高校圖書館館藏清點(diǎn)工作方案研究
——以四川水利職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館館藏清點(diǎn)工作為例

王圣戎 何宗亮 鄧 麗 張 妤

高校圖書館館藏清點(diǎn)工作方案研究
——以四川水利職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館館藏清點(diǎn)工作為例

王圣戎 何宗亮 鄧 麗 張 妤

在圖書館館藏管理工作中，圖書館館藏清點(diǎn)工作是重中之重。借助于館藏清點(diǎn)工作，能夠?qū)D書館的館藏情況準(zhǔn)確掌握，并能使館藏資料丟失、錯(cuò)架等問題得到有效解決。全面的館藏清點(diǎn)工作會(huì)將大量的時(shí)間和人力消耗掉，對(duì)讀者的正常使用不可避免的帶來影響。本文采用實(shí)證研究與理論研究相結(jié)合的方法，遵循“提出問題——分析問題——解決問題”的研究思路，以四川水利職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館館藏清點(diǎn)工作為例，通過分析高職院校圖書館藏書清點(diǎn)工作的特點(diǎn)，總結(jié)高職院校圖書館藏書清點(diǎn)工作的現(xiàn)狀、存在的主要問題及原因，并借鑒相關(guān)圖書館館藏清點(diǎn)的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)出適合我院圖書館在圖書清點(diǎn)工作特色的模式。

圖書館館藏清點(diǎn) 原則 問題 方案

新形勢(shì)下，高等學(xué)校圖書館擔(dān)負(fù)著重要的使命，既更好的服務(wù)科學(xué)研究和人才培養(yǎng)。而隨著迅猛發(fā)展的信息技術(shù)，伴隨著e時(shí)代的到來，受自身特點(diǎn)的制約，紙質(zhì)圖書受到來自電子信息的強(qiáng)烈沖擊。但作為傳承文化和存儲(chǔ)信息的不可或缺的途徑，紙質(zhì)圖書依然是獲取知識(shí)的重要來源。由于圖書館藏具有龐大的數(shù)量，同時(shí)圖書流通又具有較高的密度和流通量，因此，對(duì)于高校圖書館具有頻繁替換更新的，一項(xiàng)非常重要的工作，就是圖書清點(diǎn)工作。這樣不單單能夠?yàn)轫樌_展圖書館的流通服務(wù)工作提供保障，還能進(jìn)行更好的文化傳承，加強(qiáng)圖書館的資源建設(shè)。本文以四川水利職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，對(duì)其圖書館館藏清點(diǎn)工作方案進(jìn)行了探討。

一、圖書清點(diǎn)的必要性

四川水利職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館經(jīng)過近年來不斷的擴(kuò)大館舍，開始大量增加了館藏資源，改變了編目方式，更新了自動(dòng)化系統(tǒng)，并改變了服務(wù)模式，目前已經(jīng)初步從一個(gè)簡陋的圖書室逐步向一個(gè)綜合性的現(xiàn)代化圖書館演變。由于受到諸多因素的影響，在其發(fā)展過程中，還未能系統(tǒng)化和全方位的盤查和清點(diǎn)圖書，由此逐漸增加了圖書管理系統(tǒng)中存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)不符合實(shí)際圖書情問題。同時(shí)，圖書管理人員的技能和水平未能與圖書編目學(xué)的發(fā)展變化相適應(yīng)，無法滿足現(xiàn)代化圖書管理的需求，由此制約了圖書流通服務(wù)和資產(chǎn)管理。針對(duì)四川水利職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館文獻(xiàn)資源清點(diǎn)工作展開，具有以下幾方面意義：

第一，通過對(duì)高校圖書館館藏清點(diǎn)工作現(xiàn)狀的研究，掌握各高校館藏清點(diǎn)工作的有益經(jīng)驗(yàn)，供后期工作借鑒；

第二，通過館藏清點(diǎn)工作，修補(bǔ)館藏?cái)?shù)據(jù)的漏誤，完善館藏信息，優(yōu)化藏書結(jié)構(gòu)，提高館藏質(zhì)量；

第三，提出適用于我館的館藏清點(diǎn)工作方案和工作策略，為館藏清點(diǎn)工作以及相關(guān)的圖書調(diào)撥、館藏排架、典藏注銷提供數(shù)據(jù)支持；

第四，解決目前圖書檢索結(jié)果和圖書在架信息不匹配的問題以及館藏清點(diǎn)工作中存在的其它問題。

二、圖書清點(diǎn)的目標(biāo)和原則

（一）圖書清點(diǎn)的重要目標(biāo)

