對(duì)新形勢(shì)下加強(qiáng)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的思考

黎海容

摘要：對(duì)于事業(yè)單位來說，會(huì)計(jì)檔案非常重要，直接影響著事業(yè)單位的進(jìn)步和發(fā)展，但在新形勢(shì)下，會(huì)計(jì)檔案管理面臨多種問題，使事業(yè)單位發(fā)展受到阻礙，所以事業(yè)單位應(yīng)針對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理中的薄弱環(huán)節(jié)，強(qiáng)化管理力度，使會(huì)計(jì)檔案對(duì)事業(yè)單位發(fā)展的基礎(chǔ)作用充分體現(xiàn)出來，促進(jìn)事業(yè)單位的進(jìn)步和發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；會(huì)計(jì)檔案管理；問題；措施

會(huì)計(jì)檔案管理是事業(yè)單位重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容之一，同時(shí)也需要事業(yè)單位必須要做好的一項(xiàng)工作。在新形勢(shì)下，事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理形式得到一定發(fā)展和變化，同時(shí)也產(chǎn)生了一系列問題，要想更好地發(fā)展會(huì)計(jì)檔案管理，則需要從其中問題著手，將會(huì)計(jì)檔案管理工作落實(shí)到位，為事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理穩(wěn)定發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

一、新形勢(shì)下事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題

（一）會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)淡薄

由于事業(yè)單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案的認(rèn)識(shí)程度不足，加上事業(yè)單位負(fù)責(zé)財(cái)會(huì)工作的人員數(shù)量缺乏，且工作繁雜，使得部分工作人員并未認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案的重要性，因思想認(rèn)識(shí)上的淡薄，使得其在實(shí)際工作中存在應(yīng)付現(xiàn)象。一些工作人員認(rèn)為事業(yè)單位會(huì)計(jì)工作內(nèi)容簡(jiǎn)單，建立或不建立會(huì)計(jì)檔案不會(huì)有嚴(yán)重影響，也有部分人員認(rèn)為事業(yè)單位會(huì)計(jì)工作中包含帳薄、憑證以及報(bào)表核算類信息，而這些信息資料可以代替會(huì)計(jì)檔案，這也使得事業(yè)單位基建、工作規(guī)劃、合同協(xié)議以及預(yù)決算等資料并未及時(shí)歸檔，甚至個(gè)別工作人員將其占為已有，在人事調(diào)動(dòng)時(shí)將其帶走，這也使得會(huì)計(jì)資料出現(xiàn)不齊全問題。

（二）對(duì)電子數(shù)據(jù)檔案管理的重視程度不足

現(xiàn)階段，在一些事業(yè)單位的會(huì)計(jì)工作中，手工記賬工作模式已經(jīng)逐漸被淘汰，并向會(huì)計(jì)電算化方向轉(zhuǎn)變，從而從根本上變革了會(huì)計(jì)核算模式。電算化工作模式下的會(huì)計(jì)檔案管理主要是對(duì)計(jì)算機(jī)硬盤中數(shù)據(jù)信息、書面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)信息以及其他介質(zhì)下保存的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)信息的管理。對(duì)于此，事業(yè)單位應(yīng)做好防潮、防塵、防火、防磁等管理，尤其是重要檔案，應(yīng)作備份處理。而實(shí)際上，部分事業(yè)單位并未對(duì)會(huì)計(jì)檔案儲(chǔ)存工作予以重視，僅將書面形式檔案進(jìn)行保存，但對(duì)電子形式及其他介質(zhì)下檔案的管理予以忽視，或僅保存于計(jì)算機(jī)中，一旦計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障，則難以恢復(fù)數(shù)據(jù)信息，嚴(yán)重影響著會(huì)計(jì)檔案的完整性和實(shí)效性，使得數(shù)據(jù)流失，使事業(yè)單位發(fā)展受到一定阻礙。

（三）會(huì)計(jì)檔案管理職權(quán)不明確

盡管國(guó)家財(cái)政部門聯(lián)合檔案局發(fā)布了會(huì)計(jì)檔案管理相關(guān)的管理辦法，但實(shí)際落實(shí)中，事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作仍缺乏規(guī)范性，且很少真正落實(shí)專項(xiàng)檢查和培訓(xùn)工作。在每年的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)過程中，檔案管理部門很少將管理工作納入培訓(xùn)范圍，使得會(huì)計(jì)檔案并未形成真正的管理政策。在財(cái)務(wù)部門定期開展的會(huì)計(jì)檔案繼續(xù)教育活動(dòng)中，盡管對(duì)會(huì)計(jì)人員進(jìn)行培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提升了會(huì)計(jì)人員從事會(huì)計(jì)工作的能力，但其中所涉及到的會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容則側(cè)重于理論講解，并未涉及到會(huì)計(jì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化操作和規(guī)范化管理內(nèi)容，使得會(huì)計(jì)檔案整體質(zhì)量無法得到提升，并且封面內(nèi)容、裝訂、排列分類均相對(duì)混亂、不清晰、不明確，使得會(huì)計(jì)檔案管理工作無法按照規(guī)范要求進(jìn)行，影響了會(huì)計(jì)檔案管理的效率和質(zhì)量。

（四）會(huì)計(jì)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊

由于人員編制的限制，部分事業(yè)單位將一些關(guān)系戶或無法勝任其他工作的工作人員安排在檔案管理崗位，使得會(huì)計(jì)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，無法與工作需求相適應(yīng)，特別是在電算化操作上，部分會(huì)計(jì)檔案管理人員專業(yè)知識(shí)掌握程度不足，無法按照規(guī)定保存系統(tǒng)外資料，無法正確檢查和備份電子文檔，容易出現(xiàn)人為失誤而導(dǎo)致數(shù)據(jù)破壞和丟失問題，使會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)工作受到影響。

