財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化背景下用友v10.1貨票同到采購業(yè)務(wù)教學(xué)常見問題分析

劉軼卿 宋建蓬 孟 坤

財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化背景下用友v10.1貨票同到采購業(yè)務(wù)教學(xué)常見問題分析

劉軼卿 宋建蓬 孟 坤

近年，由于會計(jì)信息化技能比賽的推動，用友v10.1系統(tǒng)和基于財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化背景的會計(jì)信息化課程的學(xué)習(xí)日益成為廣大院校會計(jì)類專業(yè)教學(xué)的重點(diǎn)。筆者重點(diǎn)針對貨票同到采購業(yè)務(wù)處理教學(xué)中的常見問題進(jìn)行分析并提出相應(yīng)教學(xué)策略。

用友v10.1 財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化 貨票同到 采購業(yè)務(wù)

一、采購業(yè)務(wù)流程是關(guān)鍵

教學(xué)過程中，教師可以利用當(dāng)前網(wǎng)購盛行的現(xiàn)狀，讓學(xué)生自行總結(jié)歸納出采購業(yè)務(wù)的流程并形成整體直觀認(rèn)識。之后，教師可分發(fā)紙質(zhì)單據(jù)，采用分組合作、角色扮演的形式，模擬采購、庫管、會計(jì)崗位手工業(yè)務(wù)處理流程，幫助學(xué)生理解并熟記于心，而不是機(jī)械記憶。之后教學(xué)過程中，還可以通過布置作業(yè)、隨堂檢查等方式穩(wěn)扎穩(wěn)打，磨刀不誤砍柴工，流程了然于心，后續(xù)操作處理就水到渠成。

二、前續(xù)單據(jù)不能被后續(xù)單據(jù)參照

必有訂單模式下，只有保存并審核、打開狀態(tài)下的前續(xù)單據(jù)才能被后續(xù)單據(jù)參照。前續(xù)單據(jù)不能被參照的原因可能有：前續(xù)單據(jù)保存成功后，單據(jù)未審核；誤把單據(jù)工具欄中的關(guān)閉按鈕理解為關(guān)閉當(dāng)前單據(jù)的窗口，而把單據(jù)處于關(guān)閉狀態(tài)；或者篩選需要參照的前續(xù)單據(jù)時，過濾條件設(shè)置不合理。

三、采購入庫單的生成方式

采購、庫存系統(tǒng)沒有集成使用時，采購入庫單必須在采購系統(tǒng)生成并審核，集成使用時，采購入庫單必須在庫存系統(tǒng)生成并審核，并自動傳遞到采購、存貨系統(tǒng)各一張，也就是通常所說的一式三聯(lián)。但采購、存貨系統(tǒng)只是查看，不能進(jìn)行編輯處理。必有訂單模式下在庫存系統(tǒng)生成采購入庫單時，只能直接點(diǎn)擊“生單”按鈕，不能點(diǎn)擊工具欄中的“增加”按鈕，否則，工具欄中的生單按鈕置灰，采購入庫單將不能參照生成。增加按鈕僅用于非訂單模式下，手工增加采購入庫單時使用。系統(tǒng)允許參照采購訂單和采購到貨單生成采購入庫單，生成時只能選擇其一，到貨單為可選單據(jù)，若生成了到貨單，就必須參照到貨單生成入庫單，若沒有生成到貨單，就必須參照訂單生成入庫單。

四、采購結(jié)算本質(zhì)及方式

采購結(jié)算是采購業(yè)務(wù)流程中和操作處理中的重、難點(diǎn)。所以必須讓學(xué)生理解為什么要結(jié)算？結(jié)算的票據(jù)是什么？何時結(jié)算？結(jié)算就是報(bào)銷。采購發(fā)票顯示價格、名稱、數(shù)量等信息，采購入庫單顯示購入庫的名稱，數(shù)量信息，且已經(jīng)收到，所以，匹配的采購入庫單和采購發(fā)票就是結(jié)算的票據(jù)。也只有在購銷雙方的收發(fā)貨、采購發(fā)票業(yè)務(wù)處理結(jié)束，才能進(jìn)行結(jié)算。 系統(tǒng)提供：自動結(jié)算、手工結(jié)算和采購發(fā)票窗口的“結(jié)算”按鈕三種結(jié)算方法。手工結(jié)算操作較復(fù)雜，除特殊業(yè)務(wù)外不建議使用。采購發(fā)票窗口的“結(jié)算”按鈕操作便捷，但只有在采購發(fā)票參照采購入庫單生成時才能使用，采購發(fā)票參照采購訂單時只能使用自動結(jié)算。這是因?yàn)?，結(jié)算的票據(jù)是采購入庫單和采購發(fā)票，參照采購入庫單生成采購發(fā)票時，二者就建立了匹配關(guān)系，而參照訂單生成采購發(fā)票時，和采購發(fā)票建立匹配關(guān)系的是訂單。所以，教學(xué)過程中，一般建議參照采購入庫單生成采購發(fā)票。結(jié)算成功后，采購系統(tǒng)的采購入庫單和采購發(fā)票均顯示“已結(jié)算”標(biāo)記，且生成結(jié)算單。若自動結(jié)算時，不能結(jié)算成功?？赡艿脑蚴牵鹤詴r間。既然是采購入庫單和采購發(fā)票結(jié)算，那執(zhí)行結(jié)算處理的注冊日期應(yīng)該大于等于采購入庫單和采購發(fā)票日期。

