大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作的優(yōu)化路徑分析

劉麗英

摘 要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代隨之到來，給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來了前所未有的沖擊。為了適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，改善檔案的管理理念與管理方式，成為一項(xiàng)勢(shì)在必行的重要舉措。本文就大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行了相應(yīng)的總結(jié)，并對(duì)其優(yōu)化路徑作出了大膽的分析。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代 檔案管理 優(yōu)化路徑

信息化時(shí)代的到來，為社會(huì)各行各業(yè)的發(fā)展帶來了一定的沖擊，亦帶來了獲得更好的前所未有的機(jī)遇。對(duì)于檔案管理工作來說亦是如此，只有牢牢抓住這一機(jī)遇，努力優(yōu)化并改善檔案管理工作的工作理念與工作方式，才能更好的適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求。

1.大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)

1.1可以節(jié)約檔案管理的成本。

隨著各行業(yè)的不斷發(fā)展，其檔案數(shù)量也在不斷增加，若使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行檔案的管理，則需要用到大量的紙張，勢(shì)必會(huì)增加檔案的制作成本。而另一方面，紙質(zhì)檔案在管理保存方面需要付出更大的精力以及管理成本。相對(duì)來說，大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理多是以電子信息的形式，通過計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)的，充分發(fā)揮了計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)處理能力。而且通過計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)檔案的存儲(chǔ)與管理，一方面可以減少紙張的使用，另一方面也減少了檔案管理的人力投入，節(jié)約了檔案管理成本。

1.2.可以提高檔案的保存質(zhì)量。

傳統(tǒng)的檔案多是以紙張為載體進(jìn)行保存的，很容易出現(xiàn)因保存時(shí)間過長(zhǎng)而風(fēng)化的現(xiàn)象，或者是出現(xiàn)因保存環(huán)境較為潮濕而導(dǎo)致的字跡模糊的問題，甚至是火災(zāi)、漏水等情況都會(huì)威脅檔案的管理。而大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理是依托于信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)的，受外部環(huán)境影響較小，可以最大程度的提高檔案的保存質(zhì)量。

2.大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理工作存在的問題

2.1信息化建設(shè)投入不足

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，檔案管理工作進(jìn)入到新的時(shí)期。部分企業(yè)雖說認(rèn)識(shí)到了檔案管理的新形式，但是在資金預(yù)算方面的投入?yún)s較為不足，尤其是在檔案管理信息化建設(shè)方面的投入比例較低，導(dǎo)致檔案管理部門的硬件系統(tǒng)較為陳舊，加上缺乏配套軟件的建設(shè)投入，導(dǎo)致檔案管理所用的軟件功能較少，難以適應(yīng)多種格式的檔案存儲(chǔ)需求，嚴(yán)重阻礙了舊檔案管理的信息化發(fā)展[1]。

2.2檔案管理質(zhì)量不高

大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理工作效率較高，但是由于經(jīng)驗(yàn)上的不足，很多企業(yè)對(duì)檔案的收集存在錯(cuò)誤的認(rèn)知，不管是有用還是無用的資料統(tǒng)統(tǒng)的填充到檔案中進(jìn)行存儲(chǔ)。雖說可以對(duì)檔案資料進(jìn)行詳細(xì)的收集與保存，但是很多資料不僅沒有多少利用價(jià)值，反而占用了大量的空間資源，難以對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的分類管理。加之部分企業(yè)還存在重收集，輕利用的情況，使檔案的成為一種擺設(shè)，難以得到有效利用。導(dǎo)致檔案管理的質(zhì)量不高。

2.3檔案管理人員的素質(zhì)不足

雖說大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理極大的減少了檔案管理人員的數(shù)量，卻對(duì)其質(zhì)量提出了更高的要求。但是從當(dāng)前現(xiàn)狀來看，檔案管理人員的素質(zhì)卻難以適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。一方面部分企業(yè)還是采用老員工來對(duì)檔案進(jìn)行管理，導(dǎo)致其對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)程度不足，加之對(duì)新觀念的接受能力以及對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用能力較差，更是難以滿足檔案管理的需求。另一方面，部分企業(yè)還會(huì)采用轉(zhuǎn)崗或是兼職人員進(jìn)行檔案管理，對(duì)檔案管理的認(rèn)知程度較淺，只會(huì)對(duì)檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的收集、整理與存儲(chǔ)，難以對(duì)檔案進(jìn)行深入的利用[2]。

