試析大數(shù)據(jù)時代的企業(yè)檔案信息化建設(shè)

文/中鐵十六局集團(tuán)第三工程有限公司 邱麗琴

試析大數(shù)據(jù)時代的企業(yè)檔案信息化建設(shè)

文/中鐵十六局集團(tuán)第三工程有限公司 邱麗琴

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，社會經(jīng)濟(jì)水平的不斷進(jìn)步，在信息化背景下，在大數(shù)據(jù)時代發(fā)展中，企業(yè)檔案信息化建設(shè)的步伐也在加快。企業(yè)檔案信息的管理與發(fā)展，實(shí)際上是對企業(yè)無形資產(chǎn)的管理，企業(yè)檔案保存著企業(yè)發(fā)展的重要信息，也記錄著企業(yè)的重要經(jīng)營活動和發(fā)展決策，在企業(yè)不斷發(fā)展與進(jìn)步中，檔案信息的種類和內(nèi)容不斷增加，這就需要采用先進(jìn)的技術(shù)手段，提高檔案信息管理的質(zhì)量和效率，保證其完整性和可靠性。本文主要對大數(shù)據(jù)時代的企業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行分析研究。

大數(shù)據(jù)時代；企業(yè)檔案信息化；建設(shè)

在信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷開發(fā)與利用中，大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)到來，數(shù)據(jù)信息的類型、數(shù)量、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)等都在不斷變化，豐富性和復(fù)雜性也在不斷增加。在社會主義市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展中，企業(yè)檔案信息的開發(fā)與利用非常重要，檔案中囊括了企業(yè)發(fā)展的重要信息資源，對企業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步具有一定的參考和指導(dǎo)作用。因此，企業(yè)檔案管理越來越受到重視。為了提高企業(yè)檔案管理的水平，必須結(jié)合大數(shù)據(jù)發(fā)展，創(chuàng)新管理模式，更新管理理念，促進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)，提高檔案信息的利用率，促進(jìn)企業(yè)更好更快發(fā)展。

一、大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案信息化建設(shè)中的缺陷

（一）檔案信息資源的開發(fā)與利用不充分。對于大多數(shù)企業(yè)來說，還沒有認(rèn)識到檔案信息的重要性，把更多的精力投入在企業(yè)的經(jīng)營與發(fā)展上，對檔案信息的開發(fā)和利用并不充分，沒有發(fā)揮出實(shí)際作用，在企業(yè)發(fā)展的重大決策上，也沒有依據(jù)檔案信息資料進(jìn)行。企業(yè)對檔案信息的利用，基本上都是停留在表面，也沒能結(jié)合信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的信息化管理，資源共享的水平還比較低，應(yīng)用效果也不突出。

（二）企業(yè)檔案信息建設(shè)缺乏合理的信息化標(biāo)準(zhǔn)。隨著信息化的發(fā)展，很多企業(yè)在檔案信息管理上，已經(jīng)開始應(yīng)用信息化技術(shù)，但是信息化建設(shè)還處于發(fā)展中，不夠成熟，問題較多。在企業(yè)檔案信息化建設(shè)中，還沒有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，管理隨意性較大。主要是因?yàn)楦鱾€企業(yè)之間的交流與溝通不協(xié)調(diào)，合作意識淡薄，信息共享程度不高。對于企業(yè)內(nèi)部的各個部門來說，獨(dú)立性較強(qiáng)，沒有在信息化建設(shè)中，形成一個統(tǒng)一體，企業(yè)的檔案信息系統(tǒng)功能發(fā)揮受限，管理上缺乏規(guī)范性，目標(biāo)也不夠明確，限制了企業(yè)檔案信息化的發(fā)展。

（三）企業(yè)檔案信息化建設(shè)的安全性較低。在企業(yè)檔案信息化建設(shè)中，信息安全是重點(diǎn)。這也是關(guān)系企業(yè)安全發(fā)展的關(guān)鍵。首先，就是企業(yè)檔案信息化建設(shè)設(shè)備的安全性，如果設(shè)備本身存在問題或者缺陷，很容易造成企業(yè)檔案信息的丟失。其次，信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和實(shí)際操作上的安全。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用中，安全隱患也非常大，黑客和病毒蔓延，對企業(yè)檔案信息化的安全造成很大的威脅，還有就是企業(yè)檔案信息管理的相關(guān)人員在實(shí)際操作中，缺乏規(guī)范化，也是影響企業(yè)檔案信息化建設(shè)安全性的重要因素。

二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的強(qiáng)化措施

（一）完善企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)。首先，企業(yè)要根據(jù)實(shí)際情況加強(qiáng)檔案信息化管理，建立完善的企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)，制定明確的管理目標(biāo)和管理流程。其次，要積極采用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，完善檔案信息數(shù)據(jù)庫，積極開發(fā)技術(shù)軟件，不斷改進(jìn)信息庫，同時，還要建立健全企業(yè)檔案信息化管理制度，對企業(yè)檔案信息資源進(jìn)行統(tǒng)一化管理。最后，根據(jù)企業(yè)實(shí)際需要，適當(dāng)購買信息數(shù)據(jù)庫和檔案信息管理系統(tǒng)，強(qiáng)化相關(guān)軟件的管理功能，提高檔案信息檢索、查詢的效率，為高質(zhì)高效利用企業(yè)檔案信息資源奠定良好的基礎(chǔ)。

（二）嚴(yán)格制定企業(yè)檔案信息化建設(shè)的具體標(biāo)準(zhǔn)。要想提高企業(yè)檔案信息化建設(shè)的水平，要保證企業(yè)檔案信息化建設(shè)的規(guī)范性，這就需要根據(jù)實(shí)際情況，制定科學(xué)合理的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。在企業(yè)檔案信息管理中，要對檔案信息資料的整理、儲存、轉(zhuǎn)交等有一個明確的規(guī)定，明確檔案信息管理的具體流程和方法。同時，要注重電字檔案的發(fā)展與管理，嚴(yán)格控制檔案資料的收集和整理規(guī)范，做好篩選工作，對企業(yè)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一管理。此外，就是要促進(jìn)企業(yè)檔案信息化技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)用，明確規(guī)定出軟件和硬件應(yīng)用的具體標(biāo)準(zhǔn)，提高相關(guān)資源的利用率，提高企業(yè)檔案信息化建設(shè)的水平。

（三）注重企業(yè)檔案信息化建設(shè)的安全性。首先，要完善企業(yè)檔案信息化安全體系，采用優(yōu)質(zhì)的硬件設(shè)備，并且定期檢查硬件設(shè)備，及時檢修，杜絕安全隱患，保證技術(shù)設(shè)備安全運(yùn)行。其次，創(chuàng)設(shè)良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。對黑客、病毒等網(wǎng)絡(luò)危險(xiǎn)因素，要利用先進(jìn)的技術(shù)進(jìn)行防治，維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全。最后，要對企業(yè)檔案信息化管理人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，提高操作的規(guī)范性，保證信息系統(tǒng)的安全運(yùn)行。

三、結(jié)論

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時代中，企業(yè)檔案信息化建設(shè)意義重大，要根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，采取有效的措施，提高企業(yè)檔案信息化建設(shè)的水平，提高檔案信息的利用效率，為企業(yè)的快速、健康發(fā)展發(fā)揮出積極作用。

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