信息時(shí)代下如何做好圖書館檔案管理工作

張婧

DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2017.25.232

摘 要：推廣信息化技術(shù)的應(yīng)用，不僅能夠促進(jìn)圖書館檔案管理工作的科學(xué)化和有序性，同時(shí)也能在一定程度上促進(jìn)圖書館管理的工作效率，滿足各項(xiàng)基本信息的需求，從而促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步。本文主要研究信息時(shí)代下，圖書館檔案管理工作的主要內(nèi)容，并分析其重要性和主要的完善措施。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代 圖書館 檔案管理工作 措施

中圖分類號(hào)：G252 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2017）09（a）-0232-02

在信息時(shí)代下，圖書館檔案管理工作是指在相關(guān)部門的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)之下，圖書館工作人員認(rèn)真核對(duì)圖書館各項(xiàng)基本資料以及文獻(xiàn)記錄。圖書館檔案管理工作中的各項(xiàng)環(huán)節(jié)相互促進(jìn)，相互完善，這不僅是圖書館內(nèi)部管理工作的基本點(diǎn)，同時(shí)也是完善館藏質(zhì)量的最直接手段。因此促進(jìn)圖書館檔案管理工作的信息化，是完善圖書館建設(shè)的關(guān)鍵因素。

1 圖書館檔案管理工作的基本工作內(nèi)容

圖書館檔案管理工作不僅是圖書館建設(shè)中的重要工作，同時(shí)也是一項(xiàng)十分復(fù)雜的工程，因此作為圖書館檔案管理的工作人員，不僅需要具備持久的耐心，同時(shí)還應(yīng)該有過硬的專業(yè)素質(zhì)，只有這樣，才能促進(jìn)圖書館檔案管理工作的順利實(shí)行。圖書館檔案管理工作分為以下幾點(diǎn)內(nèi)容。

首先，是圖書館檔案的分類和整理工作。為了能夠促進(jìn)整個(gè)館藏的數(shù)據(jù)查詢工作，圖書館檔案一般會(huì)被工作人員分類管理，并處于長(zhǎng)期保存狀態(tài)。例如，圖書館內(nèi)部工作人員的管理和調(diào)職問題分為圖書館人事檔案管理；內(nèi)部圖書和文獻(xiàn)資料的進(jìn)貨以及基礎(chǔ)設(shè)施的購進(jìn)和整理，屬于圖書館設(shè)備管理類。通過這樣的分類，也使該項(xiàng)工作更加方便集中，從而提升工作效率。

其次，是圖書館當(dāng)前的保存與歸檔工作。圖書館檔案的歸檔是工作人員工作的日常環(huán)節(jié)，為了能夠促進(jìn)整個(gè)圖書館管理工作的完整性和科學(xué)性，需要設(shè)置專門的管理技術(shù)專柜進(jìn)行分類歸檔管理，并由專門的技術(shù)管理人員進(jìn)行直接監(jiān)控和測(cè)試，防止其內(nèi)部資料的失真，同時(shí)也需要做防火和防盜的工作，一旦資料發(fā)生損壞，需要立即采取保護(hù)和修復(fù)措施，從而促進(jìn)檔案管理工作的時(shí)效性。

再次，是圖書館檔案的運(yùn)用和實(shí)施。檔案的分類和歸檔工作是為了促進(jìn)圖書館檔案的運(yùn)用和實(shí)施，只有將這些檔案運(yùn)用起來，并使其發(fā)揮實(shí)際的功效，才能體現(xiàn)圖書檔案管理工作的真實(shí)性和科學(xué)性。圖書館檔案的運(yùn)用和實(shí)施實(shí)際上是指檔案的使用者為了查詢實(shí)際的歷史資料而進(jìn)行操作的過程。