二、新形勢(shì)下加強(qiáng)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的措施

（一）提高思想認(rèn)識(shí)

思想作為行動(dòng)的先導(dǎo)，只有思想認(rèn)識(shí)提高，才能作出相應(yīng)的行動(dòng)。事業(yè)單位要想做好會(huì)計(jì)檔案管理工作，則需要對(duì)以往管理觀念進(jìn)行變革，將過時(shí)的、陳舊的思想剔除，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理正確認(rèn)識(shí)，這不僅是對(duì)黨和國(guó)家負(fù)責(zé)，也是對(duì)本單位負(fù)責(zé)，針對(duì)會(huì)計(jì)檔案需要依照法律和規(guī)定進(jìn)行處理。同時(shí)，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作予以支持，并予以積極、正向的引導(dǎo)，為會(huì)計(jì)檔案管理工作提供良好的環(huán)境和氛圍，保證會(huì)計(jì)檔案管理工作的順利開展，并為其發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

（二）建立會(huì)計(jì)檔案電算化管理模式

會(huì)計(jì)檔案電算化管理模式的建立主要包括以下幾個(gè)方面：第一，保管制度建立。針對(duì)電算化保管方式，事業(yè)單位應(yīng)對(duì)保管條件及相關(guān)人員責(zé)任進(jìn)行明確，并按照要求執(zhí)行。一般情況下，會(huì)計(jì)檔案若要想采取電算化保管，則應(yīng)建立雙套并行管理機(jī)制，即紙質(zhì)形式檔案與電子形式檔案并存，這樣才能有效落實(shí)工作職責(zé)，使紙質(zhì)檔案有效性得到保障。第二，檢查與復(fù)制制度建立。因電算化保管方式下的會(huì)計(jì)檔案具有光磁介質(zhì)特性，因此要求管理人員對(duì)其進(jìn)行定期復(fù)制和檢查，防止其銷毀或損壞，通常情況下，每間隔1-2年需要進(jìn)行1次大清理，若發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)檔案有損壞現(xiàn)象，則需要及時(shí)修補(bǔ)，同時(shí)每年復(fù)制1次光磁介質(zhì)檔案，避免數(shù)據(jù)丟失。第三，使用權(quán)限及借閱制度建立。為確保會(huì)計(jì)檔案電算化保存嚴(yán)密，用于保管會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)信息的光磁介質(zhì)等不允許向無權(quán)限個(gè)人或單位發(fā)送文件，同時(shí)也不允許工作人員私自拷貝，另外還應(yīng)實(shí)行嚴(yán)格的借閱制度，對(duì)于借閱數(shù)據(jù)信息的個(gè)人和單位均需要經(jīng)過管理層批準(zhǔn)，并詳細(xì)登記好訪問查詢的具體內(nèi)容，避免會(huì)計(jì)檔案泄露。

（三）建立完善的會(huì)計(jì)檔案管理制度

對(duì)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理制度進(jìn)行完善，可以使人事檔案管理建設(shè)水平提高。檔案管理作為一項(xiàng)相對(duì)復(fù)雜的工作，只有對(duì)其管理制度進(jìn)行完善，才能使檔案管理水平得到提升，進(jìn)而提升管理效率。對(duì)于此，會(huì)計(jì)檔案管理層級(jí)人員應(yīng)以本單位實(shí)際情況為依據(jù)，并與社會(huì)現(xiàn)狀相結(jié)合，進(jìn)一步完善檔案管理制度，對(duì)檔案收集、檔案轉(zhuǎn)進(jìn)、檔案歸類、檔案轉(zhuǎn)出等一系列工作進(jìn)行嚴(yán)格要求，并借助現(xiàn)代科技手段輔助會(huì)計(jì)檔案管理工作，使會(huì)計(jì)檔案管理向現(xiàn)代化方向發(fā)展，提升會(huì)計(jì)檔案的應(yīng)用效率。

（四）提高工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

要想提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，則需要強(qiáng)化學(xué)習(xí)，使會(huì)計(jì)檔案管理向信息化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，實(shí)現(xiàn)資源共享，所以會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)、積極參與技術(shù)與業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)活動(dòng)，使自身的思想認(rèn)識(shí)得到提升，并強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案管理能力，尤其是對(duì)計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的學(xué)習(xí)和實(shí)踐應(yīng)用，將理論知識(shí)與實(shí)踐操作結(jié)合起來。事業(yè)單位應(yīng)培養(yǎng)復(fù)合型、高素質(zhì)人才，以更加專業(yè)的態(tài)度和能力來管理會(huì)計(jì)檔案資料。同時(shí)，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格要求，不僅要做到廉潔、自律，還應(yīng)具備良好的管理素質(zhì)，為科學(xué)化、高效化地會(huì)計(jì)檔案管理工作貢獻(xiàn)力量。

三、結(jié)語(yǔ)

對(duì)于事業(yè)單位來說，會(huì)計(jì)檔案管理非常重要，不僅影響著本單位的進(jìn)步和發(fā)展，同時(shí)也會(huì)對(duì)國(guó)家經(jīng)濟(jì)效益產(chǎn)生一定影響，因此需要提高領(lǐng)導(dǎo)人員的思想認(rèn)識(shí)、建立會(huì)計(jì)檔案電算化管理模式、完善會(huì)計(jì)檔案管理制度、提高工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，這樣才能為會(huì)計(jì)檔案管理工作的順利開展提供良好條件，將會(huì)計(jì)檔案的作用和價(jià)值體現(xiàn)出來。

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（作者單位：佛山市高明區(qū)楊和鎮(zhèn)財(cái)政結(jié)算中心）