基于學(xué)習(xí)型組織理論的高校辦公室團(tuán)隊建設(shè)

文/東莞理工學(xué)院城市學(xué)院 葉凱貞

基于學(xué)習(xí)型組織理論的高校辦公室團(tuán)隊建設(shè)

文/東莞理工學(xué)院城市學(xué)院 葉凱貞

高校辦公室是高校的綜合辦事機(jī)構(gòu)，是承上啟下的紐帶，是聯(lián)系左右的橋梁，是對外開放的窗口，辦公室工作水平的高低取決于辦公室團(tuán)隊的建設(shè)。本文在學(xué)習(xí)型組織理論的基礎(chǔ)上，闡述了高校辦公室團(tuán)隊?wèi)?yīng)具備的特點(diǎn)，從學(xué)習(xí)型組織理論的視角對高校辦公室團(tuán)隊的建設(shè)提出建議。

學(xué)習(xí)型組織；辦公室；團(tuán)隊建設(shè)

在深入推進(jìn)高校改革發(fā)展、依法治校的大背景下，高校辦公室及其人員如何適應(yīng)高校的快速發(fā)展，保持其職能的發(fā)揮和工作的有效運(yùn)轉(zhuǎn)，助力提升辦學(xué)水平，是值得探討的一個現(xiàn)實(shí)課題。

一、學(xué)習(xí)型組織理論

（一）學(xué)習(xí)型組織的內(nèi)涵。管理大師彼得·圣吉對學(xué)習(xí)型組織的定義是全體組織人員能全身心地投入并持續(xù)增長學(xué)習(xí)能力的組織，這個組織能讓成員體驗(yàn)到工作中生命的意義，能夠促使成員通過學(xué)習(xí)產(chǎn)生創(chuàng)造自我、創(chuàng)造未來的能力。國內(nèi)有學(xué)者認(rèn)為學(xué)習(xí)型組織是指通過設(shè)立激發(fā)創(chuàng)造性思維的學(xué)習(xí)環(huán)境，建立起扁平化持續(xù)發(fā)展的組織，其最大的特點(diǎn)就是持續(xù)學(xué)習(xí)的能力。學(xué)習(xí)型組織的價值在于通過學(xué)習(xí)使組織具備不斷改進(jìn)的能力，提高組織的競爭力，使組織中的個人實(shí)現(xiàn)自我價值。

（二）學(xué)習(xí)型組織的五大要素。1.建立共同愿景。共同愿景是組織共同奮斗的最終目標(biāo)，建立共同愿景，才能凝聚組織成員，增強(qiáng)成員的意志力，激發(fā)樂于奉獻(xiàn)的精神，為組織目標(biāo)奮斗。2.團(tuán)隊學(xué)習(xí)。在個體學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)上，強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊的學(xué)習(xí)，采用集體思考和分析，強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊智慧的力量，做出正確的組織決策。3.改變心智模式。障礙組織發(fā)展的很重要因素之一是個體的思維慣性，通過在集體中學(xué)習(xí)和思考，改變心智模式，對組織的發(fā)展起到創(chuàng)新的作用。4.自我超越。組織中的個體愿意投入工作，追求精致，通過創(chuàng)造性思維實(shí)現(xiàn)自我超越。5.系統(tǒng)思考。能夠通過搜集分析資訊，全面掌握情況，具備全方位、系統(tǒng)性的思考能力，能夠透過問題看本質(zhì)。

（三）學(xué)習(xí)型組織的五大特征。一是成員精干。能干高效是每個成員具備的特質(zhì)，成員能夠很好地服務(wù)于組織。二是結(jié)構(gòu)扁平化。組織從上至下的結(jié)構(gòu)中，很少有中間環(huán)節(jié)，容易形成互相學(xué)習(xí)、互相思考、協(xié)調(diào)合作的團(tuán)隊，利于激發(fā)創(chuàng)造性。三是富有彈性。能夠迅速地調(diào)整自身來適應(yīng)變化的環(huán)境。四是能不斷地改造自我。超越自我，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)自我。五是有強(qiáng)烈的學(xué)習(xí)意愿，善于不斷地學(xué)習(xí)。這是學(xué)習(xí)型組織的本質(zhì)特征。