最后，是政文和業(yè)務(wù)的檔案管理。圖書館政文檔案一般通過上級(jí)發(fā)布政文報(bào)告，圖書館工作人員進(jìn)行歸類和整理，其中包括內(nèi)部研討資料、內(nèi)部查詢資料以及日常工作日志等，由于圖書館各個(gè)部門之間的發(fā)展情況也不同，因此政文內(nèi)容需要做到齊全完備；業(yè)務(wù)檔案管理工作主要是管理圖書館各個(gè)部門的內(nèi)部業(yè)務(wù)檔案，是由各部門日常工作的基本情況組成的，其中包括工作匯報(bào)資料以及工作研究的論文集等，這些資料能夠基本反映各個(gè)部門的工作業(yè)務(wù)流程和工作情況，從而促進(jìn)整個(gè)圖書館管理工作的順利執(zhí)行。

2 圖書館檔案管理工作的重要性和作用分析

2.1 歷史價(jià)值

圖書館檔案之所以需要長(zhǎng)期保存，并保證其資料的完整性，被后人利用，這主要是由檔案本身具備的特性所決定的。對(duì)于大多數(shù)的圖書館來說。建設(shè)并完善圖書館檔案的管理和執(zhí)行工作，不僅能夠符合歷史發(fā)展的觀點(diǎn)，同時(shí)也是現(xiàn)代管理工作的內(nèi)部訴求，圖書館檔案管理工作也能準(zhǔn)確反映圖書館發(fā)展的各個(gè)歷史時(shí)期[1]。

2.2 科學(xué)依據(jù)

圖書館檔案資料是圖書館在進(jìn)行日常運(yùn)行的過程中，主要的參考依據(jù)，并在長(zhǎng)期的歷史進(jìn)程中，圖書館檔案也具有相當(dāng)高的可操作性和科學(xué)性，不僅能夠知道管理人員的日常工作，甚至能促進(jìn)整個(gè)圖書館館藏工作的順利執(zhí)行。

2.3 參考依據(jù)

這里以圖書館檔案管理工作中的業(yè)務(wù)檔案管理為依據(jù)，每一年的業(yè)務(wù)檔案是圖書館內(nèi)部各個(gè)部門工作人員的詳細(xì)工作內(nèi)容和表現(xiàn)情況，例如其業(yè)務(wù)內(nèi)容、經(jīng)驗(yàn)成果以及經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等，這些內(nèi)容的總結(jié)和管理，在一定程度上不僅嚴(yán)重影響了其后續(xù)工作的完整性和科學(xué)性，同時(shí)也為未來圖書館的建設(shè)和發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)，從而為更加科學(xué)的管理提供依據(jù)和指導(dǎo)。

2.4 數(shù)據(jù)更新

圖書館的發(fā)展歷程是不斷推進(jìn)的，同時(shí)也有據(jù)可循，檔案管理工作中有許多工作內(nèi)容是對(duì)歷史問題進(jìn)行管理和規(guī)劃，從而為后世的發(fā)展提供可靠的經(jīng)驗(yàn)，幫助后人認(rèn)識(shí)世界、指導(dǎo)世界。例如在編寫圖書館的介紹內(nèi)容時(shí)，可以將圖書館的簡(jiǎn)單檔案資料進(jìn)行及時(shí)的更新，讓圖書管理人員能夠更加清楚自身所處的職能和地位，從而更好地為圖書館檔案管理服務(wù)。