借助于對(duì)館藏的圖書清點(diǎn)工作，能對(duì)館藏文獻(xiàn)的系統(tǒng)性和完整性提供保障，對(duì)于圖書標(biāo)識(shí)和系統(tǒng)數(shù)據(jù)不對(duì)應(yīng)的混亂問題予以糾正。同時(shí)，通過實(shí)施圖書盤點(diǎn)工作，可對(duì)館藏?cái)?shù)據(jù)進(jìn)行更好的維護(hù)，使架上圖書吻合館藏?cái)?shù)據(jù)和館藏地點(diǎn)。杜絕發(fā)生各種“有賬無書”“有書無賬”以及竄架、竄庫的問題，對(duì)于圖書的妥善管理和正常流通提供保障。

（二）圖書清點(diǎn)的實(shí)施原則

首先，作為一所現(xiàn)代化高校圖書館，其職責(zé)是更好的服務(wù)學(xué)校的訓(xùn)練、科研和教學(xué)。因此書庫應(yīng)始終處于開放狀態(tài)，不能因?yàn)榍妩c(diǎn)工作，而對(duì)正常開展流通服務(wù)工作帶來阻礙。如果由于清點(diǎn)工作而閉館，會(huì)對(duì)讀者的服務(wù)工作產(chǎn)生影響，負(fù)面效應(yīng)極大。基于此，在清點(diǎn)過程中，需要照常進(jìn)行圖書館的編碼、閱覽和流通工作。其次，應(yīng)保證清點(diǎn)過程的準(zhǔn)確性。在清點(diǎn)的過程中，應(yīng)注重各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，一一揪出各種錯(cuò)賬問題，規(guī)避出現(xiàn)數(shù)據(jù)的流失、損壞和遺漏的問題，通過分門別類，使編目人員能夠準(zhǔn)確判斷數(shù)據(jù)的修改和館藏情況。

三、選擇圖書清點(diǎn)方式

目前圖書館主要有以下三類圖書清點(diǎn)方式。

（一）采用便攜式數(shù)據(jù)采集器

很多圖書館圖書條形碼都是利用便攜式數(shù)據(jù)采集器采集，在對(duì)比自動(dòng)化系統(tǒng)內(nèi)圖書數(shù)目數(shù)據(jù)，以防止圖書丟失的問題出現(xiàn)。具有簡單的操作、不受空間限制，便于攜帶和使用設(shè)備，是這種方法的優(yōu)勢(shì)。同時(shí)，還能對(duì)圖書的價(jià)格、種類數(shù)及冊(cè)數(shù)快速獲取。而在清點(diǎn)過程中，不能同時(shí)完成對(duì)錯(cuò)誤數(shù)據(jù)的秀愛，是其主要的缺點(diǎn)。

（二）利用自動(dòng)化系統(tǒng)的清點(diǎn)模塊

一些圖書館的圖書清點(diǎn)工作，是對(duì)自動(dòng)化管理系統(tǒng)中所帶有的館藏清點(diǎn)模塊充分利用。將核對(duì)書目信息和圖書清點(diǎn)工作同時(shí)完成，是該種方法的優(yōu)勢(shì)。將系統(tǒng)中沒有編目的圖書、館藏地與圖書實(shí)際地點(diǎn)不符的圖書找出，在清點(diǎn)工作完成的同時(shí)，維護(hù)系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)。但具有較長的耗時(shí)時(shí)間、較慢的速度、需要多臺(tái)計(jì)算機(jī)設(shè)備支撐，以及耗費(fèi)大量的人力，是其主要的缺點(diǎn)。

（三）利用RFID技術(shù)

隨著在現(xiàn)代圖書館中廣泛的使用的RFID技術(shù)，在館藏清點(diǎn)中具有重要的應(yīng)用價(jià)值。能夠節(jié)省人力，具有較高的采集條形碼效率和極快的識(shí)別速度，是這種清點(diǎn)方法的主要優(yōu)勢(shì)。而具有不穩(wěn)定的信號(hào)、容易損壞標(biāo)簽，并且對(duì)設(shè)備具有較高的要求，是其主要的缺點(diǎn)。通過與四川水利職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館的實(shí)際情況相結(jié)合，經(jīng)過廣泛的研討和調(diào)研，其清點(diǎn)方式的選擇，是有機(jī)的結(jié)合便攜式數(shù)據(jù)采集器和自動(dòng)化系統(tǒng)模塊。

