借用件信息關(guān)聯(lián)情況研究

楊世英

[摘 要] 隨著研究院數(shù)字檔案館的建成和運(yùn)行，幾年來(lái)無(wú)論是傳統(tǒng)載體的數(shù)字化，還是電子文件系統(tǒng)的建設(shè)，都產(chǎn)生了大量的檔案數(shù)字信息，過(guò)去科技檔案借用件的應(yīng)用模式，無(wú)論在紙質(zhì)檔案或檔案管理系統(tǒng)，檔案都無(wú)法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)。隨著數(shù)字檔案館的建立，部分借用件的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)關(guān)聯(lián)，過(guò)去的傳統(tǒng)檔案管理已不適應(yīng)目前檔案信息化建設(shè)要求。通過(guò)開(kāi)通數(shù)據(jù)共享功能，對(duì)軟件進(jìn)行性能優(yōu)化，提高數(shù)據(jù)搜索關(guān)聯(lián)功能，創(chuàng)建借用件數(shù)據(jù)模塊，加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)的管理，推進(jìn)數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化等，持續(xù)提高信息資源的傳遞和共享水平，從而做好科技檔案數(shù)字化管理中信息關(guān)聯(lián)問(wèn)題，加快新一代信息技術(shù)與檔案業(yè)務(wù)深度融合，從而適應(yīng)航空產(chǎn)品數(shù)字化設(shè)計(jì)、數(shù)字化制造的進(jìn)程。

[關(guān)鍵詞] 借用件；信息；關(guān)聯(lián)

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 19. 078

[中圖分類(lèi)號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2017）19- 0182- 03

1 科技檔案、借用件

科技檔案是指產(chǎn)品在研制、生產(chǎn)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種技術(shù)文件?？萍紮n案材料主要是由本單位自己編制形成的，但與本單位科技、生產(chǎn)活動(dòng)有直接關(guān)系的其他單位提供的、轉(zhuǎn)讓的、引進(jìn)的、移交的科技文件，也都視為科技檔案材料來(lái)管理。借用件是指從已定型（或鑒定）產(chǎn)品中借用的零、部、組件，在滿足設(shè)計(jì)要求的前提下，應(yīng)最大限度地采用借用件，改進(jìn)改型、派生型號(hào)產(chǎn)品應(yīng)盡量借用基本型產(chǎn)品的零部件，產(chǎn)品圖紙是科技檔案之一。

近年來(lái)，中國(guó)空空導(dǎo)彈研究院檔案主管部門(mén)非常重視檔案信息化建設(shè)，隨著信息技術(shù)的應(yīng)用和數(shù)字檔案館建設(shè)，產(chǎn)生的大量科技電子文件（科技電子檔案）形成一個(gè)巨大的檔案數(shù)字資源庫(kù)。目前借用件（圖紙）的檔案管理呈現(xiàn)的問(wèn)題是科技檔案工作者面臨的一個(gè)重要課題。

2 科技檔案數(shù)字化管理中信息關(guān)聯(lián)情況

檔案凝結(jié)了研究院在科研、生產(chǎn)及經(jīng)營(yíng)管理等活動(dòng)中所創(chuàng)造的全部成果，具有重要的參考價(jià)值和借鑒作用。尤其在新產(chǎn)品的研制或產(chǎn)品的改進(jìn)改型中，通過(guò)借鑒檔案資料幫助企業(yè)快速、準(zhǔn)確地設(shè)計(jì)產(chǎn)品尤為重要，借用件使用非常常見(jiàn)。例如：某型號(hào)發(fā)射裝置科技檔案技術(shù)資料2 800張，其中80%的技術(shù)資料被幾個(gè)不同型號(hào)的產(chǎn)品借用，科技檔案借用件數(shù)量大，利用率高。近年來(lái)，研究院《檔案管理》系統(tǒng)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了與協(xié)同工作平臺(tái)、PDM、OA等主要業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成，電子文件實(shí)現(xiàn)了實(shí)時(shí)在線歸檔和自動(dòng)采集，加上館藏檔案的數(shù)字化，檔案數(shù)據(jù)量的激增，不可避免的會(huì)導(dǎo)致用戶從大量的檔案中找到所需信息并與之關(guān)聯(lián)的難度增大，目前在科技檔案借用件關(guān)聯(lián)運(yùn)用中，工作界面程序就多，耗時(shí)過(guò)長(zhǎng)，使用不方便。譬如某套產(chǎn)品圖紙中有一張圖紙是借用件需要關(guān)聯(lián)，數(shù)據(jù)不在同一庫(kù)節(jié)點(diǎn)，根本做不到數(shù)據(jù)信息關(guān)聯(lián)，即使數(shù)據(jù)在同一庫(kù)節(jié)點(diǎn)上，也需要在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)入2次窗口界面，有時(shí)還出現(xiàn)對(duì)所需的資料檢索不到或死機(jī)現(xiàn)象，最后還得逐條在成千的圖紙中挑其中的這張圖紙才能關(guān)聯(lián)。另外窗口界面小，挑選圖號(hào)需要滾動(dòng)很長(zhǎng)時(shí)間，如果沒(méi)有關(guān)聯(lián)完所有信息，或者其中一條信息關(guān)聯(lián)錯(cuò)誤，再次進(jìn)入關(guān)聯(lián)時(shí)，或者更改關(guān)聯(lián)信息時(shí)，就需要把上次關(guān)聯(lián)的所有內(nèi)容全部清除后，才能進(jìn)行重新關(guān)聯(lián)信息，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。

