高校檔案信息化現(xiàn)狀及對(duì)策分析

文/河南質(zhì)量工程職業(yè)學(xué)院 馬艷

高校檔案信息化現(xiàn)狀及對(duì)策分析

文/河南質(zhì)量工程職業(yè)學(xué)院 馬艷

目的：研究高校檔案信息化現(xiàn)狀及分析其改善對(duì)策。高校檔案是集合教學(xué)、科研等管理活動(dòng)的重要記錄，是高等學(xué)校發(fā)展的必然趨勢(shì)，是重要組成部分。本文主要分析了檔案信息化管理現(xiàn)狀及對(duì)策。

高校檔案；信息化管理；現(xiàn)狀；對(duì)策

高校檔案反映重要的歷史記錄，能對(duì)學(xué)校歷程進(jìn)行見(jiàn)證，是客觀展現(xiàn)高校改革發(fā)展過(guò)程的憑證。因此，高校檔案管理對(duì)學(xué)校事業(yè)發(fā)展意義重大，也是衡量高校水平的重要標(biāo)志。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作也進(jìn)行變化。檔案逐漸成為一種知識(shí)文化資源，檔案信息的收集管理、利用一定程度上產(chǎn)生了變化。如何才能高效地推進(jìn)高校檔案信息化水平管理，促使高校檔案信息更加有利地為學(xué)校管理各項(xiàng)工作進(jìn)行提高，也是我們要重點(diǎn)研究的課題。檔案數(shù)字信息化、工作網(wǎng)絡(luò)化、成為現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展方向，檔案管理的規(guī)范性以及管理檔案人員的綜合素質(zhì)則成為高校檔案現(xiàn)代信息化管理的重要保證。

一、實(shí)行高校檔案信息化管理的必要性

所謂檔案信息化管理，主要利用電子計(jì)算機(jī)為載體，充分利用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)，將數(shù)字、圖片、影像等數(shù)據(jù)信息進(jìn)行存儲(chǔ)，比如光盤、磁盤等硬件設(shè)備。同時(shí)利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)終端對(duì)檔案信息進(jìn)行資源化，進(jìn)行共享利用，為用戶提供快捷、有效、豐富的檔案信息服務(wù)。高校檔案信息化管理十分必要，以檔案資源建設(shè)為核心，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字信息化，并通過(guò)電子文件形式進(jìn)行管理，以電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，將檔案信息資源作為資源目標(biāo)，妥善收藏管理重要的檔案信息。可以看出，高校檔案信息管理是數(shù)字化教學(xué)的重要組成部分，并充分利用信息技術(shù)方式來(lái)獲取，處理，傳遞，利用檔案資源，以此提高檔案管理的效率和利益，真正將檔案信息資源共享化，逐步提高高校檔案管理的資源數(shù)字化，網(wǎng)絡(luò)信息化，電子檔案規(guī)范化。從而使檔案工作一定程度上轉(zhuǎn)向數(shù)字化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化。

信息化技術(shù)發(fā)展的今天，高校檔案管理對(duì)象、日常工作內(nèi)容、性質(zhì)等都在發(fā)生改變，檔案信息管理工作逐漸向信息自動(dòng)化趨勢(shì)發(fā)展，也是數(shù)字化校園發(fā)展的核心組成部分。檔案信息化建設(shè)已經(jīng)是發(fā)展的必然趨勢(shì)?！度珖?guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》指明了國(guó)內(nèi)高校檔案管理的目標(biāo)及任務(wù)要求：依據(jù)統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分級(jí)建設(shè)、安全保密的原則，強(qiáng)化數(shù)字文件管理和檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)化，鼓勵(lì)檔案數(shù)字化，以及數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，設(shè)立檔案信息公眾網(wǎng)絡(luò)共享服務(wù)，可進(jìn)行查詢，同時(shí)推進(jìn)檔案信息體系標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、安全化建設(shè)、安全信息化建設(shè)。高校檔案信息管理建設(shè)在國(guó)內(nèi)檔案信息管理中非常重要，因此，高校檔案信息化管理建設(shè)要具有目標(biāo)性，充分利用一切資源，并結(jié)合自身的情況及優(yōu)勢(shì)，將高校檔案信息化管理的滯后問(wèn)題進(jìn)行相應(yīng)處理。

二、當(dāng)前高校檔案信息化管理潛在的問(wèn)題

信息化技術(shù)發(fā)展的今天，高校檔案信息管理工作對(duì)象、目標(biāo)、內(nèi)容相應(yīng)得到重視，不過(guò)檔案信息化管理尚且存在很多問(wèn)題，需待解決，情況不容樂(lè)觀，詳細(xì)問(wèn)題主要有以下幾個(gè)方面：

