企業(yè)離廠人員檔案管理現(xiàn)狀及對策

王芬娥

企業(yè)離廠人員主要是指企業(yè)因破產(chǎn)、關(guān)閉、合并、轉(zhuǎn)產(chǎn)等原因而解除或終止勞動(dòng)合同的人員，還有部分是開除、辭職等原因離開企業(yè)的人員。離廠人員基本上屬于失業(yè)人員，做好這部分人員的檔案保管及服務(wù)工作，為他們提供保管檔案、接續(xù)社會(huì)保險(xiǎn)關(guān)系、辦理退休等各項(xiàng)勞動(dòng)事務(wù)代理服務(wù)，是維護(hù)其合法權(quán)益的切實(shí)保證。

通過筆者多年來管理原西安鋼鐵廠的破產(chǎn)檔案，發(fā)現(xiàn)離廠人員的檔案管理現(xiàn)狀主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面。

一是部分離廠人員沒有向社會(huì)辦理移交個(gè)人檔案，致使檔案長期放置在原企業(yè)，影響辦理個(gè)人養(yǎng)老金和退休等事宜。按規(guī)定企業(yè)與職工解除或終止勞動(dòng)合同后，應(yīng)很快將經(jīng)過失業(yè)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)確認(rèn)失業(yè)保險(xiǎn)待遇資格，然后密封檔案及有關(guān)材料送達(dá)有管轄權(quán)的勞動(dòng)就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)。可目前西鋼公司還保管了原西安鋼鐵廠破產(chǎn)后好多離廠人員的檔案，除大部分解除勞動(dòng)合同的人將自己的檔案轉(zhuǎn)交到相關(guān)的人才中心保管外，一部分離職離廠人員因聯(lián)系不上，其本人也不與企業(yè)聯(lián)系，致使檔案長期存放在新公司檔案室。由于有的可能在外自謀職業(yè)，沒有時(shí)間與企業(yè)聯(lián)系，長期不辦理檔案移交，耽誤了領(lǐng)取失業(yè)金甚至造成檔案無法移交到就業(yè)中心。有的員工是在工作期間被開除離廠的，認(rèn)為開除人員要檔案沒有用，卻不知國家利民政策對這些人早有了新的辦法，只要在企業(yè)上班超過三年的自己繳夠15年的養(yǎng)老保險(xiǎn)金都可以享受退休發(fā)放養(yǎng)老金的待遇。有的離廠失業(yè)人員不知道新政策或者不想來取檔案，檔案一放就是幾十年，當(dāng)涉及到交保險(xiǎn)或者退休時(shí)發(fā)現(xiàn)工齡及工種有問題才想起自己的檔案。這時(shí)候來找檔案，無形中使自己的利益受到了損失。

二是接收單位對轉(zhuǎn)入的離廠人員檔案沒有仔細(xì)核查檔案材料是否齊全。近年來，到企業(yè)來尋找本人檔案材料的離廠人員特別多，大多數(shù)都是要退休了發(fā)現(xiàn)檔案材料不齊全才前來企業(yè)查找自己相關(guān)的檔案材料。主要缺的檔案材料是進(jìn)入企業(yè)的證明和相應(yīng)的工作年限，還有就是工種不符合實(shí)際。由于轉(zhuǎn)出檔案時(shí)間太久，加上對方有的把回執(zhí)函也發(fā)了回來，所以原企業(yè)一般視同檔案材料齊全轉(zhuǎn)出?，F(xiàn)在事隔十多年又說缺材料，原則上新的管理檔案按規(guī)定是不查找的。但為了這部分人的利益，不管什么原因?qū)е聶n案材料不全，檔案人員還是竭盡全力幫其查閱。有的檔案里工種體現(xiàn)不了的，就要從工作那年起開始查找工資表，每年至少要查兩到三個(gè)月的工資表，查到后還要拿到勞動(dòng)局讓工作人員確認(rèn)。如果按原來檔案法會(huì)計(jì)憑證保管期限15年的話，好多工資表都該銷毀了，好在新的企業(yè)為原廠職工著想，把上世紀(jì)80年代到現(xiàn)在的工資表都保存著。由于過去沒有計(jì)算機(jī)管理軟件，全部工資表又都是紙質(zhì)的，加上時(shí)間太久，許多工資表的紙張都很薄脆，稍微揭碰就出現(xiàn)了破損。但是為了解決原西鋼廠遺留的問題人員，檔案人員每次還是為前來辦理檔案補(bǔ)全手續(xù)的人竭誠服務(wù)。

