淺析檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的原則與要求

劉清

摘要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在檔案管理工作中檔案工作標(biāo)準(zhǔn)與標(biāo)準(zhǔn)化是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容和任務(wù)。在信息技術(shù)為基礎(chǔ)，互聯(lián)網(wǎng)+以及大數(shù)據(jù)分析為主流的信息社會(huì)發(fā)展中，通過(guò)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)與標(biāo)準(zhǔn)化的科學(xué)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的價(jià)值最大化，消除檔案信息資源壁壘與孤島，本文對(duì)于檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的原則、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的要求以及檔案標(biāo)準(zhǔn)的標(biāo)準(zhǔn)制定進(jìn)行研究，在此基礎(chǔ)上提出對(duì)策建議。

關(guān)鍵詞：檔案標(biāo)準(zhǔn)；檔案標(biāo)準(zhǔn)化；標(biāo)準(zhǔn)制定

一、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的原則

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在檔案管理工作中檔案工作標(biāo)準(zhǔn)與標(biāo)準(zhǔn)化是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容和任務(wù)。在信息技術(shù)為基礎(chǔ)，互聯(lián)網(wǎng)+以及大數(shù)據(jù)分析為主流的信息社會(huì)發(fā)展中，通過(guò)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)與標(biāo)準(zhǔn)化的科學(xué)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的價(jià)值最大化，消除檔案信息資源壁壘與孤島。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的原則包括了以下原則，一是統(tǒng)一性原則，在檔案管理工作中涉及的工作內(nèi)容眾多，因此在檔案工作標(biāo)準(zhǔn)與標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)施過(guò)程中，應(yīng)統(tǒng)一各項(xiàng)工作的標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)之間在內(nèi)容和技術(shù)上的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，達(dá)到檔案信息資源管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。二是優(yōu)化原則，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系內(nèi)的每項(xiàng)具體標(biāo)準(zhǔn)，其內(nèi)容應(yīng)為最新和相對(duì)高級(jí)的工作、技術(shù)和實(shí)施程序，因此，在制定的過(guò)程中應(yīng)高于具體的一般性的管理工作的操作內(nèi)容，具有一定的技術(shù)與管理的先進(jìn)性。三是適時(shí)性原則，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化及標(biāo)準(zhǔn)化體系應(yīng)當(dāng)根據(jù)相應(yīng)法律、政策變化，及檔案管理工作信息化建設(shè)需要進(jìn)行動(dòng)態(tài)愛(ài)的調(diào)整與完善，以不斷完善和適時(shí)的標(biāo)準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)。四是繼承性原則，在適時(shí)性的基礎(chǔ)上，還應(yīng)注意檔案標(biāo)準(zhǔn)化及標(biāo)準(zhǔn)體系的穩(wěn)定性，在保證穩(wěn)定性和繼承性的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)其科學(xué)性、規(guī)范性和系統(tǒng)性。

二、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)制定的一般要求

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在檔案管理工作中檔案工作標(biāo)準(zhǔn)與標(biāo)準(zhǔn)化是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容和任務(wù)。在信息技術(shù)為基礎(chǔ)，互聯(lián)網(wǎng)+以及大數(shù)據(jù)分析為主流的信息社會(huì)發(fā)展中，通過(guò)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)與標(biāo)準(zhǔn)化的科學(xué)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的價(jià)值最大化，消除檔案信息資源壁壘與孤島，對(duì)于檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的一般要求應(yīng)包括以下幾方面，一是標(biāo)準(zhǔn)的編寫(xiě)應(yīng)在國(guó)家法律法規(guī)的框架下，與其他標(biāo)準(zhǔn)相適應(yīng)，在制定檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的過(guò)程中，應(yīng)將信息管理、管理學(xué)等多個(gè)學(xué)科和行政管理的內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行研究，實(shí)現(xiàn)與其他標(biāo)準(zhǔn)的相適應(yīng)。二是文字表達(dá)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明，對(duì)于工作標(biāo)準(zhǔn)的表述應(yīng)當(dāng)直接能夠表述清楚所要做的內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)言簡(jiǎn)意賅，通俗易懂，達(dá)到易懂、易操作的要求。三是技術(shù)內(nèi)容應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確無(wú)誤，在實(shí)現(xiàn)工作標(biāo)準(zhǔn)化的過(guò)程中，特別是在以信息技術(shù)為標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)上應(yīng)嚴(yán)格規(guī)范。四是術(shù)語(yǔ)、符號(hào)和代號(hào)要統(tǒng)一，對(duì)于工作標(biāo)準(zhǔn)的制定在術(shù)語(yǔ)、符合、代號(hào)方面應(yīng)統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化并與其他部門(mén)之間的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一，為實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息資源開(kāi)發(fā)利用與共享提供前提和保障。五是編排格式和細(xì)則應(yīng)符合規(guī)定，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的構(gòu)成、內(nèi)容編排、層次劃分及編號(hào)、編寫(xiě)細(xì)則應(yīng)符合相關(guān)的要求。