更重要的是，借用件與原圖標(biāo)準(zhǔn)件不在同一庫(kù)節(jié)點(diǎn)上，檔案管理系統(tǒng)無(wú)法實(shí)現(xiàn)關(guān)聯(lián)，這樣如果原圖標(biāo)準(zhǔn)件更改了，不在同一庫(kù)節(jié)點(diǎn)上的借用件無(wú)法自動(dòng)更新最新?tīng)顟B(tài)，就保證不了科技檔案信息的準(zhǔn)確性、有效性。

3 科技檔案借用件信息化關(guān)聯(lián)改善方案

如何在海量科技檔案數(shù)據(jù)中讓借用件關(guān)聯(lián)有用的數(shù)據(jù)信息是研究院科技檔案工作者面臨的一個(gè)創(chuàng)新方向。需要從開(kāi)通數(shù)據(jù)共享功能，對(duì)軟件進(jìn)行性能優(yōu)化，提高數(shù)據(jù)搜索關(guān)聯(lián)功能，創(chuàng)建借用件數(shù)據(jù)模塊，數(shù)據(jù)管理與信息資源的標(biāo)準(zhǔn)化，完善數(shù)據(jù)標(biāo)引、著錄規(guī)范以及數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)換等標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)其核心部分的數(shù)據(jù)庫(kù)，需要檔案人員不斷更新和維護(hù)，從而減少反復(fù)提高效率等幾個(gè)方面開(kāi)展工作。

3.1 開(kāi)通數(shù)據(jù)共享功能

對(duì)于不同庫(kù)節(jié)點(diǎn)的數(shù)據(jù)，對(duì)具有管理權(quán)限的檔案管理相關(guān)人員開(kāi)通《檔案管理》系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享功能是必須的。如果不能數(shù)據(jù)共享，即使檔案管理者能看到不同庫(kù)節(jié)點(diǎn)的數(shù)據(jù)及全文內(nèi)容，也不能完成數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)操作。

3.2 對(duì)軟件進(jìn)行性能優(yōu)化，提高數(shù)據(jù)搜索關(guān)聯(lián)功能

原始數(shù)據(jù)往往由于在數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)組織、數(shù)據(jù)表達(dá)等方面與用戶需求存在不一致的地方，需要進(jìn)行數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)換與處理。數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)換后仍不能達(dá)到數(shù)據(jù)信息化關(guān)聯(lián)的，則系統(tǒng)存在性能瓶頸，需要開(kāi)展《檔案管理系統(tǒng)》軟件的升級(jí)開(kāi)發(fā)工作，改進(jìn)軟件功能的設(shè)計(jì)，增加借用件關(guān)聯(lián)工具按鈕，研發(fā)智能搜索關(guān)聯(lián)功能，開(kāi)發(fā)關(guān)聯(lián)程序接口，增加全文（上傳后掛接的全文）流量工作，就必須部署新的技術(shù)，繼續(xù)升級(jí)檔案資源管理系統(tǒng)平臺(tái)。升級(jí)后的關(guān)聯(lián)界面不再重復(fù)出現(xiàn)多次選擇界面，而是在智能查詢中輸入被關(guān)聯(lián)的某項(xiàng)信息，點(diǎn)擊關(guān)聯(lián)按鈕，快速識(shí)別并關(guān)聯(lián)相關(guān)信息，然后點(diǎn)擊確認(rèn)鍵，不需要在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)入2次窗口界面，也就不會(huì)出現(xiàn)對(duì)所需的資料檢索不到或死機(jī)現(xiàn)象，從而實(shí)現(xiàn)快速、準(zhǔn)確關(guān)聯(lián)與該圖號(hào)有關(guān)的全部信息。

