秘書長(zhǎng)的必備條件及要求

◎湯涓

秘書長(zhǎng)的必備條件及要求

◎湯涓

根據(jù)本次研修班的主題，通過(guò)廣泛收集相關(guān)專業(yè)材料，結(jié)合在總會(huì)擔(dān)任秘書長(zhǎng)的工作實(shí)踐，經(jīng)過(guò)認(rèn)真梳理，現(xiàn)就秘書長(zhǎng)的必備條件及要求談一些心得體會(huì)，意在拋磚引玉，與同行共勉。

秘書長(zhǎng)的基本職責(zé)和角色定位

秘書長(zhǎng)是社會(huì)組織非常關(guān)鍵的職位。根據(jù)民政部社會(huì)團(tuán)體章程示范文本和有關(guān)社會(huì)組織管理制度規(guī)定，秘書長(zhǎng)在理事會(huì)、會(huì)長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)下工作，并對(duì)其負(fù)責(zé)。概括起來(lái)，秘書長(zhǎng)在日常工中要擔(dān)負(fù)起四個(gè)主要職責(zé)，扮演好四個(gè)重要角色。

四個(gè)主要職責(zé)

1.主持辦事機(jī)構(gòu)開展日常工作，組織實(shí)施年度工作計(jì)劃。

2.組織實(shí)施社會(huì)組織主辦或承辦的重大活動(dòng)。

3.收集、整理、分析與本組織有關(guān)的重要信息、動(dòng)態(tài)向會(huì)長(zhǎng)報(bào)告工作情況，為理事會(huì)決策提供參考建議。

4.組織協(xié)調(diào)各分支機(jī)構(gòu)，代表機(jī)構(gòu)，實(shí)體機(jī)構(gòu)開展工作；提名相關(guān)機(jī)構(gòu)主要負(fù)責(zé)人，提交理事會(huì)審定。

四個(gè)重要角色

1.日常工作的管理者

秘書長(zhǎng)最重要的角色是主持秘書處日常工作。秘書處是社會(huì)組織開展工作的堅(jiān)強(qiáng)堡壘，是執(zhí)行理事會(huì)決定，落實(shí)辦會(huì)宗旨的具體保證，秘書處的建設(shè)水平和工作能力，直接影響社會(huì)組織整體發(fā)展?fàn)顩r。作為日常工作的管理者，秘書長(zhǎng)要切實(shí)抓好秘書處的自身建設(shè)，通過(guò)思想建設(shè)、作風(fēng)建設(shè)、制度建設(shè)、組織建設(shè)和能力建設(shè)，建立一支思想覺悟高、業(yè)務(wù)素質(zhì)好、工作能力強(qiáng)的工作人員隊(duì)伍，以保障各項(xiàng)工作順利開展。要組織開展各項(xiàng)活動(dòng)，確保年度工作計(jì)劃順利完成，切實(shí)發(fā)揮好“大管家”的作用。

2.戰(zhàn)略規(guī)劃的建議者

秘書長(zhǎng)在工作中，既要認(rèn)真組織落實(shí)年度工作計(jì)劃，更要通過(guò)收集、整理、分析與本社團(tuán)有關(guān)的重要信息和會(huì)員的意見和建議，對(duì)本會(huì)中長(zhǎng)期工作提出切實(shí)可行的工作方案設(shè)想和發(fā)展規(guī)劃建議，切實(shí)發(fā)揮好“參謀助手”的作用。

3.決策、任務(wù)的執(zhí)行者

秘書長(zhǎng)要負(fù)責(zé)牽頭執(zhí)行理事會(huì)作出的決策，負(fù)責(zé)將各項(xiàng)工作部署進(jìn)行細(xì)化并組織落實(shí)。秘書長(zhǎng)對(duì)決策的執(zhí)行要向理事會(huì)、會(huì)長(zhǎng)負(fù)責(zé)，并接受領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)和全體會(huì)員的監(jiān)督和檢查，要真正發(fā)揮好“首席執(zhí)行官”的作用。

4.各種關(guān)系的協(xié)調(diào)者

社會(huì)組織是民間組織，沒有行政權(quán)力，做好工作要依靠政府部門、會(huì)員單位、社會(huì)各界的大力支持，秘書長(zhǎng)擔(dān)當(dāng)協(xié)調(diào)各種關(guān)系的職責(zé)，是社會(huì)組織的外交官。

