高校教學(xué)檔案收集與歸檔工作的若干問題與建議

鄭莉

摘要：檔案的收集和歸檔是教學(xué)檔案管理工作的重要部分，也是基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)，現(xiàn)今高校中教學(xué)檔案的收集和歸檔工作不系統(tǒng)、不規(guī)范，直接影響了高校教學(xué)檔案的質(zhì)量，本文分析了高校教學(xué)檔案收集與歸檔工作中存在的若干問題，提出了加強(qiáng)高校教學(xué)檔案收集與歸檔工作的一些建議。

關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案；收集歸檔；問題；建議

高校教學(xué)檔案是指高等學(xué)校在教學(xué)管理、教學(xué)實踐和教學(xué)研究等活動中直接形成的有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄。教學(xué)檔案是高校檔案的重要組成部分，直接反映了高校的教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平，尤其隨著近年來畢業(yè)生就業(yè)方式發(fā)展多樣化，畢業(yè)生和就業(yè)單位借閱、利用教學(xué)檔案的數(shù)量逐年增加，因此做好教學(xué)檔案的收集與歸檔工作，保證教學(xué)檔案的完整性、準(zhǔn)確性具有重要的意義，本文針對教學(xué)檔案收集與歸檔工作中存在的若干問題提出一些具體措施和建議。

一、教學(xué)檔案收集與歸檔工作中存在的問題

教學(xué)檔案的歸檔范圍包括教學(xué)類文件材料和外事類文件材料，前者是在高校招生、課堂教學(xué)等活動中形成的，主要產(chǎn)生于教務(wù)處、學(xué)生處、研究生院、各二級學(xué)院等教學(xué)管理部門；后者是在國際交流活動中形成的，例如教職工出國考察、學(xué)習(xí)進(jìn)修的申請材料，國際留學(xué)生、港澳臺學(xué)生的入學(xué)材料等，主要產(chǎn)生于人事部門與二級學(xué)院。按規(guī)定高校教學(xué)檔案的歸檔時間為次學(xué)年6月底前，但是教學(xué)檔案數(shù)量龐大，種類繁多，涉及的歸檔部門眾多，想要按時歸檔困難重重，具體表現(xiàn)為以下四個方面：

（一）原始材料收集、保管不到位

高校教學(xué)檔案的歸檔時間一般規(guī)定在次學(xué)年的3月到6月底，采取定期集中收集的方式，教學(xué)檔案從產(chǎn)生到提交到檔案館通常間隔幾周到幾個月不等。在高校中，某些領(lǐng)導(dǎo)和部門對檔案工作的認(rèn)識存在局限性，認(rèn)為檔案的收集就是到了時間交一交手頭上的材料，平時不注意收集文件，有價值的原始文件和廢紙混放，上級部門下發(fā)的文件遞交到領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)負(fù)責(zé)人處理后就不知所蹤，到了歸檔時間又要在辦公室一大堆材料里面翻翻找找。另外由于歸檔部門對檔案的保管意識較弱，文件材料隨意放置，沒有安排專門的保管人員和存放地方，一旦遇到臺風(fēng)、暴雨等極端惡劣天氣或辦公室年久失修等情況很容易導(dǎo)致文件毀損。最為重要的是例如上級發(fā)文、外部單位來文、畢業(yè)生的答辯材料等文件材料一旦丟失或毀損是很難補(bǔ)齊的，即便能夠補(bǔ)齊也要耗費大量的人力物力。

（二）歸檔部門內(nèi)部教學(xué)檔案轉(zhuǎn)接不規(guī)范

如教務(wù)處、學(xué)生處等職能部門專門配備有兼職檔案員，部門分配檔案管理任務(wù)作為日常工作之一，在遇到兼職檔案員變動時也能夠做好教學(xué)檔案的移交工作。然而二級學(xué)院內(nèi)部事務(wù)繁多，學(xué)院的工作人員往往身兼數(shù)職，教學(xué)檔案的管理沒有明確的分工，兼職檔案員更換頻繁，這就可能會出現(xiàn)教學(xué)檔案的收集是一個人，保管是另一個人，而最終將檔案歸檔到檔案館的又是不同的人。同時教學(xué)檔案的轉(zhuǎn)接也沒有相應(yīng)的程序規(guī)定，只要把文件材料一轉(zhuǎn)手就算完成檔案移交了，接收人也不會核查，這樣的情況下如果教學(xué)檔案出現(xiàn)遺漏、毀損等情況很難第一時間發(fā)現(xiàn)，往往都是檔案館接收檔案后在做整理、鑒定時才能發(fā)現(xiàn)，這時候想要補(bǔ)救已經(jīng)晚了，也不能確定是在哪個階段出現(xiàn)問題，學(xué)院難以確定責(zé)任人，最終只能不了了之。

（三）歸檔工作效率低下

檔案的收集工作主要是由歸檔部門的兼職檔案員在部門內(nèi)完成，然后在歸檔時間內(nèi)將收集的教學(xué)檔案歸檔至檔案館，但是由于目前高校兼職檔案員制度不完善，導(dǎo)致檔案館與歸檔部門對接十分困難，主要存在以下兩種情況：一種情況是歸檔部門未配備兼職檔案員，到了歸檔時間才臨時抓一個工作人員來收集材料，這類情況在二級學(xué)院中尤為常見，教學(xué)秘書、輔導(dǎo)員甚至任課老師都可能成為臨時的兼職檔案員，且更換頻繁毫無規(guī)律，更有甚者檔案館的歸檔通知無人理會只能由檔案館到學(xué)院追討材料；另一種情況是歸檔部門配備有多個兼職檔案員，各自獨立工作，分別與檔案館對接，這類情況主要存在于教務(wù)處、學(xué)生處、研究生部等高校職能部門。職能部門往往分工較細(xì)，一個部門需歸檔的幾類文件材料分別由幾個工作人員保管，到了歸檔時間分別提交至檔案館。最直接的結(jié)果就是部門歸檔情況混亂，一個部門部分材料已歸檔，另一部分材料尚未歸檔，檔案館收集一個部門的檔案需分別與多個兼職檔案員核對，工作量增加幾倍，并且記錄混亂容易出現(xiàn)錯漏。

