信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

譚婧

[摘要]隨著計算機技術(shù)的廣泛使用，信息技術(shù)逐漸成為主流形式，在檔案管理過程中也慢慢表現(xiàn)出信息技術(shù)的巨大作用，和以往檔案管理不同的是，信息環(huán)境下檔案管理是借助計算機技術(shù)與數(shù)字化技術(shù)的數(shù)字化檔案方法，在檔案管理中使用電子數(shù)字技術(shù)，可是對著使用規(guī)模的擴展，在信息環(huán)境下檔案管理過程中的問題就逐漸顯現(xiàn)出來，由此，文章在介紹信息社會檔案管理任務問題的同時，提出了有效的處理對策。

[關(guān)鍵詞]信息社會 檔案管理 問題 處理措施 分析

國民經(jīng)濟的不斷發(fā)展促進了信息技術(shù)的建設，目前，中國已成功邁入互聯(lián)網(wǎng)時代，數(shù)字管理和數(shù)據(jù)技術(shù)的使用已變成國家經(jīng)濟水平和高新科技水平提高的主要表現(xiàn)。檔案數(shù)字化管理任務是一個復雜且綜合性的工作，對信息化檔案管理的合理使用，可以提高檔案管理任務的效率和質(zhì)量。

一、信息社會檔案管理任務所遇到的重要問題

（一）管理系統(tǒng)缺乏通用性

以往檔案管理任務達到檔案管理工作的數(shù)字化，多樣化的檔案管理系統(tǒng)取得了全面的推行和應用。但就檔案管理任務來說，盡管新興的檔案管理系統(tǒng)促進了檔案資料的數(shù)字化和信息化，可是依舊存在很多的不足，減少了檔案管理任務的效率和質(zhì)量。比如，在具體應用的時候，檔案管理系統(tǒng)缺乏通用性，每個企業(yè)機構(gòu)利用計算機規(guī)格和型號存在差異，系統(tǒng)之家無法兼容，不能實現(xiàn)檔案信息的共享，給數(shù)字化檔案管理任務的正常開展造成了不良影響。

（二）安全性和保密性尚待提升

在信息化的大環(huán)境下，以往的檔案管理任務正慢慢由人工管理逐漸變成電子化的數(shù)據(jù)檔案管理模式，電子檔案存在很明顯的可調(diào)整性，其針對整個檔案的完善性與安全性將會造成很大的安全問題。少數(shù)不法者就會利用網(wǎng)絡數(shù)字技術(shù)對原始檔案資料進行調(diào)整、盜取和破壞等，這會直接造成檔案資源面臨嚴重的泄露和破壞問題。同時，電子檔案信息其組成模式比較復雜，資料的保存方式也是多元化的，一般在出現(xiàn)了計算機軟件癱瘓、黑客攻擊以及病毒入侵等現(xiàn)象后，就會導致電子檔案出現(xiàn)損壞、丟失，出現(xiàn)無法換回的損失。

二、信息社會檔案管理任務問題的處理措施

（一）加大數(shù)字化建設力度，促進系統(tǒng)兼容

強化數(shù)字化建設是處理信息社會檔案管理任務不可或缺的環(huán)節(jié)，達到檔案數(shù)字化管理的目的在于共享檔案信息，全面挖掘檔案資料在企業(yè)內(nèi)部的作用。由此，為了達到檔案信息的共享，相關(guān)部門一定要引入科學的數(shù)字技術(shù)，對方案管理形式進行改進，實現(xiàn)智能化處理，進而提高檔案資源的檢索速度。比如，在實施檔案信息分類保存的過程中，檔案管理機構(gòu)能夠采取信息管理軟件、CAD或CAM軟件、資料管理軟件和ERP軟件等對管理系統(tǒng)展開變成，利用計算機和多媒體技術(shù)來對文字類資源及圖像類資源進行智能辨別，并保存至對應的檔案數(shù)據(jù)庫內(nèi)，達到系統(tǒng)之間的兼容。接著再借助網(wǎng)絡系統(tǒng)傳遞檔案信息，促進信息數(shù)據(jù)的遠程、無障礙共享，如此不但可以保存大量的檔案信息，還能夠防止產(chǎn)生以往檔案信息管理的老舊與損壞等情況。

（二）增強檔案管理工作的保密性和安全性

中國信息資料是多種多樣的，檔案資料是信息數(shù)據(jù)中關(guān)鍵的組成內(nèi)容，不管是在中國的政治發(fā)展中，或者在中國國民經(jīng)濟發(fā)展和建設中，均發(fā)揮出了較大的作用。由此，在信息化檔案管理過程中，若要提高檔案管理工作的保密性和安全性，就一定要制定健全的檔案資源安全保護制度，落實好相關(guān)的管理任務。主要能夠從如下幾點著手：信息技術(shù)的建設，就信息來說存在兩面性，盡管客觀上出現(xiàn)了信息競爭，可是針對檔案信息應用的安全性來說，依舊存在一定的安全問題。所以，要想提高檔案管理應用的安全和保密性，就一定要創(chuàng)新落后的管理思維，增強網(wǎng)絡安全觀念，采用科學的方法避免不法分子的影響，防止他們調(diào)整、盜取檔案資源。此外，管理部門還應當采取客戶身份檢驗方法，強化檔案資源的管理，有效監(jiān)督計算機互聯(lián)網(wǎng)軟件，保證檔案資源的保密性和安全性。比如，在檔案管理過程中，將遇到電腦病毒襲擊的問題，造成檔案資源遺失與泄露，無法查閱檔案信息。由此，為了保證檔案數(shù)字化管理的穩(wěn)定，檔案管理機構(gòu)應當加大檔案管理力度，避免不法分子侵襲軟件，強化對客戶登錄名和密碼的檢驗，利用密鑰控制的方法，提高軟件應用的安全性。此外，加大計算機互聯(lián)網(wǎng)軟件的監(jiān)督力度，在電腦軟件中安置最新的清毒軟件，盡可能分割電腦的內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)。且定時做好信息庫的備份任務，由此確保檔案資源應用的安全性和保密性。

（三）加大檔案管理工作人員的培養(yǎng)力度

落實好信息環(huán)境下檔案管理任務并非是個簡單的事情，對專業(yè)人才的要求也非常高，所以，檔案管理部門需要強化其管理水平與綜合素養(yǎng)的培育力度，組建一支專業(yè)技能較高、整體水平高的專業(yè)人才團隊，為信息化檔案管理任務的順利進行打下基礎。需要檔案管理專業(yè)人才不但要熟練把握檔案管理的專業(yè)理論，還應借助業(yè)余時間努力學習數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡科技、計算機技術(shù)等層面的新理論，由此來促進檔案管理任務的可持續(xù)發(fā)展，實現(xiàn)檔案管理質(zhì)量的進一步提高。

三、結(jié)語

信息社會檔案管理任務是創(chuàng)建在數(shù)字技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的前提下，屬于信息社會建設的必然需求，屬于檔案管理任務穩(wěn)定進行的重點，無論在數(shù)字化檔案管理過程中產(chǎn)生多么嚴峻的難題，均需要盡全力去處理，確保信息環(huán)境下檔案管理任務的安全性與保密性，充分提升檔案管理任務的質(zhì)量與效率。endprint