秘書長(zhǎng)的思想素質(zhì)要求

為了履行秘書長(zhǎng)應(yīng)盡的主要職責(zé)，切實(shí)完成好“大管家”、“參謀助手”、“首席執(zhí)行官”、“外交官”的角色，秘書長(zhǎng)在思想素質(zhì)方面要具備下面五種精神。

學(xué)習(xí)精神

當(dāng)今時(shí)代是信息高度密集，新技術(shù)層出不窮的時(shí)代，知識(shí)更新快，經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展快，社會(huì)組織面臨的新機(jī)遇新挑戰(zhàn)多。秘書長(zhǎng)要有終身學(xué)習(xí)的意識(shí)，通過(guò)各種方式向會(huì)長(zhǎng)、會(huì)員學(xué)習(xí)，向?qū)＜覍W(xué)習(xí)，加強(qiáng)理論研究，通過(guò)開闊視野，拓寬思維，不斷打開工作的新局面。

敬業(yè)精神

要熱愛秘書長(zhǎng)這一光榮的職業(yè)，把職業(yè)當(dāng)作事業(yè)對(duì)待，淡泊名利，守好本分，全心投入，把工作職責(zé)范圍內(nèi)每項(xiàng)工作，每個(gè)細(xì)節(jié)都做好，愛崗敬業(yè)，爭(zhēng)創(chuàng)一流。

奉獻(xiàn)精神

無(wú)論處理秘書處日常工作，還是與機(jī)構(gòu)分支、會(huì)員單位合作，秘書長(zhǎng)都必須要勇挑重?fù)?dān)，積極付出，樂(lè)于奉獻(xiàn)，營(yíng)造以付出勞動(dòng)為光榮的氛圍，帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)快樂(lè)完成各項(xiàng)任務(wù)。

吃苦精神

在工作中將面臨各種矛盾和問(wèn)題，面對(duì)許多的風(fēng)險(xiǎn)和挑戰(zhàn)，秘書長(zhǎng)在思想上要不怕苦不怕難，行動(dòng)上要咬定目標(biāo)，苦干實(shí)干，想法設(shè)法，攻堅(jiān)克難，經(jīng)受考驗(yàn)，增長(zhǎng)才干。

自律精神

秘書長(zhǎng)是秘書處工作人員的表率，是對(duì)外開展工作的形象大使。秘書長(zhǎng)要樹立正確的世界觀，人生觀，價(jià)值觀，無(wú)論有無(wú)監(jiān)督，都能自我控制和自我監(jiān)督，依法依規(guī)，遵章辦事，不斷陶冶情操，努力提高內(nèi)在和外在形象，成為一名道德品質(zhì)高尚，自律能力強(qiáng)的秘書長(zhǎng)。

秘書長(zhǎng)的能力素質(zhì)要求

具體表現(xiàn)為具備六種能力：

一、團(tuán)隊(duì)管理能力

秘書長(zhǎng)應(yīng)具備一定的組織領(lǐng)導(dǎo)水平，運(yùn)用豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，充分發(fā)揮團(tuán)隊(duì)各部門、各工作人員的優(yōu)勢(shì)，在合理時(shí)間內(nèi)組織團(tuán)隊(duì)完成既定目標(biāo)，并在工作中不斷培訓(xùn)、交流，不斷提高團(tuán)隊(duì)的戰(zhàn)斗力。

二、執(zhí)行能力

秘書長(zhǎng)要根據(jù)理事會(huì)、會(huì)長(zhǎng)的工作部署，根據(jù)完成時(shí)間的要求，把每一項(xiàng)工作進(jìn)行細(xì)化管理，制定詳細(xì)的執(zhí)行方案，把每項(xiàng)任務(wù)落實(shí)到部門，落實(shí)到具體經(jīng)辦人員，并認(rèn)真根據(jù)執(zhí)行方案，嚴(yán)格檢查、指導(dǎo)、督促，確保每項(xiàng)任務(wù)按時(shí)、按質(zhì)完成。

三、組織協(xié)調(diào)能力

秘書長(zhǎng)要具備全局觀念，民主作風(fēng)；協(xié)調(diào)處理好秘書處不同部門之間、不同分支機(jī)構(gòu)、代表機(jī)構(gòu)、實(shí)體機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系，要堅(jiān)持公平公正，遵章辦事，以和為貴的原則，及時(shí)解決存在問(wèn)題，充分發(fā)揮各方優(yōu)勢(shì)，形成合力，促進(jìn)和諧發(fā)展。

