沈毅遠(yuǎn)
摘 要:在各種企事業(yè)單位和政府機(jī)關(guān)的組織機(jī)構(gòu)中,辦公室是一個(gè)重要的部門,其中辦公室檔案管理又是一個(gè)關(guān)鍵的工作內(nèi)容,其工作質(zhì)量直接關(guān)系到檔案資料是否完整和有序。辦公室檔案管理人員應(yīng)該嚴(yán)格遵循工作原則,不斷提高自身的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì),同時(shí)還應(yīng)該從健全各項(xiàng)相關(guān)管理機(jī)制、建立管理信息系統(tǒng)等方面入手,這樣才能確保工作質(zhì)量,保障整個(gè)企事業(yè)和單位的各項(xiàng)事業(yè)健康平穩(wěn)地進(jìn)行。本文主要論述了提高辦公室檔案管理工作效率的策略,以供參考。
關(guān)鍵詞:辦公室;檔案管理;工作效率;問(wèn)題;策略
辦公室的各項(xiàng)工作對(duì)一個(gè)企事業(yè)單位發(fā)揮著極其重要的作用,其中檔案管理工作就是非常關(guān)鍵,只有不斷提高檔案管理工作效率,才能保障整個(gè)單位內(nèi)部的穩(wěn)定。辦公室檔案管理工作具有存儲(chǔ)機(jī)制的集中性和資料來(lái)源的廣泛性,在當(dāng)前信息化時(shí)代的背景下,傳統(tǒng)上的工作模式暴露出了效率的低效性,所以必須要更加重視檔案管理工作,并且深入開展改革,這是新時(shí)期應(yīng)該思考和探索的問(wèn)題。
一、當(dāng)前辦公室檔案管理工作存在的主要問(wèn)題
(1)工作人員自身素質(zhì)不高。當(dāng)前一些檔案管理人員自身管理意識(shí)相對(duì)薄弱,或管理人員缺乏管理水平,辦公室檔案管理工作缺乏有序性,給檔案材料的查詢工作帶來(lái)了不利的影響。檔案的無(wú)序堆放現(xiàn)象,檔案歸檔不及時(shí),就是檔案管理人員管理素質(zhì)相對(duì)較低的一種表現(xiàn),也暴露出了缺乏對(duì)工作的重視。尤其是在醫(yī)院、衛(wèi)生院等重要單位,一旦出現(xiàn)檔案遺失問(wèn)題,就有可能造成醫(yī)療糾紛等嚴(yán)重問(wèn)題。對(duì)于一些具有科研性質(zhì)的機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō),檔案中機(jī)密文件的遺失,更會(huì)造成巨大損失。
(2)缺乏科學(xué)的管理制度。在一些企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員看來(lái),檔案管理工作是一項(xiàng)可有可無(wú)的工作,相關(guān)管理制度也變成了形同虛設(shè)。辦公室檔案管理制度的落后,主要表現(xiàn)在管理手段和檔案存儲(chǔ)方式這兩大問(wèn)題,一些辦公室管理人員需要兼任檔案資料管理員,但工作精力有限,只能敷衍應(yīng)對(duì)檔案工作,往往只是在對(duì)檔案資料進(jìn)行初步整理的基礎(chǔ)上進(jìn)行編號(hào)保存。另外,一些單位的檔案室全天開放,其他科室的工作人員可以自由出入,檔案材料存在著丟失和損壞等安全風(fēng)險(xiǎn)[1]。
(3)檔案利用率較低。在落后的管理制度的影響下,管理效率的低下,會(huì)給檔案文件的應(yīng)用工作帶來(lái)不利的影響。檔案資料借閱原則的復(fù)雜性,也會(huì)對(duì)辦公室檔案的利用問(wèn)題帶來(lái)不利的影響。在繁瑣的檔案資料借閱程序的影響下,一些借閱人會(huì)放棄對(duì)檔案資料的借閱,這就會(huì)讓一些具有應(yīng)用價(jià)值的檔案材料陷入閑置的境地[2]。
二、提高辦公室檔案管理工作效率的策略
(1)開展培訓(xùn)學(xué)習(xí),提高工作人員的綜合素質(zhì)。辦公室檔案管理人員在日常工作的過(guò)程中,應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到檔案信息的重要價(jià)值,這樣才能讓他們自覺的積極主動(dòng)工作,所以各單位要把提高檔案管理工作人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)這項(xiàng)工作放到更加重要的位置上。在組織相關(guān)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)的過(guò)程中,應(yīng)該讓他們認(rèn)識(shí)到自身工作的原則性和靈活性,這對(duì)企事業(yè)單位提高檔案管理人員的工作能力非常重要。