3.3 創(chuàng)建借用件數(shù)據(jù)模塊

對(duì)于各型號(hào)都使用的共享數(shù)據(jù)，要建立借用件數(shù)據(jù)模塊，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)DBA工具、ISQL或SQL交互工具建立一個(gè)有實(shí)際意義的模式名稱。

單擊開(kāi)始→程序→數(shù)據(jù)庫(kù)→借用件數(shù)據(jù)庫(kù)工具，啟動(dòng)后得到歡迎界面，歡迎界面上主要描述數(shù)據(jù)庫(kù)工具所支持Oracle、DB2、SQL Server、MySql等數(shù)據(jù)庫(kù)向借用件數(shù)據(jù)對(duì)象的關(guān)聯(lián)或遷移。

單擊下一步，進(jìn)入數(shù)據(jù)源設(shè)計(jì)界面。

選擇數(shù)據(jù)源后，會(huì)自動(dòng)選擇對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)源驅(qū)動(dòng)；服務(wù)器對(duì)應(yīng)文本框填寫(xiě)IP地址或機(jī)器名，推薦使用IP地址；用戶名和密碼對(duì)應(yīng)的文本框填寫(xiě)可以正確登陸的用戶名和密碼。

單擊下一步，進(jìn)入目標(biāo)數(shù)據(jù)源設(shè)置界面，也要設(shè)置對(duì)應(yīng)的目標(biāo)數(shù)據(jù)源類(lèi)型、數(shù)據(jù)庫(kù)驅(qū)動(dòng)、數(shù)據(jù)庫(kù)名、用戶名、口令等，可以根據(jù)自己的業(yè)務(wù)需求，選擇相應(yīng)的操作方式：新建表、重載數(shù)據(jù)、追加數(shù)據(jù)。借用件數(shù)據(jù)模塊建立后，檔案管理者和產(chǎn)品設(shè)計(jì)者都可以根據(jù)需要使用，將管理的前沿延伸到資料編制者，不同庫(kù)節(jié)點(diǎn)的數(shù)據(jù)信息關(guān)聯(lián)指日可待。

3.4 完善科技檔案借用件域塊信息（數(shù)據(jù)標(biāo)引）

建立借用件專題庫(kù)，對(duì)曾經(jīng)借用過(guò)的科技檔案標(biāo)注共被借用幾次，什么時(shí)間曾被那套科技檔案借用，責(zé)任者是誰(shuí)等信息。每次被借用、共用的科技檔案在《檔案管理系統(tǒng)》都能以明顯的方式顯示。譬如：就像接收郵件提示一樣提示有科技檔案被借用了。

3.5 全面收集和保存科技檔案數(shù)據(jù)

只有全面收集和保存科技檔案數(shù)據(jù)，才有可能在科技檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中找到所需的信息，才有可能進(jìn)行數(shù)據(jù)信息關(guān)聯(lián)。資源類(lèi)數(shù)據(jù)包括館藏檔案經(jīng)過(guò)數(shù)字化加工而產(chǎn)生的各類(lèi)電子檔案、PDM、CAPP和OA等系統(tǒng)存儲(chǔ)的各類(lèi)電子檔案等。在企業(yè)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，如果我們具備保存海量數(shù)據(jù)的條件，首先要盡可能多地收集和保存數(shù)據(jù)，做到全覆蓋，不能因?yàn)閿?shù)據(jù)量大、處理復(fù)雜和保存代價(jià)高等一系列主客觀原因，而放棄暫時(shí)對(duì)科研生產(chǎn)無(wú)關(guān)的數(shù)據(jù)。檔案工作其實(shí)是一項(xiàng)繁瑣的工作，尤其是科技檔案工作，人們永遠(yuǎn)不知道哪份科技檔案哪一天要用，對(duì)哪個(gè)人有用，不知道這些數(shù)據(jù)可能就是明天科研人員需要關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)信息。因此，在科技發(fā)達(dá)到能夠存儲(chǔ)海量數(shù)據(jù)的今天，理應(yīng)全面收集和保存好科技檔案數(shù)據(jù)，需要保存的文件，確保得到及時(shí)收集、分類(lèi)歸檔。對(duì)任何一份科技檔案都要做到寧可一直用不到，也不能出現(xiàn)科研人員用到時(shí)不能方便找到的現(xiàn)象。