二、辦公室團(tuán)隊?wèi)?yīng)具備的特點(diǎn)

辦公室是高校各項(xiàng)工作的樞紐，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手、對各部門工作進(jìn)行督促檢查，發(fā)揮著承上啟下、聯(lián)系內(nèi)外和協(xié)調(diào)左右的重要作用。形勢在變化，辦公室工作的職能、領(lǐng)域、要求也在變化，辦公室團(tuán)隊必須樹立三種意識、提高三大能力，充分發(fā)揮參謀、助手和窗口作用，才能真正提高辦公室的工作水平。

（一）三種意識。一是大局意識。關(guān)于大局意識，習(xí)總書記曾強(qiáng)調(diào)：“必須牢固樹立高度自覺的大局意識，自覺從大局看問題，把工作放到大局中去思考、定位、擺布，做到正確認(rèn)識大局、自覺服從大局、堅決維護(hù)大局。”大局就是全局，樹立大局意識就是要自覺在大局下行動，樹立全局觀念和一盤棋的思想，站在全局的角度看問題、想辦法，作出決策。高校辦公室人員應(yīng)具備大局觀，在工作中服從和服務(wù)于大局，要積極營造風(fēng)清氣正、干事創(chuàng)業(yè)的工作氛圍。二是責(zé)任意識。辦公室工作繁雜，如果工作效率和質(zhì)量低下，就會影響學(xué)校各項(xiàng)工作的進(jìn)展。作為辦公室工作的一員，必須緊緊圍繞學(xué)校工作重心，以強(qiáng)烈的責(zé)任感和高度的自覺性做好辦公室工作。必須認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致，從細(xì)節(jié)入手，在工作上做到不出差錯。要強(qiáng)化責(zé)任意識，時刻嚴(yán)格要求自己，遇到困難，要積極想辦法解決，對于沒做好的工作，要勇于擔(dān)當(dāng)責(zé)任，加強(qiáng)自我反思和總結(jié)，推動工作取得更大進(jìn)步。三是服務(wù)意識。作為辦公室工作人員，服務(wù)工作是第一位的，必須樹立服務(wù)意識，把為領(lǐng)導(dǎo)、為部門、為師生服務(wù)好作為首要任務(wù)。只有不斷轉(zhuǎn)變工作方法和工作習(xí)慣，創(chuàng)新服務(wù)方式，提高服務(wù)質(zhì)量，將被動服務(wù)轉(zhuǎn)為主動服務(wù)、超前服務(wù)，把服務(wù)始終貫穿于日常的各項(xiàng)工作之中，才能做好辦公室工作。強(qiáng)化服務(wù)意識，必須具有奉獻(xiàn)精神，只有具備這種精神，才能做到積極、主動服務(wù)。必須正確處理好集體與個人、得與失的關(guān)系。

