淺析事業(yè)單位人事檔案管理模式的轉變

郝麗

[摘要]事業(yè)單位的人事檔案管理因為單位的管理模式改變而出現(xiàn)了功能性的改變，所以傳統(tǒng)的檔案管理與新建立的管理模式之間必然會出現(xiàn)缺失之處，所以必須對檔案管理進行逐步完善才能適應其社會化市場化的需求，并以此提高其管理的效率與效果。

[關鍵詞]人事檔案管理 存現(xiàn)困境 社會化完善

一、現(xiàn)有事業(yè)單位人事檔案模式存在的問題

（一）檔案管理內容不夠完善

針對事業(yè)單位而言固定的管理模式是限制檔案管理發(fā)展的重要禁錮，人事檔案的采集與管理往往是被動狀態(tài)，且格式化明顯。一些檔案管理的方式仍然處在傳統(tǒng)體制中，紙質檔案多，文書檔案多、機關活動檔案多，而反映問題的檔案、專門檔案、聲像檔案少。在各種考核都與市場、績效接軌的情況下，不能真實而客觀地反映工作人員乃至流動人員的工作情況，從而不能為管理提供明確的選擇指向。

（二）真實性與安全性缺陷

在檔案管理中會出現(xiàn)一些造假的情況，在三齡一歷中會出現(xiàn)篡改與不規(guī)范的問題，一些人員利用檔案管理的安全性不足，對檔案或者標準進行篡改，甚至是在填寫過程中就出現(xiàn)錯誤，這就導致了人事檔案記錄的錯誤，從而影響最終的管理效果。這主要是新形勢下標準與管理制度不夠一致而導致的工作安全性缺失。

（三）信息化與資源開發(fā)效果差

人事檔案中紙質檔案仍然是一種重要的資料保存形式，但是這樣的保存形式不能實現(xiàn)對資料的快速檢索與統(tǒng)計，這就導致人事管理與人才的交流出現(xiàn)脫節(jié)，一些人員已經(jīng)離職或者獲得提升等，其資料不能及時更新，導致管理困難。同時紙質資料不能進行資源開發(fā)，影響了信息交流與服務的提供，嚴重影響了人事部門與其他部門的直接溝通。還有就是一些單位已經(jīng)實現(xiàn)了信息化改造，但是在改造中沒有針對自身的特征進行人事檔案資料庫的更新與改進，表面上實現(xiàn)了人事檔案的電子化管理，但是其作用不大，電子系統(tǒng)淪為了簡單的記錄工具，不能發(fā)揮其信息化的真實作用，這樣的信息化也不能起到幫助提高效率開發(fā)資源的作用，流于形式。

二、人事檔案模式的社會化轉變

人事檔案管理已經(jīng)不能獨立于社會而獨立存在，人才的流動已經(jīng)逐步轉變?yōu)槭袌龌Y源的流動，檔案的開放是必然的，人事檔案關乎的是人才流動與發(fā)展的軌跡，所以人事檔案管理必須進入社會化的進程。傳統(tǒng)的檔案管理出現(xiàn)的問題就是人才與檔案的流動相互脫節(jié)，不能體現(xiàn)以人文本的管理思想，而這樣的檔案管理模式已經(jīng)不能適應市場化的進程。所以在完善中必須實現(xiàn)社會化。

（一）適應社會化的模式構建

在事業(yè)單位的檔案管理中，人事檔案的管理歷來是人力資源或者辦公室管理的范疇，但是隨著聘用制的實施流動人員的數(shù)量與比例增加，各個部門針對自身的需求會增加或者減少聘用人員的數(shù)量，此時人事檔案變動頻率自燃增加，因此人事檔案管理必須體現(xiàn)一對多的管理模式，此時就應建立一個適應此模式的管理制度，即利用信息化技術幫助建立一個一對多的平臺，從而提高管理的效率。

（二）完善人事組織機構

在人事檔案管理中也存在分工問題，針對當前的人才流動社會化問題，管理部門也應進行組織機構的完善，及針對不同的管理對象進行分工，從而盡快地適應人事檔案管理的模式改變，如建立相關的網(wǎng)絡管理崗位，針對網(wǎng)絡信息進行處理，并對數(shù)據(jù)庫進行更新，以此實現(xiàn)實時化的數(shù)據(jù)更新以便適應社會化的人才流動模式。同時在管理中應增加對網(wǎng)絡安全與監(jiān)督的職能，從而保證數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)絡平臺的安全，最大限度地保證數(shù)據(jù)的保密性。

（三）人事管理的職能轉變

人事檔案管理的組織機構完善隨之而來的就是職能的轉變，在社會化的人事檔案管理拓展中，職能必須隨著工作內容的改變而進行調適，以此才能保證人事聘用的正常進行，在保證人才正常流動的同時也可突出管理職能的作用，監(jiān)督與管理流動的良性循環(huán)。新出現(xiàn)的職能有：根據(jù)硬件與軟件的設置需求，保證人事檔案的質量，保護多種信息與資源的安全；針對流動性的增加進行跟蹤與監(jiān)控，利用網(wǎng)絡資源提高工作的效率；對多種資料進行完整性和對，制定相應的登記表格保證人員資料等靜態(tài)材料的完整，并保證增減的準確性。

（四）人事檔案管理內容的調適

在適應人才流動社會化的同時，檔案管理必須適應人事資源的多元化，因此人事材料已經(jīng)不能局限在紙質材料的范疇內，應進行強化檔案基本內容的完善與真實性控制，可以利用多種媒介對人員資料進行采集，從而保證人事檔案完整性與準確性。如利用影像資料對人員進行登記，利用逐級審核對人員資料進行審核，利用網(wǎng)絡資源對人員資料的真實性進行審核等等。同時一旦建立人事檔案就應當對其內容進行不斷的補充，利用網(wǎng)絡化平臺對人員的工作狀況進行采集，針對性的補充人事檔案的基本內容，并將流動人員與固定人員的資料進行分離，針對流動人員的高流動性進行登記與存檔模式調整，在提高準確性的同時，保證人員進出的效率，以此提高其他部門對人員進出的靈活度，在監(jiān)督與管理中保證人員進出的相對自由，以此提高人事管理的效率。

三、結束語

總之，在事業(yè)單位的人事檔案管理發(fā)展中，其受到的影響來自于制度與社會化，針對這一改變檔案管理不可避免地出現(xiàn)了缺陷，以此必須利用多元化的措施對制度、技術、模式等進行調整完善，從而幫助事業(yè)單位的人事檔案管理可以適應社會發(fā)展與管理水平的提高。endprint