信息技術(shù)在檔案資源開發(fā)與利用中的應(yīng)用策略研究

文/肇慶市社會福利院 李笑

信息技術(shù)在檔案資源開發(fā)與利用中的應(yīng)用策略研究

文/肇慶市社會福利院 李笑

在任何社會當(dāng)中，檔案都具有非常重要的意義，做好檔案資源的開發(fā)與利用可以有效提高社會服務(wù)的力度。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國現(xiàn)階段已經(jīng)進(jìn)入到“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，在這樣的時代背景下，充分利用信息技術(shù)發(fā)展帶來的優(yōu)勢，促進(jìn)檔案資源的開發(fā)與利用具有非常重要的意義?；诖朔N情況，筆者對當(dāng)前階段信息化技術(shù)在檔案資源的開發(fā)與利用過程當(dāng)中所存在的問題進(jìn)行了分析，并總結(jié)了對應(yīng)的解決策略。

信息技術(shù)；檔案資源；開發(fā)；利用

一、引言

20世紀(jì)90年代開始，我國的信息技術(shù)開始高速發(fā)展，尤其是最近幾年，隨著移動互聯(lián)技術(shù)的普及，我國已經(jīng)逐漸進(jìn)入到“互聯(lián)網(wǎng)+”時代。所謂的“互聯(lián)網(wǎng)+”是指需要實現(xiàn)傳統(tǒng)行業(yè)與信息技術(shù)的深度融合。對于檔案管理行業(yè)也不例外，現(xiàn)階段的檔案管理必須要加強(qiáng)信息技術(shù)在檔案資源的開發(fā)與利用中的力度，從而使得檔案的服務(wù)功能得到有效的提高。但是從總體上來看，我國的檔案管理水平還相對較低，信息化技術(shù)在檔案管理中的使用力度還較為薄弱，同時檔案資源開發(fā)與利用本身也存在著一定的不足。因此對信息技術(shù)在檔案資源開發(fā)與利用中的應(yīng)用策略進(jìn)行研究不僅具有一定的現(xiàn)實意義，也是每個檔案管理人員應(yīng)該深入思考的問題。

二、加強(qiáng)信息技術(shù)在檔案資源開發(fā)與利用中的重要性分析

（一）有利于檔案的歸檔與管理。在傳統(tǒng)的檔案管理當(dāng)中，基本都是采用手動的方式進(jìn)行檔案的歸檔與管理，即檔案在被送到檔案館或者檔案部門之后，管理人員通過人工的方式對檔案進(jìn)行分門歸類，并將同一類型的檔案放置在同一區(qū)域，進(jìn)行存儲，在查閱相關(guān)檔案之時再通過手工的方式將相關(guān)的檔案文件取出。這種管理方式相對落后，效率也相對低下。而將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案的歸檔與管理當(dāng)中，首先是需要將檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，在完成數(shù)字化處理之后，只需要將檔案原件存儲到庫房當(dāng)中就可以了。對于檔案的歸檔與管理直接在電腦上進(jìn)行操作，而并不需要通過手動的方式一一對照相關(guān)文獻(xiàn)內(nèi)容，同時檔案的內(nèi)容也可以直接存儲在電腦或者網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，在進(jìn)行檔案資源查閱的過程當(dāng)中，并不需要到庫房當(dāng)中進(jìn)行相關(guān)信息的查閱，只需要通過網(wǎng)絡(luò)就可以查看相關(guān)的檔案，通過信息技術(shù)的使用極大地提高了檔案信息管理的效率。

（二）有利于檔案信息的再加工。在傳統(tǒng)的檔案管理當(dāng)中，檔案作為一種珍貴的資源是不允許進(jìn)行再加工的，但是由于檔案本身可能存在著一定的問題，如果不對其中的內(nèi)容進(jìn)行再加工，則在使用的過程當(dāng)中可能會存在一定的不便性。而傳統(tǒng)的檔案一般都是以紙質(zhì)文件的方式存在，同時檔案原件也作為一種證據(jù)而存在，如果一旦對檔案進(jìn)行再加工處理，則檔案本身的證據(jù)屬性就會受到較為嚴(yán)重的破壞。而將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案資源的開發(fā)與利用過程當(dāng)中，檔案的信息可以作為一種數(shù)字化的方式存在，而檔案本身可以作為證據(jù)存在，即檔案的證據(jù)功能與使用功能可以被有效地區(qū)分開來，這就使檔案的再加工得以實現(xiàn)，即只需要對檔案的數(shù)字版本進(jìn)行加工，從而方便人們的使用，而對于紙質(zhì)版本依然作為證據(jù)存在。總而言之，信息技術(shù)在檔案管理中的實際應(yīng)用促進(jìn)了檔案再加工的進(jìn)一步發(fā)展。

