基于VBA技術(shù)對Word文檔的公文格式審核

張槐權(quán)

摘要：通過Word宏錄制功能，分析VBA語言對Word文檔的屬性操作，運(yùn)用編程思路設(shè)計實現(xiàn)Word公文格式的自動審核。

關(guān)鍵詞：VBA技術(shù)；Word文檔；格式審核

中圖分類號：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044（2017）25-0209-02

微軟的Office集成辦公軟件具有利用VBA技術(shù)擴(kuò)展軟件功能、提高效率的特點。Word應(yīng)用本身具有強(qiáng)大的文檔格式處理功能，結(jié)合VBA技術(shù)運(yùn)用編程理念，使得格式審核處理能力如虎添翼。

1 Word文檔的VBA技術(shù)

VBA全稱是Visual Basic for Application，其語法結(jié)構(gòu)和語言特點與visual baisc相似，主要功能是擴(kuò)展Office的功能，但是VBA沒有獨立的開發(fā)環(huán)境，也可以說Office是VBA的一個宿主。通過“開發(fā)工具”選項卡中的“visual basic”或直接快捷鍵“ALT+F11”即可進(jìn)入VBA的編輯環(huán)境。VBA的編輯環(huán)境與VB的編輯環(huán)境很相似，這為Word文檔的用戶操作行為提供了更人性化的設(shè)計條件。

2 Word文檔的運(yùn)行模式

打開Word應(yīng)用的時候，它首先會打開其公用的normal模板文件（2003版中是normal.dot，2007版中是normal.dotm），但是這個normal模板文件是不可見的。如果Word應(yīng)用打開時沒有選定打開具體文檔對象或沒有創(chuàng)建一個空白文檔，Word應(yīng)用會根據(jù)normal模板文件的格式創(chuàng)建一個新的文檔對象。可以說normal模板文件是Word文檔對象背后的通用功能集合體，在normal模板文檔中設(shè)計好VBA的功能就可以應(yīng)用到具體的Word文檔實例中。

3 Word文檔的公文格式審核設(shè)計

公文格式一般情況下都是具有固定格式屬性的，這些屬性包括頁面屬性、段落屬性、表格對象屬性等，因此設(shè)計公文格式審核方案首先得熟悉公文格式要求。如下表為某通知的公文格式要求為例。

3.1 流程設(shè)計

VBA編程環(huán)境具有窗體設(shè)計功能，可以實現(xiàn)較豐富和直觀的用戶交互界面。在該系統(tǒng)的窗體界面中設(shè)計了“頁面設(shè)置、標(biāo)題、接收對象、正文、表格、圖形”六個按鈕對象，用來實現(xiàn)對文檔格式手動修改，同時設(shè)計“自動審核”按鈕實現(xiàn)自動判斷修改。

3.2 錄制、分析VBA宏代碼

對公文格式的審核處理其實就是對Word文檔的頁碼、段落、表格、圖形等具體對象的格式屬性的審核處理。通過宏錄制功能可以快速地將Word的對象操作行為記錄下來。這些宏其實就是一系列的VBA代碼，在Visual Basic中相當(dāng)于一個過程。錄制的宏其實就是對具體Word的對象屬性的操作，因此，認(rèn)識Word對象和屬性可以通過錄制的宏進(jìn)行分析獲取。

3.3 系統(tǒng)實現(xiàn)

首先根據(jù)系統(tǒng)設(shè)計步驟錄制各對象處理的宏，分析宏代碼，去除多余的代碼。錄制宏時使用的宏名稱應(yīng)盡量貼近宏的功能描述。為了將Word宏的功能應(yīng)用于所有文檔，在錄制這些宏時應(yīng)將宏保存在“所有文檔（Normal.dotm）”中，程序的界面開發(fā)也要在該“Normal.dotm”文檔下進(jìn)行。

公文格式審核系統(tǒng)設(shè)置完成后，通過Word自身的功能設(shè)置可以將該審核功能部署到快速工具欄中。在工具欄單擊右鍵選擇“自定義快速訪問工具欄-》自定義-》宏-》Normal.NewMacros.打開審核窗體”，單擊添加、確定即可。

4 結(jié)束語

該公文審核系統(tǒng)的功能只是宏語言的簡單利用，要想發(fā)揮Office的深層次功能，提高審核系統(tǒng)的功能，必須進(jìn)行更復(fù)雜的語言設(shè)計。系統(tǒng)運(yùn)行證明，利用VBA技術(shù)能夠大量縮短一些重復(fù)性的操作時間，提高工作效率和工作質(zhì)量。endprint