給Office一個完美的“兼容”

琴聲

伴隨著Office工具的版本越來越高，用戶使用該工具享受到的便利也是越來越多，與此同時，不同版本之間的兼容性問題也越來越突出。如何有效解決Office工具的兼容性問題，讓日常辦公效率更高，已經(jīng)成為許多辦公用戶的努力追求。為此，本文針對該問題提出了下面一些解決方案，以便給Office一個完美的“兼容”！

安裝更新補丁

現(xiàn)在，局域網(wǎng)中有的客戶機安裝使用了Office 2007或Offiice 2010，有的安裝了Office 2003，而在默認(rèn)狀態(tài)下，我們無法利用Office 2003版本訪問docx格式的Word文檔。為了解決該兼容性問題，最常見的辦法就是從微軟官方網(wǎng)站中下載安裝兼容性補丁程序，下面就是具體的操作步驟：

首先在安裝有Office 2000、Office XP或Office 2003的客戶機上，依次單擊“開始”|“控制面板”命令，彈出系統(tǒng)控制面板窗口，用鼠標(biāo)雙擊該窗口中的“Windows Update”圖標(biāo)，打開如圖1所示的在線更新管理界面，點擊該界面左下方區(qū)域的“安裝更新”按鈕，將所有高優(yōu)先級的更新全部下載安裝成功。

其次打開IE瀏覽器窗口，在該窗口地址欄中輸入“http：//www.microsoft.com/zh-cn/download/detail s.a spx？id=3”網(wǎng)站地址，在其后頁面中我們發(fā)現(xiàn)該補丁程序名稱為File FormatConverters.exe，大小只有37.2M。在這里，將“更改語言”選擇為“中文（簡體）”，之后點擊“下載”按鈕，將兼容程序包下載保存到本地計算機硬盤中。

接著用鼠標(biāo)雙擊獲取到的“FileFormatConverters.exe”程序文件，打開安裝程序向?qū)υ捒颍凑漳J(rèn)設(shè)置完成該補丁程序的安裝任務(wù)。安裝操作結(jié)束后，重新啟動本地計算機系統(tǒng)，這樣Office 2003這些低版本的程序日后就能順利打開、編輯和保存采用Word、Excel和PowerPoint更高版本文件格式的文件了。該兼容程序包還可以與Microsoft Office Word Viewer 2003、Excel Viewer 2003和PowerPoint Viewer 2003配合使用，用來查看以這些新格式保存的文件。

當(dāng)然了，需要提醒大家的是，安裝更新補丁程序，只能解決文件訪問問題，而無法解決修改問題，否則微軟也不會推出新版的Offiice程序了。

調(diào)整保存設(shè)置

為了能讓低版本Office程序正常訪問高版本Office程序編輯處理的文檔，我們可以調(diào)整高版本Office程序缺省的文件保存格式，讓新文件自動存儲為doc、ppt、xIs等兼容格式，而不是自動存儲為docx、pptx、x1s等新版文件格式！下面就是該方法的具體實現(xiàn)步驟：

首先使用高版本Office程序編輯處理好新建的文檔文件，點擊文檔編輯界面左上角的圓圈圖標(biāo)，打開“開始”菜單，按下其中的“Word選項”，切換到Word選項設(shè)置對話框。

其次選擇“保存”標(biāo)簽，打開如圖2所示的標(biāo)簽設(shè)置頁面，在“保存文檔”位置處，將“將文件保存為此格式”設(shè)置為“word 97-2003文檔”，再單擊“確定”按鈕保存設(shè)置操作。這樣，日后我們只要按下“保存”按鈕執(zhí)行文件保存操作時，默認(rèn)就是Word兼容格式了，而要想重新保存為docx格式時，必須按下“另存為”按鈕，從保存類型對話框中選擇“Word文檔（*.docx）”才可以。當(dāng)然，當(dāng)我們嘗試將一個原先以新格式編輯處理的文件保存為舊格式時，Office程序?qū)詣訌棾鎏崾拘畔ⅲ嬖V我們一些僅新版本Office程序可支持的格式和特性將會發(fā)生丟失，這一點我們需要格外小心。

