淺析企業(yè)檔案管理開發(fā)與利用的重要性

林冰容

摘 要：檔案是對(duì)企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的企業(yè)的決策、經(jīng)營(yíng)信息等數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄的文檔、圖像等，對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著重要的作用，因此企業(yè)要重視對(duì)檔案的管理開發(fā)與利用技術(shù)，以推進(jìn)企業(yè)的快速發(fā)展。本文根據(jù)檔案的特點(diǎn)，分析檔案開發(fā)與利用對(duì)企業(yè)的重要性。

關(guān)鍵詞：企業(yè) 檔案管理 開發(fā) 利用 重要性

引 言

企業(yè)檔案是對(duì)企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中的各項(xiàng)活動(dòng)進(jìn)行記錄的資料，其代表著企業(yè)的發(fā)展歷程，體現(xiàn)著企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中的各項(xiàng)決策。企業(yè)檔案對(duì)于企業(yè)的后續(xù)發(fā)展有著重要的意義，其維護(hù)著企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，引導(dǎo)著企業(yè)的經(jīng)營(yíng)決策[1]。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，企業(yè)檔案管理的重要性愈加凸顯。在企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，不僅要重視對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行整理與保存，更加需要重視對(duì)以往的檔案進(jìn)行開發(fā)與利用，通過(guò)對(duì)以往檔案的信息進(jìn)行分析，為企業(yè)的決策提供依據(jù)，推進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

1企業(yè)檔案管理開發(fā)與利用對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性

1.1為企業(yè)管理決策提供可靠依據(jù)

在企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，正確的決策方案是實(shí)現(xiàn)企業(yè)長(zhǎng)久發(fā)展的關(guān)鍵。因此企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)企業(yè)進(jìn)行決策時(shí)，要經(jīng)過(guò)全面的分析，根據(jù)企業(yè)以往的各項(xiàng)數(shù)據(jù)以及以往決策帶來(lái)的影響，制定新的決策方案。企業(yè)檔案就是其中關(guān)鍵的信息資料，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者可以通過(guò)企業(yè)檔案快速的了解企業(yè)以往的決策信息以及企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的重大事件，從中分析出有利于企業(yè)發(fā)展的因素，汲取以往失敗的教訓(xùn)，制定出符合市場(chǎng)發(fā)展與企業(yè)基本情況的戰(zhàn)略決策。

1.2為企業(yè)的文化建設(shè)提供服務(wù)

企業(yè)檔案在企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，不僅是一種信息資源，更是企業(yè)文化底蘊(yùn)的體現(xiàn)。企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展過(guò)程中各項(xiàng)重要信息進(jìn)行詳細(xì)記錄的信息資源，其中也包括企業(yè)管理思想以及企業(yè)經(jīng)營(yíng)理念的信息。在長(zhǎng)期的經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，企業(yè)為實(shí)現(xiàn)自身的可持續(xù)性發(fā)展，必須根據(jù)市場(chǎng)的要求不斷的調(diào)整自身的管理思想與經(jīng)營(yíng)理念，這些變化被檔案詳細(xì)的記錄下來(lái)，使得企業(yè)檔案就像企業(yè)發(fā)展的史書，為企業(yè)的后續(xù)發(fā)展提供了可貴的文化財(cái)富。因此企業(yè)在當(dāng)下的建設(shè)過(guò)程中，可以通過(guò)對(duì)企業(yè)檔案的開發(fā)與利用，提高企業(yè)的文化建設(shè)力度，增加企業(yè)的文化魅力，提升企業(yè)的文化競(jìng)爭(zhēng)能力，使企業(yè)在日趨激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，具有獨(dú)特的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

