責人充分認識到檔案工作的重要作用，要讓學校專兼職檔案人員充分認識到依法移交檔案是他們的義務，要讓學校師生員工了解檔案、關心檔案。二是要加強檔案知識的宣傳。要充分利用校報、校園廣播、櫥窗、展板等方式廣泛宣傳檔案知識，特別是要重點宣傳與檔案收集有關的規(guī)章和制度。要讓學校專兼職檔案人員熟悉檔案知識和業(yè)務，知曉檔案收集方式和方法，要讓他們認識到日常工作中形成的文件材料、教育教學成果，都是學校寶貴的財富，確保檔案收集齊全、完整、系統(tǒng)。三是充分利用館藏資源進行成果展覽。充分利用學校檔案管理部門有價值的館藏精品和生動的案例介紹，如建校初期的老照片、畢業(yè)生照片等，使原本在庫房的檔案走向校園，走向師生，使廣大師生自覺體會到學校檔案的重要價值和人文精華，從而走進檔案，全力支持學校檔案收集工作。

（二）采取多種收集方式，確保應收盡收。檔案材料收集工作是檔案管理工作的基礎性工作，沒有收集工作這一流程，檔案管理工作就好像是“無米之炊”。在檔案收集工作中，可以采取以下幾種方式進行：一是集中收集。集中收集是高校目前檔案收集工作的主要渠道和方式，根據(jù)各高校檔案部門歸檔相關制度，各二級部門按照學校的歸檔范圍和要求，在規(guī)定時間內(nèi)將上一年度本單位形成的檔案材料依照流程和規(guī)定向檔案部門移交，集中收集適用于文件材料比較集中的檔案，比如一年來學校形成的文件、會議記錄、學生成績、錄取名冊等。二是專題收集。專題收集適用于不是經(jīng)常進行的學校重要活動、重大事項、重點建設工程或特色工作，比如教學評估工作、黨代會、工代會、學代會、團代會、學校校慶等，這些重大活動中形成的文件和材料，為了確保歸檔資料的完整性和系統(tǒng)性，同時有利于今后利用和查閱，可采用專題收集的方式，活動結(jié)束，立即啟動檔案收集工作，避免時間久遠或人員變動造成檔案丟失。三是臨時收集。臨時收集主要針對二級部門沒有在規(guī)定時間向檔案部門移交或按照相關規(guī)定未移交的檔案材料，檔案部門工作人員應嚴格履行自己的工作職責，督促相關部門在規(guī)定時間內(nèi)向檔案部門補齊尚未移交的檔案，確保應收盡收，確保檔案的系統(tǒng)性。

（三）制定完善的規(guī)章制度，為檔案收集提供制度保障。做好高校檔案收集工作，必須制定與收集工作相關的規(guī)章制度，為檔案收集工作提供制度保障。一是制定檔案收集規(guī)范。明確檔案收集人員的職責，督促檔案工作人員嚴格按照規(guī)章制度和相關流程收集檔案。特別是要根據(jù)各高校實際情況制定翔實的檔案收集范圍指導性意見，用制度規(guī)范工作行為，用制度規(guī)范檔案收集，確保有章可循。二是引入考核機制。將檔案收集工作列入高校二級部門年度工作目標，作為該部門年度考核的重要內(nèi)容，在二級單位考核中檔案工作擁有否決權(quán)，與部門年度考核直接掛鉤。三是實施督辦機制。加強檔案收集過程實施情況的督促檢查，發(fā)現(xiàn)二級部門檔案材料收集不齊全、不及時或不完整時，檔案管理部門要及時指出，督促其限期整改，提高檔案收集工作效率，使應該移交的檔案順利收集，確保歸檔材料的完整性。四是建立獎懲機制。高校檔案管理部門可以通過召開全校年度檔案工作總結(jié)大會等形式，對檔案收集工作表現(xiàn)突出的單位和個人進行表彰，號召全校向他們學習，在全校掀起關心檔案、關注檔案、重視檔案的熱潮。同時對檔案收集工作不積極，歸檔不全、不及時的單位和個人進行全校通報，對于情節(jié)特別嚴重的，應根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和學校相關規(guī)章制度進行懲處。通過建立獎懲機制，促進高校二級部門和檔案工作人員檔案工作意識和水平的提升。

