加強交通運輸單位檔案管理工作的思考

張一蕊

摘 要：隨著時代的進步，交通運輸成為社會事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，在很大程度上也拉動了社會經(jīng)濟發(fā)展，而交通運輸單位的正常運作，離不開檔案管理工作，檔案管理工作是對道路交通運輸日常記錄的管理，通過這項工作可以及時準確的了解交通運輸實際工作中存在的各種問題，進而指出相應的解決措施。本文就此進行淺要思考和分析。

關鍵詞：交通運輸； 檔案管理；有效措施

近年來，我國經(jīng)濟的迅速發(fā)展極大的帶動了各行各業(yè)的發(fā)展，運輸行業(yè)也得到了有力的推進，使得交通運輸單位成為社會事業(yè)中最為重要的一部分，同時也給道路交通帶來了一系列問題。交通運輸單位檔案管理工作的順利開展，可以使得道路交通運輸單位有條不紊的進行各項工作，因此必須切實提高相關人員對檔案管理工作的重視程度，推動交通運輸行業(yè)的正常發(fā)展。

一、交通運輸單位檔案管理工作的重要性

檔案管理工作是道路交通現(xiàn)實情況的寫照，它是把日常交通運輸?shù)那闆r記錄下來，通過匯總之后，進行分類管理工作，此項可以知道目前的交通運輸存在著哪些問題，及時對常見問題進行匯總，分析發(fā)生這些問題的原因，并且制定出有效地措施來促進道路交通事業(yè)的發(fā)展，同時還可以通過對常見問題進行分析，尋找其中的關聯(lián)，及時預防相關問題事件的發(fā)生，起到了預判作用。

二、提高對檔案管理工作的重視程度

提到交通運輸行業(yè)，給人的第一感覺就是對貨物和旅客進行運輸?shù)男袠I(yè)，它發(fā)生在道路上，具有隨機性，靈活性。大部分人認為這個行業(yè)與檔案管理的關系不大，有這樣想法的人不在少數(shù)，現(xiàn)實中在交通運輸單位雖然一直都設有檔案管理員一職，然而由于對這一崗位重視程度不夠，這一崗位變得形同虛設，處于一種可有可無的狀態(tài)，這樣的狀態(tài)導致檔案管理工作交通運輸行業(yè)中起不到應有的作用。單位要加強對從事檔案管理工作的人員的培訓，讓他們深刻理解檔案管理工作不僅可以提高運輸單位工作效率和工作質量，同時對道理交通運輸行業(yè)發(fā)展規(guī)律研究提供了原始依據(jù)。

三、充分利用各種資源，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理

目前，人們對檔案管理工作的重視程度已經(jīng)得到明顯的提升，許多交通運輸單位成立了專門的檔案管理部門，并由專業(yè)人員進行管理，但是由于交通運輸行業(yè)存在著隨機性和多變性，可能隨時產(chǎn)生新的問題，這些新問題如得不到及時的解決，勢必會影響檔案管理工作的正常進行和交通運輸行業(yè)的正常發(fā)展。這就要求交通運輸單位要將檔案管理工作作為一項重要研究課題來看待，爭取早日形成一套適合當前交通運輸行業(yè)發(fā)展的檔案管理模式，采取科學性的有效手段，使檔案管理體制更加完整。要注意以下幾方面：首先，檔案管理部門要建立完善的管理工作規(guī)定，細化管理規(guī)定和人員職責，使檔案儲存更加規(guī)范、更加科學；最終實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。其次，在互聯(lián)網(wǎng)時代，要運用新進的網(wǎng)絡平臺，對檔案信息進行完整、長期、穩(wěn)定的儲存和管理，積極建立網(wǎng)絡平臺，努力實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，提高檔案管理工作的效率，促進我國交通運輸行業(yè)的全面發(fā)展。再次，檔案管理部門應積極建立完善的交通運輸檔案管理系統(tǒng)，使用先進的設備，使得檔案管理工作更加科學化、人性化。最后，應加大對檔案管理工作的宣傳力度，營造一個良好的人文環(huán)境，促進檔案管理工作的順利進行。

四、提高管理人員素質，構建全能管理隊伍

第一，鑒于交通運輸檔案管理工作的重要性，對工作人員的要求也提出了較高的要求，工作人員的自身素質的高低影響著工作成果，工作中應通過培訓的方式，檔案管理工作人員要愛崗敬業(yè)，加強員工的業(yè)務水平，在培訓中，應選拔出一位業(yè)務能力和文化素質都相對突出的員工，對其他員工進行培訓，在培訓過后對培訓人員進行測試，并對成績優(yōu)異者進行獎勵，以便讓員工樹立正確的培訓學習態(tài)度。經(jīng)過分段的培訓和培訓測評，選拔出成績最好，進步最大的員工，成為員工“榜樣”，通過榜樣的力量，帶動員工的情緒，進而增強員工工作積極性，使企業(yè)充滿朝氣，充滿積極向上的力量。同時，所有的檔案管理工作人員要認識到檔案管理工作的重要性，端正工作態(tài)度，全身心的投入到檔案管理工作之中，保證檔案管理工作合格順利的完成。

第二，從事檔案管理工作的人員要具備敏銳的觀察能力和迅速的反應能力，在工作中要積極用腦，保證交通運輸實際工作中各項信息進行完整記錄和整合，要對記錄進行分析，并分階段對記錄進行總結，能夠不定期的從檔案中挖掘有價值的信息，為日后工作中出現(xiàn)新問題，起到預判和解決的作用，促進整個交通運輸單位的發(fā)展。

第三，交通運輸單位檔案管理人員應具備一定的調查研究能力，掌握基本的調查方法，能夠對實際工作遇到的的種種問題進行匯總和整理，同時應對社會需求有一個較為細致的了解，這樣可以幫助單位更好的制定交通運輸方案。

第四，檔案管理工作需要與其他單位的溝通配合，這就要求從事檔案管理工作的人員需要具備一定的組織協(xié)調能力。

第五，交通運輸單位應加大對包括檔案管理人員在內(nèi)所有管理人員的監(jiān)督考查力度，建立績效管理考核制度，加強檔案管理人員的責任心，管理者應對員工詳細介紹績效管理，使員工對績效管理有個認識的過程。

第六，加大對新型檔案管理人員的培養(yǎng)，制定完整的人才培養(yǎng)模式。

第七，加強檔案的日常記錄管理，檔案的日常記錄，是檔案工作的基礎和依據(jù)，在日常工作中，檔案管理員必須每天認真完成檔案的日常記錄，并及時更新相關資料，將其入檔，道路運輸存在隨時性和變化性，因此檔案管理必須隨時更新和完善。同時，也要對資料進行分類整理，便于日后進行查找。

五、結束語

隨著我國經(jīng)濟的進步和行業(yè)的發(fā)展，交通運輸行業(yè)漸漸擴大，交通運輸單位涉及面廣，專業(yè)性強，檔案管理工作發(fā)揮著其不可替代的作用為交通運輸行業(yè)的正常運行奠定了堅實的基礎。為了更好的保證交通運輸工作的正常進行，我們必須做好檔案管理工作，努力建設一套完善的管理模式，從而推動我國道路交通事業(yè)更快更好的發(fā)展。

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