五、存貨系統(tǒng)不能正常單據(jù)記賬

貨票同到采購業(yè)務(wù)處理，存貨系統(tǒng)生成確認(rèn)采購成本的憑證時，必須首先對報(bào)銷的采購入庫單執(zhí)行正常單據(jù)記賬處理，實(shí)際上也是對原始單據(jù)的審核確認(rèn)。系統(tǒng)要求必須逐筆序時登記。也就是說，上一張采購入庫單的正常單據(jù)記賬注冊日期為17.3.10，下一張采購入庫單的正常單據(jù)記賬注冊日期必須大于等于17.3.10，否則不能記賬。

六、應(yīng)付、存貨系統(tǒng)的憑證科目不能自動帶出

系統(tǒng)中憑證的科目能否自動帶出，通常取決于對應(yīng)系統(tǒng)的初始化科目設(shè)置。應(yīng)付系統(tǒng)確認(rèn)應(yīng)付賬款的憑證取決于應(yīng)付系統(tǒng)的基本科目設(shè)置中的基本科目、稅金科目和采購科目。存貨系統(tǒng)確認(rèn)采購成本的憑證取決于存貨系統(tǒng)的存貨科目和對方科目。特殊情況下，存貨系統(tǒng)的憑證即使設(shè)定了對方科目，憑證仍然不能自動帶出的原因是對方科目通常按收發(fā)類別即入庫類別和出庫類別設(shè)定，若采購入庫單中沒有錄入入庫類別，系統(tǒng)生成憑證時，當(dāng)然也就無法顯示對應(yīng)的對方科目。所以，采購入庫單中的入庫類別必須輸入。系統(tǒng)中的采購入庫單的入庫類別欄目默認(rèn)為非必輸項(xiàng)，所以操作時容易被忽略。為避免這一錯誤，可以通過單據(jù)設(shè)置—單據(jù)格式設(shè)置，修改采購入庫單中的入庫類別為必輸項(xiàng)。

七、應(yīng)付、存貨系統(tǒng)憑證和總賬系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳遞關(guān)系

財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)一體化背景下，不同系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳遞關(guān)系也是學(xué)習(xí)的重、難點(diǎn)。教學(xué)過程中，教師可以告知學(xué)生：系統(tǒng)中憑證的修改、刪除遵循從哪里來到哪里去（哪個系統(tǒng)的憑證就到哪個系統(tǒng)修改、刪除）的通則，并通過布置任務(wù)的方式幫助學(xué)生強(qiáng)化理解。如：憑證中的“已生成”標(biāo)記意義何在？如何修改、刪除應(yīng)付、存貨系統(tǒng)的憑證？如何查詢審核、記賬后的應(yīng)付、存貨系統(tǒng)的憑證？完成這三個任務(wù)，學(xué)生就能理解：應(yīng)付、存貨系統(tǒng)的憑證必須傳遞到總賬系統(tǒng)進(jìn)行審核、記賬，修改、刪除處理必須要到應(yīng)付、存貨系統(tǒng)進(jìn)行，如果總賬系統(tǒng)選擇“同步刪除業(yè)務(wù)系統(tǒng)憑證”選項(xiàng)，總賬系統(tǒng)憑證同步徹底刪除。否則，總賬系統(tǒng)只是打上“作廢”標(biāo)記，還需整理憑證才能徹底刪除。

［1］胡生夕，姜明霞.ERP供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)［M］.大連:東北財(cái)經(jīng)大學(xué)出版社，2016.

石家莊信息工程職業(yè)學(xué)院）