中小學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策探析

鄒旻斐

摘 要：學(xué)校檔案就是一所學(xué)校發(fā)展脈絡(luò)的再現(xiàn)，既是學(xué)校長(zhǎng)期教學(xué)活動(dòng)中各個(gè)方面的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，又是促進(jìn)學(xué)校再發(fā)展、再前進(jìn)的重要依據(jù)。大數(shù)據(jù)背景下，如何充分發(fā)揮檔案的資信作用，如何運(yùn)用檔案提升學(xué)校治理能力，落腳點(diǎn)還是在檔案工作的規(guī)范化管理和數(shù)字化提升上。從中小學(xué)校檔案工作存在的問(wèn)題和學(xué)校治理的規(guī)律出發(fā)，提出切合實(shí)際的解決辦法。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案管理；治理能力；對(duì)策

中小學(xué)校檔案因其具有綜合性強(qiáng)、涉及面廣、跨年度大的特點(diǎn)，在中小學(xué)校教育教學(xué)中起著承前啟后的作用。同時(shí)，學(xué)校檔案也是學(xué)校成長(zhǎng)和奮斗的沉淀和記錄，它能有效推動(dòng)學(xué)校自身品牌價(jià)值的提升和校園文化的建設(shè)。因此，如何做好中小學(xué)校檔案信息資源管理，使檔案更好地服務(wù)于教育教學(xué)工作，是檔案部門(mén)和教育部門(mén)需要深入研討的重要課題。

一、當(dāng)前中小學(xué)校檔案管理工作存在的問(wèn)題分析

1.“闌尾式的價(jià)值判斷”致使學(xué)校檔案管理意識(shí)淡薄，利用率低

長(zhǎng)期以來(lái)，因?yàn)檫^(guò)于追求片面的、單向的教學(xué)成績(jī)，學(xué)校從領(lǐng)導(dǎo)到老師，普遍存在“唯教學(xué)”論，對(duì)學(xué)校檔案的價(jià)值缺乏正確的認(rèn)知，把學(xué)校檔案看做是可有可無(wú)的“闌尾”，認(rèn)識(shí)不到檔案工作在學(xué)校發(fā)展中的重要性和必要性，從而缺乏檔案管理意識(shí)，這是造成人們歸檔意識(shí)不強(qiáng)、檔案信息資源不足、檔案利用率不高的主要原因。

2.“被邊緣化的地位”致使學(xué)校檔案管理要素不全，設(shè)施條件差

當(dāng)前，被邊緣化的學(xué)校檔案工作呈現(xiàn)出了要素不全的特點(diǎn)。一是檔案管理人員缺乏。多數(shù)學(xué)校沒(méi)有專職的檔案管理人員，一般都是兼職的或是中途轉(zhuǎn)行。二是檔案管理設(shè)施滯后。不少學(xué)校沒(méi)有專門(mén)的檔案室（柜），不具備保管檔案所要求的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火等基本條件。三是檔案收集不完整。表現(xiàn)為多頭存放、多家管理、收集不及時(shí)、流失較多。隨意歸檔、錯(cuò)歸錯(cuò)放、缺失散失現(xiàn)象相當(dāng)嚴(yán)重。四是數(shù)字化管理水平低。表現(xiàn)在檔案載體結(jié)構(gòu)單一，許多中小學(xué)校的原始檔案多為紙質(zhì)打印檔案，仍有部分手工抄寫(xiě)、頁(yè)面規(guī)格不一的案卷。電子、音像、磁盤(pán)等介質(zhì)的檔案很少。

3.“封閉式的單向管理”使學(xué)校檔案管理制度滯后，服務(wù)方式被動(dòng)

一是學(xué)校檔案管理制度不完善，落實(shí)不到位。檔案管理制度不確定、不完善，缺乏嚴(yán)格的監(jiān)督機(jī)制，檔案管理工作難以落實(shí)到位，以至于造成學(xué)校檔案管理工作人員在實(shí)際工作中的隨意和懈怠。二是檔案服務(wù)方式被動(dòng)、低效。在學(xué)校檔案的提供利用工作中，傳統(tǒng)、低效率的手工檢索方式和“有人來(lái)查才去找”的被動(dòng)服務(wù)方式仍然在中小學(xué)校檔案利用中普遍使用。

