人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)意義與實(shí)施策略

◎張旭兆

人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)意義與實(shí)施策略

◎張旭兆

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)已成為必然趨勢(shì)，全面了解人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的意義及實(shí)施策略，對(duì)更高效地推進(jìn)人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程有著重要的意義。鑒于此，本文在介紹人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)化背景的基礎(chǔ)上，對(duì)人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的意義和實(shí)施策略進(jìn)行了分析，以供參考。

人事檔案是記錄個(gè)人從事學(xué)習(xí)、工作等各類社會(huì)活動(dòng)的重要文件，是個(gè)人出身、受教育背景、社會(huì)關(guān)系、工作經(jīng)歷、賞罰情況的重要原始記錄，是用人單位進(jìn)行人事管理、人才培養(yǎng)、領(lǐng)導(dǎo)干部選拔任命等各項(xiàng)工作的重要依據(jù)與憑證。隨著人事制度的不斷創(chuàng)新改革，人事檔案資源的價(jià)值得到不斷提升，高效、準(zhǔn)確地做好人事檔案管理工作顯得尤為重要，而將網(wǎng)絡(luò)化管理理念、管理技術(shù)引入人事檔案管理中，無(wú)疑是提升該項(xiàng)工作效率與質(zhì)量的可行之舉。

人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的背景

計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，推動(dòng)了人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。人事檔案管理系統(tǒng)更是如雨后春筍般建立起來(lái)，極大地提高了人事檔案資源的真實(shí)性、時(shí)效性。人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，不僅使得人才檔案更加健全，同時(shí)資源和數(shù)據(jù)的共享，極大地提高了各級(jí)各類管理的工作效率。此外，隨著現(xiàn)代通訊技術(shù)的迅猛發(fā)展，各種終端設(shè)備可以實(shí)時(shí)連接互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)，提高了人事檔案數(shù)據(jù)和信息的傳遞效率。目前，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)和通訊技術(shù)形成了一個(gè)龐大網(wǎng)絡(luò)檢索系統(tǒng)，基于這一系統(tǒng)建立的人事檔案管理系統(tǒng)，最終會(huì)實(shí)現(xiàn)人事檔案資源和信息的共享。因此，加快人事檔案管理的信息化建設(shè)勢(shì)在必行。

人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的意義

基于計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的人事檔案管理系統(tǒng)，使得人事檔案更加全面，提高了人事檔案的真實(shí)性，有效提升了人事檔案管理的時(shí)效性。在經(jīng)濟(jì)和社會(huì)飛速發(fā)展時(shí)代，人事資源檔案管理也面臨著巨大的挑戰(zhàn)，加快人事檔案管理信息化和網(wǎng)絡(luò)化改革，實(shí)現(xiàn)人事檔案資源共享，有著重要的意義。

首先，人事檔案管理信息化有助于發(fā)揮人事檔案工作的服務(wù)職能。人事檔案信息化后可以更好的服務(wù)人事檔案管理，能更有效、更及時(shí)、更全面地將人事資源傳達(dá)給有關(guān)部門，便于用人部門能直觀地了解人才的相關(guān)信息，掌握單位的人資狀況。

其次，人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)化有助于提升人事檔案資源的利用價(jià)值。人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，便于企業(yè)及時(shí)掌握員工檔案，領(lǐng)導(dǎo)想要了解某一員工情況時(shí)，一鍵搜索即可查閱，極大節(jié)省時(shí)間，提高了人事檔案的使用價(jià)值。同時(shí)，利用電子信息庫(kù)查詢，還可以避免紙質(zhì)檔案損害，保護(hù)紙質(zhì)檔案的完整性。

再次，人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)化有助于提升檔案信息的規(guī)范性、時(shí)效性。人事檔案管理信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，一定程度上實(shí)現(xiàn)了資源共享，極大保障了人事相關(guān)信息的真實(shí)性，同時(shí)便于及時(shí)更新信息，保障了信息的時(shí)效性。此外，網(wǎng)絡(luò)化管理將人資信息分門別類，使得資源和信息更加地規(guī)范，便于相關(guān)人員查閱和使用。