針對新的公司轉(zhuǎn)型等各方面檔案使用比較頻繁，為了公司新的發(fā)展，也為了離廠人員的自身利益，針對目前企業(yè)出現(xiàn)的這種情況，筆者認(rèn)為應(yīng)該做好如下對策，才能既不影響離廠人員的利益，又不影響新的企業(yè)檔案管理工作。

一是企業(yè)可以通過報(bào)紙電臺微信等傳播渠道想辦法通知離廠的人員，讓其在有限的時(shí)間里全部辦理檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)，因?yàn)樵靼蹭撹F廠已經(jīng)破產(chǎn)十多年了，離廠人員的檔案早就應(yīng)該放在就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)了，早一點(diǎn)通過早一點(diǎn)轉(zhuǎn)出，對失業(yè)人員來說有可能早一點(diǎn)找到合適的工作，減緩社會(huì)和家庭的壓力，對企業(yè)來說，減輕管理檔案的空間和經(jīng)費(fèi)，也可以把檔案管理人員工作向新企業(yè)的發(fā)展對檔案進(jìn)行開發(fā)利用上來下功夫。近年來鋼材市場的不景氣導(dǎo)致企業(yè)在不斷深化改革，向新的方向轉(zhuǎn)型，檔案工作也在不斷創(chuàng)新，挖掘檔案信息資源并開發(fā)利用，為企業(yè)發(fā)展提供有利的信息資源數(shù)據(jù)，讓企業(yè)更好地發(fā)展下去。

二是勞動(dòng)就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)接收檔案時(shí)，應(yīng)進(jìn)行核對登記，經(jīng)審查無誤后辦理接收手續(xù)。按規(guī)定接受離廠人員檔案的單位在接到檔案時(shí)一定要及時(shí)查清最主要的三樣檔案材料。一是進(jìn)企業(yè)的相關(guān)證明，比如派遣證、招工表等；二是定級轉(zhuǎn)正表，也就是員工進(jìn)企業(yè)后工作一段時(shí)間轉(zhuǎn)正的工資定級表；三是離開企業(yè)證明，一般就是解除合同書或者企業(yè)開除文件，總之就是什么原因離開企業(yè)的。最年近來西鋼公司檔案室查這三樣的人特別多，按理這不關(guān)離廠人員自己的事，主要是因當(dāng)時(shí)接收檔案單位的管理人員沒有核對查實(shí)到，導(dǎo)致一些離廠人員退休時(shí)缺這三樣?xùn)|西辦不了退休。勞動(dòng)就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)的人只要告知他們檔案材料不全，這些人就紛紛跑到原企業(yè)托管的新公司尋找檔案材料。來查檔案的一些人認(rèn)為是現(xiàn)在的管理檔案人員的失誤態(tài)度十分惡劣，其實(shí)時(shí)間過去了那么長，原來企業(yè)的檔案管理人員已經(jīng)退休，接替的也不一定知道當(dāng)時(shí)的情況。也有接收單位的責(zé)任，如果當(dāng)初失業(yè)人員的檔案不全，接收單位完全可以不接受可立即返回原企業(yè)，那樣原來的檔案人員就會(huì)完善他們的檔案。現(xiàn)在事隔這么多年來再回頭查找過去的檔案就不是那么容易，特別是過去沒有經(jīng)計(jì)算機(jī)管理的許多檔案，加上企業(yè)在改制的過程中經(jīng)過了許多機(jī)構(gòu)的管理，檔案人員也換了，讓很快從這些原來的破產(chǎn)檔案里找到相關(guān)材料也是有困難的。檔案材料不全到底是當(dāng)時(shí)原企業(yè)的檔案管理人員的失誤還是接收單位工作人員的失誤，現(xiàn)在無需爭論，盡快盡早找到解決離廠人員檔案問題才是上策。

離廠人員是社會(huì)體系中的一部分成員，做好他們的檔案工作，一方面為其的再就業(yè)和未來退休提供有利證據(jù)，另一方面維持了社會(huì)利益。因此，加強(qiáng)對離廠人員檔案的管理，對改善民生，促進(jìn)社會(huì)主義和諧健康發(fā)展具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

（作者單位：陜西龍鋼集團(tuán)西安鋼鐵有限公司）endprint