開啟兼容選項

盡管低版本Office程序的文件格式完全能滿足日常的辦公需要，但是微軟還要推出使用新的文件格式，主要就是新文件格式能達(dá)到更小的兼容性，確保其他的Office程序無法正常打開它，以保證微軟在Office方面減少競爭對手。不過，為了方便與低版本Office程序用戶交流共享文件，新版本Office程序特意開發(fā)設(shè)計了一項新的功能名叫兼容模式功能，善于使用這項功能模式，我們可以輕松保證在新版本Office程序中所創(chuàng)建的文件，沒有包含任何之前版本Office所無法支持的功能。

例如，在使用Office 2007程序解決一些不同版本間的文檔遺留問題時，可以先啟動運行Office 2007程序，打開該程序的“開始”菜單，按下“Word選項”按鈕，彈出Word選項設(shè)置對話框。按下左側(cè)列表區(qū)域的“高級”標(biāo)簽，彈出如圖3所示的高級標(biāo)簽設(shè)置頁面，在“兼容性選項”位置處下可進(jìn)行合適設(shè)置。

當(dāng)嘗試將“設(shè)置此文檔版式，使其看似創(chuàng)建于”選項選擇為某個版本的程序時{程序默認(rèn)提供了12個不同選項），就能確保新版本程序與對應(yīng)版本保持兼容，同時我們還能選擇預(yù)置的選項組合。如果將“設(shè)置此文檔版式，使其看似創(chuàng)建于”選項選擇為“自定義”時，可以用來試驗和處理錯誤。在缺省狀態(tài)下，該選項被設(shè)置為了Office 2007，展開“版式選項”位置旁邊的“+”，還能對版式選項的具體設(shè)置進(jìn)行自定義修改，確保新版本程序的某些特性與舊版本特性相互兼容。設(shè)置結(jié)束后，單擊“確定”按鈕保存設(shè)置操作。

一旦新版本Office程序工作在兼容模式狀態(tài)時，我們能從當(dāng)前編輯窗口的文檔標(biāo)題欄中看到“兼容模式”字眼。此外，在兼容模式狀態(tài)下，類似“SmartArt圖形”之類的所有非兼容功能將自動處于不可用狀態(tài)。相反地，我們只能使用指定低版本Office程序中具有的操作特性，這樣，我們通過新版本程序編輯的文檔格式才可以在低版本程序中進(jìn)行編輯處理。當(dāng)我們將Office新文件格式轉(zhuǎn)換成舊文件格式，或者是當(dāng)我們將新版本程序設(shè)置成默認(rèn)以舊文件格式保存，那么日后再次訪問舊文件格式時，新版本程序會自動以兼容模式啟動運行。endprint

修改系統(tǒng)鍵值

大家知道，即使我們采用手工設(shè)置方法，將新版本Office程序的默認(rèn)文件保存格式設(shè)置成“Word 97-2003文檔”之類的低版本格式，但是此時打開鼠標(biāo)右鍵菜單時，發(fā)現(xiàn)其中仍然只有Office 2007或Office 2010這些格式的新建命令，這么說來，我們還是無法通過新版本程序，快速創(chuàng)建適合低版本程序訪問的Office文檔。有鑒于此，我們可以通過修改系統(tǒng)注冊表相關(guān)鍵值的方法，來解決不同版本Office程序兼容性不好的問題，下面就是具體的操作步驟：

首先依次單擊“開始”|“運行”命令，從彈出的系統(tǒng)運行對話框中，輸入“regedit”命令并回車，切換到系統(tǒng)注冊表編輯界面，在該界面左側(cè)列表中，將鼠標(biāo)定位到H KEY_CLASSES_ROOT＼.doc＼Word Document 8＼ShellNew節(jié)點上，要是找不到目標(biāo)節(jié)點選項，不妨采用手工方法創(chuàng)建好對應(yīng)節(jié)點選項，如圖4所不。

其次用鼠標(biāo)右鍵單擊ShellNew節(jié)點，從彈出的右鍵菜單中依次選擇“新建”|“字符串值”命令，手工創(chuàng)建好一個新的字符串鍵值，并將該鍵值名稱設(shè)置為“FileName”，同時將其數(shù)值設(shè)置為“Winword8.doc”，最后刷新系統(tǒng)注冊表即可。