此外,檔案管理者也需要充分發(fā)揮自身的職業(yè)勝任力,在參與檔案管理工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)的過(guò)程中,需要對(duì)自身所從事的工作的重要性和職業(yè)要求進(jìn)行講解,在日常的工作中也需要對(duì)自身的不足之處及時(shí)改進(jìn),進(jìn)而在尊重自身職業(yè)道德的基礎(chǔ)上,借助自身所積累的工作技巧,對(duì)檔案管理工作中所遇到的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)處理,另外還需要通過(guò)業(yè)務(wù)培訓(xùn)的方式,提升他們的計(jì)算機(jī)操作水平[3]。針對(duì)檔案管理意識(shí)相對(duì)較弱的問(wèn)題,領(lǐng)導(dǎo)層首先要對(duì)自身的檔案管理意識(shí)進(jìn)行強(qiáng)化,之后嚴(yán)格監(jiān)督落實(shí)檔案管理責(zé)任制度的建設(shè)與落實(shí),提升檔案管理人員的責(zé)任意識(shí),這樣在領(lǐng)導(dǎo)層與檔案管理工作層的共同努力下,一定會(huì)促進(jìn)辦公室檔案管理效率的不斷提升。
(2)完善相關(guān)管理制度,提升實(shí)效性和安全性。針對(duì)政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位及科研院校在社會(huì)發(fā)展中所表現(xiàn)出來(lái)的差異性,從辦公室檔案管理工作的實(shí)際情況入手,辦公室檔案管理制度中的細(xì)節(jié)因素進(jìn)行完善,是對(duì)這一制度的實(shí)效性和時(shí)效性進(jìn)行提升的一種有效方式。除了管理系統(tǒng)的信息化發(fā)展問(wèn)題以外,辦公室檔案的管理制度還涉及到了檔案管理組織問(wèn)題等多個(gè)問(wèn)題,對(duì)此單位可以設(shè)置專業(yè)管理部門;針對(duì)檔案資料收集問(wèn)題、資料歸檔問(wèn)題、資料錄入等多種問(wèn)題,由專門人員對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行處理,可以讓檔案管理工作的及時(shí)性得到充分地提升;針對(duì)檔案借調(diào)問(wèn)題,授權(quán)約束機(jī)制的建立,是對(duì)辦公室檔案資料的安全性進(jìn)行保障的重要因素。對(duì)于一些較為重要的檔案材料,辦公室檔案管理人員可以將這一類材料存儲(chǔ)在較高的樓層之中,對(duì)于存儲(chǔ)重要檔案材料的檔案室也需要對(duì)門窗進(jìn)行有效加固。針對(duì)一些帶有保密期限的檔案材料,要在第一時(shí)間對(duì)檔案的保密期限進(jìn)行公示,針對(duì)一些需要在保密期滿以后提高保密等級(jí)或需要及時(shí)解密的文件,工作人員需要對(duì)這些檔案材料進(jìn)行及時(shí)整理;為避免私自篡改檔案材料的問(wèn)題,需要對(duì)有關(guān)監(jiān)督機(jī)制進(jìn)行完善,讓檔案管理人員在監(jiān)視器可控的范圍內(nèi)對(duì)檔案材料進(jìn)行整理;此外,對(duì)檔案資料收集工作體系的優(yōu)化,也是各單位所要關(guān)注的問(wèn)題。在構(gòu)建檔案管理體系的過(guò)程中,需要對(duì)主管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)檔案人員的職責(zé)范圍進(jìn)行完善,可以將辦公室檔案的收集工作與辦公室責(zé)任人之間的崗位職責(zé)相融合。為了對(duì)檔案管理工作的完整性進(jìn)行充分保證,單位也需要遵循集思廣益的原則,也就是說(shuō)需要充分聽取工作人員的自身意見,進(jìn)而通過(guò)統(tǒng)籌分析的方式,對(duì)相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行完善。
(3)建立健全反饋機(jī)制,結(jié)合基層的意見內(nèi)容。在企事業(yè)單位管理工作中,匯報(bào)機(jī)制的應(yīng)用,是讓企事業(yè)單位決策層對(duì)基層結(jié)構(gòu)的工作狀況進(jìn)行了解的有效方式。由于基層員工和基層管理人員的匯報(bào)內(nèi)容,會(huì)對(duì)企事業(yè)高層的戰(zhàn)略決策有著一定的參考作用,將這一反饋機(jī)制應(yīng)用在辦公室檔案管理工作領(lǐng)域以后,企事業(yè)單位也可以讓檔案管理工作得到一定程度的優(yōu)化。對(duì)此,在構(gòu)建反饋機(jī)制的過(guò)程中,企事業(yè)單位及有關(guān)單位可以通過(guò)鼓勵(lì)員工對(duì)工作中的問(wèn)題進(jìn)行反饋的基礎(chǔ)上,讓管理人員對(duì)來(lái)自基層的意見進(jìn)行了解[4]。在對(duì)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化的過(guò)程中,檔案管理人員也可以構(gòu)建一種建立在部門的基礎(chǔ)之上的檔案管理機(jī)制,在這一機(jī)制的應(yīng)用過(guò)程中,檔案管理人員可以從不同部門對(duì)資料的重視程度和這些部門在檔案資料應(yīng)用過(guò)程中的反饋信息入手,對(duì)已有的檔案材料進(jìn)行分類規(guī)整。這就可以讓檔案借閱者對(duì)資料的用途問(wèn)題進(jìn)行充分的了解,這種結(jié)合不同資料對(duì)不同整理資源進(jìn)行分配的措施,對(duì)辦公室檔案管理效率的提升也會(huì)起到一定的促進(jìn)作用。
