檔案信息管理的措施

邊曉紅

[摘 要] 在網(wǎng)絡時代，隨著信息技術逐漸普及，檔案信息管理也朝著這個方向逐漸轉變。在企業(yè)管理工作中，檔案信息管理占據(jù)著極其重要的位置，在日漸激烈市場競爭下，它的存在將直接左右企業(yè)的主動權。因此加強檔案信息管理措施尤為重要。文章主要以基礎設施建設、檔案管理應用系統(tǒng)及其管理機制、信息管理人才的培養(yǎng)三方面進行了論述。

[關鍵詞] 網(wǎng)絡；信息；檔案管理；基礎設施；管理系統(tǒng)；管理機制；人才培養(yǎng)

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 19. 070

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）19- 0166- 02

0 引 言

在信息化普及的時代，我國檔案信息管理及工作重心發(fā)生了較大的變化，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理轉向數(shù)字化管理，使得檔案信息具有組織形式、信息流通網(wǎng)絡化以及信息檢索自動化等多種特點。加強檔案信息管理，對促進檔案管理工作的科學化和制度化有著重要意義。

1 加強基礎設施建設

檔案信息管理核心便是擁有過硬的技術支持，所以加強信息管理工作一定要注重信息技術的完善。計算機、服務器、掃描儀、數(shù)碼攝錄機、復印機及打印機作為信息處理設備的一些主要配置，這些基礎設施的加強應該受到政府及檔案相關管理部門重視，并努力給檔案管理人員配置優(yōu)質(zhì)和優(yōu)良性能的檔案信息管理硬件設備，還應加入對應的防電磁干擾設施，從根本降低檔案管理工作中造成的損壞情況，使得電子信息檔案管理更加廣泛，文件管理得到超前控制，且每個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口能夠實現(xiàn)緊密銜接，提高檔案管理工作的效率。建設且完善檔案網(wǎng)絡，將局域網(wǎng)、政務網(wǎng)及互聯(lián)網(wǎng)實行物理隔離，形成相對獨立的網(wǎng)絡體系。檔案部門可以試圖在網(wǎng)頁上設立一個可以實現(xiàn)自動上傳電子文件的工作窗口，能夠滿足工作人員足不出戶，就可以通過使用自己單位中的局域網(wǎng)絡將整篇電子文件自動傳輸?shù)綑n案服務器上歸檔，這樣不僅大大節(jié)省了工作時間，還極大的提高了工作效率以及管理水平。

2 強化檔案管理應用系統(tǒng)及管理機制

隨著信息技術的迅速發(fā)展，檔案管理不能僅僅滿足于計算機管理，而是要向網(wǎng)絡化方向前進。先前的檔案管理軟件雖然實現(xiàn)了對信息資源的計算機化管理，但是范圍較窄，并不能夠滿足對大量信息的管理。但是網(wǎng)絡版的軟件可以彌補這一不足，不僅實現(xiàn)了在網(wǎng)絡環(huán)境下對大量信息資源的管理工作，還得到了大眾的一致認可并被接受。政府及相關檔案管理部門應該積極推廣網(wǎng)絡版檔案管理軟件，促進文件管理工作的高效運行。還需要開發(fā)一套標準的OA系統(tǒng)，該系統(tǒng)可以使辦公效率大大提高。使用統(tǒng)一的OA系統(tǒng)，可以滿足各單位網(wǎng)絡數(shù)據(jù)之間的無縫連接，能夠更方便的為檔案部門提供良好的平臺，也可以實現(xiàn)檔案資源的區(qū)域管理及各類信息共享服務。

形成標準規(guī)范的檔案管理機制。需要將各項工作進行改革，各項標準進行統(tǒng)一化，健全各項工作機制，形成一種全新的具有安全性的檔案管理體制；還應該做好一切調(diào)研工作，吸取國外一些先進的管理標準和管理模式，并整合形成符合自身工作性質(zhì)的檔案資源庫，確保檔案管理工作安全暢通的運行。在檔案網(wǎng)站設計上應該轉向以人為本的觀念，設計應具有針對性，而不再是以往的簡單統(tǒng)一的語言模式，應該依據(jù)不同的訪問人群給予不同的語言表達方式，并且選擇專業(yè)人員對網(wǎng)站實施專職維護，以保證信息資源的安全性及實時更新。

3 加強信息管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

在這個網(wǎng)絡化時代，檔案信息管理工作需要實時更新和發(fā)展。信息管理人員應該及時學習并更新管理理念，加強管理者的網(wǎng)絡意識。在這個基礎上，政府及相關部門應該加大對管理人員的培訓力度，及時學習最新的信息管理知識以及必備的專業(yè)素養(yǎng)。在培訓過程中，要求認真研究《檔案法》和檔案信息管理工作的詳細內(nèi)容。管理人員也應該明確傳統(tǒng)檔案管理與現(xiàn)代信息檔案管理在方式上的主要區(qū)別，加強網(wǎng)絡意識，這樣才能在檔案管理工作中，避開傳統(tǒng)檔案管理的束縛。專業(yè)人才的培養(yǎng)更重要的是從教學抓起，依托高等院校來培養(yǎng)高素養(yǎng)的專業(yè)人才。高等院校不僅可以提供專業(yè)的培訓基地，還擁有強大的師資隊伍及教學設施。政府應該推行一系列政策來擴充對人才的招收，滿足實際工作中對專業(yè)人才的需求，其中可以嘗試網(wǎng)絡遠程教育。也應該鼓勵各院校加大改革力度，根據(jù)實際需要嘗試對人才培養(yǎng)目標做出適當?shù)恼{(diào)整，還可以制定一系列切實可行的培養(yǎng)計劃，鼓勵專業(yè)型、兼職型檔案人員通過在職培訓，學習一些相關的基礎知識及技術，培養(yǎng)出檔案學專業(yè)的高端研究人才、宏觀層次人才、管理型人才以及技術型人才。這種人才需要具備檔案信息管理服務意識，較高的管理知識儲備，了解并熟練掌握現(xiàn)代化的管理技能，可以實現(xiàn)將理論知識完美的運用到實踐中去。努力實現(xiàn)檔案信息管理團隊的整體水平的提高，能夠使技術適應檔案電子信息化時代的發(fā)展需求。

4 結 語

在這個信息化的時代，加強檔案信息管理工作，不僅需要加強基礎設施建設，完善信息技術，還需要加強對管理人才的培訓，形成一種標準、規(guī)范的管理應用系統(tǒng)及管理體制，培養(yǎng)檔案管理人才網(wǎng)絡意識，能夠及時區(qū)分傳統(tǒng)信息管理與網(wǎng)絡管理，使每一位管理人才能夠發(fā)揮其擁有的潛能，將理論知識與實踐相結合，在新形勢下使科技檔案管理工作的作用與價值得到充分的發(fā)揮。

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