淺談人事檔案管理的發(fā)展趨勢

馬芳

【摘 要】隨著人才管理意識的提高，人們加深了對人事檔案管理的重視。人事檔案管理是對個人的基本信息、工作能力、品德修養(yǎng)等進(jìn)行綜合評估的工作，作為人力資源機(jī)構(gòu)在人員調(diào)配時的參考依據(jù)，是企業(yè)人事管理的重要部分，具有不可或缺的重要地位。加強(qiáng)人事檔案的管理質(zhì)量，構(gòu)建完善的人事檔案管理體制，有效開展人事檔案管理工作，使企業(yè)更全面的評價人才，促進(jìn)人才的合理配置，能夠有效提高企業(yè)的管理能力，保障企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理；發(fā)展趨勢

導(dǎo)言

人事檔案管理是人力資源管理工作重要組成部分，隨著人們對人才管理重要的認(rèn)識的不斷提高，人事檔案管理工作的地位也逐漸提高。加強(qiáng)人事檔案管理，使管理部門對人才有更全面、詳細(xì)、正確的了解和評價，是正確使用人才的重要依據(jù)，它能夠促進(jìn)人才的合理使用、合理流動和合理配置，是保證人才隊伍素質(zhì)的重要手段。

一、人事檔案管理的現(xiàn)狀分析

1.思想認(rèn)識不夠。

目前，在我國普遍存在管理部門對于人事檔案管理重視程度不夠，認(rèn)識不到其重要性，只停留于保證人事檔案的安全，不丟失、不泄密的程度，沒能使人事檔案發(fā)揮出其人才調(diào)控作用，所以對于人事檔案管理工作的關(guān)注度不夠，導(dǎo)致檔案室由于經(jīng)費不足其設(shè)施建設(shè)和配置都不夠標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，嚴(yán)重阻礙了檔案工作的良性發(fā)展。

2.人事檔案管理工作效率低。

我國雖然有健全的人事檔案管理制度，但在實際工作中還是存在很多因素影響人事檔案的工作效率，如檔案收集歸檔過程相對緩慢，新技術(shù)手段并沒有在檔案管理中發(fā)揮其應(yīng)有的作用，還無法實現(xiàn)真正意義上的現(xiàn)代化人力資源管理。在資料匯編時，由于外部信息少，不能及時、全面、準(zhǔn)確地反應(yīng)人員的實際信息情況，不能滿足人力資源管理形勢發(fā)展的需求，嚴(yán)重影響了人事檔案的利用率。而且在對人事檔案查詢和使用時，受到諸多因素的限制使其仍需要通過手工的形式來查閱資料，即費力又耗時。

3.人事檔案管理不夠規(guī)范。

在人事檔案管理工作還存在很多缺陷。由于人事檔案材料的搜集過程繁瑣，再加上工作人員的檔案管理意識較差，經(jīng)常會將檔案資料放在臨時存放處，使其不能及時歸檔，有可能導(dǎo)致檔案資料不完整、不系統(tǒng)、連續(xù)性差等情況的出現(xiàn)。而且由于人才競爭非常激烈，單位對人才的招聘大都依靠人力資源開發(fā)中心，對于人事檔案的管理有些單位也會通過人事代理的方式進(jìn)行。在人才發(fā)生流動時，由于檔案在轉(zhuǎn)遞和交接的過程中沒有第三方參與審查監(jiān)管，經(jīng)常會發(fā)生檔案資料損壞或丟失的現(xiàn)象。

4.人事檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程緩慢。

通過計算機(jī)可以完成檔案的收集、開發(fā)、傳遞、查詢等工作，即節(jié)省了管理人員的時間又提高了檔案管理的工作效率，是最基本、最有效的現(xiàn)代化管理手段。但在實際工作中，雖然多單位都已經(jīng)開發(fā)了人事檔案管理系統(tǒng)，但開發(fā)者并沒有從本單位的實際需求入，使其不能發(fā)揮其方便、快捷、高效的優(yōu)點，以至于出現(xiàn)信息歸類不嚴(yán)謹(jǐn)、輸入困難、搜索結(jié)果不匹配等問題，使其很難得以運(yùn)用，影響了人事檔案現(xiàn)代化管理的發(fā)展速度。

