檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中的運(yùn)用與分析

賀迎芳

摘要：隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式無法滿足現(xiàn)階段檔案管理機(jī)構(gòu)的要求，檔案需要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。現(xiàn)代化的檔案管理打破傳統(tǒng)管理的束縛，使工作人員的工作效率更高，社會進(jìn)步更快。本文就檔案管理原理在檔案管理中現(xiàn)代化的相關(guān)問題進(jìn)行簡要分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理；管理原理；現(xiàn)代化

中圖分類號：G275.9 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-9129（2017）12-0169-02

Abstract： With the continuous development of modern science and technology， the traditional way of file management can not meet the requirements of the archives management organizations at the present stage， and the archives need to realize modern management. Modern file management breaks the shackles of traditional management， making staff more efficient and faster social progress. This article briefly analyzes the issues related to the modernization of file management principles in file management.

Keywords： file management； management principle； modernization

前言：

信息時(shí)代的來臨，讓互聯(lián)網(wǎng)和我們的生活密不可分。檔案管理是個(gè)人或組織委托檔案管理機(jī)構(gòu)將有效信息妥善保管的方法，使信息具有參考和記錄的作用，檔案管理不僅需要現(xiàn)代的管理技術(shù)，也需要遵守社會發(fā)展原則。不斷創(chuàng)新管理辦法，提高檔案管理的效率，維護(hù)檔案的安全是現(xiàn)代化檔案管理的基本主旨。

1 檔案管理原理現(xiàn)狀

科技發(fā)展迅猛，檔案管理越來越自動化、無紙化。檔案管理是長期的工作且工作速度較慢，且在實(shí)際的檔案管理工作過程中，展開管理對象的不同、管理對象的性質(zhì)不同限制了檔案管理的實(shí)際工作，社會的發(fā)展速度加快暴露了檔案管理更多的不足，當(dāng)今的檔案管理模式有以下幾點(diǎn)問題：

1.1 統(tǒng)一性差

檔案管理工作的工作目的是為了按某種特定的順序、特定的規(guī)定妥善保存文檔，方便日后的查找和運(yùn)用。但現(xiàn)在各個(gè)管理檔案的部門使用的設(shè)備和系統(tǒng)都不相同且不互通，沒有既可以檢索文件又可以管理檔案的系統(tǒng)軟件，阻礙了檔案管理的工作效率，限制了檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。

1.2 基礎(chǔ)管理標(biāo)準(zhǔn)化未建立

規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化的管理是檔案管理現(xiàn)代化的前提，但傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理質(zhì)量差，無法長期保存，系統(tǒng)軟件性能低，導(dǎo)致檔案丟失，檔案自動化管理缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化管理，造成檔案管理工作結(jié)果參差不齊。

1.3 管理人員素質(zhì)需要提升

想要檔案管理現(xiàn)代化，首先需要現(xiàn)代化的管理人員，對管理人員掌握的知識和技術(shù)都有較高要求，不僅僅局限于打字和基礎(chǔ)操作。許多檔案處理部門缺少檔案整理能力和信息處理能力的雙向人才，管理人員責(zé)任意識弱，對工作不認(rèn)真，沒有職業(yè)道德和良好的態(tài)度，有的連基礎(chǔ)的現(xiàn)代化設(shè)備操作都不會，更談不上檔案的信息化管理了。

我國人口基數(shù)大，檔案數(shù)量多，檔案丟失屬于常見的情況，管理人員不能做到檔案的歸類、整理，影響的檔案質(zhì)量，為日后使用檔案留下隱患。

2 檔案管理現(xiàn)代化的重要性

檔案管理現(xiàn)代化就是指以科學(xué)管理、現(xiàn)代化管理為基礎(chǔ)，運(yùn)用先進(jìn)的管理方法、管理模式、科學(xué)設(shè)備等科學(xué)管理檔案。通過對計(jì)算機(jī)技術(shù)的合理運(yùn)用，不僅提高了效率還規(guī)范了流程，對社會進(jìn)步的發(fā)展提供基礎(chǔ)。計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)化和系統(tǒng)化可以使檔案分類更準(zhǔn)確，歸檔及時(shí)；在工作中，管理人員能夠高效運(yùn)用系統(tǒng)，提升管理人員的素質(zhì)，讓檔案管理更高效[1]。