（三）促進(jìn)檔案資源的優(yōu)化整合。在傳統(tǒng)時代，檔案一般都屬于內(nèi)部資料或者機(jī)密，一般情況下，并不會向所有對象開放，只是作為一種珍貴的資源存儲在庫房當(dāng)中，不同單位之間的檔案也是完全區(qū)分開來的，這就必然導(dǎo)致檔案資源的優(yōu)化整合并不能真正實現(xiàn)。但是在現(xiàn)代化的檔案管理當(dāng)中，通過信息技術(shù)對檔案進(jìn)行必要的數(shù)字化處理，在完成處理之后，相關(guān)的檔案資源會被及時地上傳到信息平臺當(dāng)中，不同的單位可以將內(nèi)部的資源平臺有效地結(jié)合在一起，從而實現(xiàn)資源共享，同時用戶也可以通過網(wǎng)絡(luò)連接到信息平臺當(dāng)中，根據(jù)自己的權(quán)限查閱自己所需要的相關(guān)檔案。

（四）信息技術(shù)在檔案管理中的實際應(yīng)用可以促進(jìn)檔案的利用效率。在傳統(tǒng)的檔案管理當(dāng)中，對檔案資源有需求的人必須要走進(jìn)檔案館當(dāng)，進(jìn)行相關(guān)檔案的查詢，同時查詢的過程還需要處理大量的紙質(zhì)文件，而在查閱之前還需要通過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審核與審定，在申請被同意之后才能進(jìn)行檔案資源的查閱。但是將信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理當(dāng)中檔案的查閱就相對較為簡單。用戶可以根據(jù)自己的實際需求對檔案的內(nèi)容進(jìn)行搜索，可以隨時查看自己有權(quán)查閱的相關(guān)檔案資源，檔案的利用效率得到了極大的提升。

三、現(xiàn)階段信息技術(shù)在檔案資源開發(fā)與利用中所存在的問題分析

在本文的研究當(dāng)中，筆者通過實地走訪的方式調(diào)查了現(xiàn)階段我國在檔案資源的開發(fā)與利用過程當(dāng)中所出現(xiàn)的各種問題，具體來說主要包含以下幾個方面的內(nèi)容：

（一）信息化利用意識不強(qiáng)。目前階段在許多單位當(dāng)中，檔案管理都屬于附屬部門，在單位當(dāng)中的地位不高，許多領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理只是進(jìn)行檔案保管的部門，因此，檔案管理部門只需要采用傳統(tǒng)手段將相關(guān)的檔案保管好就行，而并不需要采用現(xiàn)代化的手段，同時，大部分領(lǐng)導(dǎo)并沒有充分認(rèn)識到檔案資源的重要性，并不愿意進(jìn)行檔案資源的開發(fā)與利用。根據(jù)筆者的調(diào)查研究顯示，不管是在企業(yè)當(dāng)中，還是在事業(yè)單位當(dāng)中，這種思想都非常普遍，這也是影響我國檔案資源開發(fā)與利用的一個關(guān)鍵因素。

（二）信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。信息化檔案資源開發(fā)與利用必須要以現(xiàn)代化的信息基礎(chǔ)設(shè)施為依據(jù)。從上文的論述當(dāng)中我們可以發(fā)現(xiàn)，目前階段我國對于信息技術(shù)在檔案資源的開發(fā)與利用中的應(yīng)用并不是非常重視，這就必然導(dǎo)致許多單位不會為檔案資源的開發(fā)與利用投入大量的經(jīng)費(fèi)，因此，檔案管理所需要的信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)一直處于較為薄弱的狀態(tài)當(dāng)中。目前來看，我國的檔案管理基本上還是采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，雖然部分單位已經(jīng)逐漸開始加強(qiáng)了信息技術(shù)在檔案資源開發(fā)與利用中的投入力度，但是也并沒有形成規(guī)模，沒有進(jìn)行相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。

（三）信息技術(shù)的使用力度不足。目前階段我國在進(jìn)行檔案資源的開發(fā)與利用過程當(dāng)中，雖然已經(jīng)逐漸加強(qiáng)了信息技術(shù)的使用力度，但是從總體上來說還較為薄弱。在現(xiàn)階段的檔案管理當(dāng)中，所采用的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)基本還是傳統(tǒng)的多媒體以及利用一些社交工具，還有一些單位開始在辦公自動化以及ERP當(dāng)中增加檔案管理模塊，但是這種信息技術(shù)依然還是Web1.0時代的產(chǎn)物，對應(yīng)現(xiàn)階段較為發(fā)達(dá)的信息技術(shù)的利用基本還處于起步階段。例如，雖然已經(jīng)有部分單位開始使用較為先進(jìn)的信息化平臺進(jìn)行檔案信息資源的開發(fā)與利用，但是現(xiàn)階段專業(yè)化的檔案管理資源平臺的使用還沒有形成規(guī)模。

