事業(yè)單位檔案管理問(wèn)題及對(duì)策研究

見 青

事業(yè)單位檔案管理問(wèn)題及對(duì)策研究

見 青

當(dāng)今時(shí)代，隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展，事業(yè)單位的人才數(shù)量也在不斷上升，但是，檔案管理這個(gè)職位卻一直不為人們所重視，甚至很少有人愿意進(jìn)入這個(gè)部門，檔案管理在事業(yè)單位各個(gè)部門中顯得有些格格不入。為此，本文將探討當(dāng)前事業(yè)單位在檔案管理中存在的問(wèn)題，并針對(duì)這些問(wèn)題提出一些行之有效的辦法來(lái)解決問(wèn)題，以促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理能夠朝著科學(xué)化、制度化的方向發(fā)展。

事業(yè)單位 檔案管理 問(wèn)題及對(duì)策

事業(yè)單位在近些年的發(fā)展中，無(wú)論是體系制度還是人才任用都有不小的進(jìn)步，但唯有檔案管理工作在這些年的發(fā)展中仍舊止步不前。不少人認(rèn)為檔案管理工作十分簡(jiǎn)單，也沒(méi)有太大的用處，事業(yè)單位沒(méi)有必要投入太多的財(cái)力和精力進(jìn)行改革，他們忽視了檔案工作的重要作用，也沒(méi)以后認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的專業(yè)性與復(fù)雜性，導(dǎo)致近年來(lái)事業(yè)單位的檔案管理問(wèn)題層出不窮，這些問(wèn)題出現(xiàn)的原因都十分明顯，但卻一直沒(méi)有改進(jìn)，身為一名事業(yè)單位檔案管理工作人員，筆者查閱相關(guān)文獻(xiàn)資料和結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)著重對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題與對(duì)策進(jìn)行分析。

一、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題

（一）對(duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不足，思想上不夠重視

常言道：態(tài)度決定一切，正是因?yàn)閼B(tài)度不夠端正，才導(dǎo)致了事業(yè)單位檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的諸多問(wèn)題。近年來(lái)，上到單位領(lǐng)導(dǎo)下到具體檔案管理人員對(duì)檔案工作的重要性普遍認(rèn)識(shí)不足，對(duì)檔案管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)掌握甚少，少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)簡(jiǎn)單，很少?gòu)臋n案工作的規(guī)范化管理、信息化建設(shè)和人才專業(yè)化等方面去考慮問(wèn)題。檔案工作是事業(yè)單位在各項(xiàng)工作中形成的，具有保存研究?jī)r(jià)值的重要資料。每個(gè)人都會(huì)受到檔案工作的影響，從上學(xué)經(jīng)歷到工作經(jīng)歷都會(huì)被檔案記錄下來(lái)，是個(gè)人立足于社會(huì)的一個(gè)身份證明，這僅僅是檔案管理工作的一部分，檔案工作還是對(duì)事業(yè)單位以往工作的真實(shí)記錄和單位歷史發(fā)展情況的客觀反映，對(duì)單位的科學(xué)發(fā)展和領(lǐng)導(dǎo)決策具有重要的輔助作用，檔案還可以為相關(guān)部門和人員提供信息資料的查找等服務(wù)，有著其他文件所不能替代的獨(dú)特價(jià)值。

（二）檔案管理不夠規(guī)范，沒(méi)有形成科學(xué)合理的管理機(jī)制

在有些單位，尤其是較小的單位，對(duì)檔案工作中的人財(cái)物需求沒(méi)有提供足夠的保障，有的單位檔案保管條件較差，檔案室破舊，檔案室中所用的設(shè)施設(shè)備也十分陳舊，與國(guó)家的檔案法律法規(guī)提出的保管要求相差甚遠(yuǎn)，極有可能造成檔案的損毀和丟失。有的單位對(duì)檔案的歸檔整理要求不嚴(yán)，歸檔范圍和保管期限模糊不清，造成該歸檔的文件不歸檔，不該歸檔的卻保存起來(lái)，一些應(yīng)該永久保管的檔案卻制作成定期保管，這些在檔案整理中的錯(cuò)誤做法破壞了檔案的完整性和實(shí)用性，無(wú)法為個(gè)人和單位、社會(huì)發(fā)展提供輔助作用。

（三）檔案管理專業(yè)化水平不高，缺乏專門的檔案管理人員

檔案管理并非表面上看起來(lái)那么簡(jiǎn)單，這其中蘊(yùn)含著很多的專業(yè)知識(shí)，但在如今的事業(yè)單位中，有很多單位沒(méi)有專門負(fù)責(zé)檔案整理和管理的人員，而是由其它工作崗位的人員來(lái)兼職，有的單位雖然有專門的檔案管理人員和檔案機(jī)構(gòu)，但是不夠?qū)I(yè)化，比如在進(jìn)行事業(yè)單位招考的時(shí)候檔案管理員一欄的專業(yè)限制很多都是不限，甚至有的單位覺(jué)得檔案管理工作十分簡(jiǎn)單，專門派一些年齡較大的快要退休的人員從事檔案管理，這就導(dǎo)致了檔案管理人員素質(zhì)水平不高并且缺乏一定的專業(yè)性知識(shí)。