二、人事檔案管理的發(fā)展趨勢

1.提升管理者對檔案管理工作的重視。

管理者對人事檔案管理提高重視是實施人事檔案管理工作的前提。必須加大對人事檔案管理工作的經(jīng)費投入，成立專門的人事檔案管理部門，管理者定期對人事檔案管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督。除此之外，建立規(guī)范化的人事檔案管理辦公室，對檔案的整理、維護(hù)等預(yù)先準(zhǔn)備充足的經(jīng)費，條件較好的可以為人事檔案管理人員配備電腦、打印機(jī)等機(jī)器，確保人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

2.人事檔案管理電子化。

當(dāng)前，伴隨著計算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，過去傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)新形勢的需要，改變傳統(tǒng)的管理模式，把計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用在管理人事檔案之中，加速人事檔案管理電子化進(jìn)程已經(jīng)成為了共識。在人事檔案電子化管理中正確輸入人事檔案的相關(guān)信息是最關(guān)鍵也是最基礎(chǔ)的部分。實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化的前提在于首先實現(xiàn)人事檔案的電子化，也就是將原有的紙質(zhì)型檔案進(jìn)行電子型檔案的轉(zhuǎn)化，就是把人事檔案更多有關(guān)信息輸入到計算機(jī)當(dāng)中，依托電子手段構(gòu)建個人信息體系。并以此為基礎(chǔ)，建立更加準(zhǔn)確和完備的人事信息數(shù)據(jù)庫，依托辦公自動化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，快捷準(zhǔn)確地為相關(guān)部門提供人員基本情況及綜合信息服務(wù)，實現(xiàn)無紙檔案與原始檔案的相互協(xié)同配合。能夠進(jìn)一步避免因紙質(zhì)人事檔案形式上的非公共性、內(nèi)容上的信息不充分以及易作假性造成的人為破壞或者磨損破壞，解決當(dāng)前人事檔案中存在的現(xiàn)實難題。

3.人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)化。

檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化是建立在電子化基礎(chǔ)上的，而檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的前提則是遵循國家的相關(guān)保密規(guī)定。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化是充分利用當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，從而實現(xiàn)檔案信息資源的共享。企業(yè)在推進(jìn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程時，必須要與檔案信息保密建設(shè)同步進(jìn)行，要對檔案資源使用的部門設(shè)置一定權(quán)限，沒有權(quán)限的部門或者個人，將無法查閱相關(guān)檔案資料。與此同時，我們還需要加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)，提高檔案管理工者的職業(yè)道德水平與業(yè)務(wù)技能水平，使他們在做好保密工作的同時，能夠?qū)n案管理業(yè)務(wù)以及各種管理軟件熟練掌握，能夠在管理理念、管理方式不斷創(chuàng)新，從而依托現(xiàn)代的科技手段，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、高效化。

4.人事檔案管理專業(yè)化。

檔案信息化建設(shè)是一項長期、全面而又具體的工作，信息化建設(shè)的實現(xiàn)不是檔案部門的單一工作，也不能僅僅單憑幾個計算機(jī)技術(shù)人員就能實現(xiàn)的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，因此，檔案隊伍計算機(jī)技能的提高是目前檔案部門素質(zhì)教育的重中之重。與其它行業(yè)相比，檔案工作政治性、政策性、專業(yè)性都很強(qiáng)，在專業(yè)技能上，提高檔案從業(yè)者的信息素養(yǎng)和信息技能，思想上有較高政治素質(zhì)，保護(hù)檔案的安全，不泄露檔案內(nèi)容等。人才是信息化建設(shè)的成功之本，重視信息化人才的培養(yǎng)，造就一支適應(yīng)檔案信息化建設(shè)需要的人才隊伍，是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。檔案信息化人才形勢比較嚴(yán)峻，人才資源緊缺嚴(yán)重制約著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，只有把人才問題解決好了，才能使檔案信息化建設(shè)符合正確的方向，才能滿足社會發(fā)展對檔案工作的需求。

三、結(jié)語

人事檔案管理是單位開展人力資源管理的核心內(nèi)容，需要突出其管理的重要性，才能有效構(gòu)建和諧的人事關(guān)系，員工的工作穩(wěn)定性、積極性也才能有效提升，因此人事檔案管理將朝著信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、創(chuàng)新意識提升等多方面的發(fā)展，在發(fā)展改革的過程中將出現(xiàn)不同程度的問題，需要管理人員進(jìn)一步發(fā)揮自己的才能，有效提升他們應(yīng)對這一問題的工作方法和措施，從而加快人事檔案管理的準(zhǔn)確性、高效性的發(fā)展。

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