四、創(chuàng)新能力

秘書長(zhǎng)作為“首席執(zhí)行官”，在服務(wù)會(huì)員、執(zhí)行計(jì)劃、完成任務(wù)的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)碰到新問(wèn)題，接觸新事物，發(fā)現(xiàn)新機(jī)遇，迎接新挑戰(zhàn)。因此要有創(chuàng)新思想，從實(shí)際出發(fā)，客觀分析新情況，及時(shí)提出新思路，果斷解決新問(wèn)題，不斷總結(jié)新經(jīng)驗(yàn)，創(chuàng)造性地開展工作。

五、業(yè)務(wù)能力

秘書長(zhǎng)要熟悉社會(huì)組織運(yùn)作，要熟悉行業(yè)業(yè)務(wù)，要熟悉會(huì)員需求，業(yè)務(wù)上要具備下面四種基本能力：

1.服務(wù)能力

“服務(wù)國(guó)家，服務(wù)社會(huì)，服務(wù)群眾，服務(wù)行業(yè)”是社會(huì)組織的辦會(huì)宗旨，秘書長(zhǎng)必須要有強(qiáng)烈的服務(wù)意識(shí)和建立完整服務(wù)體系，帶領(lǐng)秘書處在日常的每項(xiàng)工作中為會(huì)員、為政府、為各方合作伙伴提供良好服務(wù)。

2.經(jīng)營(yíng)能力

社會(huì)組織是非政府撥款單位，該組織的辦公場(chǎng)地，人力資源，活動(dòng)開展都需要經(jīng)費(fèi)。秘書長(zhǎng)需要有很強(qiáng)的經(jīng)營(yíng)意識(shí)和經(jīng)營(yíng)能力。每年要根據(jù)本社會(huì)組織的費(fèi)用支出實(shí)際，制定年度經(jīng)濟(jì)目標(biāo)，并組織秘書處各部門按照計(jì)劃開展活動(dòng)。通過(guò)會(huì)費(fèi)收入，政府購(gòu)買服務(wù)，業(yè)務(wù)活動(dòng)等確保實(shí)現(xiàn)年度目標(biāo)。

3.策劃、宣傳能力

秘書長(zhǎng)要有品牌意識(shí)，根據(jù)會(huì)員的要求，所在行業(yè)、地區(qū)的特點(diǎn)，積極策劃本組織的品牌項(xiàng)目，并通過(guò)報(bào)紙、公開刊物、互聯(lián)網(wǎng)等媒體廣泛宣傳，打造成全省、全國(guó)，甚至是國(guó)際品牌。

4.寫作、表達(dá)能力

提交社會(huì)組織的發(fā)展規(guī)劃，編制年度工作計(jì)劃，提出活動(dòng)方案是秘書長(zhǎng)的主要工作，所以秘書長(zhǎng)要有較強(qiáng)的寫作能力。組織座談會(huì)、培訓(xùn)會(huì)、代表社會(huì)組織出席會(huì)議等也是秘書長(zhǎng)的日常工作，所以秘書長(zhǎng)需要具備較好的表達(dá)溝通能力，增強(qiáng)本社團(tuán)的凝聚力和影響力。

六、社交能力

由于秘書長(zhǎng)的工作聯(lián)系面較廣，涉及面較寬，又有較強(qiáng)的綜合性、機(jī)動(dòng)性和應(yīng)急性，因此秘書長(zhǎng)要處理好下面幾個(gè)關(guān)系：

1.內(nèi)部關(guān)系

關(guān)鍵要處理好與會(huì)長(zhǎng)和同事的關(guān)系。

（1）與會(huì)長(zhǎng)的關(guān)系。會(huì)長(zhǎng)主持日常工作，秘書長(zhǎng)接受會(huì)長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)，因此在處理與會(huì)長(zhǎng)的關(guān)系中要抓住三個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)：首先要積極努力工作，想方設(shè)法完成各項(xiàng)任務(wù)；其次，遇到困難或計(jì)劃有變時(shí)要及時(shí)請(qǐng)示、匯報(bào)，爭(zhēng)取指導(dǎo)，解決問(wèn)題；最后，遇到新機(jī)遇，接到新任務(wù)，要積極建言獻(xiàn)策，發(fā)揮參謀助手作用。

