淺談國有企業(yè)秘書工作的方式方法

文/中國石油集團測井有限公司辦公室 羅宇

淺談國有企業(yè)秘書工作的方式方法

文/中國石油集團測井有限公司辦公室 羅宇

許多國有企業(yè)發(fā)展外部形勢復(fù)雜多變，社會各界對國企關(guān)注度高，作為中樞機構(gòu)的辦公室秘書，必須注重工作的方式與方法，加強對外協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò)，保證企業(yè)決策部署的貫徹落實和整體工作的高效運轉(zhuǎn)。

國有企業(yè)；秘書工作；方式方法

當(dāng)前，我國經(jīng)濟社會生活正在發(fā)生復(fù)雜而深刻的變化，國有企業(yè)也正在發(fā)生復(fù)雜和深刻的變革，不確定因素增多，做好秘書工作的難度明顯增大。從秘書工作自身來看，與日益發(fā)展變化的內(nèi)外部形勢相比，與企業(yè)日益復(fù)雜多變的決策需要相比，與各級領(lǐng)導(dǎo)層的高素質(zhì)和工作需要相比，秘書應(yīng)在認識能力、知識結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)水平等方面繼續(xù)努力。

一、國企秘書工作面臨的形勢與挑戰(zhàn)

（一）企業(yè)外部宏觀政策環(huán)境變化。企業(yè)改革發(fā)展在短時間內(nèi)出現(xiàn)許多新情況、新問題，一些已有決策、政策的實施周期變短，一些已有經(jīng)驗、規(guī)律的推廣應(yīng)用面變窄，需要我們不斷加強學(xué)習(xí)，適應(yīng)新形勢、新變化。

（二）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)學(xué)歷知識水平較高。領(lǐng)導(dǎo)高學(xué)歷、高智商、年輕化、學(xué)者化的特點，決定了領(lǐng)導(dǎo)對秘書工作要求很高，為領(lǐng)導(dǎo)提供高質(zhì)量服務(wù)的難度加大。調(diào)查研究和文稿起草過程中需要考慮的因素變多，我們要在更大范圍內(nèi)、更廣闊的空間里、更高的層次上發(fā)現(xiàn)和解剖問題，在謀劃發(fā)展方面發(fā)揮更為重要的作用。

（三）企業(yè)信息文字交流渠道變寬。通過報紙、電視、網(wǎng)絡(luò)、手機等渠道獲取信息成本低廉而迅速，為領(lǐng)導(dǎo)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，需要秘書人員掌握更全面、更詳細、更豐富的信息。封閉式的材料組織模式，以點帶面為主的信息調(diào)研方式，單向線性的督查督辦方式等，越來越難以反映企業(yè)紛繁復(fù)雜的變化情況，越來越難以滿足領(lǐng)導(dǎo)日益提高的工作要求。

二、國企秘書工作的幾點要求

（一）政治上要素質(zhì)過硬。秘書是領(lǐng)導(dǎo)身邊的工作人員，服務(wù)是秘書工作的基本特征，只有通過高質(zhì)量的服務(wù)才能體現(xiàn)秘書的價值，而要想服務(wù)好，就必須具備提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的政治素質(zhì)和能力。素質(zhì)和能力來源于學(xué)習(xí)。要通過持之以恒的學(xué)習(xí)，學(xué)會從政策上考慮問題，從全局上觀察問題，從事物的內(nèi)在聯(lián)系上分析問題。

（二）工作要勤奮上進。能夠到辦公室工作、在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，這本身就是領(lǐng)導(dǎo)的信任和組織的培養(yǎng)，因此做秘書工作沒有不勤奮工作的理由。秘書工作的性質(zhì)決定了秘書必須做到召之即來，任何時候都能以飽滿的熱情領(lǐng)受任務(wù)，執(zhí)行使命。所以懶人做不了秘書，秘書不能偷懶。

（三）辦事要嚴(yán)謹細致。秘書工作最忌浮躁，想當(dāng)然。工作失誤不單是秘書個人的問題，也直接關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)的工作，有可能會打亂領(lǐng)導(dǎo)的工作秩序。因此，秘書要盡可能把問題想在前面，辦事一絲不茍，不放過任何一個細節(jié)，不因事多而畏難，不因事小而不為，不因事繁而外推。