四、信息技術(shù)在檔案資源開發(fā)與利用中的應(yīng)用策略

在上文的論述當(dāng)中，筆者對現(xiàn)階段我國在檔案管理中所存在的問題進(jìn)行了分析與研究。在此基礎(chǔ)之上，筆者查閱了大量的相關(guān)文獻(xiàn)，結(jié)合自己的實際工作經(jīng)驗，探討了信息技術(shù)在檔案資源開發(fā)與利用中的應(yīng)用策略，主要包括以下幾個方面的內(nèi)容：

（一）加強(qiáng)信息化技術(shù)在檔案資源開發(fā)與利用中的重要性認(rèn)識。首先檔案管理部門的工作人員必須要對信息技術(shù)具有一定的敏感性，同時還需要對信息技術(shù)保持高度關(guān)注，在自己的實際工作過程對與信息技術(shù)相關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)，同時分析加強(qiáng)信息技術(shù)的使用是不是能夠有效解決工作實際過程當(dāng)中所面臨的問題。在進(jìn)行日常的工作匯報當(dāng)中，及時地將相關(guān)的內(nèi)容向單位的領(lǐng)導(dǎo)人進(jìn)行匯報，從而提高領(lǐng)導(dǎo)對于信息技術(shù)在檔案資源開發(fā)與利用應(yīng)用重要性的認(rèn)識。任何行動都必須要以思想為基本保障，同時也只有在思想上意識到了才能使得相關(guān)的措施落實到實際工作當(dāng)中去。因此，提高領(lǐng)導(dǎo)層對于信息技術(shù)在檔案資源開發(fā)與利用中應(yīng)用的重要性認(rèn)識，可以促進(jìn)在資源配置的過程當(dāng)中為檔案資源的開發(fā)與利用信息化發(fā)展提供更多的資源，從而提高信息技術(shù)在實際中的應(yīng)用效果。

（二）加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。加強(qiáng)信息技術(shù)在檔案資源開發(fā)與利用中的應(yīng)用力度必須要保證相關(guān)的信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)要到位?；诖朔N情況，現(xiàn)階段必須要加強(qiáng)檔案資源信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。具體來說，需要從以下兩個方面的內(nèi)容入手：第一，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，若要實現(xiàn)檔案資源的有效開發(fā)與利用，必須要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，即加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)平臺、網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)施的建設(shè)，促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的全面發(fā)展。第二，加強(qiáng)檔案管理設(shè)備的建設(shè)，例如各種現(xiàn)代化的掃描儀、計算機(jī)的建設(shè)。只有做好信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)才能促進(jìn)檔案資源開發(fā)與利用的有效進(jìn)行。

（三）加強(qiáng)信息化技術(shù)的使用力度。加強(qiáng)信息技術(shù)在檔案資源管理開發(fā)與利用中的使用既是檔案資源管理開發(fā)與利用中的核心問題，也是解決問題的關(guān)鍵所在，但是從上文的論述當(dāng)中可以發(fā)現(xiàn)，目前階段我國的檔案資源在開發(fā)與利用方面的信息化程度相對還較低，從而限制了檔案資源開發(fā)與利用的實際效率。具體來說，主要需要從以下兩個方面的內(nèi)容入手：第一，加強(qiáng)專業(yè)的信息化檔案管理資源平臺的建設(shè)，允許不同單位將檔案資源上傳到同一平臺當(dāng)中，同時不同單位之間還可以實現(xiàn)檔案資源的共享，允許不同的用戶根據(jù)實際權(quán)限查閱相關(guān)的文獻(xiàn)。第二，加強(qiáng)現(xiàn)代化的信息技術(shù)在檔案資源的開發(fā)與利用中的實際運(yùn)用，例如大數(shù)據(jù)、云計算技術(shù)。

五、結(jié)語

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案信息利用與開發(fā)手段已經(jīng)無法滿足時代的發(fā)展需求。因此，將信息技術(shù)引入到檔案資源的開發(fā)與利用當(dāng)中，不僅是時代的基本需求，同時也是時代發(fā)展的必然結(jié)果。在本文當(dāng)中，筆者對此進(jìn)行了相關(guān)的論述，并總結(jié)了對應(yīng)的解決策略，希望能對廣大檔案工作者有所啟發(fā)。

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