IT資產(chǎn)的全生命周期管理

IT資產(chǎn)全生命周期管理的研究背景

如何將現(xiàn)有資源最優(yōu)化分配，已成為IT部門最關注的問題之一，也直接影響IT部門甚至公司的運營成本。隨著管理信息化的快速發(fā)展，各種信息設備數(shù)量迅速增加，在管理IT資產(chǎn)的過程中，我們發(fā)現(xiàn)原有的管理方式耗費較多的人力、物力。同時，在查詢設備數(shù)據(jù)和年終盤點時要花費較多的時間和精力，獲取信息的速度比較慢，效率比較低，難于實現(xiàn)有效管理。針對上述情況及問題，決定利用IT資產(chǎn)全生命周期管理的思想分析解決。

IT資產(chǎn)全生命周期管理的內(nèi)容

資源資產(chǎn)管理

通過基于IT資源運維管理的信息資產(chǎn)全周期系統(tǒng)方案建設，主要實現(xiàn)以下功能：建立IT資源資產(chǎn)全周期信息庫；追蹤設備庫存情況，在購買新設備時，能更好地做出適當?shù)臎Q定，幫助企業(yè)減少浪費；在做IT設備購買的決定時，可以查看庫存、維修、借調(diào)等設備狀態(tài)，幫助管理員做出更適當?shù)腎T決定；財務方面對固定資產(chǎn)方面有一定的要求，IT資產(chǎn)管理可以幫助追蹤和實時跟蹤這些設備的狀態(tài)，比如報廢的設備等。

1.IT資產(chǎn)分類

根據(jù)現(xiàn)有資產(chǎn)的特性如終端設備、服務器、網(wǎng)絡設備及外部設備等，將IT資產(chǎn)分成若干大類，在某大類中，依據(jù)用途或其他屬性，將每大類中IT資產(chǎn)依次相區(qū)別，使實物與IT資產(chǎn)編號一一對應。

2.IT資產(chǎn)自動發(fā)現(xiàn)

公司的IT資產(chǎn)已達數(shù)千臺，如果通過手工跟蹤與記錄，那無疑對IT部門是重大工作包袱。IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)需提供IT資產(chǎn)自動發(fā)現(xiàn)。用戶可以實時發(fā)現(xiàn)在某一個網(wǎng)段的IT資產(chǎn)（一個或者多個IT資產(chǎn)）或者選擇定時代理，在某一天的某一時間段，通過Agents發(fā)現(xiàn)IT資產(chǎn)和相關軟件信息。

圖1 IT資產(chǎn)生命周期圖

3.IT資產(chǎn)管理

IT資產(chǎn)管理跟蹤整個IT資產(chǎn)生命周期的狀態(tài)（如圖1），給管理人員一個清楚的IT資產(chǎn)全局，幫助IT管理人員提高了做出IT決策的質(zhì)量，大大減少了企業(yè)IT采購不必要的浪費。

采購:通過ERP系統(tǒng)，物管中心采購IT設備。

入庫：設備到貨，需要做相對應檢查，通過自動化手法在系統(tǒng)中注冊設備。

領用：用戶申請IT設備，需在系統(tǒng)中登記，填寫申請單并經(jīng)由系統(tǒng)報IT管理部門主任審批，審批經(jīng)由系統(tǒng)流轉(zhuǎn)至IT資產(chǎn)管理員，管理員負責辦理主任審批后的相關事宜，若申請通過審批，用戶需在規(guī)定的時間內(nèi)領取，否則系統(tǒng)默認本次申請自動作廢。系統(tǒng)記錄設備使用情況，包括哪一位員工領用了設備等信息。

維修：支持維修設備申請流程以及追蹤設備維修返回時間。

借調(diào)：支持借調(diào)設備申請流程以及追蹤設備借調(diào)返回時間。

折舊：支持企業(yè)的財務制度，通過年限的設定，統(tǒng)計個別折舊年限的設備。

報廢：允許管理員通過流程，報廢已經(jīng)損壞不堪的電腦或者年限太老的機器。

4.IT資產(chǎn)搜索

通過IT資產(chǎn)搜索功能，讓用戶很快地定位要找的IT資產(chǎn)信息。

5.IT資產(chǎn)流程管理

IT資產(chǎn)生命周期中各業(yè)務的辦理需經(jīng)過下列流程，申請->審查->審批->辦理->歸檔五個步驟，即用戶在系統(tǒng)中填寫申請單，經(jīng)由系統(tǒng)流轉(zhuǎn)至專責，專責接到但據(jù)后對單據(jù)進行審查，并將審查意見報主任審批，主任審批結(jié)果再流轉(zhuǎn)至專責辦理，專責完成辦理后，將辦理結(jié)果反饋給用戶歸檔。整個流程環(huán)節(jié)需要有時效控制，對超時的流程可使用短信提示業(yè)務。

6.IT資產(chǎn)視圖（統(tǒng)計）

通過IT資產(chǎn)視圖（統(tǒng)計），用戶可以從不同角度來查詢IT資產(chǎn)的情況。IT資產(chǎn)視圖為硬件設備視圖和軟件視圖，用戶可以根據(jù)所設的條件分別查詢企業(yè)硬件設備和軟件狀況。

