淺析大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理

李 楊

淺析大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理

李 楊

本文主要是通過對大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理進行探析，尋找出提高檔案管理的有效措施，為檔案管理工作提供指導(dǎo)和借鑒。

大數(shù)據(jù)時代 檔案管理 策略

在當(dāng)今的大數(shù)據(jù)時代背景下，各行各業(yè)都面臨著龐大并復(fù)雜的挑戰(zhàn)，同時信息時代也給各個領(lǐng)域帶來了眾多的機遇。檔案管理工作同時也面臨著此種情況，檔案管理工作主要是保存社會的檔案并且為社會提供檔案，對社會上的原始數(shù)據(jù)進行收集、整理、保管、檢索等工作。在大數(shù)據(jù)時代之下，社會上每天產(chǎn)生的這些原始記錄的數(shù)量和種類與過去有很多的不同，工作任務(wù)日益的繁重艱巨，而且面對更多的大數(shù)據(jù)，檔案管理工作者不知如何面對，因此，對于檔案工作的管理有必要進行探討。

一、大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理存在的問題

（一）檔案管理工作人員綜合能力不高

大數(shù)據(jù)時代的到來，給檔案管理人員提出了更高的要求，然而現(xiàn)在大多數(shù)的檔案管理人員處于傳統(tǒng)的管理理念和工作模式之下，尚未完全具備處理大數(shù)據(jù)的能力，而且大數(shù)據(jù)時代的檔案管理工作和以前相比，更加的專業(yè)化、數(shù)字化，在管理工作中，要求檔案人員對計算機應(yīng)用掌握更加的熟練，對信息處理能力要求也更高。另外，社會各個領(lǐng)域不斷發(fā)展，企業(yè)規(guī)模不斷的擴大，人員更多，所以給檔案管理人員的工作也越來越繁重，能夠勝任此工作的人員少之又少。

（二）信息安全系數(shù)不高

大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理中包含了很多的信息，并且信息的集中程度、信息的重要程度也很高。雖然新技術(shù)帶來檔案管理工作的效率提升，但是信息的保密風(fēng)險更大。對于社會上的各個企業(yè)，人才的流動性比較高，企業(yè)對人才的才能比較看重，但是對于人才的綜合素質(zhì)并沒有很大的重視，讓他對檔案管理工作勝任就有一定的困難。并且網(wǎng)絡(luò)上黑客等危害網(wǎng)絡(luò)安全的事件很多，企業(yè)遭受黑客的襲擊，信息就會泄露，危害安全，數(shù)據(jù)也難以恢復(fù)。

二、大數(shù)據(jù)時代背景給檔案管理工作帶來的優(yōu)勢

大數(shù)據(jù)給檔案工作提供了眾多的便利，提高了檔案管理的效率，降低了管理工作的成本。大數(shù)據(jù)能夠很好的處理大量的數(shù)據(jù)，速度比較快，提高數(shù)據(jù)的處理能力，很好的處理管理檔案的工作。當(dāng)前社會上有很多的單位、很多的企業(yè)中的檔案數(shù)量和種類越來越多。原來傳統(tǒng)的檔案管理工作不能適應(yīng)現(xiàn)代社會管理工作的要求，采用紙質(zhì)材料保存檔案成本較高，又消耗時間，因此，運用大數(shù)據(jù)進行保存和處理檔案的工作，節(jié)省時間和材料成本。

大數(shù)據(jù)能夠有效的提高檔案保存的質(zhì)量，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案抗風(fēng)險能力比較差，如果保存檔案的地方出現(xiàn)火災(zāi)、水災(zāi)等一系列災(zāi)害，并且紙質(zhì)的檔案保存時間比較久之后，就容易出現(xiàn)紙質(zhì)的老化、模糊、紙質(zhì)變差等狀況。那么大數(shù)據(jù)時代就有效的解決了這個問題。

三、大數(shù)據(jù)時代背景下進行檔案管理工作的有效對策

（1）加強對人才的培養(yǎng)，對大數(shù)據(jù)進行檔案管理的必須是一些專業(yè)的人才，因此對人才的培養(yǎng)十分的重要。人才是一切工作的生命線，每一項工作都缺少不了人才。大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理工作更是需要人才。傳統(tǒng)的檔案管理人才在大數(shù)據(jù)方面專業(yè)知識和能力都比較欠缺，大數(shù)據(jù)下的檔案工作不同于以往的傳統(tǒng)檔案管理工作，它不但應(yīng)用了管理的設(shè)備和系統(tǒng)，還需要更多更好的運用這些系統(tǒng)，從而提高工作效率。因此，一定要對當(dāng)前的檔案管理團隊進行優(yōu)化培養(yǎng)，進行相關(guān)的技能培訓(xùn)，另外，引入新的具有高端管理技能的人才。

（2）完善相關(guān)的管理制度。雖然說大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理工作帶來了較大的發(fā)展空間，但是對于工作人員以及檔案管理工作的安全都有一定的困擾。管理制度在任何企業(yè)、單位都是必不可少的，十分重要。在檔案管理工作的過程中，企業(yè)內(nèi)部或者各單位的內(nèi)部建立相應(yīng)的監(jiān)督管理機制體系，加深工作人員對檔案信息的重要性的認知。加強對數(shù)據(jù)的保護，并且對提升員工責(zé)任心有一定的幫助和作用。

（3）提高檔案管理能力。雖然說大數(shù)據(jù)的檔案管理能夠使企業(yè)有更充分的信息，但是信息的安全性還存在一定的問題，很多企業(yè)到如今還沒有實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，對于數(shù)據(jù)、信息的可用性沒有充分的利用，因此，提高數(shù)據(jù)的可用性，可以在檔案管理安全系統(tǒng)中設(shè)置防火墻等一些列更高級的防護程序，對數(shù)據(jù)和信息起到有效的保護作用，促進管理工作的進一步完善。

（4）對檔案資源進行統(tǒng)一管理。我國的大數(shù)據(jù)技術(shù)有了突破性的進展，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷的發(fā)展，對于檔案信息的統(tǒng)一管理也有很高的要求，檔案資源的統(tǒng)一管理起著重要的作用。但是，即使能夠進行統(tǒng)一的管理，也依然起不到真正保障管理質(zhì)量的作用。同時要注意對檔案數(shù)據(jù)信息的備份，以免不慎的丟失和破壞。檔案數(shù)據(jù)的備份在一定程度上能夠促進檔案的統(tǒng)一管理，對于出現(xiàn)的數(shù)據(jù)丟失等問題也能有有效的避免和防止，電子備份已經(jīng)被應(yīng)用到各個領(lǐng)域中，對人們的生活起到很大的便利，所以，檔案管理采取這種方式，保證檔案數(shù)據(jù)的安全。

四、結(jié)語

綜上所述，大數(shù)據(jù)時代背景下，給檔案的管理工作帶來了諸多的難題和挑戰(zhàn)，在實際的操作中會存在許多問題等待解決，增加了檔案管理的難度。同時也帶來了更多的機遇。因此，檔案管理工作一定要抓住大數(shù)據(jù)這個機遇，嚴(yán)肅對待挑戰(zhàn)，不斷地對檔案管理工作進行完善，發(fā)揮更大的作用，會獲得巨大的突破，并且檔案數(shù)據(jù)中蘊含了大量的知識信息也會被開發(fā)利用。

［1］李小晨.大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理探討［J］.云南檔案，2013（06）:48～50.

［2］洪亮.大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理探討［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2016（05）:79.

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