淺談檔案數(shù)字化建設

宋紅梅

【摘 要】近幾年來，由于辦公自動化系統(tǒng)和檔案管理軟件在機關檔案工作中的廣泛應用，文檔一體化的無紙辦公體系形成。紙質(zhì)檔案與電子文件配套管理已成體系，現(xiàn)代化的檔案管理模式初具規(guī)模，極大地提高了機關工作效率。但在機關實現(xiàn)文檔現(xiàn)代化辦公的同時，檔案室借閱、利用等項基礎性工作卻依然停滯在手工檢索查閱的原始落后狀態(tài)。因此充分發(fā)揮機關檔案室現(xiàn)代化辦公的硬件優(yōu)勢，科學整合轉(zhuǎn)化檔案室的檔案信息資源，建設數(shù)字化檔案室，是實現(xiàn)檔案信息資源共享，提高檔案室工作效率的有效手段。

【關鍵詞】數(shù)學化；檔案管理；發(fā)展

一、建設數(shù)字檔案的意義

（一）優(yōu)化了管理者知識結(jié)構(gòu)和隊伍結(jié)構(gòu)

人類進入信息社會，信息技術(shù)向各個領域拓展與滲透，涉及的領域也越來越寬，檔案管理行業(yè)也不例外。目前各檔案部門一是要有針對性的吸納專業(yè)型的人才充實到檔案隊伍中來，如掌握計算機軟、硬件技術(shù)或數(shù)字通訊技術(shù)，接受過大學教育的檔案管理人才。二是加大教育投入，培養(yǎng)一批既能熟練計算機技術(shù)和信息、網(wǎng)絡技術(shù)，又熱愛檔案事業(yè)的專門人才，以滿足電子檔案管理的需求。三是抽調(diào)一部分檔案管理人員，進行電子檔案基礎知識、計算機管理技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)的強化培訓，使他們迅速掌握電子檔案管理的技能，解決人才缺乏的現(xiàn)狀， 優(yōu)化管理者知識結(jié)構(gòu)， 改善管理者隊伍結(jié)構(gòu)，提高管理者綜合素質(zhì)。

（二）促進現(xiàn)代管理技術(shù)應用，提高了工作效率

檔案是一種豐富的信息資源，它記載著社會發(fā)展各歷史時期進展的全過程，也是信息匯集，豐富各方面知識的渠道，導致檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。一是人工立卷時，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進行分類，盡管都仿照統(tǒng)一的標準，但因每個人的理解能力不同，對同一份文件有不同的分類，因此不可避免地產(chǎn)生分類不準的現(xiàn)象，影響案卷質(zhì)量，給利用工作帶來不便。而利用計算機模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率。二是用傳統(tǒng)的文書立卷方法立卷，當發(fā)現(xiàn)立卷的文件有遺漏和收集不完成時，就要拆卷，有要對卷內(nèi)文件從新排序，卷內(nèi)文件目錄也要重新填寫，重新編號，重新裝訂。而利用計算機立卷發(fā)現(xiàn)文件遺漏時，插入非常方便，只需修改一下文件的目錄就行了。三是人工立卷歸檔時，經(jīng)常需要對文件進行接邊的切邊，稍不留神，就會破壞文件全貌甚至切掉重要的批示和領導的簽字。使用計算機立卷歸檔、降低了檔案工作人員的工作量，提高了工作效率。既能完整地保存文件的全貌，又能按時完成歸檔工作，不至于出現(xiàn)文件積壓現(xiàn)象。從而使檔案管理人員從繁重的立卷中解脫出來。集中時間和精力致力于檔案與信息資源的開發(fā)和利用工作。

（三）有效保護了原紙質(zhì)檔案，改善了利用方式

漫長的社會發(fā)展歷史和悠久的檔案存儲歷史，使我國現(xiàn)存的檔案和書刊，種類眾多，其價值不可估量，如貝葉經(jīng)、敦煌寫經(jīng)等這樣古老的文化遺產(chǎn)和元朝、明朝、清朝及民國時期的珍貴檔案、歷史地圖和其它大量的珍貴歷史文獻。這些古老的珍貴文獻和檔案記載著中華民族燦爛文化與悠久的歷史，必須加以妥善保管，要想方設法延長其保存期限。過去的材質(zhì)和現(xiàn)行的紙質(zhì)材料，都難以達到這一目的，但數(shù)字化管理，如利用計算機掃描技術(shù)對這些文獻作數(shù)字化處理，制作數(shù)字化副本，提供利用和交流，把原件妥善地保存起來，便可以有效地延長原件的保存時間，以防因長期翻閱造成字跡模糊或破損，甚至是在出現(xiàn)天災人禍的情況下遭致毀滅性的破壞，達到了保護作用。

