淺談信息時(shí)代下的檔案編纂工作

文/中交四航局港灣工程設(shè)計(jì)院有限公司 李碧瑜

淺談信息時(shí)代下的檔案編纂工作

文/中交四航局港灣工程設(shè)計(jì)院有限公司 李碧瑜

本文對(duì)比了信息時(shí)代與傳統(tǒng)紙質(zhì)環(huán)境下的檔案編纂工作，嘗試界定現(xiàn)今檔案編纂工作的性質(zhì)；探討與總結(jié)了檔案編纂工作的變革，并就現(xiàn)代企業(yè)檔案編纂工作的開(kāi)展提出了幾點(diǎn)對(duì)策，以期對(duì)相關(guān)研究與工作有所裨益。

檔案編纂；信息資源開(kāi)發(fā)；檔案編纂變革

檔案編纂工作是指編纂者根據(jù)編纂題目的要求，對(duì)檔案信息進(jìn)行搜集、挑選、審核、加工、組織、評(píng)價(jià)，以檔案文獻(xiàn)出版物的形式向社會(huì)用戶(hù)提供檔案文獻(xiàn)信息的工作。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)環(huán)境下，各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)的進(jìn)行主要依靠的是人的體力與腦力，需要耗費(fèi)較多的物力、財(cái)力，并延長(zhǎng)了編纂周期；同時(shí)，檔案編纂成果的出版多為印刷形式，較為局限。這在一定程度上影響了檔案編纂工作向社會(huì)大眾傳播檔案信息的時(shí)效性，削弱了其促進(jìn)社會(huì)科學(xué)研究的文化功能。

然而，隨著社會(huì)信息化步伐的加快，信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，我們同時(shí)也看到了檔案編纂工作進(jìn)一步發(fā)展的契機(jī)。檔案編纂工作的性質(zhì)、選題的方向、編纂的手段、編纂成果的形式、提供利用和傳播的方式都發(fā)生了不同程度的變化，并推動(dòng)著檔案編纂工作的現(xiàn)代化。

一、性質(zhì)的界定

在傳統(tǒng)紙質(zhì)環(huán)境下，檔案編纂工作的性質(zhì)多體現(xiàn)為服務(wù)性、政治性、研究性以及著作性，而在信息時(shí)代下，我們有必要重新審視檔案編纂工作，并對(duì)其性質(zhì)進(jìn)行界定，以豐富檔案編纂工作的內(nèi)涵。

（一）傳統(tǒng)視角下的檔案編纂。目前，在學(xué)術(shù)界，對(duì)檔案編纂工作性質(zhì)的界定，主要有兩大觀點(diǎn)：一是認(rèn)為檔案編纂工作是服務(wù)性、政治性和研究性的工作，這是比較傳統(tǒng)的觀點(diǎn)。另一種觀點(diǎn)是韓寶華的觀點(diǎn)，認(rèn)為檔案編纂工作是一種著作行為。他從檔案編纂的基本內(nèi)涵和外在形態(tài)兩方面論證了檔案編纂的著作性：“高質(zhì)優(yōu)效地向社會(huì)傳播檔案信息是檔案文獻(xiàn)編纂工作的基本內(nèi)涵；依法規(guī)范地向社會(huì)傳播檔案信息是檔案文獻(xiàn)編纂的外在形態(tài)。”這兩大觀點(diǎn)從不同的角度揭示了檔案編纂工作的性質(zhì)。