3 信息時(shí)代下做好圖書館檔案管理工作的措施和方案

3.1 更新圖書館檔案管理人員的工作信念

第一，需要圖書館的領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作的基本內(nèi)容，完善自身信念的建設(shè)和發(fā)展。各部門的領(lǐng)導(dǎo)需要從思想上認(rèn)識(shí)到圖書館檔案管理工作的重要性，認(rèn)識(shí)到其檔案內(nèi)容同圖書內(nèi)容一樣，對(duì)圖書館管理工作具有重要的指導(dǎo)意義，提供更加豐富的參考價(jià)值。工作人員在取得領(lǐng)導(dǎo)同意的情況下，需要確定一名檔案管理工作的指揮人員，這也是檔案管理工作首先要解決的問題。第二，確定圖書館管理工作的工作原則：首先，分散和集中的管理原則。工作人員在對(duì)日常的經(jīng)費(fèi)和財(cái)務(wù)進(jìn)行管理的過程中，需要進(jìn)行集中的管理，由領(lǐng)導(dǎo)人員執(zhí)行整個(gè)管理計(jì)劃。對(duì)文獻(xiàn)等資料進(jìn)行收集管理，其中包括讀者檔案以及文獻(xiàn)資料檔案等。通過對(duì)這些資料的分類和集中管理，能夠使各個(gè)部門實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的最優(yōu)化；其次，現(xiàn)代化的管理原則。圖書館的檔案管理工作需要符合歷史發(fā)展的潮流，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行直接的監(jiān)管，提升整個(gè)檔案管理工作的流程和方案。第三，完善以管理辦公室為主的檔案管理責(zé)任制，圖書館內(nèi)部的業(yè)務(wù)檔案相對(duì)集中，方便工作人員的即時(shí)檢索，同時(shí)也能夠在第一時(shí)間查詢各個(gè)部門的工作情況，從而促進(jìn)管理工作的執(zhí)行力和有效性。

3.2 強(qiáng)化圖書館檔案的規(guī)范化管理

圖書館檔案在圖書館中具有指導(dǎo)實(shí)踐并提供執(zhí)行計(jì)劃的參考價(jià)值以及保存價(jià)值，并按照一定的保存規(guī)律，以便于工作人員查詢和指導(dǎo)工作的各類文件和數(shù)據(jù)資源。其檔案管理工作則是負(fù)責(zé)整理和鑒定以及收集館藏資料，從而提供數(shù)字化建設(shè)功能于一身的工作，這種工作具有服務(wù)型和繼承性，甚至還有專業(yè)化和參考價(jià)值。確保圖書館檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化，就是需要工作人員在實(shí)際的檔案管理工作中，主動(dòng)發(fā)現(xiàn)各種問題，制定符合實(shí)際的參考標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，充分發(fā)揮各項(xiàng)基本資料的秩序化和科學(xué)性，從而提升圖書館檔案的憑證和參考價(jià)值，使其能夠?yàn)閳D書館工作人員甚至是讀者提供更加優(yōu)質(zhì)和便捷的服務(wù)。

例如，在對(duì)圖書館檔案中的業(yè)務(wù)檔案的收集和處理的過程中，需要對(duì)其所有的文件進(jìn)行規(guī)范化處理，其中主要的內(nèi)容包括：鑒定和判斷業(yè)務(wù)檔案的實(shí)際價(jià)值，將各類部門中最具有價(jià)值的檔案資料篩選出來，將其中重復(fù)的資料和文獻(xiàn)清除出去，確保工作的有效性和即時(shí)性；將事物的屬性與職能的分工聯(lián)系起來，將顧及檔案資料的有效性作為基本的載體原則，對(duì)業(yè)務(wù)檔案資料進(jìn)行實(shí)際的內(nèi)容和格式的劃分，確定其中有價(jià)值的內(nèi)容；工作人員對(duì)收集到的各類資料和文獻(xiàn)，根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)衡量的基礎(chǔ)和規(guī)范，提升業(yè)務(wù)檔案的保存質(zhì)量和內(nèi)涵基礎(chǔ)性。同時(shí)，在分類管理中實(shí)行統(tǒng)一的檔案管理計(jì)劃和手段，將基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和整體業(yè)務(wù)結(jié)合起來，通過建立實(shí)際的檔案管理機(jī)構(gòu)實(shí)行科學(xué)化和指導(dǎo)性的管理原則，從而促進(jìn)整個(gè)圖書館管理工作的有序性和時(shí)效性[2]。