按照相同的操作步驟，依次展開HKEY CLASSES ROOT＼xls＼ExceI.Sheet.8＼ShellNew注冊表節(jié)點，要是無法找到該節(jié)點時，可以手工創(chuàng)建好，之后在對應(yīng)該節(jié)點下，手工創(chuàng)建好“FileName”字符串鍵值，并將該鍵值數(shù)據(jù)設(shè)置為“exce18.doc”即可。同理，在HKEY_C LASS ES_ROOT＼pptkPowerPoint Show.8＼ShellNew注冊表節(jié)點下面，手工創(chuàng)建好“FileName”字符串鍵值，再將其數(shù)值設(shè)置為“PwrPnt8.ppt”即可。

完成上述設(shè)置操作后，再次打開鼠標(biāo)右鍵菜單時，我們將從新建子菜單中看到“Microsoft Word 97-2003文檔”、“Microsoft Excel 97-2003工作表”、“Microsoft PowerPoint 97-2003”等命令選項，通過這些選項就能快速創(chuàng)建能兼容低版本程序的文檔文件了。

借助外力轉(zhuǎn)換

在局域網(wǎng)環(huán)境中與他人交流共享Office文檔文件時，如果對方用戶正在使用低版本Office程序，而他們又想讓自己編輯的文件內(nèi)容以新文件格式保存時，以確保自己能享受到僅在新版本Office程序中才有的功能特性時，不妨從網(wǎng)上下載安裝Office 2007文件轉(zhuǎn)換器程序，該外力程序可以讓低版本Office程序的用戶保存成新的文件格式。該文件轉(zhuǎn)換器大小只有2.7 MB，可以免費從微軟官方網(wǎng)站上下載獲取到，它幾乎能在各種版本W(wǎng)indows系統(tǒng)的計算機上安裝運行。Office文件轉(zhuǎn)換器工具包是最新的轉(zhuǎn)換器工具包，并且是可用于Microsoft Office產(chǎn)品的唯一轉(zhuǎn)換器工具包，該Office文件轉(zhuǎn)換器工具包會安裝附加的文本轉(zhuǎn)換器和圖形（圖像）過濾器。

Office文件轉(zhuǎn)換器工具包既能從網(wǎng)上單獨下載，又能從Microsoft Office 2003 Resource Kit工具中提取。從http：//office microsoft.com/en-us/office-2003-resou rce-kit/office-converter-pac k-available-as-aseparate-download-HA001151363.aspx位置處就能輕易獲得Office文件轉(zhuǎn)換器工具包，按照默認(rèn)設(shè)置就能成功將其安裝到計算機系統(tǒng)中。如果要從Office資源工具包中提取安裝時，可以先正常下載安裝Microsoft Office 2003資源工具包，安裝結(jié)束后Office文件轉(zhuǎn)換器工具會被自動拷貝到本地計算機硬盤中，之后進(jìn)行下面的操作開始提取安裝：

首先依次單擊“開始”|“運行”命令，彈出系統(tǒng)運行對話框，輸入命令行代碼“X：＼Program Files＼ORKTools＼ORK11＼TOOLS＼Office Converter Pack＼OCONVPCK EXE”，其中“x”為裝有Microsoft Office 2003資源工具包的硬盤分區(qū)符號，單擊回車鍵后，彈出安裝向?qū)υ捒?。其次點擊“是”按鈕，接受許可安裝協(xié)議，再按照默認(rèn)設(shè)置完成其他的安裝操作，最后重新啟動計算機系統(tǒng)即可。日后，使用Office文件轉(zhuǎn)換器工具，可以對目標(biāo)文檔文件執(zhí)行批量轉(zhuǎn)換操作。

執(zhí)行兼容檢查

為了確保低版本用戶能夠正常訪問高版本Office程序創(chuàng)建的文檔文件，我們可以先對新格式文件執(zhí)行兼容性檢查，將所有在低版本Office程序中不能正常識別的特性或格式全部找出來。新版本的Office程序都自帶有兼容性檢查器，在使用該工具對當(dāng)前編輯的文件執(zhí)行兼容性檢查時，可以按照下面的操作來進(jìn)行：

首先啟動運行新版本Office程序，打開該程序的“開始”菜單，依次選擇“準(zhǔn)備”|“運行兼容性檢查器”命令，彈出如圖5所示的檢查對話框，在這里能清楚地判斷出究竟有哪些內(nèi)容不能被低版本的Office程序正確識別，這些內(nèi)容在低版本Office程序中可能無法被識別或編輯。將這些內(nèi)容刪除掉，或者將特殊功能取消掉，就能保證低版本程序訪問該文檔文件了。endprint