社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)一體化信息系統(tǒng)之檔案管理子系統(tǒng)初探

王海洋

[摘 要] 新版社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)一體化信息系統(tǒng)（文中簡(jiǎn)稱“新版信息系統(tǒng)”）按照計(jì)劃于目前已經(jīng)在吉林省各地社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)管理局進(jìn)入了正式使用階段。文章就新版信息系統(tǒng)上線前的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理情況、應(yīng)用新版檔案管理子系統(tǒng)的方向及存在的問(wèn)題做了初步的探討。

[關(guān)鍵詞] 社會(huì)保險(xiǎn)；一體化信息系統(tǒng)；檔案管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 19. 067

[中圖分類號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2017）19- 0160- 02

1 社會(huì)保險(xiǎn)檔案中心現(xiàn)階段應(yīng)用系統(tǒng)概述

針對(duì)參保人員的增加，相關(guān)檔案信息存儲(chǔ)利用量快速增長(zhǎng)，為適應(yīng)和加強(qiáng)對(duì)相關(guān)檔案信息的管理。在吉林省社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)管理局成立了處級(jí)部門——吉林省社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中心，在各市州也分別成立了科級(jí)部門的檔案管理中心及縣區(qū)級(jí)相關(guān)科室或者中心，負(fù)責(zé)該地的社會(huì)保險(xiǎn)退休人員檔案及業(yè)務(wù)檔案的管理和保存。各社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理部門雖然在省局檔案中心的管理下，但由于當(dāng)?shù)厣鐣?huì)保險(xiǎn)局的自身情況及對(duì)社保檔案管理的認(rèn)識(shí)程度不同，各地社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理部門的力量配備和發(fā)展建設(shè)也不盡相同。以松原局為例：從1992年成立至2007年成立檔案中心之前，檔案室作為一個(gè)科室只有2個(gè)人，管理松原局所有社會(huì)保險(xiǎn)參保的人事檔案及業(yè)務(wù)檔案。成立檔案中心后，配備了9名在編工作人員及相關(guān)電腦設(shè)備，引進(jìn)了其他地區(qū)社保局使用的上海夏爾檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了檔案移交、管理規(guī)范化，檔案著錄、掃描、人工質(zhì)檢、錄入、打印卷封皮、入庫(kù)上架等項(xiàng)業(yè)務(wù)流水線化。在內(nèi)部專線系統(tǒng)初步實(shí)現(xiàn)了掃描檔案圖片的簡(jiǎn)單查詢和調(diào)閱。

上海夏爾檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)是該系統(tǒng)是專門開(kāi)發(fā)的檔案管理系統(tǒng)，可以正規(guī)地完成檔案的電子保存流水線化及應(yīng)用。缺點(diǎn)是維護(hù)能力較弱，維護(hù)周期長(zhǎng)、費(fèi)用高。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題需要聯(lián)系上海夏爾公司，由上海公司總部派出工程師來(lái)維護(hù)，每年要專門支付一筆不菲的維護(hù)費(fèi)。由于經(jīng)費(fèi)不足等原因，許多縣區(qū)局只能把檔案存到庫(kù)里，制作Excel目錄查找，實(shí)現(xiàn)不了系統(tǒng)電子掃描影印版留存及查找。

2 新版信息系統(tǒng)及檔案管理子系統(tǒng)優(yōu)點(diǎn)概述

為了加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護(hù)和利用檔案吉林省社保系統(tǒng)最新開(kāi)發(fā)的新版信息系統(tǒng)依據(jù)現(xiàn)在應(yīng)用的第二版社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，以柜員制為核心，在集成了老版的參保征集子系統(tǒng)、養(yǎng)老待遇子系統(tǒng)、失業(yè)待遇子系統(tǒng)、業(yè)務(wù)審計(jì)子系統(tǒng)、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)等基礎(chǔ)上新建了檔案管理子系統(tǒng)。

