新時期提高辦公室檔案管理有效性的對策探究

勞麗

摘要：要想進一步做好檔案管理工作，就要加強人才隊伍建設(shè)，建立并創(chuàng)新知識資源管理的體系。同時還要注重對于檔案管理工作重要性的宣傳，提高檔案管理工作的重要地位。與此同時也不能忽略創(chuàng)新檔案管理方式。鑒于此，下文對新時期辦公室檔案的管理進行了分析探討。

關(guān)鍵詞：新時期；辦公室；檔案管理；對策

一、加強辦公室檔案管理的必要性

不同辦公室之間以及同一辦公室不同檔案之間的差異很大，其內(nèi)容與性質(zhì)也各有不同，重要程度更是相差甚遠(yuǎn)，部分檔案屬于單位的內(nèi)部機密文件，與本單位的發(fā)展息息相關(guān)。對于檔案管理人員來講，首先就是要做好對檔案的管理與保密工作。盡管部分辦公室人事檔案資料機密級別較低，但是也與個人發(fā)展緊密相關(guān)，因此，必須做好相應(yīng)的管理與保密工作，極力減少由于檔案管理不當(dāng)導(dǎo)致的工作問題。對于個人檔案而言，其內(nèi)容多是由個人在工作過程中所積累的社會閱歷，是對其在不同時期工作生活的記錄，將個人檔案進行妥善保存與管理能夠為個人在未來的工作崗位發(fā)展以及所需手續(xù)的辦理保駕護航。

二、辦公室檔案管理中存在的問題

1、缺乏監(jiān)督力度

缺乏監(jiān)督力度主要表現(xiàn)在三個方面：一是辦公室缺乏相應(yīng)的管理制度，以致于檔案管理工作松散、效率低下。二是檔案管理職能沒有充分發(fā)揮，一些辦公室的檔案管理工作主要是行政部門負(fù)責(zé)，但是行政人員并沒有專業(yè)的檔案管理水平，從而導(dǎo)致檔案管理工作的滯后，而且辦公室也并沒有重視檔案管理工作的監(jiān)督。

2、檔案管理工作質(zhì)量不高

檔案管理工作是一項十分繁雜的工作，考驗的不僅僅是檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，更考驗一個人工作人員的綜合素質(zhì)。檔案管理工作者業(yè)務(wù)能力是一個方面，綜合素質(zhì)包含的內(nèi)容則更多。如果檔案管理工作人員的責(zé)任心不強，沒有耐心就很難做好檔案管理工作，很容易造成檔案管理工作質(zhì)量不高的現(xiàn)象發(fā)生。比如檔案管理工作經(jīng)常出現(xiàn)的質(zhì)量問題有：檔案分類混亂、分類不合理、檔案材料歸檔不夠及時、檔案信息化程度低等問題。同時當(dāng)前管理制度的不完善也不利于檔案管理工作質(zhì)量的提高。

3、缺乏一定的利用率

目前，我國的檔案強調(diào)管理模式，但對檔案的利用效率明顯不夠。一些辦公室對檔案信息實行封閉化管理，即使是開放性的，也是具有局限性，大眾要想查找檔案，具有一定的難度，使之檔案成為一種固然不變的資源模式，未能夠起到檔案所應(yīng)該具有的意義。而檔案的記載和保存，其最大的意義就是在于，記錄成長變化，為今后的學(xué)習(xí)和工作提供便利條件，但從現(xiàn)階段工作來看，這項意義體現(xiàn)的不足夠明顯，有待進一步的加強管理。

三、新時期提高辦公室檔案管理有效性的對策

1、充分發(fā)揮現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)電子信息化辦公的作用

在辦公室檔案管理中，引入網(wǎng)絡(luò)電子信息化辦公，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案的集中立卷管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷ζ胀ㄐ侣剻n案文件的處理。通過現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)電子信息化辦公的幫助，除了可以把復(fù)雜多量的檔案資料進行分類管理，還能夠?qū)?fù)雜的檔案資料進行處理，以及發(fā)現(xiàn)檔案資料中的漏洞并進行修復(fù)，避免檔案資料的長時間堆積。因此，在有需要時，對檔案的檢索會變得更加便捷，大大提升了檔案管理的效率。此外，如若有新資料需要插入原文件時，檔案管理人員的操作也會更加快捷高效。這種操作方式與傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案管理相比，網(wǎng)絡(luò)電子信息化辦公不僅減輕了管理人員的工作量，而且提升了辦公室檔案資料編排的準(zhǔn)確性，表現(xiàn)出極高的工作效率。

