試析辦公室行政管理工作的“角色”與效率提高

張琳琳

【摘 要】隨著社會和時代的變遷，各行各業(yè)的辦公系統(tǒng)都實現(xiàn)了質(zhì)的飛躍。不論是對政府機關(guān)，還是對于企事業(yè)單位來說，辦公室工作無疑是整個辦公系統(tǒng)的軸心，它承載著整個辦公系統(tǒng)的順利進行。論文從辦公室的行政管理工作出發(fā)，并對其管理工作的內(nèi)容、管理角色以及如何提高效率，進行了明確分析。

【Abstract】With the changes of society and times， office systems in all walks of life have achieved a qualitative leap. Whether for government agencies or for enterprises and institutions， the office work is undoubtedly the axis of the entire office system， it carries the entire office system smoothly. This paper starts from the administration of the office， and makes a clear analysis of the content， management role and how to improve the efficiency of the management.

【關(guān)鍵詞】辦公室；行政管理；角色；效率

【Keywords】office； administration； role； efficiency

【中圖分類號】C93 【文獻標(biāo)志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）09-0019-02

1 引言

辦公室是企事業(yè)單位進行日常工作的軸心，它在整個工作流程和系統(tǒng)中擔(dān)負著基礎(chǔ)性的作用。辦公室起著承上啟下、協(xié)調(diào)員工與上層領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系、聯(lián)系各部門、上層發(fā)號施令等作用，是整個企事業(yè)單位聯(lián)系的紐帶。在日常工作中，準(zhǔn)確把握辦公室工作的角色以及效率，具有十分重要的意義。

2 辦公室行政管理工作的必要性

2.1 員工高效完成工作的保障

辦公室的行政管理工作，在整個辦公流程中起著舉足輕重的作用。辦公室的行政管理工作得當(dāng)，可以有效地幫助員工協(xié)調(diào)工作時間，以保證員工能及時得到上層的反饋意見，并能幫助員工解決工作中遇到的問題，從而保證員工更好地完成工作目標(biāo)。

2.2 協(xié)調(diào)各部門之間的工作

辦公室在整個工作中起著“承上啟下”的作用，承接上方下達的命令，并將其下放到各個部門。并能在工作中，通過辦公室，對各個部門進行協(xié)調(diào)，以保證部門之間默契配合，共同完成工作的目標(biāo)。

2.3 優(yōu)化工作質(zhì)量

在任何企事業(yè)單位的工作過程中，難免會遇到問題。此時，辦公室就要擔(dān)負起為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策、為公司長遠發(fā)展做規(guī)劃的職責(zé)，幫助公司解決眼前的困難，并提出合理的、長遠的規(guī)劃。

3 辦公室行政管理工作的內(nèi)容

3.1 檔案管理

檔案管理是辦公室行政管理工作的重要內(nèi)容之一。通常情況下，企事業(yè)單位的所有員工、所有部門的檔案都是由辦公室進行統(tǒng)一管理的。在管理的時候，辦公室切記要進行分類管理，例如：視頻檔案、圖片檔案、文字檔案等。

3.2 文書管理

文書管理是辦公室行政管理的日常工作。一個企事業(yè)單位的部門文件收取、發(fā)放、歸類等都是在辦公室進行存檔。在管理的時候，要根據(jù)文件的內(nèi)容，進行有區(qū)別的管理，做到有效、有序、分類、高效的管理。

3.3 會議管理

會議管理是辦公室行政管理的主要內(nèi)容之一。辦公室要根據(jù)企業(yè)的發(fā)展，合理地安排會議，同時還要做好會議內(nèi)容的記錄和管理，并做好會議的前序和后期的收尾工作，保證公司的會議順利開展和圓滿結(jié)束。

4 辦公行政管理工作的“角色”

4.1 角色一——助手

對于企事業(yè)單位和領(lǐng)導(dǎo)來說，辦公室就是其工作的左右手。在日常工作中，辦公室工作的主要內(nèi)容就是為領(lǐng)導(dǎo)收集各種數(shù)據(jù)，并分類提供給領(lǐng)導(dǎo)，做好輔助性工作，并且還要善于收集各種有價值的信息，并將其進行有效整合，反饋給公司領(lǐng)導(dǎo)。在公司推行新的計劃和方案時，辦公室“這雙左右手”尤為重要。不但要輔助領(lǐng)導(dǎo)制定新的方案，還要確保方案的順利實施[1]。此外，辦公室還要幫助領(lǐng)導(dǎo)了解員工的心聲，掌握員工的工作狀態(tài)等。

4.2 角色二——參謀

在日常工作中，辦公室還要挑起參謀一職。對于公司來說，一個政策、方案的推出不僅是領(lǐng)導(dǎo)的事情，也是辦公室的工作職責(zé)所在。尤其是當(dāng)公司在出臺新方案之前，辦公室有義務(wù)、有責(zé)任要做好詳細的調(diào)研工作，盡量提供出全面、客觀、詳細的信息和數(shù)據(jù)，并在綜合的基礎(chǔ)上給領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，以制定出最合理的方案。