首先，新版檔案管理子系統(tǒng)由原來(lái)五花八門的各種地方區(qū)域小系統(tǒng)首次集中整合在了大的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)一體化信息系統(tǒng)中。在社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)形成了統(tǒng)一使用檔案管理系統(tǒng)的規(guī)范模式，結(jié)束了從社會(huì)保險(xiǎn)成立以來(lái)20多年的各自管理情況，有利于上級(jí)部門的統(tǒng)一部署及規(guī)范。

其次，簡(jiǎn)化了售后服務(wù)，節(jié)約了大量的時(shí)間及費(fèi)用。新版的集成，使檔案管理子系統(tǒng)由獨(dú)立的系統(tǒng)轉(zhuǎn)化為社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)一體化的一部分。對(duì)于系統(tǒng)的應(yīng)用與業(yè)務(wù)科室和軟件公司探討研究更加容易。該系統(tǒng)由全省統(tǒng)一開(kāi)發(fā)，日常維護(hù)費(fèi)用可以和市局共同處理，極大緩解了檔案中心支付壓力。

第三，新版檔案管理子系統(tǒng)運(yùn)用后，業(yè)務(wù)方面將基本實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案前臺(tái)整理，直接錄入、保存到檔案管理子系統(tǒng)。原來(lái)業(yè)務(wù)科室把所有紙質(zhì)的業(yè)務(wù)單據(jù)全部原封不動(dòng)的移交檔案中心，檔案中心要進(jìn)行二次整理掃描歸檔，將改為由業(yè)務(wù)窗口在經(jīng)辦業(yè)務(wù)時(shí)直接使用高拍儀、身份證讀卡器等電子設(shè)備將業(yè)務(wù)所需材料錄入業(yè)務(wù)系統(tǒng)，由柜員把業(yè)務(wù)操作完成直至領(lǐng)導(dǎo)在電腦上網(wǎng)簽。當(dāng)移交業(yè)務(wù)檔案時(shí)，檔案管理中心只需要把移交電子檔案和移交清冊(cè)進(jìn)行核對(duì)，對(duì)移交的紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案抽檢即可。省去了原來(lái)紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案逐頁(yè)檢查，著錄，掃描等大量環(huán)節(jié)。業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理子系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接與融合，既方便了檔案管理，也為以后的機(jī)關(guān)事業(yè)單位參保時(shí)業(yè)務(wù)量增加，節(jié)省了大量時(shí)間。

3 新版檔案管理子系統(tǒng)面臨的考驗(yàn)及可能出現(xiàn)的問(wèn)題處理

3.1 如何導(dǎo)入兼容以前的檔案管理數(shù)據(jù)

包括社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中心在內(nèi)的幾家檔案管理中心已經(jīng)使用上海夏爾檔案管理系統(tǒng)至少5年的時(shí)間，如果一個(gè)使用該系統(tǒng)的地方，每年形成業(yè)務(wù)檔案電子版約1 000卷，已全部掃描形成電子檔。如果想要找上海夏爾公司把數(shù)據(jù)導(dǎo)出，該公司會(huì)要一大筆費(fèi)用。如果要自己導(dǎo)入數(shù)據(jù)首先要突破核心數(shù)據(jù)庫(kù)防護(hù)墻、然后把數(shù)據(jù)格式與新系統(tǒng)數(shù)據(jù)格式匹配、最后導(dǎo)入并應(yīng)用，難度系數(shù)較大。所以應(yīng)該集中力量盡快把這些數(shù)據(jù)安全完整的提取出來(lái)。

3.2 如何接收新的業(yè)務(wù)移交檔案

新版信息系統(tǒng)在前臺(tái)柜員處就基本形成了業(yè)務(wù)電子檔案，并自動(dòng)生成了檔案號(hào)及卷內(nèi)目錄。原來(lái)是以3號(hào)令為依據(jù)，按照申報(bào)、待遇、發(fā)放、關(guān)系、綜合等科室為單位這樣分門別類收錄管理。現(xiàn)在移交檔案中心時(shí)，因?yàn)楦鳂I(yè)務(wù)科室基本合并了，所以如何編碼，以經(jīng)辦人還是經(jīng)辦業(yè)務(wù)歸類，還是經(jīng)辦業(yè)務(wù)時(shí)間為規(guī)則就是一個(gè)亟待解決的問(wèn)題。所以應(yīng)該盡快完善新的業(yè)務(wù)規(guī)范，讓檔案整理子系統(tǒng)在檔案移交接收時(shí)更加清晰明確。