二、規(guī)范中小學(xué)校檔案管理提升治理能力的對(duì)策

學(xué)校檔案工作千頭萬(wàn)緒，綜合性、系統(tǒng)性強(qiáng)，需要多措并舉，多管齊下。

1.強(qiáng)化兩個(gè)意識(shí)

一是要有強(qiáng)烈的立檔意識(shí)，中小學(xué)校檔案是重要的教育資源。立檔時(shí)，要有收藏家的心態(tài)，要視檔案為至寶。檔案工作要密切保持與學(xué)校各處室、部門(mén)的聯(lián)系，努力拓寬檔案收集范圍，挖掘檔案資源，全方位地收集中小學(xué)校本身產(chǎn)生的檔案。二是要確立現(xiàn)代化管理意識(shí)，特別是檔案管理知識(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化的意識(shí)，要把滿足家長(zhǎng)和社會(huì)需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價(jià)值取向。同時(shí)，要用好“網(wǎng)絡(luò)+”的思路，開(kāi)辟檔案管理發(fā)展的新途徑。

2.理順檔案管理體系

結(jié)合檔案管理工作的規(guī)范，制定與現(xiàn)代化管理相適應(yīng)的管理體系和運(yùn)行機(jī)制，實(shí)行崗位目標(biāo)責(zé)任制，明確檔案工作人員的職責(zé)，明確規(guī)定采集檔案、整理檔案、運(yùn)用檔案的標(biāo)準(zhǔn)，以制度來(lái)規(guī)范檔案的收集、整理、歸檔工作。同時(shí)健全登記檢索系統(tǒng)，以此為基礎(chǔ)，建立一套切實(shí)可行的檔案管理制度，使檔案工作做到有章可循、有法可依。

3.創(chuàng)設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化的軟硬件設(shè)施

除了必要的檔案硬件設(shè)施以外，要有計(jì)劃地逐步在檔案管理中實(shí)現(xiàn)技術(shù)現(xiàn)代化，即盡量采用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)和信息檢索終端等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，以此收集、處理、傳遞檔案信息資料，提高檔案管理的信息化水平。同時(shí)，要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)應(yīng)用，建立校園網(wǎng)或?qū)W校網(wǎng)站，并與周邊學(xué)?；蛲獾孛＝㈤L(zhǎng)期的網(wǎng)絡(luò)合作關(guān)系，逐步實(shí)現(xiàn)資源共享，共同提高。

4.提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)

檔案工作是一項(xiàng)積累性的工作。學(xué)?？梢酝ㄟ^(guò)開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)等方式來(lái)提升管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，使其既能熟悉檔案工作的法律法規(guī)，又能熟練掌握資料編碼等基本技能。要加強(qiáng)考核，鼓勵(lì)競(jìng)爭(zhēng)，多開(kāi)展一些業(yè)務(wù)交流和業(yè)務(wù)評(píng)比，使整個(gè)區(qū)域的檔案管理水平都有所提高。另外，更要注重接納或引進(jìn)高素質(zhì)、高層次的檔案專業(yè)人才，以點(diǎn)帶面，不斷提高區(qū)域?qū)W校的檔案管理水平。

5.創(chuàng)新檔案的開(kāi)發(fā)開(kāi)放

檔案的價(jià)值在于開(kāi)發(fā)利用，利用是檔案工作的最終目的。要充分發(fā)揮檔案信息資源的社會(huì)、經(jīng)濟(jì)和技術(shù)效益。一是切合學(xué)校各項(xiàng)工作的需求，主動(dòng)提供服務(wù)。在提供檔案服務(wù)前，對(duì)學(xué)校教育教學(xué)發(fā)展的方向、實(shí)際需求進(jìn)行了解，對(duì)學(xué)校、教師的發(fā)展目標(biāo)進(jìn)行分析、了解和定位。二是創(chuàng)新服務(wù)模式需要現(xiàn)代化手段的有效運(yùn)用。改進(jìn)傳統(tǒng)的檢索查閱手段，積極創(chuàng)造平臺(tái)，步入聯(lián)網(wǎng)管理，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，使檔案信息資源得到更廣泛的利用，發(fā)揮更大的效益。

編輯 張珍珍