（四）缺乏監(jiān)督和追責(zé)制度

高校中各部門歸檔工作的完成情況往往大不相同，有些部門能夠每年按時完成歸檔工作并且保證文件整齊、分類清晰，有些部門平時不注意收集和保管原始的文件材料導(dǎo)致需歸檔的教學(xué)檔案缺失，更有個別部門超過歸檔時間不歸檔教學(xué)檔案，有些甚至幾年不做歸檔工作，即便檔案館專職檔案員到部門催促也是敷衍了事。歸根結(jié)底是因為缺乏對歸檔部門的監(jiān)督和追責(zé)制度，目前高校大多僅對教學(xué)檔案的歸檔時間、范圍和要求做了明文規(guī)定，卻忽略了違反歸檔規(guī)定的救濟(jì)措施和懲罰制度，即使出現(xiàn)檔案沒有及時歸檔，歸檔的文件材料有遺漏、的情況，也不會追究任何人員的責(zé)任，部門的兼職檔案員難免產(chǎn)生懈怠情緒。

二、加強(qiáng)教學(xué)檔案收集與歸檔工作的建議

（一）完善兼職檔案員制度

兼職檔案員是教學(xué)檔案收集與歸檔工作的主體，要做好教學(xué)檔案的收集與歸檔工作首先要建立一支穩(wěn)定的兼職檔案員隊伍，各歸檔部門需配備至少一個以上的兼職檔案員分管各類歸檔材料的收集和保管，同時確定其中一個兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門所有教學(xué)檔案的歸檔，與檔案館對接歸檔事宜；其次，制定兼職檔案員的崗位工作職責(zé)，保證文件材料的及時收集和妥善保管；再次，兼職檔案員變動須做好教學(xué)檔案移交工作并做好書面記錄，接收方有核查接收的教學(xué)檔案的義務(wù)；最后，定期組織兼職檔案員開展檔案知識宣傳和培訓(xùn)，例如每年歸檔工作開始前開展專業(yè)培訓(xùn)，在國際檔案日開展檔案知識宣傳等。

（二）加強(qiáng)檔案館與歸檔部門的溝通協(xié)作

從教學(xué)檔案的形成、收集、整理到向檔案館歸檔是一個不間斷的過程，如果其中一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題必然會影響到教學(xué)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，想要做好教學(xué)檔案的收集歸檔工作，檔案館與歸檔部門必須建立一個有效的溝通機(jī)制，保持緊密聯(lián)系。近年來由于高校不斷擴(kuò)招、教學(xué)管理信息化等原因?qū)е陆虒W(xué)檔案的種類和數(shù)量大量增加，教學(xué)檔案的歸檔范圍不能死板的完全按照高校制定的歸檔工作條例，有價值的新增文件都需要收集，兼職檔案員在收集檔案的過程中發(fā)現(xiàn)有新的文件種類無法判定是否需歸檔的應(yīng)聯(lián)系檔案館確定。兼職檔案員做好教學(xué)檔案的收集工作之后，應(yīng)在檔案館專職檔案員的指導(dǎo)下對檔案做簡單的分類整理，一旦發(fā)現(xiàn)收集的教學(xué)檔案缺損或者在保管中出現(xiàn)任何問題，兼職檔案員應(yīng)及時與檔案館聯(lián)系解決。在歸檔時間內(nèi)，兼職檔案員應(yīng)向檔案館歸檔本部門的全部教學(xué)檔案，并附有檔案清單，若有部分檔案因工作等原因無法及時歸檔的應(yīng)當(dāng)在清單下備注。

（三）制定監(jiān)督追責(zé)制度，保證教學(xué)檔案按時歸檔

每年專職檔案員應(yīng)做好部門歸檔工作記錄，在歸檔時間截止前兩周通知未歸檔部門，在歸檔時間截止后仍未歸檔的部門每月向其發(fā)一次通知，三次通知后無正當(dāng)理由仍不歸檔教學(xué)檔案的，專職檔案員應(yīng)將未歸檔記錄連同與歸檔部門的溝通過程做成書面文件上交檔案館領(lǐng)導(dǎo)，由檔案館領(lǐng)導(dǎo)直接與部門領(lǐng)導(dǎo)溝通。同時學(xué)校應(yīng)將檔案管理工作作為年度部門工作考核的一項內(nèi)容，教學(xué)檔案因故缺失、毀損或未按時歸檔作為部門考核的一個扣分項。

三、結(jié)語

想要加強(qiáng)高校教學(xué)檔案收集與歸檔工作，保證高校教學(xué)檔案的完整性和系統(tǒng)性必須從思想上、制度上解決問題，一方面加大宣傳，提高相關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，保證檔案收集與歸檔工作的順利進(jìn)行，另一方面完善制度，注重制度的落實與監(jiān)督，提高工作效率。

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（作者單位：上海海事大學(xué)）