三、做好企業(yè)秘書工作的具體方式方法

（一）找準(zhǔn)角色定位，充分發(fā)揮參謀助手作用。深入調(diào)查研究。高度關(guān)注與企業(yè)發(fā)展、員工利益緊密相關(guān)的重點、熱點和難點問題，深入基層一線開展調(diào)研，撰寫高水平的調(diào)研報告，及時反映基層和員工群眾的真實情況、建議和意見，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供重要參考。抓好材料起草。文字材料水平高低是衡量辦公室工作優(yōu)劣的重要標(biāo)準(zhǔn)。以領(lǐng)導(dǎo)滿意、基層認同和具有針對性、指導(dǎo)性為目標(biāo)，在構(gòu)思上推陳出新，在語言上吐故納新，仔細推敲，反復(fù)修改，保證辦公室起草的每一篇材料都是有思想的精品。強化信息工作。不斷完善信息溝通傳遞機制，健全信息報送網(wǎng)絡(luò)，充分挖掘信息資源，總結(jié)提煉各單位的特色和亮點，善于捕捉員工群眾關(guān)注的熱點，及時跟蹤、準(zhǔn)確把握、充分反映企業(yè)發(fā)展的總體狀況和各項重點工作的進展情況。

（二）圍繞重點工作，強化綜合協(xié)調(diào)功能。加強督查督辦。把企業(yè)年度確定的和每一階段確定的重點工作，以及黨委會、總經(jīng)理辦公會、領(lǐng)導(dǎo)碰頭會所確定的事項，作為辦公室跟蹤督查催辦的重點，切實加強督辦檢查，確保及時落實到位。做好公文運轉(zhuǎn)工作。嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)和要求，認真審核報送的公文和流轉(zhuǎn)的文件，重點對政策的符合性、文字的準(zhǔn)確性、格式的規(guī)范性進行把關(guān)。跟蹤公文運轉(zhuǎn)，及時催辦，保證公文運轉(zhuǎn)的規(guī)范有序、高效無誤。做好機要保密工作。學(xué)習(xí)、吃透保密相關(guān)法律法規(guī)，切實增強保密意識，加強對文件資料和涉密移動存儲介質(zhì)的管理，嚴(yán)格按照規(guī)定統(tǒng)一清理涉密載體，強化涉密計算機網(wǎng)絡(luò)安全防范和保密管理，確保國家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密的絕對安全。

（三）樹立精品意識，提高服務(wù)保障能力。加強重大活動、會議的組織協(xié)調(diào)工作?，F(xiàn)在，一些國企發(fā)展很快，關(guān)心企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)、上級單位以及社會各界很多，企業(yè)各項活動和協(xié)調(diào)工作也非常多，對重大活動和會議必須超前謀劃，周密安排，精心組織，明確責(zé)任，狠抓落實，確保不出差錯。加強機關(guān)事務(wù)和接待管理。機關(guān)事務(wù)工作要以保障機關(guān)高效運轉(zhuǎn)為目標(biāo)，在提高服務(wù)質(zhì)量和工作效率上下功夫，及時為各部門排憂解難。接待工作非常重要，關(guān)系著企業(yè)的形象，要本著熱情、周到、節(jié)約、得體的原則做好。加強公共關(guān)系工作。一些國企承擔(dān)著經(jīng)濟、政治、社會三大責(zé)任，與社會各界的關(guān)系十分密切，也離不開各方面的支持和理解。辦公室秘書要正確地協(xié)調(diào)、處理好與用戶、供應(yīng)商、政府、社區(qū)、媒體等關(guān)系，構(gòu)建企業(yè)與相關(guān)方良性互動的格局。

綜上所述，企業(yè)辦公室秘書肩負著決策參謀的重要職責(zé)，只有緊緊圍繞中心工作，想領(lǐng)導(dǎo)之所想，謀領(lǐng)導(dǎo)之所謀，把“想得早、想得深、想得全、想得遠”作為追求的目標(biāo)，增強工作的主動性和預(yù)見性，才能不斷提高科學(xué)參謀、以文輔政的水平。

[1]陳春梅,秘書協(xié)調(diào)工作的溝通技巧[J],辦公室業(yè)務(wù),2011(07).

[2]劉曉鑫.淺析事業(yè)單位辦公室秘書工作中的溝通技巧[J].東方企業(yè)文化,2012(12).

[3]李艷華.新時期國有企業(yè)辦公室秘書的素質(zhì)淺析[J].企業(yè)文化旬刊,2014(07).