（一）高校檔案管理觀念比較陳舊，信息管理意識(shí)需加強(qiáng)。高校檔案進(jìn)行信息化管理的基礎(chǔ)及重要部分是資源高度信息化，因此，對(duì)高校檔案信息管理的工作內(nèi)容形式上要不斷創(chuàng)新，思維要不斷超前，才能可持續(xù)性發(fā)展。不過(guò)目前很多人對(duì)高校檔案管理工作認(rèn)識(shí)程度不高，缺乏檔案信息管理重要意識(shí)，嚴(yán)重欠缺檔案管理系統(tǒng)性認(rèn)識(shí)和思考。一些人對(duì)高校檔案管理工作責(zé)任心不高，覺(jué)得檔案管理工作無(wú)足輕重，日常的工作多是對(duì)資料數(shù)據(jù)進(jìn)行歸納收集等操作，只要能降低誤差率，就算是工作成功。也有一些人認(rèn)為檔案信息管理是工作中順帶任務(wù)，做得好與壞無(wú)關(guān)緊要，對(duì)學(xué)校發(fā)展也不會(huì)造成什么損失及影響，因此，在檔案信息管理工作過(guò)程中，安于現(xiàn)狀，工作態(tài)度散漫。所以，以上這些問(wèn)題對(duì)高校檔案信息化管理有著不利影響。因此，對(duì)檔案信息管理工作，一切要從實(shí)際出發(fā)，要將檔案的政策方針、法律法規(guī)、檔案管理工作者觀念與當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展相對(duì)應(yīng)。

（二）高校檔案管理成本投入低，管理方式有待提高。高校檔案信息化管理過(guò)程中，對(duì)檔案信息設(shè)備、硬件、操作技術(shù)、管理系統(tǒng)等進(jìn)行配套，加大資金上的投入，充分利用資金的投入對(duì)檔案信息進(jìn)行更好地維護(hù)和更新，就當(dāng)前情況來(lái)看，高校檔案信息化管理最大的問(wèn)題在于資金投入低，嚴(yán)重制約高校檔案信息管理進(jìn)程。雖然一些高校，就檔案管理已小有規(guī)模，能對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)化管理，但檔案信息缺乏系統(tǒng)性，各支點(diǎn)管理。一些高校在檔案信息管理上，也與第三方建立數(shù)據(jù)信息軟件開(kāi)發(fā)合作關(guān)系，但是開(kāi)發(fā)軟件工作者對(duì)檔案管理缺乏認(rèn)識(shí)，一些管理標(biāo)準(zhǔn)和檔案信息分類規(guī)范不熟悉，導(dǎo)致軟件對(duì)檔案信息化管理操作不便捷，過(guò)于復(fù)雜，嚴(yán)重制約著計(jì)算機(jī)軟件的使用，也極大降低數(shù)據(jù)庫(kù)的利用效率。

（三）檔案信息化管理安全問(wèn)題。隨著信息化技術(shù)的不斷深入和發(fā)展，檔案信息也逐漸開(kāi)始豐富，檔案信息數(shù)據(jù)量也逐漸增多。多樣化的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用，對(duì)檔案信息管理也具多樣性，信息和以前相比，更加快捷、方便。不過(guò)由于檔案信息自身的特殊程度，需要對(duì)信息合理地分類開(kāi)放和保密，注重檔案信息相應(yīng)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和利用關(guān)系。因此，高校檔案信息化與校內(nèi)外之間的聯(lián)系，相應(yīng)造成了一些風(fēng)險(xiǎn)，比如病毒、黑客攻擊、非法信息竊取等。安全問(wèn)題形成隱患，這也對(duì)高校檔案信息安全形成難題。

（四）檔案信息管理工作者綜合素質(zhì)不強(qiáng)。高校檔案管理高度信息化，要求檔案管理工作人員的能力相應(yīng)提高，工作人員綜合素質(zhì)要強(qiáng)。對(duì)檔案管理工作人員，不僅專業(yè)知識(shí)要強(qiáng)，同時(shí)，要對(duì)檔案管理工作比較熱愛(ài)，對(duì)檔案信息管理各種管理軟件要高度熟悉和能夠熟練操作，并能夠系統(tǒng)性地對(duì)檔案信息進(jìn)行管理和維護(hù)，除此之外，檔案信息管理安全防范意識(shí)要不斷提高。就當(dāng)前國(guó)內(nèi)高校檔案信息管理情況來(lái)看，從事檔案信息管理人員整體水平不高，已不能滿足信息化發(fā)展的今天對(duì)檔案信息管理發(fā)展的需要。雖然一些高校具備檔案信息化管理建設(shè)條件，但管理人員結(jié)構(gòu)上，人員能力上等形成嚴(yán)重屏障，制約著高校檔案信息化的管理。