2.4信息安全性存在威脅

當(dāng)下，大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理逐漸向著集中化、多樣化的方向發(fā)展，但是信息的集中化卻為檔案管理的信息安全帶來了巨大的風(fēng)險(xiǎn)，很容易受到網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊。另一方面，部分企業(yè)對(duì)自身的檔案未進(jìn)行分級(jí)管理，對(duì)檔案造訪者的身份不設(shè)限制，很容易導(dǎo)致重要檔案的泄露。

3.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作的優(yōu)化路徑

3.1加大信息化建設(shè)投入

企業(yè)經(jīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，真正將檔案工作納入到企業(yè)的整體規(guī)劃中來。加大對(duì)檔案管理的資金投入，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)中所需用到的硬件設(shè)備以及軟件系統(tǒng)進(jìn)行更新與完善，并進(jìn)一步強(qiáng)化硬件設(shè)備的擴(kuò)展性，便于對(duì)信息檔案的存儲(chǔ)[3]。另外，企業(yè)還應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際需求，對(duì)軟件系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)從而更加貼合自身的檔案管理 的工作。

3.2強(qiáng)化檔案信息資源體系建設(shè)

一方面需要對(duì)信息資源的收集進(jìn)行一定的規(guī)范與管理，明確收集范圍，做到對(duì)信息資源的精確篩選。在提升檔案信息管理效率的同時(shí)，亦可以進(jìn)一步節(jié)約資源的存儲(chǔ)空間，同時(shí)還便利了后期的檔案調(diào)閱。另一方面，還應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案的利用效率，確保檔案正確發(fā)揮自身的價(jià)值，積極引導(dǎo)企業(yè)的健康發(fā)展，而不是作為一段塵封的數(shù)據(jù)存在。

3.3注重檔案管理人才的培養(yǎng)

一方面需要加強(qiáng)對(duì)檔案高端人才的培養(yǎng)。人才作為大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理能否順利開展的基礎(chǔ)， 企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)專業(yè)性高端檔案管理人才的培養(yǎng)。及時(shí)更新其管理理念，提升其管理方式，保證其能熟練的運(yùn)用大數(shù)據(jù)來完成檔案管理工作。 企業(yè)可以通過與相關(guān)高校建立合作的方式直接吸納高端人才，或者是引進(jìn)具有先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人員，對(duì)本公司的檔案管理人員盡享教導(dǎo)與培訓(xùn)，從而使之培養(yǎng)成為高端的檔案管理才。另一方面還應(yīng)做到進(jìn)一步優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)。當(dāng)前，我國(guó)檔案管理人員的構(gòu)成方面存在著老齡化的現(xiàn)象，人員構(gòu)成多以中老年人居多，但是大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，需要更多人才的參與。因此，積極改善人才結(jié)構(gòu)，建立起健康的檔案管理梯隊(duì)，從而保證 “新鮮的血液”能夠遠(yuǎn)遠(yuǎn)不斷的注入到檔案管理工作中去。

3.4加強(qiáng)檔案的安全性管理

首先為了保證檔案數(shù)據(jù)的安全性，企業(yè)應(yīng)加大對(duì)防火墻等殺毒軟件的投入與安裝，其次還應(yīng)制定相應(yīng)的檔案管理工作細(xì)則，一方面可以做到對(duì)檔案管理人員的工作進(jìn)行相應(yīng)的規(guī)范，避免其誤把病毒帶入到檔案數(shù)據(jù)中去。另一方面還能規(guī)范檔案的分級(jí)管理，設(shè)置相應(yīng)的查詢權(quán)限，從而避免重要檔案的惡意泄露。

4.結(jié)語

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來為檔案管理帶來了巨大的沖擊與挑戰(zhàn)，只有不斷的去適應(yīng)，去挑戰(zhàn)，不斷的優(yōu)化檔案管理的管理理念與管理途徑，才能更好的確保檔案管理工作能夠適應(yīng)當(dāng)下時(shí)代的發(fā)展，充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

參考文獻(xiàn)：

[1] 侯麗娟.基于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理工作分析[J].人才資源開發(fā)，2016，（20）：136.

[2] 魏海如.信息化數(shù)據(jù)檔案管理的重點(diǎn)和難點(diǎn)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015，（8）：56-56，86.

[3] 滕春娥.大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案工作轉(zhuǎn)型研究[C].//第四屆全國(guó)情報(bào)學(xué)博士生學(xué)術(shù)論壇論文集.2014：1-7.