操作更便捷 學(xué)會用好Excel的表中表

愚人

你變我也變 使用表中表同步數(shù)據(jù)

為了讓自己的報表看上去圖文并茂，很多朋友都會在Excel中插入透視圖表。但是很多時候圖表引用的數(shù)據(jù)會進(jìn)行更改，源數(shù)據(jù)進(jìn)行更改后，比如增加或者刪除一行數(shù)據(jù)，這樣在圖表引用源就得同步進(jìn)行更改，如果更改的數(shù)據(jù)較多，同步起來就費時費力（圖1）。

現(xiàn)在借助“表中表”可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)、圖表同步更改。比如上圖，先選中A1→B6數(shù)據(jù)，點擊“插入→表格”，數(shù)據(jù)范圍選擇A1→B6，這樣原始數(shù)據(jù)標(biāo)題會變?yōu)楹Y選形式，此時再插入圖表，可以看到圖標(biāo)默認(rèn)引用A1→B6數(shù)據(jù)（圖2）。

現(xiàn)在我們?nèi)绻枰獙υ紨?shù)據(jù)進(jìn)行更改，比如增加一行G產(chǎn)品數(shù)據(jù)，按提示輸入數(shù)據(jù)后，可以看到右側(cè)圖表會自動增加G產(chǎn)品的圖表，也就是說使用“表中表”后，圖表是動態(tài)引用表中表的數(shù)據(jù)，無論是增加還是刪減，圖表數(shù)據(jù)都會同步變化（圖3）。

表多不迷茫 快速定位工作表

對于一些復(fù)雜的報表，我們經(jīng)常會按照品名建立多個工作表。比如總庫的盤點表是按照生產(chǎn)車間，每個車間一個工作表匯總統(tǒng)計，這樣工作表多了以后查找起來就非常不便。對于多工作表的報表文件，同樣可以通過“表中表”方法進(jìn)行自定義分類，方便后續(xù)的查找和定位。

選中第一個表中數(shù)據(jù)，操作同上選中全部數(shù)據(jù)后點擊“插入→表格”，插入表格后在上方“表名稱”中，按照當(dāng)前工作表名稱進(jìn)行命名。操作同上，將所有工作表都設(shè)置為表中表，并將表格的名稱和工作表名稱一一對應(yīng)起來（圖4）。

完成上述的操作后，以后如果我們需要查找相應(yīng)的工作表，切換到任意工作表，在插入函數(shù)左側(cè)的編輯窗口展開下拉列表，這里會將上述建立的表名稱全部列出，點擊相應(yīng)的表格即可快速切換到對應(yīng)的工作表（圖5）。

當(dāng)然如果原來工作表的名稱比較長，我們可以將這里插入表格名稱進(jìn)行簡化，比如只要提取關(guān)鍵字即可。因為這里選擇表中表名稱是直接定位到選取數(shù)據(jù)的區(qū)域，因此對于數(shù)據(jù)很多的工作表，我們可以選擇任意區(qū)域的數(shù)據(jù)作為表中表的數(shù)據(jù)，比如經(jīng)常要查詢501行數(shù)據(jù)，則選擇這里數(shù)據(jù)作為插入數(shù)據(jù)源，以后選擇表名稱即可快速定位到指定工作表的行列了。

除了可以進(jìn)行快速定位外，對于多個工作表的數(shù)據(jù)，在日常使用中經(jīng)常需要對多表數(shù)據(jù)進(jìn)行跨表引用。常規(guī)的方法是直接在函數(shù)中輸入引用工作表的名稱，如果工作表很多且名稱復(fù)雜時，引用起來就不方便。但是使用上述方法為插入表命名后引用起來就方便多了，比如Index函數(shù)，在任意工作表引用其他表時只要輸入插入表名稱開頭字符，Excel就會自動列出，只要簡單點擊即可快速實現(xiàn)跨表引用（圖6）。

此外，在選擇插入表格后會出現(xiàn)“表格工具→設(shè)計菜單”，在“表格樣式”中Excel內(nèi)置了很多標(biāo)準(zhǔn)樣式，對于需要進(jìn)行表格美化的朋友，只要在樣式列表中選擇一種自己喜歡的樣式即可快速完成表格的美化操作（圖7）。

公式不變形 模板應(yīng)用更簡單

對于常用的工作表，我們經(jīng)常會在其中使用大量的公式，為了方便下次使用則會將其制作為模板文件。但是常規(guī)的模板公式很容易在編輯數(shù)據(jù)時丟失或者錯誤編輯，導(dǎo)致公式在下一次使用時出錯，現(xiàn)在借助插入表格則更容易保證公式穩(wěn)定。

比如在上述例子中需要增加單價和金額列，金額使用“數(shù)量X單價”公式計算。那么只要在原表C1增加單價、D1增加“金額”回車后會自動填充為表列，按提示在D2輸入公式“=B2*C2”，這樣D列所有內(nèi)容都會自動填充該公式。而且只要不刪除第一行表列標(biāo)題內(nèi)容（比如可以更改標(biāo)題名稱用在其他報表中），原來的公式不會改變可以繼續(xù)使用，將該文檔保存為模板后更方便后續(xù)應(yīng)用（圖8）。