關(guān)于做好專門檔案利用服務(wù)的思考

郭曉娜

摘要：本文概括了專門檔案利用服務(wù)的特點(diǎn)，以及對(duì)于如何做好檔案服務(wù)的思考。結(jié)合在水務(wù)規(guī)劃設(shè)計(jì)院有限公司的檔案管理工作中涉及的收集歸檔、信息平臺(tái)建設(shè)、利用查詢的服務(wù)項(xiàng)目的全流程實(shí)踐，分析了檔案提供利用的方式、檔案信息安全性保障等方面存在的問題，并從公共服務(wù)職能、服務(wù)流程優(yōu)化、服務(wù)工作的反饋與調(diào)查等方面提出了對(duì)策建議。

關(guān)鍵詞：專門檔案利用；檔案服務(wù)化；公共服務(wù)職能

我在深圳市水務(wù)規(guī)劃設(shè)計(jì)院有限公司從事檔案管理已有6年，在這里，不僅讓我愛上了檔案管理的這份工作，也讓我開始對(duì)如何做好它、如何利用現(xiàn)在的信息化創(chuàng)意更加方便的工作有了思考。

一、檔案的重要性體現(xiàn)在我院

水務(wù)規(guī)劃設(shè)計(jì)院檔案是水務(wù)規(guī)劃設(shè)計(jì)院各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和，其構(gòu)成是以科學(xué)技術(shù)檔案為主體，包括行政文書、業(yè)務(wù)管理、財(cái)務(wù)管理、水務(wù)工程等各項(xiàng)職能活動(dòng)中形成的檔案。

檔案工作是我院管理工作的組成部分，建立綜合檔案室，是為了維護(hù)檔案完整與安全，便于各單位、各部門的利用，因此領(lǐng)導(dǎo)也很重視檔案室的工作。

二、服務(wù)的初衷

（一）檔案管理的價(jià)值實(shí)現(xiàn)

由于大多數(shù)屬于科技檔案或?qū)I(yè)技術(shù)檔案，具有重要的依據(jù)性、知識(shí)性與獨(dú)創(chuàng)性，故它的反復(fù)利用性很強(qiáng)。

例如設(shè)計(jì)檔案包括了設(shè)計(jì)中產(chǎn)生的報(bào)告、圖紙、變更、原始資料等，它的利用解決了現(xiàn)實(shí)工作中諸如工程維修改造、工程施工、設(shè)計(jì)參考、法律訴訟等問題。圖書檔案包括專業(yè)書籍、圖集、年鑒，它解決了設(shè)計(jì)人員學(xué)習(xí)、參考所需。人事檔案、文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、實(shí)物檔案都分別用于備案、投標(biāo)、查閱等用途。

（二）速度與激情

需求是檔案發(fā)展的牽引力。對(duì)于專門專業(yè)的設(shè)計(jì)檔案，利用率非常高，這對(duì)檔案的管理以及工作人員的服務(wù)就顯得尤為重要。除了掌握檔案的收集、管理、編目、提供利用等一般檔案工作，我認(rèn)為更需要具備的是服務(wù)的速度與激情。

整理歸檔檔案是一項(xiàng)繁瑣的事情，每天來查借檔案的人也很多，有時(shí)還會(huì)不停地重復(fù)著取出、放入的工作，難免枯燥，這時(shí)一定需要激情。懷著對(duì)工作的熱愛，想要幫助設(shè)計(jì)人員更順利的工作，在重復(fù)性的手頭工作的同時(shí)，對(duì)創(chuàng)造優(yōu)化的信息化工作有所思考，也是很有樂趣的。

有些時(shí)候還需要速度，找資料快、準(zhǔn)、狠。比如在我工作這幾年里，有不少時(shí)候是設(shè)計(jì)人員匆忙跑過來需要借用一個(gè)資料，他們正在開會(huì)，領(lǐng)導(dǎo)忽然提到一個(gè)項(xiàng)目，并且現(xiàn)在就要看的，那就要求檔案管理員對(duì)檔案存放非常熟悉，能快速在系統(tǒng)上找到檔號(hào)，并找到實(shí)物。

