私營企業(yè)檔案管理挑戰(zhàn)與對策分析

李洪鳳

摘 要：在私營企業(yè)的發(fā)展過程中，檔案是企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營信息的原始記錄。在社會(huì)發(fā)展的新時(shí)期，信息技術(shù)發(fā)展迅速，檔案管理的理念和技術(shù)手段逐漸的得到改進(jìn)和和創(chuàng)新，這對我國私有企業(yè)的檔案管理工作而言，在帶來新的發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)也帶來了前所未有的挑戰(zhàn)，為了應(yīng)對這些挑戰(zhàn)就需要采取相應(yīng)的對策，本文就對此進(jìn)行簡要的分析。

關(guān)鍵詞：私營企業(yè) 檔案管理 挑戰(zhàn)及對策

引 言

隨著我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的水平逐漸提升，各個(gè)行業(yè)的私營企業(yè)的逐漸涌現(xiàn)出來，而在企業(yè)的運(yùn)營和發(fā)展過程中所產(chǎn)生的各種生產(chǎn)、經(jīng)營信息都以檔案的形式進(jìn)行存儲(chǔ)，這就形成了私有企業(yè)檔案，并為企業(yè)的未來發(fā)展策略的制定以企業(yè)經(jīng)營狀況判斷提供著重要的依據(jù)。就我國當(dāng)前的私有企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀而言，與國有企業(yè)之間存在不小的差距，并且隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展帶來的管理理念和手段的革新，也為其帶來了諸多的挑戰(zhàn)。

1檔案工作面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

1.1對傳統(tǒng)檔案管理手段和方式的挑戰(zhàn)

隨著社會(huì)逐漸走向信息化，信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展十分迅速，各種形式的電子文件層出不窮，并且在各個(gè)行業(yè)的發(fā)展中占據(jù)了越來越重要的地位，而在檔案管理工作中也逐漸由紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變?yōu)榱穗娮游募?。相比于其他類型的文件，電子文件具有相同的存?chǔ)、記錄信息的屬性，除此以外還具有了不同的技術(shù)特性，比如信息的盜用和竄改更容易實(shí)現(xiàn)、不具備穩(wěn)定的信息載體、需要依賴網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)等等，這些技術(shù)特性使得為企業(yè)的檔案管理工作帶來了極大的挑戰(zhàn)。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作中，所實(shí)行的檔案管理方法能夠有效的確保檔案信息的真實(shí)性和安全性，并且能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案信息的有效利用，而隨著紙質(zhì)檔案文件逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榱穗娮訖n案文件，傳統(tǒng)的檔案管理方法也需要作出相應(yīng)的改進(jìn)，這是實(shí)現(xiàn)電子文件安全性、真實(shí)性所必須的。

1.2對傳統(tǒng)檔案管理工作觀念的挑戰(zhàn)

在一些私有企業(yè)的方案管理工作中，對檔案的私有性過度重視，重視對檔案的保管忽略了檔案的利用，將一些不必保密的文件嚴(yán)密的保管起來，一些檔案室更是只針對領(lǐng)導(dǎo)或者相關(guān)機(jī)構(gòu)進(jìn)行開放，從而使檔案的使用范圍大大的降低，嚴(yán)重的影響的檔案信息所能發(fā)揮的價(jià)值，普通員工以及服務(wù)對象無法有效的利用方案，忽視了檔案所能發(fā)揮的信息服務(wù)價(jià)值。

1.3對檔案管理人員自身素質(zhì)提出的挑戰(zhàn)

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展并逐漸應(yīng)用到了企業(yè)的檔案管理工作中，相關(guān)管理人員也應(yīng)逐漸從紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息管理。在當(dāng)前社會(huì)背景下的檔案管理工作，對人員提出了更高的要求，不僅僅是對檔案的信息的保管，更需要具備足夠強(qiáng)的專業(yè)技能和知識素養(yǎng)，從而符合新時(shí)期企業(yè)方案管理工作的需要。