（四）信息化水平不高，檔案管理技術(shù)水平低

當(dāng)今時(shí)代，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，為檔案管理工作帶來(lái)了重大變革和極大便利，信息化檔案管理具有存儲(chǔ)時(shí)間長(zhǎng)、儲(chǔ)量大、不易損毀、查閱方便等優(yōu)點(diǎn)。但是現(xiàn)階段，在很多事業(yè)單位中，檔案管理的信息化程度普遍較低，沒(méi)有將信息技術(shù)充分運(yùn)用到檔案管理中，沒(méi)有制定明確的制度和建立相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，加之領(lǐng)導(dǎo)層重視程度不夠，不注重對(duì)信息設(shè)備的更新，導(dǎo)致檔案的信息化建設(shè)比較混亂，缺乏專業(yè)性和規(guī)范性，更趨于是一種形式。

二、事業(yè)單位檔案管理存在問(wèn)題的解決方法

（一）提高思想認(rèn)識(shí)，重視檔案管理

事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)于個(gè)人、單位和社會(huì)的重要作用，做好模范帶頭作用，高度重視檔案管理工作，將檔案管理納入日常工作議程中。在單位內(nèi)部成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確人員責(zé)任分工，細(xì)化各個(gè)崗位工作標(biāo)準(zhǔn)，形成“大檔案”的管理格局。還可以在單位內(nèi)部設(shè)立專門的檔案管理審查部門，對(duì)檔案室的有關(guān)情況進(jìn)行定期檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題并妥善解決。對(duì)一些檔案工作人員提出的有助于提高檔案管理的可行性方案，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予足夠的支持，爭(zhēng)取在整個(gè)單位中刮起一股重視檔案管理的新風(fēng)。

（二）加強(qiáng)制度化管理，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化

沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓，任何單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)都離不開制度規(guī)范的保障，事業(yè)單位的檔案管理工作也是如此，必須根據(jù)國(guó)家檔案管理法律法規(guī)，制定出符合單位實(shí)際的檔案管理工作制度，確保檔案管理規(guī)范化。首先要保障檔案管理工作所需要的硬件設(shè)施，要完善檔案管理設(shè)備，每個(gè)單位都應(yīng)配備單獨(dú)隱蔽、符合采光通風(fēng)要求的檔案室，室內(nèi)應(yīng)配備溫濕度計(jì)、空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架和電腦等所必須的應(yīng)用設(shè)備和管理配件，保證檔案在保管過(guò)程中損耗最小化。其次應(yīng)健全檔案管理制度，管理制度必須符合單位自身特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以方便實(shí)用、簡(jiǎn)便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，切實(shí)發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用，達(dá)到既科學(xué)化管理，又操作簡(jiǎn)便的目標(biāo)。

（三）提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，確保檔案管理質(zhì)量

做好事業(yè)單位的檔案管理工作，不僅需要檔案管理人員認(rèn)真仔細(xì)的精神和出色的工作能力，還要求檔案管理人員必須具備良好的職業(yè)素養(yǎng)和必備的專業(yè)知識(shí)。事業(yè)單位一方面可以引進(jìn)檔案管理方面的人才，為檔案管理工作注入新鮮血液。另一方面為了切實(shí)提升事業(yè)單位檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，可以通過(guò)加強(qiáng)培訓(xùn)以及實(shí)踐業(yè)務(wù)交流等方式更新和完善檔案工作者的知識(shí)結(jié)構(gòu)，讓事業(yè)單位檔案工作人員可以獲得最新、最好的工作方法。另外，事業(yè)單位在進(jìn)行崗位安排時(shí)，要注重保持檔案管理人員的穩(wěn)定性和連續(xù)性，一名檔案工作人員從上崗培訓(xùn)到熟悉業(yè)務(wù)，需要較長(zhǎng)的時(shí)間，只有保持人員相對(duì)穩(wěn)定，才能更好地做好檔案管理工作。

（四）增強(qiáng)檔案管理的科技性，提高信息化管理水平

首先事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層要為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化提供硬件保障，該配備的信息設(shè)備必須按照標(biāo)準(zhǔn)配備齊全，提供高容量的存儲(chǔ)載體，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全，還應(yīng)在檔案管理程序中引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，比如建立檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)。其次，事業(yè)單位檔案的信息化建設(shè)還要建立規(guī)范的管理機(jī)制，要從單位實(shí)際出發(fā)，制定出既符合國(guó)家檔案法律法規(guī)又有利于本單位檔案管理信息化建設(shè)的管理制度。健全和完善檔案管理工作的工作流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟; 不同種類的檔案之間要統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案信息網(wǎng)絡(luò)暢通。最后，應(yīng)注重提高檔案管理工作人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平，確保能夠熟練地掌握各類電子信息技術(shù)，并將信息技術(shù)有效地應(yīng)用到檔案管理工作之中，提高工作效率。將新的科技和檔案管理結(jié)合是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，靈活地將科技與檔案管理結(jié)合更能促進(jìn)檔案管理的質(zhì)量。

三、結(jié)語(yǔ)

通過(guò)對(duì)檔案管理問(wèn)題的分析，不難發(fā)現(xiàn)，這些問(wèn)題并不是太大的問(wèn)題，但是在實(shí)際執(zhí)行中卻有一定的難度，事業(yè)單位的有關(guān)負(fù)責(zé)人員要對(duì)這方面給予足夠的重視。如果事業(yè)單位能夠充分重視上述的這些問(wèn)題，對(duì)事業(yè)單位的檔案管理將會(huì)有質(zhì)的提升，也能夠?yàn)槭聵I(yè)單位更好的發(fā)展提供保障。

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臨沂市公路局平邑縣公路管理局）

見青（1989-），女，漢族，山東費(fèi)縣人，本科，助理館員。