（二）信息時(shí)代檔案編纂內(nèi)涵的豐富。信息時(shí)代之下，我們?cè)诳吹綑n案編纂工作具有以上性質(zhì)的同時(shí)，還有必要從信息角度出發(fā)，認(rèn)識(shí)與討論檔案編纂工作的信息資源開(kāi)發(fā)性。中共中央辦公廳和國(guó)務(wù)院辦公廳2004年發(fā)布的《關(guān)于加強(qiáng)信息資源開(kāi)發(fā)利用工作的若干意見(jiàn)》和國(guó)家檔案局出臺(tái)的 《關(guān)于加強(qiáng)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作的意見(jiàn)》，則從國(guó)家層面印證了檔案編纂工作作為檔案信息資源開(kāi)發(fā)工作其中一個(gè)方面的重要性。信息資源主要是指經(jīng)過(guò)人類(lèi)篩選、組織、加工、并可以存取和能夠滿(mǎn)足人類(lèi)需求的各種信息的集合。作為人類(lèi)社會(huì)文化財(cái)富重要表現(xiàn)之一的檔案，無(wú)疑可以劃入信息資源的范疇。從這個(gè)層面上來(lái)說(shuō)，檔案編纂工作便具有了信息資源開(kāi)發(fā)性，同時(shí)這也是與檔案編纂工作的理論基礎(chǔ)相一致的。韓寶華在《檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)教程》一書(shū)中指出：“信息共享論是檔案文獻(xiàn)編纂工作的信息學(xué)理論基礎(chǔ)”。檔案作為一種重要的信息資源，是21世紀(jì)信息時(shí)代社會(huì)進(jìn)步不可或缺的資源基礎(chǔ)。然而，由于檔案多為孤本，并受實(shí)體整理狀態(tài)以及形成、保存過(guò)程的原始特征的制約，社會(huì)大眾難以快速、及時(shí)地獲取和全面地理解檔案信息，極大地影響了檔案信息的傳播功能。因此，有必要采用各種現(xiàn)代化手段和傳播利用方式，進(jìn)行檔案編纂的信息資源開(kāi)發(fā)工作，為社會(huì)公眾利用檔案信息提供一種快捷、方便的途徑，充分發(fā)揮檔案編纂的政治、經(jīng)濟(jì)、文化三大功能。另外，強(qiáng)調(diào)檔案編纂工作的信息資源開(kāi)發(fā)性，有利于明確信息時(shí)代檔案編纂工作為社會(huì)服務(wù)的宗旨，以及將其提升到信息資源開(kāi)發(fā)的戰(zhàn)略高度。當(dāng)然，檔案信息資源的開(kāi)發(fā)可以有多種形式，而不僅僅局限于檔案編纂，還包括了檔案利用、檔案開(kāi)發(fā)等方面。然而，迄今為止，檔案編纂仍然是檔案信息資源開(kāi)發(fā)主要且有效的方式。

二、檔案編纂工作的變革

計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，在給人類(lèi)生活帶來(lái)重大影響的同時(shí)，也使檔案編纂工作發(fā)生前所未有的變革，不斷促進(jìn)編纂工作的現(xiàn)代化。另外，信息時(shí)代對(duì)信息概念、效用的強(qiáng)調(diào)與重視，則要求檔案編纂工作必須關(guān)注檔案信息資源開(kāi)發(fā)所帶來(lái)的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益的統(tǒng)一。具體來(lái)說(shuō)，檔案編纂在信息時(shí)代主要呈現(xiàn)出以下幾種新的趨勢(shì)：

（一）編纂選題多元化。一方面，人類(lèi)隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步積累了大量的信息資源；另一方面，信息資源對(duì)于促進(jìn)人類(lèi)社會(huì)的進(jìn)步也起著不可替代的作用。檔案信息作為人類(lèi)活動(dòng)的原始記錄，是社會(huì)發(fā)展、文明進(jìn)步的最好見(jiàn)證。因此對(duì)檔案信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)編纂，便為人們利用工作生活中所需的信息資源創(chuàng)造了良好的途徑。眾所周知，科學(xué)技術(shù)的研究需要借鑒前人的經(jīng)驗(yàn)與知識(shí)，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的進(jìn)行需要交流與獲取各種商業(yè)信息，社會(huì)文化的建設(shè)需要積淀與傳播多元信息，所以通過(guò)檔案編纂來(lái)滿(mǎn)足社會(huì)大眾多樣化的檔案信息需求，就必須選擇涉面廣、實(shí)用性強(qiáng)的編纂題目，即編纂選題的多元化。那么，在進(jìn)行檔案編纂選題工作的時(shí)候，則必須堅(jiān)持以需求定題目的原則。也就是說(shuō)，要以社會(huì)大眾的信息需求為導(dǎo)向，結(jié)合黨和政府工作的重心，選擇貼近百姓生活、工作，反映社會(huì)熱點(diǎn)問(wèn)題、體現(xiàn)當(dāng)?shù)厝宋奶厣木幾腩}目。