（2）與同事的關(guān)系。秘書處的同事是與秘書長(zhǎng)朝夕相處共同工作的合作伙伴，秘書長(zhǎng)工作上要以身作則，按規(guī)章制度平等對(duì)待每一位同事，按照目標(biāo)任務(wù)督促全面落實(shí)，心平氣和指出問(wèn)題，耐心細(xì)致地幫助改正錯(cuò)誤。在生活上，要關(guān)心同事的身心健康，同事遇到思想問(wèn)題要及時(shí)分析，幫助解決；遇到家庭、個(gè)人等問(wèn)題要主動(dòng)關(guān)心，調(diào)動(dòng)資源，協(xié)助解決困難。

2.會(huì)員關(guān)系

為會(huì)員服務(wù)是各社會(huì)組織的辦會(huì)宗旨，不言而喻，秘書長(zhǎng)與會(huì)員是服務(wù)與被服務(wù)的關(guān)系。因此在思想上要牢固樹立全心全意為會(huì)員服務(wù)的意識(shí)，行動(dòng)上要有“三心”。一是熱心，對(duì)會(huì)員提出的要求，只要能辦的要積極熱情地協(xié)助辦理，不能解決的要說(shuō)明原因，并提出解決建議，務(wù)必做到熱情周到，有求必應(yīng)；二是要虛心，有許多會(huì)員在自身建設(shè)，品牌打造，活動(dòng)宣傳等方面積累了豐富經(jīng)驗(yàn)，要虛心向會(huì)員取經(jīng)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，攜手合作，共同發(fā)展；三要耐心，有時(shí)也會(huì)遇到一些情緒比較激動(dòng)，語(yǔ)言比較偏激的會(huì)員，對(duì)此要耐心聆聽，換位思考，想法設(shè)法穩(wěn)定對(duì)方情緒，積極溝通，化解矛盾，解決問(wèn)題。

3.政府部門關(guān)系

處理好與政府部門的關(guān)系，要抓好三個(gè)關(guān)鍵，一要自覺接受業(yè)務(wù)主管部門的領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)，重要會(huì)務(wù)、重要工作、重大活動(dòng)要請(qǐng)示報(bào)告；二要積極協(xié)助、配合業(yè)務(wù)主管單位、指導(dǎo)單位完成各項(xiàng)任務(wù)；三要多匯報(bào)，多溝通，及時(shí)反映行業(yè)、會(huì)員的現(xiàn)狀、訴求，及時(shí)通報(bào)信息，專業(yè)提出政策建議。

4.社會(huì)各界關(guān)系

社會(huì)各界泛指與社會(huì)組織有關(guān)聯(lián)的不同單位和團(tuán)體，如新聞界、學(xué)術(shù)界、商界等。真誠(chéng)溝通，合作共贏是處理好與社會(huì)各界關(guān)系的總原則。

新聞界是與社會(huì)組織聯(lián)系最廣泛、最密切的，社會(huì)組織如果要在公眾中獲得良好的聲譽(yù)和影響，一定要獲得新聞媒介的積極支持。秘書長(zhǎng)要處理好與新聞媒介的關(guān)系，需把握好三個(gè)要點(diǎn)：

（1）要經(jīng)常積極主動(dòng)與新聞媒介取得聯(lián)系，及時(shí)提供好素材、好稿件。

（2）要尊重他們的獨(dú)立性、特殊性和重要性，充分了解不同新聞媒介的特點(diǎn)，發(fā)揮不同媒介的優(yōu)勢(shì)，廣泛深入宣傳社會(huì)組織。

（3）要正確對(duì)待新聞媒介的批評(píng)和誤解。對(duì)于負(fù)面報(bào)道，如果內(nèi)容屬實(shí)，應(yīng)該立即承認(rèn)錯(cuò)誤，著手整改，并通過(guò)新聞媒介把正確的態(tài)度和行為傳播出去，重新樹立形象；如果報(bào)道失實(shí)，要心平氣和地指出失實(shí)之處，并邀請(qǐng)媒體調(diào)查核實(shí)后給以更正。

（作者系廣東省社會(huì)組織總會(huì)常務(wù)副會(huì)長(zhǎng)兼秘書長(zhǎng)/本文根據(jù)作者在廣東省社會(huì)組織負(fù)責(zé)人研修班發(fā)言材料整理而成）