四、圖書清點(diǎn)流程的實(shí)施

首先，成立圖書清點(diǎn)工作組，結(jié)合圖書清點(diǎn)方案，將圖書清點(diǎn)工作組分為兩個(gè)小組，一組采集數(shù)據(jù)，為實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)清點(diǎn)的目標(biāo)，通過數(shù)據(jù)采集器，對(duì)館藏圖書的價(jià)格、種類數(shù)等信息進(jìn)行獲??；一組為模塊清點(diǎn)組：主要是核對(duì)書目信息，清單工作是利用自動(dòng)化系統(tǒng)模塊，將系統(tǒng)內(nèi)書目信息、館藏地與實(shí)際不符的圖書找出，全面和系統(tǒng)的維護(hù)系統(tǒng)中沒有編目的圖書。

（一）數(shù)據(jù)采集

數(shù)據(jù)采集組的工作重點(diǎn)是資產(chǎn)清查，利用數(shù)據(jù)采集器掃核查館藏圖書的固定資產(chǎn)屬性，其操作要求:

一是在機(jī)器和人員配備上，主要是對(duì)于4臺(tái)數(shù)據(jù)采集器進(jìn)行配備，指派專業(yè)負(fù)責(zé)對(duì)數(shù)據(jù)的采集工作。重要是負(fù)責(zé)整理和傳輸數(shù)據(jù)，通過實(shí)時(shí)跟進(jìn)，對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行更改。

二是操作方法。工作人員將系統(tǒng)數(shù)據(jù)向采集器中分次和分段導(dǎo)入，在采集數(shù)據(jù)的過程中，需要蓋章標(biāo)記那些印有ISBN號(hào)的二維條形碼。同時(shí)，將那些無法采集數(shù)據(jù)的書籍信息，包括價(jià)格錯(cuò)誤的、無數(shù)據(jù)的和無ISBN號(hào)的信息，作為數(shù)據(jù)采集的補(bǔ)充，分別在各類數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的表格中填寫。在每一部分圖書清點(diǎn)工作完成后，從采集器中導(dǎo)出數(shù)據(jù)，并由技術(shù)人員統(tǒng)計(jì)和轉(zhuǎn)換格式，在由編目人員相應(yīng)的修改數(shù)據(jù)。

三是工期預(yù)測(cè)。測(cè)試工期是在正式開始清點(diǎn)工作前的一項(xiàng)必備的工作。實(shí)際模擬工作可采用小的樣本量進(jìn)行。首先，應(yīng)將每天每人的額定工作量計(jì)算出，然后在結(jié)合人員配備情況和圖書總量，將預(yù)計(jì)消耗的理論工期進(jìn)行估算。

（二）模塊清點(diǎn)

模塊清點(diǎn)是在啟動(dòng)數(shù)據(jù)采集工作之后馬上跟進(jìn)的一項(xiàng)工作。二者需要交叉配合、同時(shí)進(jìn)行。模塊清點(diǎn)是在系統(tǒng)中掃入圖書上的自設(shè)條形碼，在通過系統(tǒng)中的圖書清點(diǎn)模塊，對(duì)實(shí)際圖書與圖書數(shù)據(jù)是否具有一致性進(jìn)行對(duì)比，為了實(shí)現(xiàn)維護(hù)數(shù)據(jù)的目標(biāo)，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行有針對(duì)性的修改。

一是在機(jī)器配合和人員配備上。為提供暢通的網(wǎng)絡(luò)，對(duì)三臺(tái)專用電腦進(jìn)行配備。采編部和流通部是主要的參與部門，指定專人負(fù)責(zé)掃條形碼、搬運(yùn)和圖書下架工作。同時(shí)配備編目人員對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行更改，以及數(shù)據(jù)的跟進(jìn)工作。

二是操作方法。將清單工作依據(jù)圖書分類，劃分為若干塊，將每塊的清點(diǎn)安排好。通過采集結(jié)果的跟進(jìn)，負(fù)責(zé)采集數(shù)據(jù)的人員應(yīng)及時(shí)下架那些出現(xiàn)問題的圖書，而利用系統(tǒng)模塊，模塊清點(diǎn)的工作人員還在在系統(tǒng)內(nèi)掃入圖書條碼，并對(duì)比系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息和條碼的一致性。及時(shí)分揀一些錯(cuò)誤數(shù)據(jù)的圖書，在進(jìn)行修改和完善。在及時(shí)上架那些經(jīng)過核對(duì)，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤的圖書。通過蓋章標(biāo)識(shí)，區(qū)分哪些比對(duì)無誤的圖書和修改后的圖書。