1.3是提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的保障

除非盈利組織之外，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)都是以經(jīng)濟(jì)利益作為目標(biāo)。隨著經(jīng)濟(jì)全球化的發(fā)展，我國(guó)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)愈加激烈，企業(yè)為了提高自身的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，就必須對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行開發(fā)與利用，將企業(yè)的各項(xiàng)資源都進(jìn)行充分的利用，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。企業(yè)檔案中大部分都是記錄企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，對(duì)這些記錄記性整理利用，有利于提高企業(yè)在行業(yè)中的信譽(yù)度，提升企業(yè)的經(jīng)營(yíng)資質(zhì)。通過(guò)對(duì)以往經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的分析，對(duì)企業(yè)日后的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)進(jìn)行預(yù)測(cè)，對(duì)企業(yè)可能出現(xiàn)的問題未雨綢繆，提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力[2]。

2建立信息網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)的重要性

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)企業(yè)在進(jìn)行檔案開發(fā)的過(guò)程中，要積極的采取先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，建立信息網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)，提高企業(yè)信息分析的能力，充分的利用企業(yè)檔案，為企業(yè)的發(fā)展獲取優(yōu)勢(shì)。

2.1提高企業(yè)檔案開發(fā)與利用的科學(xué)性

建立信息網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)，可以提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)于企業(yè)檔案開發(fā)利用的重視程度。一個(gè)企業(yè)對(duì)于信息的利用程度是判斷企業(yè)是否具備長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展能力的重要指標(biāo)。信息網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)的建立，可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化，有效的將企業(yè)檔案的文字信息、數(shù)據(jù)信息、圖紙信息融為一體，便于企業(yè)管理者對(duì)信息的查找與分析。同時(shí)隨著企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)檔案的數(shù)量也在快速的增加，在企業(yè)檔案的管理過(guò)程中使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以提高企業(yè)檔案的存儲(chǔ)數(shù)量，延長(zhǎng)檔案的保管時(shí)間長(zhǎng)，降低企業(yè)的管理成本。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以在對(duì)企業(yè)檔案分析的過(guò)程中，提高分析結(jié)果的科學(xué)性，在提高管理工作效率的同時(shí)，保證數(shù)據(jù)分析的準(zhǔn)確性。

2.2提高對(duì)于企業(yè)檔案的掌控能力

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，企業(yè)檔案管理工作的工作量不斷的提升，為檔案開發(fā)與利用工作帶來(lái)困難，為了有效的提檔案開發(fā)工作的效率，就必須在企業(yè)檔案的開發(fā)與利用工作中融入現(xiàn)代化的管理技術(shù)。建立信息網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)就是將現(xiàn)代化管理技術(shù)融入檔案開發(fā)與利用的重要手段[3]。共享平臺(tái)的建立，使企業(yè)的檔案信息可以得到充分的利用，提高檔案管理與開發(fā)的工作效率。在實(shí)際的工作過(guò)程中，企業(yè)檔案的管理人員，可以通過(guò)共享平臺(tái)獲取最新的管理信息，對(duì)企業(yè)檔案及時(shí)的進(jìn)行分類與編寫。企業(yè)的各部門之間也可以用過(guò)共享平臺(tái)快速的查詢到自身所需要的信息，提高企業(yè)檔案的利用率。

在企業(yè)檔案開發(fā)利用的過(guò)程中，檔案管理人員要不斷的提升自身的專業(yè)水平，通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)，不斷的豐富檔案的信息，優(yōu)化檔案的管理結(jié)構(gòu)。企業(yè)也要定期的對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高管理人員的綜合素質(zhì)，提高企業(yè)對(duì)于檔案的掌控與利用能力。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)檔案的開發(fā)與利用是將從傳統(tǒng)的企業(yè)管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化管理方式的重要手段。在企業(yè)檔案的開發(fā)與利用過(guò)程中，企業(yè)要利用先進(jìn)的技術(shù)手段。如：計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，提高檔案管理的現(xiàn)代化。在對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行開發(fā)與利用的過(guò)程中，要根據(jù)市場(chǎng)發(fā)展的要求為企業(yè)的決策提供科學(xué)依據(jù)，保障企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)能力，為企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)提供優(yōu)勢(shì)。

參考文獻(xiàn)：

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