4.3 角色三——執(zhí)行和落實

辦公室是不折不扣的執(zhí)行者和落實者。領(lǐng)導(dǎo)做出決策之后，辦公室要在第一時間將通知下達到各個部門，同時將方案落實，這是辦公室最重要的角色之一，因為執(zhí)行和落實這一環(huán)節(jié)，關(guān)乎企業(yè)未來的發(fā)展情況。因此，辦公室不僅要全面、準(zhǔn)確地傳遞信息，還要及時檢查并落實，切實保障政策、方案的有效、順利執(zhí)行。

4.4 角色四——協(xié)調(diào)者

在辦公室各個部門中，辦公室是一個紐帶，是保障工作運轉(zhuǎn)的樞紐和調(diào)度中心。在工作中，辦公室既要調(diào)整好平級各部門之間的關(guān)系，又要調(diào)節(jié)好辦公室和各部門之間的關(guān)系，以確保每項工作都能順利地展開。

4.5 角色五——后勤服務(wù)者

辦公室是整個公司的后勤服務(wù)者。在日常工作中，幾乎所有的工作都離不開辦公室：辦公室負責(zé)全公司所需物品的采辦，例如：A4紙、中性筆；衛(wèi)生狀況，需要辦公室去安排；員工的工作環(huán)境也需要辦公室去關(guān)注……可以說，整個公司猶如一個大家庭，辦公室就是這個大家庭中的保姆，負責(zé)一切瑣碎的、前序的工作。endprint

4.6 角色六——保障員

在日常工作中，辦公室既要保障本部門及時、有效地完成領(lǐng)導(dǎo)交給的任務(wù)，同時，還要保障其他各部門工作完成的情況。在發(fā)揮這一職能時，辦公室要及時搜集各部門的意見，并對其進行有效整合和反饋，確保調(diào)動各部門員工的工作積極性。

5 全面提高辦公室行政管理效率

辦公室工作雖然瑣碎，但又十分重要。在此，筆者認(rèn)為，辦公室管理工作的重點在于全面提高辦公室行政管理效率。

5.1 抓工作中心，發(fā)現(xiàn)工作重點

辦公室行政管理工作，一定要抓住工作中心——做好本部門的本職工作。在堅持本職工作不動搖的基礎(chǔ)上，再開展其他的工作。否則，一味地舍去中心，而去尋求其他的工作，就很難繼續(xù)開展。

另外，辦公室工作內(nèi)容雖然很廣泛，但在開展工作時，一定要有工作重點。只有把握住工作重點，才能避免盲目地開展工作，做到事半功倍的效果，保證工作的效率。因此，辦公室在開展工作時，首要的任務(wù)就是找到工作重點，然后圍繞重點，一件一件去完成[2]。

5.2 把握工作難點

辦公室的工作是瑣碎的，在實施的過程中也是充滿阻力和困難的。一般而言，辦公室行政管理工作的難點就是服務(wù)，例如：收發(fā)文件，這類工作看似簡單，但其細致程度很高；再比如，命令的上傳下達，需要很強的協(xié)調(diào)性。

此類的工作創(chuàng)新性很大，只有把握住工作的難點，才能做出最優(yōu)的處理，并能在既定的時間內(nèi)提高工作效率。

5.3 工作要講究分工協(xié)作

整個辦公室猶如一臺機器，要想高效、快速地運轉(zhuǎn)，各個員工之間就必須要有明確的分工，并且做到權(quán)責(zé)明確，每個人都要負責(zé)好自己的本職工作，并且在保證本職工作的同時，能夠進行有效的協(xié)作，才能確保辦公室工作有序、順利地進行。

因此，在進行辦公室行政管理時，務(wù)必要遵循“人盡其才”的原則，把每一位員工都安放在合適的位置，充分調(diào)動員工的積極性、主動性和創(chuàng)造性。

5.4 重視團隊合作

企業(yè)是一個大團隊，辦公室是一個小團隊。雖然員工之間彼此分工不同，但都是整個團隊中不可或缺的一部分。在這個團隊至上的時代，企業(yè)唯有重視團隊管理，增強員工之間的相互合作、取長補短，才能提高工作效率。

6 總結(jié)

綜上所述，辦公室管理是現(xiàn)代企業(yè)管理中一個重要的組成部分。在整個企業(yè)的工作中，辦公室有著特定的角色和不可忽視的作用，是保障一切工作順利進行的基礎(chǔ)，唯有提高辦公室行政管理效率，才能提高企事業(yè)單位的工作效率，才能保障各項工作得以順利進行。

【參考文獻】

【1】高華.辦公室行政管理工作的"角色"與效率提高[J].大科技，2015（34）：15-16.

【2】楊燁，劉衡宇. 辦公室行政管理工作的“角色”與效率提高[J]. 經(jīng)營與管理，2015（09）：70-72.endprint