三、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的制定

在信息技術(shù)為基礎(chǔ)，互聯(lián)網(wǎng)+以及大數(shù)據(jù)分析為主流的信息社會(huì)發(fā)展中，通過(guò)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)與標(biāo)準(zhǔn)化的科學(xué)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的價(jià)值最大化，消除檔案信息資源壁壘與孤島。檔案標(biāo)準(zhǔn)的立項(xiàng)與標(biāo)準(zhǔn)制定應(yīng)按照以下步驟實(shí)施，一是標(biāo)準(zhǔn)的征求意見(jiàn)，在爭(zhēng)取意見(jiàn)的過(guò)程中，除了在管理部門(mén)征求意見(jiàn)，還應(yīng)當(dāng)擴(kuò)大范圍在相關(guān)的應(yīng)用部門(mén)進(jìn)行征求意見(jiàn)，將意見(jiàn)進(jìn)行收集、整理、分析，為標(biāo)準(zhǔn)的起草提供決策參考信息。二是標(biāo)準(zhǔn)的起草，在起草的過(guò)程中，應(yīng)充分的考慮標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一性、優(yōu)化性、適時(shí)性和繼承性等要求。在完成起草后應(yīng)對(duì)標(biāo)準(zhǔn)指標(biāo)和內(nèi)容進(jìn)行充分的專家咨詢與論證，在征求各方面意見(jiàn)的基礎(chǔ)上進(jìn)行完善。三是標(biāo)準(zhǔn)的送審、報(bào)批，在完成起草和論證的基礎(chǔ)上，呈報(bào)相關(guān)主管部門(mén)完成相關(guān)行政審批程序。五是標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施，在實(shí)施的過(guò)程中，加強(qiáng)組織管理、擴(kuò)大宣傳，做到檔案管理與應(yīng)用部門(mén)及其他相關(guān)部門(mén)對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)充分了解并應(yīng)用。六是標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施的效果評(píng)價(jià)，對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施應(yīng)按照適時(shí)性原則進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤，及時(shí)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施的效果和管理的成效，對(duì)于不能夠滿足檔案管理需要的內(nèi)容和指標(biāo)應(yīng)及時(shí)作出調(diào)整，并在使用過(guò)程中及時(shí)發(fā)現(xiàn)新問(wèn)題，解決新問(wèn)題，使檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理規(guī)范、科學(xué)，滿足檔案管理與檔案信息資源共享的要求。

四、結(jié)束語(yǔ)

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在檔案管理工作中檔案工作標(biāo)準(zhǔn)與標(biāo)準(zhǔn)化是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容和任務(wù)。在信息技術(shù)為基礎(chǔ)，互聯(lián)網(wǎng)+以及大數(shù)據(jù)分析為主流的信息社會(huì)發(fā)展中，通過(guò)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)與標(biāo)準(zhǔn)化的科學(xué)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的價(jià)值最大化，消除檔案信息資源壁壘與孤島，通過(guò)嚴(yán)格按照檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的原則和檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的要求以及檔案標(biāo)準(zhǔn)的李想與標(biāo)準(zhǔn)制定進(jìn)行檔案管理，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源的共享，使檔案信息價(jià)值最大化，能夠?yàn)榻?jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展提供更多有益的決策和參考信息。