淺談信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中的運用

文/河南省職業(yè)病防治研究院 李朋起

淺談信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中的運用

文/河南省職業(yè)病防治研究院 李朋起

在全球一體化的今天，信息技術(shù)已經(jīng)成為我國事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展和改革的重要手段，通過加強信息技術(shù)，可以有效提高我國事業(yè)單位檔案管理工作的效率，因此，本文主要通過對當(dāng)前信息技術(shù)在我國事業(yè)單位檔案管理工作運用中存在的主要問題進行分析，從而提出如何將信息技術(shù)更好地運用于我國事業(yè)單位的檔案管理工作當(dāng)中。

事業(yè)單位；檔案管理工作；信息技術(shù)

隨著我國信息科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國事業(yè)單位在檔案管理工作中通過運用信息技術(shù)，主要可以通過掃描檔案憑證，錄入憑證影像提取系統(tǒng)等方式對檔案進行存儲、查詢、搜索，在很大程度上，能夠極其有效地提高我國事業(yè)單位檔案管理工作的效率，同時，信息技術(shù)在我國事業(yè)單位檔案管理工作中的運用，可以省去過去我國傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案管理工作中繁瑣復(fù)雜的程序，使得我國事業(yè)單位的檔案管理工作人員，能夠通過信息技術(shù)更加快速及時地開展工作，對我國事業(yè)單位檔案管理工作中人力、物力、資源和時間都是極大的節(jié)約。

一、當(dāng)前信息技術(shù)在我國事業(yè)單位檔案管理工作運用中存在的主要問題

（一）事業(yè)單位的檔案管理工作中對信息技術(shù)運用的重視程度不足。過去，我國許多的事業(yè)單位在檔案管理工作中對于信息技術(shù)運用的重視程度往往不足，忽視了檔案管理工作中信息技術(shù)運用的重要性，只是把檔案管理工作中信息技術(shù)的運用作為一個虛無的擺設(shè)，我國事業(yè)單位中諸多領(lǐng)導(dǎo)對信息技術(shù)在檔案管理工作的重視不足的這種情況，極其容易導(dǎo)致我國事業(yè)單位檔案管理工作效率的下降等一系列問題的發(fā)生，同時，事業(yè)單位對信息技術(shù)在檔案管理工作中運用的重視不到位，會嚴(yán)重阻礙我國事業(yè)單位檔案管理工作未來的科學(xué)發(fā)展。

（二）事業(yè)單位檔案管理工作中缺乏信息技術(shù)方面的專業(yè)人才。我國許多事業(yè)單位在檔案管理工作中的信息技術(shù)人才非常匱乏，這就會使得我國大部分的事業(yè)單位檔案管理工作中的工作人員因缺少專業(yè)的信息技術(shù)能力，而不能夠全面和正確地處理現(xiàn)代化事業(yè)單位檔案管理工作中所存在的問題，更不要提對事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展和改善進行改革和完善，因此，我國的事業(yè)單位檔案管理工作只有不斷吸收和培養(yǎng)信息技術(shù)方面的高素質(zhì)專業(yè)型人才，才能夠促進我國事業(yè)單位中檔案管理的工作更加圓滿和順利地完成。

（三）事業(yè)單位檔案管理工作中運用的信息技術(shù)較為落后。我國大部分事業(yè)單位在檔案管理工作中因長期受到傳統(tǒng)理念的影響，目前許多的事業(yè)單位在檔案管理工作方面使用信息技術(shù)的理念仍舊非常落后，不能夠與時俱進，更無法根據(jù)我國目前市場的發(fā)展和需求制定出全新合理的信息技術(shù)運用的方案和方法，而是依舊沿用舊的信息技術(shù)方案，就會使得事業(yè)單位的檔案管理工作效率嚴(yán)重下降。如果事業(yè)單位在檔案管理工作中無法及時使用信息技術(shù)，或者在信息技術(shù)方面無法進行有效的創(chuàng)新，不僅會嚴(yán)重降低事業(yè)單位中檔案管理工作的效率，更會嚴(yán)重影響我國事業(yè)單位檔案管理工作的穩(wěn)步科學(xué)發(fā)展，甚至可能會導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作的停滯不前。

二、如何將信息技術(shù)更好地運用于我國事業(yè)單位的檔案管理工作當(dāng)中

（一）加強事業(yè)單位檔案管理人員對信息技術(shù)的學(xué)習(xí)。我國事業(yè)單位的檔案管理工作如果想要得到有效的發(fā)展，就必須先要努力打造一批具有高水平的信息技術(shù)人才，主要可以通過加大資金投入力度，出臺優(yōu)惠條件鼓勵事業(yè)單位的檔案管理人員參與各種形式信息技術(shù)的進修與學(xué)習(xí)，保證事業(yè)單位的檔案管理人員能夠隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展而學(xué)習(xí)到最前沿的信息技術(shù)，通過學(xué)習(xí)和掌握發(fā)達國家先進的檔案管理工作中的信息技術(shù)，從而大力推動我國事業(yè)單位檔案管理工作中信息技術(shù)的運用。通過增加我國事業(yè)單位檔案管理人員的信息技術(shù)應(yīng)用水平，引進高素質(zhì)、高能力的信息技術(shù)型人才，強化事業(yè)單位的檔案管理工作人員的信息技術(shù)研究，為事業(yè)單位的檔案管理工作輸送新鮮血液，從整體上提高事業(yè)單位檔案管理工作人員的工作效率和質(zhì)量，并積極和國內(nèi)外優(yōu)秀的信息技術(shù)的同行進行交流，引進國外先進的信息技術(shù)理念，加大我國事業(yè)單位檔案管理工作人員學(xué)習(xí)和培訓(xùn)信息技術(shù)的力度，確保提高我國事業(yè)單位檔案管理人員的信息技術(shù)水平，為我國事業(yè)單位檔案管理工作中信息技術(shù)的更好運用奠定堅實的基礎(chǔ)。

（二）建立全面的電子檔案管理系統(tǒng)。通過建立全面的電子檔案管理系統(tǒng)，能夠幫助事業(yè)單位在檔案管理工作中，將檔案按照時間、類型、規(guī)格等不同的標(biāo)準(zhǔn)，由過去傳統(tǒng)的人工檔案記錄和傳遞等過程轉(zhuǎn)換為電子辦公，通過建立全面的電子檔案管理系統(tǒng)對相關(guān)檔案進行詳細的記錄，包括了檔案最初的原始憑證到存儲以及審批等全部通過電子檔案管理系統(tǒng)進行，避免了事業(yè)單位檔案管理工作中可能出現(xiàn)的檔案偽造或者丟失等情況，同時對電子檔案的查詢進行自動化搜索，大幅度地提高了我國事業(yè)單位檔案管理工作的工作節(jié)奏和效率，更提高了電子檔案管理系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性。

三、 結(jié)束語

通過加強事業(yè)單位中檔案管理工作的信息技術(shù)運用，可以實現(xiàn)事業(yè)單位中檔案管理工作信息以及管理等資源的共享，實現(xiàn)了事業(yè)單位中檔案管理工作統(tǒng)一化和規(guī)范化的管理，對于節(jié)約事業(yè)單位中檔案管理工作的人力和物力成本、提升我國事業(yè)單位檔案管理工作的效率有著極其重要的作用。

[1]田爽.信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用研究[J].科學(xué)中國人,2016(6):164.

[2]王珊珊.計算機技術(shù)在事業(yè)單位管理中的應(yīng)用[J].計算機光盤軟件與應(yīng)用,2015(10):251.