3.3 增加對(duì)圖書館檔案管理工作的投入力度

想要開展完善的圖書館檔案管理工作，首先要做到的就是促進(jìn)整個(gè)檔案管理的資金投入程度，以及一定的財(cái)力和物力支持。但是從目前的實(shí)際情況來看，大多數(shù)圖書館沒有設(shè)置專門的預(yù)算管理小組支持整個(gè)圖書館工作檔案管理工作的實(shí)行。因此，資金短缺也就成為圖書館檔案管理工作效率難以提升的主要制約因素之一。針對(duì)這種情況，圖書館自身可以進(jìn)行內(nèi)部的協(xié)調(diào)工作，通過申請(qǐng)和其他手段，爭(zhēng)取到來自社會(huì)各個(gè)機(jī)構(gòu)以及政府的資金支持，從而緩解資金短缺的問題。只有這樣，才能科學(xué)地利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和管理手段開展圖書館檔案的收集、整理、鑒定、保管以及管理工作，從而加快現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展進(jìn)程。

3.4 促進(jìn)一體化管理的建設(shè)

促進(jìn)圖書館檔案的一體化管理不僅能夠充分發(fā)揮館內(nèi)的各項(xiàng)基本資源，綜合利用圖書以及檔案和資料的資源優(yōu)勢(shì)。因此除了日常的圖書館檔案資料的管理之外，工作人員還需要在檔案資料的流通和采購的基礎(chǔ)上，系統(tǒng)地管理業(yè)務(wù)檔案的存在形式和管理流程，從而實(shí)現(xiàn)圖書、檔案以及資源的一體化管理。

3.5 加強(qiáng)整個(gè)圖書館檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)

圖書館檔案管理工作中的人員素質(zhì)建設(shè)對(duì)于整個(gè)圖書館建設(shè)和發(fā)展來說，具有重要的意義和影響。因此，提升管理人員的素質(zhì)，并促進(jìn)其思想道德的建設(shè)是促進(jìn)檔案管理工作的重要保證。身為一名圖書館檔案管理工作人員，除了需要擁有較好的政治理想之外，還需要有較強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)能力。因此，需要加強(qiáng)圖書館檔案管理工作人員的基本素質(zhì)，加強(qiáng)對(duì)其的專業(yè)培訓(xùn)和指導(dǎo)，引導(dǎo)其具備與時(shí)俱進(jìn)的政治理想和思想道德，以此作為業(yè)務(wù)指導(dǎo)，從而適應(yīng)變化多樣的檔案管理工作。

圖書館檔案管理工作人員需要具備以下基本素質(zhì)：崇高的職業(yè)道德素質(zhì)和思想品質(zhì)；科學(xué)的知識(shí)技能和技術(shù)水平，其中包括強(qiáng)大的計(jì)算機(jī)素質(zhì)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)以及多媒體技術(shù)等；較高的外文翻譯水平；專業(yè)的新聞素質(zhì)和信息處理能力。與此同時(shí)，需要培養(yǎng)工作人員專業(yè)的業(yè)務(wù)咨詢能力，在提升業(yè)務(wù)水平的同時(shí)，也需要使其積極參與館內(nèi)組織的各項(xiàng)管理計(jì)劃和管理指導(dǎo)工作，使其能夠分享和交流自身的工作經(jīng)驗(yàn)，從而為圖書館的建設(shè)和發(fā)展建設(shè)一支有理想、有道德、高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，為圖書館的發(fā)展和進(jìn)步奠定堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)[3]。

綜上所述可知，在信息時(shí)代下，圖書館檔案管理工作的建設(shè)和發(fā)展是社會(huì)發(fā)展環(huán)節(jié)中的重要因素，因此圖書館檔案管理工作人員需要更新自身的管理理念和經(jīng)驗(yàn)，強(qiáng)化圖書館檔案的規(guī)范化管理，促進(jìn)一體化管理的建設(shè)，只有這樣，才能促進(jìn)檔案管理工作的有效性和科學(xué)性，從而促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步。

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