二、建設數(shù)字化檔案室需要注意的問題

（一）檔案信息安全問題

檔案信息實現(xiàn)網(wǎng)絡共享，雖然極大的方便了用戶查閱利用，但對檔案信息的網(wǎng)絡安全提出了更加嚴格的要求。因此，要有計劃，有步驟、分階段地進行檔案網(wǎng)絡化服務，對涉密檔案的安全保安工作，可以采取制度管理和技術(shù)保證相結(jié)合的措施，最大限度地保證檔案的網(wǎng)絡安全。

（二）要加強管理，保障網(wǎng)絡檔案信息的真實與完整

檔案的最大特點是原始性、真實性、有效性與查考性。原始性的紙質(zhì)等載體的檔案原始性較強，不易被修改和破壞，而電子檔案和被轉(zhuǎn)化為數(shù)字載體的檔案信息極易被 修改、刪除。因此，為確保網(wǎng)上檔案信息的真實與完整，維護檔案的查考憑證作用和法律效力，必須采取技術(shù)措施和科學監(jiān)控程序，做到嚴格管理。

（三）要做好不同載體的數(shù)字化檔案的技術(shù)保護工作

隨著信息時代的高速發(fā)展，各種材料，介質(zhì)的數(shù)字化存儲載體將應運而生。建設機關數(shù)字化檔案室，是信息化時代的要求，是檔案管理工作的發(fā)展趨勢。我們相信，數(shù)字化檔案室工作的有效開展，一定會為機關各項業(yè)務工作提供更加優(yōu)質(zhì)、高效的服務。

三、檔案數(shù)字化建設的對策

（一）國產(chǎn)化

安全保密是檔案工作永恒的主題。使用國產(chǎn)的硬件和軟件系統(tǒng)，推動硬件和軟件的國產(chǎn)化是解決這一問題的有效途徑和根本辦法。近年來，我國也一直在大力推動硬件和軟件的國產(chǎn)化，軟硬件產(chǎn)品的質(zhì)量不斷進步，在一些領域已經(jīng)達到國際先進水平，涌現(xiàn)出了一批達到國際先進水平，具有知識產(chǎn)權(quán)的國有品牌，如華為、浪潮等。所以國產(chǎn)化有利于加強檔案信息安全。

（二）專業(yè)化

在當前社會分工日益細化、專業(yè)化程度日益增強、數(shù)字化技術(shù)快速發(fā)展的大背景下，檔案部門僅僅依靠自身力量完成檔案數(shù)字化是不現(xiàn)實的，也不符合時代規(guī)律。一些檔案部門積極嘗試通過業(yè)務外包來推進檔案數(shù)字化工作，即選擇具有相關資質(zhì)，有一定經(jīng)驗和能力的專業(yè)公司來承包檔案的數(shù)字化建設業(yè)務。通過引進專業(yè)公司不僅可以提高工作效率，還可以通過簽訂業(yè)務合同的方式保證工作質(zhì)量。用專業(yè)化來加強管理，以保障網(wǎng)絡檔案信息的真實與完整。

（三）系統(tǒng)化

隨著社會的發(fā)展，檔案的數(shù)量越來越多，人們對檔案信息的使用需求也在不斷提高，對檔案工作提出了更高的要求。機關檔案系統(tǒng)管理是將各種各樣的檔案，通過計算機技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)和檔案管理軟件，能高效的將檔案存儲到計算機中，進行綜合管理；機關檔案管理工作模塊化是指檔案管理的每一部分都能使用到管理軟件來實現(xiàn)，如存歸檔、借查閱、銷毀、統(tǒng)計、審核等工作都能通過系統(tǒng)來完成，提高工作效率，可以對不同載體的檔案進行系統(tǒng)的管理，確保系統(tǒng)的標準性和規(guī)范性。

總之，檔案數(shù)字化是信息化時代對檔案部門的挑戰(zhàn)，也是給檔案部門帶來的機遇，檔案信息化并不能取代傳統(tǒng)的檔案管理方式。除了檔案內(nèi)容外，檔案載體等媒介也是人類社會記憶的重要部分，這些信息可以判斷檔案信息的真實性及其他方面的價值。紙質(zhì)檔案已經(jīng)經(jīng)歷了上千年的考驗，而數(shù)字化檔案還沒有經(jīng)歷百年以上的考驗。因此，目前數(shù)字化的檔案只有和傳統(tǒng)的檔案信息保存方法相結(jié)合，才能確保檔案事業(yè)的發(fā)展及更好地服務于社會。

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