（二）三大能力。1.學(xué)習(xí)能力。管理大師德魯克說：“真正持久的優(yōu)勢就是怎樣去學(xué)習(xí)，就是怎樣使得自己的企業(yè)能夠?qū)W習(xí)的比對手更快?！眲?chuàng)新才能使一個組織在激烈的競爭中處于領(lǐng)先地位，而創(chuàng)新需要知識。隨著高校管理體制改革、現(xiàn)代大學(xué)制度建設(shè)的逐步深入，在實(shí)際工作當(dāng)中高校辦公室迎來機(jī)遇也面臨挑戰(zhàn)，要確保各項(xiàng)工作順利開展，辦公室人員必須樹立終身學(xué)習(xí)的理念，加強(qiáng)理論和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，用豐富的理論知識和過硬的業(yè)務(wù)能力武裝自己。2.創(chuàng)新能力。只有以實(shí)事求是的態(tài)度，加強(qiáng)調(diào)查研究，深入分析研究，才能不斷培養(yǎng)創(chuàng)新能力。創(chuàng)新是推動工作的重要手段，在改革發(fā)展的新形勢下，高校面臨新的要求和任務(wù)，辦公室人員要不斷增強(qiáng)創(chuàng)新意識，積極應(yīng)對新的變化，推動各項(xiàng)工作的開展。要勤于思考，勇于實(shí)踐，通過創(chuàng)新思維、完善制度、改變方式，開創(chuàng)工作的新局面。3.業(yè)務(wù)能力。辦公室人員的業(yè)務(wù)能力直接影響辦事效率和工作質(zhì)量，提升業(yè)務(wù)能力要從以下幾方面著手：一是要加強(qiáng)文字表達(dá)能力，做到有條理和有說服力。二是要加強(qiáng)口頭表達(dá)能力，做到語句簡潔，合乎規(guī)范，重點(diǎn)突出。三是要加強(qiáng)辦事能力，熟悉辦文辦會辦事的流程，把握事情的輕重緩急，養(yǎng)成有條不紊、井井有條的辦事風(fēng)格。四是要加強(qiáng)綜合協(xié)調(diào)能力，在各項(xiàng)活動、會議中做到周密組織、多方協(xié)調(diào)。五是要加強(qiáng)信息化能力，主動學(xué)習(xí)新科技新技能，加強(qiáng)辦公室工作的自動化、信息化和智能化。

三、基于學(xué)習(xí)型組織理論的高校辦公室團(tuán)隊建設(shè)

（一）建立共同愿景，增強(qiáng)團(tuán)隊凝聚力。愿景有個人愿景和共同愿景。個人愿景是個人的愿望，是個人最想追求的東西。人各有志，個人愿景可能各不相同。共同愿景是團(tuán)隊組織共同的愿望，是團(tuán)隊中所有人一起追求的目標(biāo)，團(tuán)隊中每個人都愿意付出精力和時間為之奮斗的愿景。建立清晰明確、大家認(rèn)同的共同愿景能夠增強(qiáng)團(tuán)隊凝聚力和戰(zhàn)斗力，指引團(tuán)隊成員朝著一個目標(biāo)共同努力奮斗。建立共同愿景，明確辦公室的定位和使命，團(tuán)隊所有成員才能為共內(nèi)愿景所激動、激勵，心往一處想，勁往一處使，形成無可比擬的合力，完成組織目標(biāo)。高校辦公室應(yīng)堅持以“參謀有道、協(xié)調(diào)有方、服務(wù)有為、保障有力”為工作理念，以爭當(dāng)“助推發(fā)展的先鋒，優(yōu)質(zhì)服務(wù)的楷模，綜合協(xié)調(diào)的能手”為目標(biāo)，為高校的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

（二）增強(qiáng)學(xué)習(xí)意識，營造學(xué)習(xí)氛圍。增強(qiáng)高校辦公室人員的學(xué)習(xí)意識，營造學(xué)習(xí)氛圍，是建立學(xué)習(xí)型高校辦公室的先決條件。要端正學(xué)習(xí)態(tài)度，變被動學(xué)習(xí)為主動求學(xué)，由淺入深、循序漸進(jìn)、從量變到質(zhì)變，達(dá)到享受學(xué)習(xí)的境界。要將學(xué)習(xí)與工作相結(jié)合，創(chuàng)新學(xué)習(xí)方式方法，干中學(xué)，學(xué)中干，學(xué)以致用。