三、高校檔案施行信息管理對(duì)策

為順應(yīng)現(xiàn)代高校檔案信息管理需求，將高校檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)化，才能一定程度上滿足社會(huì)、各高校對(duì)檔案的要求。針對(duì)當(dāng)前高校檔案信息管理潛在的諸多問(wèn)題，解決問(wèn)題，快速推進(jìn)高校檔案信息管理化不能怠慢。應(yīng)對(duì)措施主要體現(xiàn)以下幾個(gè)方面：

（一）強(qiáng)化高校檔案信息管理重要意識(shí)。檔案信息化管理目前認(rèn)識(shí)不足，師生就檔案管理中涉及的教學(xué)模式、科研成果、學(xué)術(shù)交流信息等有不可替代的作用。因此，對(duì)檔案信息管理首先要明確檔案信息化的重要任務(wù)和目標(biāo)。從檔案管理各個(gè)發(fā)展階段和環(huán)節(jié)出發(fā)，對(duì)檔案管理過(guò)程中遇到的問(wèn)題，要重點(diǎn)研究，或開(kāi)展相關(guān)的科研調(diào)查，嚴(yán)格尊重實(shí)踐、認(rèn)知，再實(shí)踐、再認(rèn)知的原則，不斷提出新?tīng)顩r，解決新問(wèn)題，養(yǎng)成良好的行為習(xí)慣。同時(shí)，對(duì)檔案信息化管理進(jìn)行宣傳，逐漸形成檔案管理信息化氛圍?？刹捎谜褂[形式來(lái)宣導(dǎo)檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)范性及法律法規(guī)，同時(shí)介紹檔案信息化管理工作作用，對(duì)其高度認(rèn)識(shí)，利用一切可利用的宣傳形式，大力宣傳檔案管理的重要性。以此促使檔案管理工作者思想得到新的認(rèn)識(shí)，并樹(shù)立正確的觀念，以及積極主動(dòng)參與的意識(shí)，從而建立高度責(zé)任心，全心全意投入到院校檔案信息管理中去，將檔案資源科學(xué)利用。

（二）加大檔案管理成本投入量，快速建立檔案信息化管理機(jī)制。高校檔案信息化管理施行的基礎(chǔ)為硬件及數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)立，也是高校檔案信息管理有效進(jìn)行的前提。因此，院校與相關(guān)部門要高度配合和支持，共同加強(qiáng)檔案信息化管理硬件建設(shè)，依據(jù)自身的經(jīng)濟(jì)實(shí)力，從自身情況出發(fā)，利用一切能利用的硬件設(shè)備，或購(gòu)置設(shè)備，比如數(shù)據(jù)服務(wù)器、圖文掃描設(shè)備、數(shù)字音像設(shè)備等。檔案要信息化管理，數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)必不可少，因此，數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的建設(shè)，是在Interent/Web技術(shù)前提下建設(shè)。目前國(guó)內(nèi)數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)主要有DBase, FoxBASE等，不過(guò)這些管理系統(tǒng)比較一般，不具延伸性，因此，數(shù)據(jù)庫(kù)建立的基礎(chǔ)要具有集成性，相應(yīng)安全性，功能上，數(shù)據(jù)有效等方面可最大限度滿足。同時(shí)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境要支持多操作系統(tǒng)平臺(tái)，多硬件平臺(tái)等。數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)需建立客戶機(jī)／服務(wù)器結(jié)構(gòu)，如Oracle數(shù)據(jù)庫(kù), Sybase數(shù)據(jù)庫(kù), Inform ix數(shù)據(jù)庫(kù)，微軟的SQL Server數(shù)據(jù)庫(kù)等。讓用戶快速、輕松地在web上建立數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)。

（三）加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性。網(wǎng)絡(luò)信息安全問(wèn)題日益突出。檔案信息不像其他報(bào)紙、雜志，可隨意在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布，檔案信息有一定的保密性。因此，檔案信息發(fā)布，需要對(duì)不同用戶進(jìn)行權(quán)限設(shè)置。同時(shí)，檔案信息要保證安全，可進(jìn)行加密訪問(wèn)和控制，或者進(jìn)行身份驗(yàn)證訪問(wèn)等。

四、總結(jié)

總而言之，高校檔案信息化管理是發(fā)展的必然，對(duì)院校教學(xué)、科研及管理有重要作用。擁有現(xiàn)代化技術(shù)的檔案管理設(shè)施，配合成熟的信息技術(shù)操作水平，可將檔案信息管理隊(duì)伍壯大起來(lái)，也能更好地做好相應(yīng)的服務(wù)工作，實(shí)現(xiàn)信息化為核心的檔案信息管理。

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