2、加強檔案管理人員的創(chuàng)新

首先應(yīng)培養(yǎng)其敬業(yè)精神和求實的科學(xué)精神，敬業(yè)是創(chuàng)新的基石，只有熱愛本職工作，真正從思想上重視工作，才能積極思考，勇于探索改進及創(chuàng)新，而求實的科學(xué)精神則需要檔案管理人員在準(zhǔn)確把握當(dāng)前路政檔案管理形勢的基礎(chǔ)之上，不斷進行總結(jié)思考，以求實創(chuàng)新的精神積極探索、開創(chuàng)性地進行工作。其次，還應(yīng)加強對路政檔案管理人員業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)，可通過在職繼續(xù)教育、組織工作人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)、舉辦培訓(xùn)班、開展研討會等多種方式，不斷提升路政檔案管理人員的專業(yè)檔案知識、路政業(yè)務(wù)知識、檔案材料的收集整理能力、各類載體檔案的管理方法、現(xiàn)代信息技術(shù)能力等業(yè)務(wù)能力，才能勇于挑戰(zhàn)傳統(tǒng)陳舊觀念及管理方法，勇于提出工作的新思路、新辦法，突破檔案管理工作，在業(yè)務(wù)上實現(xiàn)創(chuàng)新。

3、提升檔案管理者綜合素質(zhì)

辦公室要定期對檔案管理者的綜合素質(zhì)和工作能力進行培訓(xùn)和測評。例如，每月舉行兩次培訓(xùn)訓(xùn)練和專家講座，舉辦一些提高管理素質(zhì)的活動，使大家在工作之余能夠緩解工作壓力，在錄用人才上，也有較高的要求，通過一系列審核后，才可以進行上崗實習(xí)。

4、建立健全檔案管理機制，規(guī)范檔案管理工作

辦公室應(yīng)在內(nèi)部設(shè)立專門負(fù)責(zé)檔案管理的部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，專門從事檔案資料的收集、整理工作，保證檔案管理工作合理化、規(guī)范化。檔案管理工作看似簡單，實則繁瑣。政府相關(guān)部門應(yīng)針對各個辦公室檔案管理工作的狀況和存在的問題，制定統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。政府要對檔案管理工作進行強制性規(guī)定，保證檔案管理工作有法可依，有章可循。規(guī)范檔案管理的專業(yè)人員資質(zhì)、具體流程、應(yīng)包含的資料和內(nèi)容等，避免檔案管理工作中出現(xiàn)問題和漏洞。

5、加大宣傳力度，提高員工對于檔案管理工作的重視程度

檔案管理工作應(yīng)該得到員工的重視，但是很多人對檔案管理工作并不了解才導(dǎo)致大家對檔案管理工作不夠重視。所以作為檔案管理部門就要積極做好檔案管理工作的宣傳工作，通過組織各種活動給大家認(rèn)識檔案管理的機會，讓員工重視檔案管理并配合檔案管理工作。對于檔案管理部門人員，更好兢兢業(yè)業(yè)，勤勤懇懇，把努力做好檔案管理工作當(dāng)成自己的光榮使命。所以檔案部門首先要自己重視自己，才能得到社會和員工的認(rèn)可。

6、提高對檔案管理工作的意識

檔案管理工作意識主要是指了解檔案管理工作的內(nèi)容、形式，并具有保護文件的自覺意識。提高工作人員的檔案保護意識是加強檔案管理工作的前提。同時提高工作人員的檔案意識也是一種加強辦公室內(nèi)部管理的重要方式。因而應(yīng)當(dāng)重視提高全員的檔案意識，并采取合理的措施使檔案管理滲入到全員中。另外，還應(yīng)當(dāng)適當(dāng)鼓勵全員積極參與到檔案管理工作中，結(jié)合自身的工作內(nèi)容，在工作的每個環(huán)節(jié)中落實檔案管理。

結(jié)束語

隨著社會主義市場經(jīng)濟的迅速發(fā)展，辦公室內(nèi)部的運行體制也不斷完善，辦公室檔案管理工作的重要性也得以提升。因此，必須不斷提升辦公室檔案管理的效率，不斷加強管理人員的責(zé)任意識，采用現(xiàn)代化科技的力量促進管理，以保障辦公室日常工作的開展。

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