7.IT資產(chǎn)報表管理

管理一個很重要的環(huán)節(jié)就是報表，好的報表管理讓管理層能對現(xiàn)有IT資產(chǎn)情況有深入的了解，從而做出更準確地決策。系統(tǒng)需提供了豐富的報表，充分讓IT資產(chǎn)管理者及上級決策部門能從不同角度來了解企業(yè)IT資產(chǎn)的情況。

查詢統(tǒng)計管理

1.設備資源查詢統(tǒng)計

查詢設備情況：可以查看設備基本信息及設備的年運行情況、季度運行情況及月運行情況。在設備購買、使用及報廢情況，能夠與同期購買、使用及報廢設備做相關分析統(tǒng)計，以便實時掌握資源使用情況及具體流向。

2.位置資源查詢統(tǒng)計

與資源管理中的位置資源對應，查詢位置資源信息。

3.軟件資源查詢統(tǒng)計

與資源管理中的軟件資源對應，查詢軟件資源信息。

4.設備信息匯總查詢統(tǒng)計

統(tǒng)計各部門的各類別的設備信息，通過設備的統(tǒng)計數(shù)字關聯(lián)到此部門、此類型的設備列表，單擊列表中每記錄的“選擇”可查看此設備的詳細信息及其年運行情況、缺陷處理情況、IP變更情況。

保證流程正常運行的專業(yè)管理的績效考核與控制

在專業(yè)管理方面，制定了一系列規(guī)章制度和管理標準。定義各關鍵流程的運行管理質(zhì)量，明確運行維護質(zhì)量的各項要求和目標數(shù)據(jù)，從而為管理質(zhì)量的評價、監(jiān)控和報告提供一個標準和依據(jù)，提供績效評價的科學化的基礎數(shù)據(jù)。

IT資產(chǎn)全生命周期管理的評估與改進

實施效果

實施IT資產(chǎn)全生命周期管理系統(tǒng)可以輕松的實現(xiàn)數(shù)據(jù)錄入、查詢、報廢、生成實時盤點報表。通過系統(tǒng)的實施，達到了如下效果：

IT資產(chǎn)的相關信息具有可追溯性。通過系統(tǒng)開發(fā)，建立了數(shù)據(jù)庫，保存了企業(yè)原始的資產(chǎn)信息數(shù)據(jù)，為以后的數(shù)據(jù)分析、處理提供了依據(jù)。所有新購、轉(zhuǎn)用、報廢資產(chǎn)的相關信息全部儲存在該數(shù)據(jù)庫中，可以隨時查詢，使IT資產(chǎn)的相關信息具有可追溯性。同時，系統(tǒng)讓管理人員能及時了解資產(chǎn)各項狀態(tài)，從而加強總體控制。保證了凈化資產(chǎn)、減少新購、正常辦公等業(yè)務的需要。

全方位的查詢功能充分滿足了管理的需要。隨著企業(yè)管理的深化、細化，各級管理部門從不同角度對數(shù)據(jù)信息的提供也提出了更高的要求。考慮到這一需求，系統(tǒng)從資金、實物及綜合管理等不同角度分別設置了詳細的查詢功能，涵蓋資產(chǎn)的類別、使用狀況、凈值及折舊水平，全方位的查詢功能最大限度滿足了能夠及時了解企業(yè)資產(chǎn)狀況的需求。

極大地提高了工作效率。系統(tǒng)實施改變了傳統(tǒng)的紙記錄資產(chǎn)信息，無法實時跟蹤信息資產(chǎn)的變更的弊端。實現(xiàn)將現(xiàn)有資源最優(yōu)化分配、保證當前設備的有效使用，降低運營成本。

優(yōu)化了管理方式及管理業(yè)務流程。

改進方法

1.重視硬件、軟件和數(shù)據(jù)的資產(chǎn)評估

通過IT資產(chǎn)評估，深入理解部門、單位或者企業(yè)的核心業(yè)務。由于軟件和信息資源的個性化程度非常高，除了要將硬件系統(tǒng)進行專業(yè)化評估之外，還要對軟件系統(tǒng)、信息資源進行評估。

2.盡量細化管理策略

合理的IT資產(chǎn)管理策略和流程更加重要。確定IT資產(chǎn)管理策略。包括IT資產(chǎn)管理的范圍大小和具體細節(jié)。

3.加強IT資產(chǎn)安全

硬件、軟件以及信息，是重要的資產(chǎn)。系統(tǒng)和系統(tǒng)的可用性、保密性、完整性和有效性對于保持競爭能力十分關鍵。

各種組織和它們的信息系統(tǒng)及網(wǎng)絡日益面臨著來自四面八方的安全威脅。這些威脅的來源有計算機詐騙、間諜活動、蓄意破壞、火災和水災等等。能夠損壞信息的因素比如計算機病毒、計算機黑客和拒絕服務，已經(jīng)越來越常見、越來越富于挑戰(zhàn)性并且愈加復雜。

很多信息系統(tǒng)的設計并不安全。通過技術手段可以得到的安全是很有限的，還應當有適當?shù)墓芾砗统绦虻膸椭?。為確認采用何種控制措施，需要進行認真規(guī)劃而且要關注細節(jié)問題。信息安全管理至少要求組織中所有人員參與其中。