2檔案管理應(yīng)采取的對策

2.1提高私營企業(yè)經(jīng)營者檔案意識

在私營企業(yè)的檔案管理工作中，企業(yè)管理者的管理意識發(fā)揮著重要的作用。相比于國有企業(yè)，私有企業(yè)在成立之初由于缺乏經(jīng)驗(yàn)，往往會(huì)忽視對檔案信息的收集和管理。大部分的私營企業(yè)在運(yùn)營的過程中，在進(jìn)行技術(shù)研發(fā)、擴(kuò)寬市場、規(guī)劃企業(yè)未來發(fā)展以及品牌的建立過程中，才逐漸意識到了檔案信息所能發(fā)揮的重要的作用。在這種背景下，私營企業(yè)在檔案管理工作中應(yīng)做好正面案例以及管理不善的負(fù)面案例的先關(guān)宣傳，從而讓企業(yè)管理者養(yǎng)成正確的檔案管理意識，并列出相關(guān)的法律規(guī)定明確檔案管理的法制屬性，從而引起管理人員對檔案工作的建立建全重視起來，并介紹成功的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，促使私營企業(yè)的檔案管理水平在新時(shí)期背景下逐漸提升。

2.2積極引入新方法和新手段

隨著檔案文件的信息化，管理手段和方式也應(yīng)該相應(yīng)調(diào)整。針對電子文件檔案，確保其安全性和可靠性最有效的管理手段就是對數(shù)字、信息化、網(wǎng)絡(luò)化等技術(shù)等。在現(xiàn)代化背景下，檔案管理常用手段主要表現(xiàn)為：對電子文件采用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行處理，對數(shù)量呈幾何增長的電子文件采用數(shù)據(jù)庫技術(shù)進(jìn)行存儲(chǔ)，對傳統(tǒng)文件采用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行處理，對電子文件采用網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字通信技術(shù)實(shí)現(xiàn)傳輸，通過信息庫的完善實(shí)現(xiàn)對信息的快速、精確檢索，為確保電子檔案信息的安全性使用防火墻、數(shù)字簽名、數(shù)據(jù)備份等等信息安全管理技術(shù)。

2.3堅(jiān)持檔案為社會(huì)服務(wù)的思想

在私有企業(yè)的運(yùn)營過程中，其主要的目標(biāo)除了實(shí)現(xiàn)自身的經(jīng)濟(jì)效益外，還包括為客戶和社會(huì)提供更為完善的服務(wù)，而企業(yè)檔案作為重要的信息資源，也可能是客戶和社會(huì)所需要的，因此，在企業(yè)方案管理的過程中應(yīng)摒棄傳統(tǒng)的重藏輕用的管理理念，應(yīng)將“以人為本”理念落實(shí)到檔案管理工作中，提高檔案的使用范圍，提升檔案所能發(fā)揮的價(jià)值。

就檔案管理而言，雖然不會(huì)直接參與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，但是卻可以為企業(yè)贏得潛在的社會(huì)效益，這對企業(yè)的發(fā)展而言是極為重要的?，F(xiàn)代檔案管理部門和檔案管理人員要解放思想，堅(jiān)持檔案為社會(huì)服務(wù)的思想，努力完成自己的工作職責(zé)，擔(dān)負(fù)起為社會(huì)發(fā)展提供強(qiáng)有力支持的歷史和時(shí)代的使命，才能贏得自身生存和發(fā)展的空間，為社會(huì)做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

2.4建立多元化的繼續(xù)教育培養(yǎng)體系

繼續(xù)教育是全體檔案管理人員適應(yīng)新時(shí)期新要求的重要手段。面對檔案管理信息化建設(shè)的緊迫形勢，大部分檔案管理人員是不可能有時(shí)間和機(jī)會(huì)進(jìn)校園進(jìn)行全日制系統(tǒng)學(xué)習(xí)的，而繼續(xù)教育采取專題講座、實(shí)習(xí)培訓(xùn)、現(xiàn)場研討等方式，具有時(shí)間短、效率高、內(nèi)容專一、形式靈活等特點(diǎn)，因而成為檔案管理人員及時(shí)提高信息素養(yǎng)，培養(yǎng)信息技能的有效途徑。

結(jié) 語

從上述分析可知，在檔案管理工作方面，私有企業(yè)相比于國有企業(yè)存在著不小的差距，而隨著新時(shí)期信息技術(shù)快速的發(fā)展，信息產(chǎn)業(yè)逐漸磅礴起來，信息技術(shù)也逐漸應(yīng)用到了企業(yè)的檔案管理工作中，這對私有企業(yè)的檔案管理而言既帶來了廣闊的發(fā)展空間，也帶來了諸多的挑戰(zhàn)，而為了使企業(yè)的檔案管理工作順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的腳步，以及滿足企業(yè)在未來長遠(yuǎn)發(fā)展的需求，就需要采取相應(yīng)的措施加以應(yīng)對，上述的觀點(diǎn)和建議希望對相關(guān)人員有所幫助。

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