3 實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的方法

3.1 加強(qiáng)檔案管理的系統(tǒng)管理

在國家建設(shè)的過程中，建立檔案管理現(xiàn)代化的工作模式是重要的，因此想要做到檔案管理現(xiàn)在化就必須要建立一個(gè)全方位系統(tǒng)模式，讓管理人員有據(jù)可依，遵照統(tǒng)一的系統(tǒng)管理。部門整體由每個(gè)小區(qū)域組成，需要系統(tǒng)管理才能發(fā)揮每一個(gè)小區(qū)域的力量。保證檔案處理信息的安全性能，優(yōu)化信息處理，減少實(shí)際工作出現(xiàn)的問題，通過建立現(xiàn)代化的管理的模式，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的檔案管理，保證了信息處理的過程。

3.2 注重檔案管理現(xiàn)代化的重要性

在傳統(tǒng)檔案管理向檔案管理現(xiàn)代化轉(zhuǎn)折的過程中，將處理信息和管理模式規(guī)范化作為工作重點(diǎn)。通過建立管理模式和整理檔案加快社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供。檔案管理的主要作用是根據(jù)整理檔案信息，為社會發(fā)展提供信息和根據(jù)。加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化，開發(fā)成熟的檔案管理系統(tǒng)可以節(jié)省人力物力，用有限的資源發(fā)揮無限的能量。

檔案管理的自動化并不是要廢棄紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案和電子信息檔案是現(xiàn)代化檔案管理的兩個(gè)不可缺少的部分，但紙質(zhì)檔案容易破損，保密性差，無法快速更新信息，由于紙質(zhì)檔案歷史價(jià)值較高，所以先要做好紙質(zhì)檔案的整理，將紙質(zhì)檔案錄入系統(tǒng)，確保檔案無誤后將紙質(zhì)檔案統(tǒng)一科學(xué)管理，做好檔案室的安全工作，保證紙質(zhì)檔案的完整性。

3.3 外向和內(nèi)向的功能結(jié)合

檔案管理在系統(tǒng)完成管理工作時(shí)同樣存在外向功能，外向功能是管理的準(zhǔn)則之一，所以小部門在進(jìn)行管理工作時(shí)，對外向功能的影響同樣需要注意，保證系統(tǒng)的良性運(yùn)行，此外，檔案管理也是服務(wù)行業(yè)的一種，對群眾提供個(gè)人檔案管理功能，這也是檔案管理機(jī)構(gòu)的價(jià)值體現(xiàn)。管理人員代表的是檔案管理機(jī)構(gòu)，專業(yè)、熱情的服務(wù)態(tài)度，可以提升群眾的好感度，有益于檔案管理機(jī)構(gòu)展開后期工作[2]。

3.4 反饋與整分合原理

檔案信息的反饋，實(shí)際上就是系統(tǒng)對信號提出傳輸指令，當(dāng)信號輸出后將原來的信號當(dāng)成結(jié)果回傳，可以鑒定檔案管理工作是否合理，通過反饋信息，可以進(jìn)一步的改善檔案工作的不足，不斷收集反饋信息使檔案管理系統(tǒng)越來越完善。

檔案管理的高效工作離不開對整體工作規(guī)劃的合理安排，在整體規(guī)劃的基礎(chǔ)上，將整體分解為每個(gè)小區(qū)域，明確分工小區(qū)域職能，整合結(jié)果后得到高效的檔案管理工作，就是整分合原理，例如，檔案室-檔案館-檔案系統(tǒng)。為了能最大限度的發(fā)揮檔案部門的最大能力，各級別檔案管理部門需要制定周期工作小目標(biāo)，隨著小目標(biāo)的不斷實(shí)現(xiàn)，才能夠?qū)崿F(xiàn)整個(gè)檔案管理系統(tǒng)自動化的大目標(biāo)。

4 結(jié)論：

綜上所述，檔案管理是科學(xué)發(fā)展的基石。檔案管理對于個(gè)人和企業(yè)都有著重要的意義，通過建設(shè)規(guī)范、自動化的檔案管理系統(tǒng)，解決檔案管理的不足，在工作中運(yùn)用計(jì)算機(jī)不斷創(chuàng)新，使檔案系統(tǒng)更加系統(tǒng)化，保證檔案的安心、安全，為國家發(fā)展貢獻(xiàn)出自己的一份力量。

參考文獻(xiàn)：

[1]張建芳.淺談檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中應(yīng)用[J].管理縱橫，2016，02：102.

[2]王樹云.檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中應(yīng)用的分析[J].管理論壇，2015，03：136.