（二）編纂手段現(xiàn)代化。傳統(tǒng)紙質(zhì)環(huán)境下的檔案編纂，主要依靠的是編纂人員的知識(shí)、技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)。編纂人員以社會(huì)需求為導(dǎo)向，結(jié)合公眾利用檔案的情況，根據(jù)館藏檔案和編纂隊(duì)伍的實(shí)際條件，提出編纂題目并進(jìn)行論證。編纂題目確定后，由工作人員進(jìn)行手工的資料收集、篩選、整理以及加工，較少借助其他技術(shù)設(shè)備。這使得編纂成果的質(zhì)量很大程度上由編纂人員的能力所決定，導(dǎo)致檔案編纂出版物的水平參差不齊。另外，編纂出版周期較長(zhǎng)，也不利于社會(huì)公眾及時(shí)地利用檔案信息。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)與檔案編纂工作相結(jié)合，現(xiàn)在的檔案編纂手段已不再局限于人工技術(shù)操作，而是趨向多樣化。檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建立便是其中一個(gè)高效的途徑。首先，檔案館（室）需要完成各自館藏檔案的數(shù)字化，并通過(guò)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行儲(chǔ)存和管理。在檔案編纂工作的選材環(huán)節(jié)，編纂人員可以通過(guò)查詢(xún)數(shù)據(jù)庫(kù)的方式獲取相關(guān)檔案資料，從而大大地減少了查閱卷宗目錄、翻閱大量檔案原文的時(shí)間與工作量。

（三）編纂出版形式多樣化。各種現(xiàn)代技術(shù)手段的應(yīng)用，使得檔案編纂成果的出版形式不再僅僅局限于原有的印刷出版物，還出現(xiàn)了聲像型編纂成果、縮微品、光盤(pán)、網(wǎng)絡(luò)出版物、多媒體編纂成果等多種形式。這些新形式的應(yīng)用，在擴(kuò)大利用范圍的同時(shí)，還提高了檔案編纂成果的利用率，充分地滿(mǎn)足不同年齡、層次用戶(hù)的利用需求。尤其是多媒體技術(shù)的運(yùn)用，使編纂成果的出版形式更加活潑，用戶(hù)能夠以更加方便快捷的方式進(jìn)行利用。同時(shí)，還極大地激發(fā)了潛在用戶(hù)的利用需求。另外，這也在一定程度上促進(jìn)了檔案編纂工作的社會(huì)化。檔案編纂工作所堅(jiān)持的方針是為人民服務(wù)，為社會(huì)主義服務(wù)，這就要求檔案編纂成果必須反映社會(huì)的實(shí)際情況，與百姓生活緊密聯(lián)系。而社會(huì)信息化的一個(gè)最大特點(diǎn)是，各種信息技術(shù)全面地應(yīng)用到社會(huì)日常生活中。從而促使檔案編纂成果更加貼近實(shí)際，貼近生活。

（四）網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案編纂工作的影響是多方面的。通過(guò)對(duì)各檔案館館藏檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的聯(lián)網(wǎng)，在進(jìn)行編纂選材過(guò)程中，能夠方便、全面地查找編纂題目所需要的材料；而通過(guò)搜索引擎進(jìn)行的網(wǎng)絡(luò)搜索，則成了選材渠道的另一有益補(bǔ)充。數(shù)字技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的結(jié)合，使得檔案信息能夠共享，并得到廣泛的傳播。而檔案網(wǎng)站與檔案編纂相結(jié)合則是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用于檔案編纂工作的一個(gè)突出表現(xiàn)。過(guò)去檔案網(wǎng)站的建設(shè)主要關(guān)注的是檔案界內(nèi)部新聞的公布，而忽視了為社會(huì)大眾利用檔案創(chuàng)造更方便的途徑這一方面。然而，利用檔案網(wǎng)站公布檔案編纂成果，卻可以彌補(bǔ)傳統(tǒng)出版公布形式的不足。社會(huì)公眾可以通過(guò)瀏覽檔案網(wǎng)站，查詢(xún)、獲取所需要的檔案信息，而不受時(shí)間、空間的限制。檔案編纂成果的呈現(xiàn)可以更加形象生動(dòng)，結(jié)合聲音、圖像，而不僅僅局限于紙質(zhì)印刷文字、圖片。同時(shí)，可以大量地節(jié)省檔案編纂的成本，使因受編纂資金限制而無(wú)法大量出版的編纂成果得以廣泛傳播與普及。