三是工期預(yù)測(cè)。工期預(yù)測(cè)和數(shù)據(jù)采集有著基本一致的測(cè)試和計(jì)算方法。而具有復(fù)雜的模塊清點(diǎn)工作，是其主要出區(qū)別。同時(shí)因?yàn)樵谟邢薜臅r(shí)間內(nèi)，不能大量實(shí)驗(yàn)測(cè)試模塊清點(diǎn)工作，所以不容易準(zhǔn)確預(yù)測(cè)清點(diǎn)周期。但可以預(yù)測(cè)的是，這項(xiàng)工程體系龐大，時(shí)間跨度較長，需要耗費(fèi)大量的人力和物力。

五、圖書清點(diǎn)需要注意的關(guān)鍵問題

（一）清單動(dòng)態(tài)清點(diǎn)法具有顯著的優(yōu)勢(shì)

清單動(dòng)態(tài)清點(diǎn)法不受設(shè)備數(shù)量和工作空間的限制，具有較強(qiáng)的操作性和實(shí)用性。能同時(shí)進(jìn)行，將大量的成本和時(shí)間節(jié)省下來。學(xué)院可利用寒暑假期間招收大量勤工儉學(xué)的學(xué)生，開展圖書館的清點(diǎn)工作，由多人共同完成圖書的核對(duì)工作，由此可大大的縮短清查周期。相比于其它清點(diǎn)法，利用清單動(dòng)態(tài)清點(diǎn)方式對(duì)書目信息進(jìn)行核對(duì)，包括索書號(hào)、著者和圖書的題名，具有顯著的優(yōu)勢(shì)。在發(fā)現(xiàn)“有帳無書”，或“有書無帳”問題上，數(shù)據(jù)采集器批量清點(diǎn)和電腦掃描盡管存在著一定的優(yōu)勢(shì)，但在采集條碼的過程中，對(duì)于該書目是否有正確的數(shù)據(jù)，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)，也不能及時(shí)修改存在問題的圖書。而清單動(dòng)態(tài)清點(diǎn)法則可對(duì)書目信息進(jìn)行全面清點(diǎn)，對(duì)書目數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性提供保障。

（二）圖書清點(diǎn)工作的關(guān)健是分區(qū)域、分狀態(tài)處理圖書

在圖書清點(diǎn)工程中，將書庫依據(jù)若干個(gè)小區(qū)域點(diǎn)進(jìn)行劃分。并結(jié)合借閱狀態(tài)，將當(dāng)日需要清點(diǎn)范圍內(nèi)的圖書劃分為三種狀態(tài)，既當(dāng)日歸還圖書、已外借圖書和未出借圖書。分區(qū)域便于將工作周期縮短，由多組人員同時(shí)清理。分狀態(tài)是指通過有條不紊的開展圖書清點(diǎn)工作，能規(guī)避重復(fù)勞動(dòng)，使清點(diǎn)過程中圖書由于歸還和出借而不能清點(diǎn)的問題得到了解決。

（三）詳細(xì)的清點(diǎn)方案有利于順利開展清點(diǎn)工作

制定詳細(xì)的清點(diǎn)方案，做好充足的準(zhǔn)備工作，是清點(diǎn)工作的前提和關(guān)鍵，以此才能穩(wěn)妥順利的開展圖書清點(diǎn)工作，對(duì)清點(diǎn)工作的質(zhì)量提供保障。例如，在本次清點(diǎn)中，最初在對(duì)清單進(jìn)行打印時(shí)，由于沒有顯示“卷期”，因此在對(duì)圖書進(jìn)行排查時(shí)，常常會(huì)出現(xiàn)多索引書號(hào)的錯(cuò)誤判斷，由此浪費(fèi)了一定的人力。同時(shí)在排查圖書時(shí)，學(xué)生工應(yīng)統(tǒng)一問題情況的標(biāo)記，因?yàn)閳D書具有龐大的數(shù)量，所以如果標(biāo)識(shí)不統(tǒng)一，必然會(huì)影響到后面的工作。

六、結(jié)語

實(shí)踐證明，雖然有多種可供選擇的圖書清點(diǎn)方案，但經(jīng)過實(shí)踐論證后，立足于圖書館的實(shí)際情況，通過有機(jī)的結(jié)合數(shù)據(jù)采集器和模塊清點(diǎn)的方案，具有諸多優(yōu)勢(shì)。利于數(shù)據(jù)修改、能將工期縮短，將人力和成本節(jié)約下來，同時(shí)還能使采集的準(zhǔn)確性進(jìn)一步提升。但需要注意的是，各個(gè)館具有不盡相同的館藏情況和人員配備，所以在實(shí)際工作中，應(yīng)與各館的館情密切結(jié)合，靈活運(yùn)用各種館藏清理方法。

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