三、服務(wù)類型與具體做法

（一）紙質(zhì)檔案的管理利用

關(guān)于紙質(zhì)檔案，我們采用的是先在科怡檔案系統(tǒng)上錄入檔案的基本信息，并上傳相應(yīng)的電子版檔案。我們的庫房總面積為171平方米，有檔案柜28組、密集架35組，存有檔案案卷約4960卷，底圖約14223張。數(shù)量非常大，所以每一份存檔我們必須錄入電腦軟件系統(tǒng)中，方便我們記錄檔號(hào)和位置，更方便利用人員的查找借閱。

（二）電子檔案的管理利用

關(guān)于電子檔案，我們的圖紙采用專門的打印系統(tǒng)，打印會(huì)自動(dòng)生成條碼，我們只要掃碼就可以把圖紙的信息錄入到系統(tǒng)中。這一操作節(jié)省了我們?cè)S多的時(shí)間，這也是我來工作之前不曾知道的，覺得作為檔案的管理還是有很多值得創(chuàng)造和提取的方法。電子文件還需要多個(gè)地方的備份，比如大容量的移動(dòng)硬盤，還有異地服務(wù)器備份，都是很大量的工作。不過利用起來就非常方便，非紙質(zhì)的借檔，只要填寫一個(gè)申請(qǐng)并負(fù)責(zé)人簽字，就可以開通查看電子文件的權(quán)限。

（三）創(chuàng)新精神，遇到的問題及解決方案

我們不斷地挖掘新創(chuàng)意，改進(jìn)自己的設(shè)備，做到既節(jié)省人力物力，又更速度、準(zhǔn)確地歸檔查檔。第一，為了更好地完善檔案服務(wù)，我們探索可用性軟件，并提出問題，希望軟件合作者可以更新改造，比如連設(shè)計(jì)報(bào)告各階段也可以生成條碼、錄入。第二，檔案是一門保密性的工作，我們不僅需要簽訂保密協(xié)議，在開通利用者閱讀、下載權(quán)限時(shí)，還需要考慮到其權(quán)限的時(shí)間跨度、開放內(nèi)容、下載形式等的設(shè)定。第三，在檔案室查找閱讀紙質(zhì)檔案，我們也很注重它的服務(wù)環(huán)境，目前我們只有一張桌子和凳子提供閱讀，如果能像圖書館那樣有更舒適的環(huán)境提供服務(wù)，不失為一種很好的選擇。第四，積極探索，不斷創(chuàng)新，緊跟時(shí)代的腳步，收納國內(nèi)以及國外的管理保存方法，日益成熟我們的專業(yè)知識(shí)以及專業(yè)服務(wù)。

四、反饋與調(diào)研

任何服務(wù)都不能止于銷售過后，亦有售后服務(wù)、追蹤調(diào)研才能做到讓客戶放心、滿意。我們的檔案服務(wù)也是如此。

在每年年底，我們都會(huì)做一個(gè)《檔案室滿意度調(diào)查表》，發(fā)給設(shè)計(jì)人員，其中包括對(duì)檔案網(wǎng)站、檔案借閱、圖書更新和工作人員態(tài)度的意見和建議。

這個(gè)反饋對(duì)我們的幫助很大，我們根據(jù)調(diào)查表統(tǒng)計(jì)出他們對(duì)我們不了解的業(yè)務(wù)、不方便的程序，以便下一年更好地運(yùn)行。

隨著社會(huì)信息化的日益壯大，采用電子檔案系統(tǒng)也更方便我們歸檔、查檔。我們還在不斷地學(xué)習(xí)尋找更方便服務(wù)于需求者的方法和技術(shù)。比如前幾天我剛?cè)⒓恿恕洞髷?shù)據(jù)環(huán)境下工程建設(shè)行業(yè)電子檔案管理和數(shù)字技術(shù)應(yīng)用專題研討會(huì)》。通過檔案的知識(shí)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案工作的價(jià)值，將企業(yè)檔案的管理落到實(shí)處，走企業(yè)檔案知識(shí)之路。

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（作者單位：深圳市水務(wù)規(guī)劃設(shè)計(jì)院有限公司）