3.6 加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)管理與數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化

據(jù)國(guó)家檔案局和航空工業(yè)檔案館發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，結(jié)合數(shù)字檔案館運(yùn)行過(guò)程中科技檔案借用件關(guān)聯(lián)暴露出的問(wèn)題，建立數(shù)據(jù)管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、檔案信息化建設(shè)的制度標(biāo)準(zhǔn)修訂工作。特別是著錄規(guī)范，嚴(yán)格規(guī)定科研檔案各類(lèi)信息的著錄格式、著錄細(xì)則。由于數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)和利用的特殊性，可能幾年以前形成的數(shù)據(jù)現(xiàn)在已經(jīng)無(wú)法利用，或者不能有效的讀取。例如：受控文本的錄入必須用半角格式，否則在全文批量掛接上傳時(shí)，因格式不匹配而無(wú)法掛接全文。因此，要規(guī)定受控的記錄范圍、格式與填寫(xiě)要求，確保檔案信息錄入要完整、準(zhǔn)確、規(guī)范，培養(yǎng)時(shí)時(shí)更新意識(shí)，要派專門(mén)檔案人員及時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行更新和核準(zhǔn)，只有做到這些，才能提高數(shù)據(jù)質(zhì)量，確保檔案材料的齊全、完整和準(zhǔn)確性。具體包括科技資料更改、替換、銷(xiāo)毀的時(shí)間、依據(jù)、階段標(biāo)記、內(nèi)容、責(zé)任者，確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到標(biāo)識(shí)，關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)時(shí)就不會(huì)不同階段的資料一股腦的全部跳出來(lái)，防止作廢文件的非預(yù)期使用，而確因需要而保留作廢文件時(shí)，對(duì)這些文件進(jìn)行標(biāo)識(shí)，以防誤用；根據(jù)商業(yè)秘密的級(jí)別，對(duì)資料（含涉及商業(yè)密級(jí)的檔案資料）密級(jí)做相應(yīng)密級(jí)調(diào)整，將檔案系統(tǒng)中文件條目“商業(yè)秘密級(jí)別”按要求標(biāo)識(shí)“最重要”、“重要”、“一般”，PDM系統(tǒng)歸至《檔案管理系統(tǒng)》的電子檔案，除PDF格式外，WORD格式也同樣標(biāo)識(shí)商業(yè)密級(jí)；科技成果補(bǔ)錄成果完成人，確保使用者輸入完成人的部分信息能夠關(guān)聯(lián)到該科技成果詳細(xì)科研資料。做好記錄的標(biāo)識(shí)，以便使用者快速而準(zhǔn)確識(shí)別、檢索和使用，才能有效進(jìn)行數(shù)據(jù)信息關(guān)聯(lián)，進(jìn)一步推動(dòng)檔案信息化進(jìn)程。

3.7 加強(qiáng)對(duì)借用件數(shù)據(jù)信息安全和管理情況的監(jiān)督

近年來(lái)，隨著業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的快速增長(zhǎng)，部分主存儲(chǔ)已經(jīng)老化，硬件穩(wěn)定性能逐年下降，需對(duì)存儲(chǔ)系統(tǒng)進(jìn)行擴(kuò)容和升級(jí)，解決業(yè)務(wù)系統(tǒng)運(yùn)行存在的安全隱患，單位相關(guān)人員要密切配合檔案管理人員，共同做好借用件數(shù)據(jù)信息安全和管理工作，定期開(kāi)展借用件檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正。

另外，研究院現(xiàn)有多個(gè)管理體系并存，建議對(duì)各體系運(yùn)行記錄進(jìn)行分類(lèi)與梳理，明確記錄存留要求，提高體系運(yùn)行過(guò)程的規(guī)范性，減少借用件管理過(guò)程中的反復(fù)。

4 結(jié) 語(yǔ)

作為科技檔案管理人員有責(zé)任、有義務(wù)積極作為，主動(dòng)思考科技檔案管理中面臨的問(wèn)題，不斷推進(jìn)檔案工作提質(zhì)增效，為進(jìn)一步做好檔案工作而努力前行。