(4)構(gòu)建信息管理系統(tǒng),開展無(wú)紙化辦公。無(wú)紙化檔案體系的構(gòu)建,是對(duì)檔案管理工作中的信息化系統(tǒng)進(jìn)行完善的重要措施。當(dāng)前傳統(tǒng)上紙質(zhì)檔案材料所暴露出來(lái)的弊端已經(jīng)凸顯,對(duì)檔案材料的存檔和整理工作非常不利。信息化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用,可以被看做是對(duì)系統(tǒng)的存儲(chǔ)方式進(jìn)行優(yōu)化的有效方式。在對(duì)辦公室檔案材料進(jìn)行初步整理以后,檔案資料管理人員可以借助信息化的數(shù)字編號(hào)技術(shù),對(duì)檔案中的關(guān)鍵詞和關(guān)鍵信息進(jìn)行記錄。在對(duì)紙質(zhì)檔案材料進(jìn)行整理的過(guò)程中,對(duì)于材料中出現(xiàn)的信息缺損、字跡模糊的問(wèn)題,需要對(duì)信息的真實(shí)性進(jìn)行核查以后,通過(guò)對(duì)信息進(jìn)行補(bǔ)充登記的方式,對(duì)檔案材料的完整性提供保障[5]。從這一措施的應(yīng)用效果來(lái)看,對(duì)檔案資料的檢索機(jī)制的優(yōu)化,也是信息化管理系統(tǒng)在辦公室檔案管理工作的開展過(guò)程中所發(fā)揮出來(lái)的主要作用,在信息化的檢索模式下,辦公室檔案借閱環(huán)節(jié)中的一些較為繁瑣的流程得到了簡(jiǎn)化。
當(dāng)今是信息化時(shí)代,計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)高度普及,因而檔案管理者也要解放思想,樹立新觀念,重視計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)的重要性,并落實(shí)到實(shí)踐行動(dòng)中去。檔案管理工作人員要深入思考,扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)觀念,注重實(shí)踐應(yīng)用,借助先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)手段,不斷提升工作效率。但是需要注意到的是,要想構(gòu)建先進(jìn)完善的檔案信息管理系統(tǒng),首先就需要確保充足的建設(shè)資金,這是一個(gè)需要重點(diǎn)思考的問(wèn)題。對(duì)于政府機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō),開展“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)”的改革,電力電子政務(wù)建設(shè)必然會(huì)促進(jìn)檔案信息管理機(jī)制的不斷優(yōu)化,而對(duì)于企事業(yè)來(lái)說(shuō),在當(dāng)前貸款政策調(diào)整的背景下,通過(guò)構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)也可以獲取更多資金扶持。在構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)時(shí),單位還可以借助區(qū)域內(nèi)的信息化建設(shè)規(guī)劃,同樣也可以縮減很大一部分建設(shè)資金。
總之,辦公室檔案管理是一項(xiàng)不容忽視的重要工作內(nèi)容,不僅直接關(guān)系到辦公室這個(gè)部門的工作效率,更是會(huì)對(duì)整個(gè)企事業(yè)單位的各項(xiàng)工作能否正常開展產(chǎn)生重要影響。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步,辦公室檔案管理工作的質(zhì)量和效率也需要隨之提高,具體上需要做好工作人員自身素質(zhì)的提高、健全各項(xiàng)管理制度、建立信息化管理系統(tǒng)等方面的工作,這樣才能與時(shí)俱進(jìn),讓辦公室檔案管理工作能夠符合企事業(yè)或單位發(fā)展的需要。
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(作者單位:廣西區(qū)遙感信息測(cè)繪院)