3.3 存儲(chǔ)工具選擇應(yīng)該以安全多樣為主

數(shù)據(jù)存儲(chǔ)應(yīng)該以安全為主，實(shí)現(xiàn)多樣保存。現(xiàn)在的電子數(shù)據(jù)備份以刻光盤為主，筆者建議不僅要刻光盤，而且要應(yīng)用大容量硬盤。把數(shù)據(jù)存入多種存儲(chǔ)介質(zhì)、多備份、分室密封保存。這樣才能最大程度保證檔案管理數(shù)據(jù)的安全。

3.4 查詢應(yīng)用方面要嚴(yán)格分級(jí)控制

除可以操作業(yè)務(wù)系統(tǒng)的柜員及領(lǐng)導(dǎo)正常發(fā)放系統(tǒng)Ukey、設(shè)置相關(guān)權(quán)限外，其他內(nèi)部員工應(yīng)只保留查詢賬號(hào)。針對(duì)現(xiàn)在系統(tǒng)的成熟度及安全系數(shù)，檔案管理子系統(tǒng)數(shù)據(jù)盡量使用內(nèi)網(wǎng)專線不要連接外網(wǎng)，只能在內(nèi)網(wǎng)使用并實(shí)時(shí)做好防毒殺毒措施。對(duì)于想查詢信息的外單位和個(gè)人應(yīng)該實(shí)行區(qū)別對(duì)待。系統(tǒng)應(yīng)在條件允許的情況下設(shè)置對(duì)外信息窗口及設(shè)備。單位勞資人員經(jīng)社保局業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)或檔案中心領(lǐng)導(dǎo)同意可以發(fā)放臨時(shí)查詢權(quán)限。個(gè)人可以使用身份證讀卡器或者人臉識(shí)別在大廳一體機(jī)上查詢自己的基本信息。需要打印或者修改的需要提請(qǐng)相關(guān)工作人員處理。

3.5 社保檔案中心要對(duì)社保檔案整理子系統(tǒng)擁有最高權(quán)限來(lái)管理社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息

社保檔案中心要嚴(yán)格按照《中華人民共和國(guó)檔案法》及《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范》等法律、規(guī)范來(lái)進(jìn)行檔案管理工作及檔案管理人員的培訓(xùn)和日常工作指導(dǎo)。按照工作人員接觸檔案工作的范圍發(fā)放相應(yīng)的Ukey，并設(shè)置相關(guān)權(quán)限的最高權(quán)限。這樣才能使社保檔案整理子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)更加安全。同時(shí)相應(yīng)的歷史數(shù)據(jù)也需要擁有相關(guān)權(quán)限來(lái)完善整理。

4 總 結(jié)

新版信息系統(tǒng)集成檔案管理子系統(tǒng)是在社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦史上邁出的重要一步，改善了當(dāng)前社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的經(jīng)辦流程，統(tǒng)一了當(dāng)前社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用。使社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理與業(yè)務(wù)更緊密地聯(lián)系在一起，能夠更科學(xué)地為社會(huì)保險(xiǎn)參保人員服務(wù)。同時(shí)，作為社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作者也要好好學(xué)習(xí)，努力鉆研業(yè)務(wù)，盡快地熟悉和掌握檔案管理子系統(tǒng)，將知識(shí)轉(zhuǎn)化為工作成果。隨著對(duì)業(yè)務(wù)的深入開(kāi)展，對(duì)檔案管理子系統(tǒng)的研究探討也會(huì)不斷加深，使其更加完整穩(wěn)定，為社會(huì)保險(xiǎn)參保群眾更好地服務(wù)。