（四）加強信息化建設，做好非紙質(zhì)載體檔案收集工作。信息化建設是新時期對檔案工作的新要求，高校檔案收集工作要適應信息化時代需要，加大檔案信息化建設力度，切實做好非紙質(zhì)載體檔案材料收集工作，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，豐富館藏資源。一是要做好檔案信息化建設的統(tǒng)籌安排。將檔案信息化建設列入高等學校發(fā)展總體規(guī)劃，與學校其他工作同步部署，統(tǒng)籌安排，筆者所在學校就將檔案信息化建設納入學校十三五發(fā)展規(guī)劃，明確提出在十三五時期將學校檔案館建設成為管理規(guī)范、功能完善、館藏豐富、利用方便的檔案信息服務中心。二是要加大檔案信息化建設投入。學校應該從經(jīng)費上進行支持，每年列支專項資金，用于檔案管理信息系統(tǒng)和檔案設施設備建設，為檔案信息化收集打下堅實基礎。三是要注重非紙質(zhì)載體檔案的收集工作。隨著信息技術的快速發(fā)展，現(xiàn)代無紙化辦公逐步推廣，電子檔案應運而生，新形勢下檔案載體的形式表現(xiàn)出多樣化趨勢。但受傳統(tǒng)檔案思想觀念的影響，部分高校檔案人員仍習慣于傳統(tǒng)的檔案收集方式，偏重紙質(zhì)檔案收集，非紙質(zhì)載體檔案收集工作重視不夠，偏軟偏弱。高校檔案人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案思想觀念，既要注重傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集工作，又要加強非紙質(zhì)載體檔案特別是電子檔案的收集工作，切實做到紙質(zhì)檔案與電子檔案一起收集、一起歸檔、一起入庫，保證信息化條件下高校檔案工作的系統(tǒng)和安全。

（五）加強隊伍建設，提升兼職檔案人員素質(zhì)。兼職檔案人員是高校檔案收集工作的關鍵和主力，因此加強隊伍建設，提升兼職檔案人員素質(zhì)十分重要。一是要配齊兼職檔案人員。高校二級單位要站在對歷史負責、對學校負責、對檔案負責的高度，選拔責任心強、熟悉檔案工作、熱愛檔案工作的人員擔任部門兼職檔案人員，教學單位兼職檔案人員可由教學秘書擔任，非教學單位兼職檔案人員可由辦公室秘書擔任，他們熟悉本部門工作，熟悉部門相關材料，協(xié)調(diào)和溝通能力強，收集檔案相對容易。二是要減少兼職檔案人員的流動。兼職檔案人員從不熟悉檔案工作到熟悉檔案工作，需要一個過程，培養(yǎng)一個合格的兼職檔案人員實屬不易，高校二級單位一定要采取有效舉措，采取感情留人、事業(yè)留人、待遇留人等多種方式，讓兼職檔案人員愿意從事檔案工作，安心從事檔案工作，切實減少兼職檔案人員的無序流動，為管理好高校檔案工作打下堅實基礎。三是要加強兼職檔案人員檔案職業(yè)道德建設。檔案工作保密性強，政治要求高，要求檔案工作者必須具備堅定的政治立場，因此要加強兼職檔案人員思想政治和職業(yè)道德建設，培養(yǎng)兼職檔案人員高度的愛崗敬業(yè)精神和強烈的責任感以及事業(yè)心，讓他們安心檔案工作。四是要加強兼職檔案人員培訓。檔案收集工作業(yè)務要求高，要通過采取“請進來”和“走出去”等多種方式，加強兼職檔案人員業(yè)務培訓，讓他們熟悉高校檔案收集工作，熟悉高校檔案工作流程，不斷提高專業(yè)水平，以適應新時期檔案工作的新要求。

[1]謝文群.社會記憶視角下的檔案收集探析[J].山西檔案,2014(3).

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