最后，人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)化有助于提升人事檔案管理效率。人事檔案的信息化，實(shí)現(xiàn)了信息的規(guī)范性和時(shí)效性的同時(shí)，更方便了使用者，提高了人事工作者的工作效率。企業(yè)在選拔、提拔人才時(shí)，不再需要從大量的紙質(zhì)檔案中一一查找，人事工作者只需從一鍵搜索信息庫(kù)，便可馬上調(diào)取相關(guān)信息，從而極大節(jié)省時(shí)間，提高工作效率。

人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)實(shí)施策略

要全面實(shí)現(xiàn)人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，應(yīng)采取以下措施：

增加資金投入，提升硬件水平。人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)需要性能優(yōu)越的信息化設(shè)備和條件良好的相關(guān)設(shè)施來(lái)支持。因此，相關(guān)部門不但要從思想上重視人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，更要就該項(xiàng)工作給予充分的資金投入。用以配備數(shù)量充分的計(jì)算機(jī)及其他信息化設(shè)備，不斷改善機(jī)房環(huán)境，并適時(shí)引進(jìn)先進(jìn)的檔案資源管理軟件，以實(shí)現(xiàn)人事檔案管理硬件條件的不斷優(yōu)化，為全面實(shí)現(xiàn)人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

強(qiáng)化檔案認(rèn)定，完善電子歸檔。做好人事檔案管理的各項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是保障檔案資源質(zhì)量，提升檔案網(wǎng)絡(luò)化管理效率的重要基礎(chǔ)，對(duì)此需要采取兩項(xiàng)措施：一是完善人事檔案認(rèn)定工作。

傳統(tǒng)的人事檔案為紙質(zhì)文件，在錄入數(shù)據(jù)庫(kù)前，其原始性與真實(shí)性需要進(jìn)一步認(rèn)定，因此，在人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中需檔案人員對(duì)檔案中的有關(guān)信息進(jìn)行全面、認(rèn)真的審核，以保證其中信息的真實(shí)、可靠性；二是強(qiáng)化電子歸檔管理。對(duì)此一方面要盡快統(tǒng)一電子檔案的格式、內(nèi)容，另一方面要將現(xiàn)有的電子檔案按照統(tǒng)一格式進(jìn)行梳理、修訂，且將紙質(zhì)檔案中的重要部分盡快錄入數(shù)據(jù)庫(kù)形成電子檔案，以保障用人單位人事檔案的真實(shí)性、安全性、完整性與可讀性。

規(guī)范檔案操作，完善管理制度。規(guī)范檔案管理操作對(duì)確保檔案資源完整性、安全性有著重要的意義，對(duì)此，人事檔案管理部門應(yīng)就各項(xiàng)檔案管理業(yè)務(wù)的操作流程、操作方法做出明確規(guī)范，同時(shí)要求檔案人員嚴(yán)格執(zhí)行網(wǎng)絡(luò)信息的保密協(xié)議，杜絕檔案信息被泄露和篡改，以確保人事檔案信息化管理過(guò)程中數(shù)據(jù)的真實(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范和統(tǒng)一。

綜上所述，當(dāng)前人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)已成為不可逆轉(zhuǎn)的趨勢(shì)，盡快提升對(duì)人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的認(rèn)知水平與操作能力是每位人事檔案管理人員的重要職責(zé)。要全面實(shí)現(xiàn)人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，不但需要相關(guān)部門給予充分的支持和投入，更要求檔案管理人員做好檔案認(rèn)定、電子檔案歸檔等基礎(chǔ)性工作，同時(shí)通過(guò)規(guī)范自身操作和完善管理制度來(lái)提升檔案資源的準(zhǔn)確性、安全性。

（作者單位：太原市婦幼保健院）