（三）堅持團(tuán)隊學(xué)習(xí)，發(fā)揮團(tuán)隊合力。堅持團(tuán)隊學(xué)習(xí)，發(fā)揮團(tuán)隊合力，共同實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊目標(biāo)的重要環(huán)節(jié)。建立學(xué)習(xí)型高校辦公室就要重視團(tuán)隊學(xué)習(xí)，發(fā)揮團(tuán)隊的作用。加強(qiáng)團(tuán)隊學(xué)習(xí)有以下方法：一是深度會談。團(tuán)隊所有成員要相互敞開心扉，暢所欲言，充分表達(dá)自己的觀點(diǎn)、愿望和經(jīng)驗(yàn)；在思想的自由交流和碰撞中進(jìn)行系統(tǒng)思考，共同進(jìn)步。二是集中討論。團(tuán)隊成員要對某一主題或事件進(jìn)行深入剖析，各抒己見，在不斷溝通中達(dá)成共識。三是行動學(xué)習(xí)。團(tuán)隊成員要主動找出組織面臨的問題，由大家共同研究提出解決方案并付諸實(shí)施，在解決實(shí)際問題中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、學(xué)習(xí)和反思，實(shí)現(xiàn)做與學(xué)的有機(jī)結(jié)合。團(tuán)隊學(xué)習(xí)要注意統(tǒng)籌安排，制訂學(xué)習(xí)方案，增強(qiáng)學(xué)習(xí)的主動性、自覺性、系統(tǒng)性和針對性；要制定相關(guān)的學(xué)習(xí)制度，有效避免“習(xí)慣性防衛(wèi)”“囚徒困境”等影響學(xué)習(xí)效果的現(xiàn)象，鼓勵團(tuán)隊成員樂于分享自己的經(jīng)驗(yàn)、敢于說出自己的真實(shí)想法。團(tuán)隊學(xué)習(xí)的最終目的就是使成員成為彼此的學(xué)習(xí)資源，從而實(shí)現(xiàn)個體和團(tuán)隊的共贏。

（四）轉(zhuǎn)換領(lǐng)導(dǎo)角色，促進(jìn)自主發(fā)展。轉(zhuǎn)換領(lǐng)導(dǎo)角色是創(chuàng)建學(xué)習(xí)型高校辦公室的關(guān)鍵步驟。高校辦公室的主任具有高度的責(zé)任意識和豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，深得學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的信任。要建立學(xué)習(xí)型高校辦公室，就要轉(zhuǎn)換高校辦公室主任的角色，做好愿景領(lǐng)導(dǎo)、知識領(lǐng)導(dǎo)和道德領(lǐng)導(dǎo)。作為愿景領(lǐng)導(dǎo)，高校辦公室主任有責(zé)任和義務(wù)建立組織的共同愿景和價值觀，強(qiáng)化團(tuán)隊的學(xué)習(xí)意識和營造團(tuán)隊學(xué)習(xí)氛圍，提升團(tuán)隊的執(zhí)行力、凝聚力和創(chuàng)造力。作為知識領(lǐng)導(dǎo)，高校辦公室主任就是要給辦公室人員提供和創(chuàng)造各種學(xué)習(xí)機(jī)會，為不同的崗位人員搭建不同的舞臺，實(shí)現(xiàn)每個辦公室人員的自我提高，促進(jìn)學(xué)習(xí)型組織的發(fā)展。作為道德領(lǐng)導(dǎo)，高校辦公室主任要在學(xué)習(xí)工作中以身作則，要勇于接受別人的批評指正以及經(jīng)常自我反省，也要幫助成員認(rèn)清自我，要以高度責(zé)任感來發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的效能。

（五）更新組織結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)現(xiàn)代化管理?，F(xiàn)代化管理是高校辦公室工作快速跟上高校改革發(fā)展步伐的必經(jīng)之路。將組織結(jié)構(gòu)變得靈活快速是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的重要方法，扁平化組織有利于高校辦公室工作更為靈活、更具適應(yīng)性，可以充分利用現(xiàn)代信息與技術(shù)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，從而更加高效。扁平化的組織結(jié)構(gòu)能賦予成員更多的支配權(quán)，從而激發(fā)成員的主動性和工作熱情，提升辦公室工作效能。

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