（五）編纂人員素質(zhì)的提高。各種現(xiàn)代技術(shù)的運(yùn)用能夠極大地節(jié)省檔案編纂工作所花費(fèi)的人力、物力、財(cái)力，檔案編纂人員的工作似乎變得輕松了。然而，信息時(shí)代對(duì)編纂人員素質(zhì)的要求卻提高了。檔案編纂人員除了需要掌握檔案編纂工作的基礎(chǔ)理論、原則、方法等專(zhuān)業(yè)知識(shí)外，還必須了解相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)以及其他相關(guān)學(xué)科專(zhuān)業(yè)的知識(shí)。因?yàn)槊鎸?duì)信息時(shí)代瞬息萬(wàn)變、內(nèi)容形式多樣的檔案信息，工作人員必須運(yùn)用多種專(zhuān)業(yè)知識(shí)才能夠高質(zhì)量地完成檔案編纂任務(wù)。當(dāng)然，引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員以及外專(zhuān)業(yè)人才是提高編纂隊(duì)伍素質(zhì)的一個(gè)有效途徑。

三、現(xiàn)代企業(yè)檔案編纂工作的開(kāi)展

在信息化環(huán)境下，企業(yè)對(duì)信息服務(wù)、檔案利用的要求越來(lái)越高，大力開(kāi)展檔案編纂工作顯得尤為重要。要適應(yīng)新時(shí)代對(duì)檔案工作提出的新要求，檔案編纂工作必須從原來(lái)的封閉狀態(tài)，逐步向多元化、全方位、深層次的檔案信息資源開(kāi)發(fā)上轉(zhuǎn)變。但同時(shí)，信息時(shí)代所帶來(lái)的挑戰(zhàn)，實(shí)際上也為現(xiàn)代企業(yè)檔案編纂工作提供了難得的發(fā)展機(jī)遇。

為有效地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，滿(mǎn)足企業(yè)經(jīng)營(yíng)需要，企業(yè)檔案編纂工作的開(kāi)展必須立足實(shí)際，創(chuàng)新方法，開(kāi)拓途徑。一是更新觀念，提高參與意識(shí)。檔案工作人員應(yīng)將檔案編纂工作視為體現(xiàn)企業(yè)檔案工作水平的重要指標(biāo)，是進(jìn)行企業(yè)信息資源開(kāi)發(fā)的有效手段，主動(dòng)積極地參與編纂。二是優(yōu)化館藏，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作。要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，完善館藏結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，建立企業(yè)信息資源庫(kù)，為檔案編纂工作提供充分有效的素材。三是立足需要，圍繞企業(yè)業(yè)務(wù)開(kāi)展。檔案編纂應(yīng)科學(xué)選題，立足實(shí)際需求，通過(guò)調(diào)查挖掘有價(jià)值的信息，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)及領(lǐng)導(dǎo)決策提供有效的參考。四是利用網(wǎng)絡(luò)，豐富編研形式。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)編纂手段的多樣化，提高信息處理能力，并可通過(guò)聲音、視頻、網(wǎng)絡(luò)出版物等多種形式豐富編研成果，滿(mǎn)足不同用戶(hù)的需要。

[1]丁蕾.加強(qiáng)企業(yè)檔案編研工作的思考[J].山西檔案,2012(4).

[2]王碧蓮.淺談企業(yè)檔案編研存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].湖北檔案,2012(2).

[3]周向陽(yáng).新時(shí)期企業(yè)檔案編研工作的探討[J].科技檔案,2011(9).

[4]李穎.企業(yè)檔案編研工作的路徑選擇[J].山西檔案,2011(2).

[5]王保國(guó).檔案編纂新思維[J].中國(guó)檔案,2005(4).

[6]紀(jì)慧梅.社會(huì)信息化與檔案編纂[J].蘭臺(tái)世界,2007(12).

[7]徐紹敏,樓笑笑,張紅.檔案編纂工作之現(xiàn)代化[J].浙江檔案,2000(9).

[8]沙菲.試論檔案編纂工作的發(fā)展趨勢(shì)[J].蘭臺(tái)世界,2005(11).

[9]劉春弟.檔案文獻(xiàn)編纂工作的性質(zhì)評(píng)析[J].檔案學(xué)研究,2002(3).

[10]何麗云.檔案編研工作的發(fā)展與流變——1978～2007年檔案編研工作發(fā)展述評(píng)[J].中國(guó)檔案2008(10).

[11]程煥文,潘艷桃.信息資源共享[M].北京：高等教育出版社,2004:1-2.

[12]楊祝慶.檔案文獻(xiàn)電視片的六種組織技法[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(18).