提高新時期企業(yè)辦公室秘書素質(zhì)的基本要求

李智

摘要：經(jīng)濟的大幅提升使得企業(yè)也在逐漸進行改革，對于企業(yè)的辦公室秘書也有了更新更高的要求。在新時期，需要企業(yè)辦公室秘書提高自身的綜合素質(zhì)，做好相關(guān)的專業(yè)工作，提高自身的工作效率才能做好秘書工作，適應(yīng)企業(yè)的需要，為企業(yè)的發(fā)展做出自己的貢獻。

關(guān)鍵詞：新時期；企業(yè)；辦公室秘書；素質(zhì)

現(xiàn)階段，辦公室秘書的工作是非常重要的，其能夠溝通各個部門的信息，把領(lǐng)導(dǎo)對各個工作的要求轉(zhuǎn)達給每個相關(guān)的部門，并且還要協(xié)調(diào)各個部門之間的關(guān)系與工作，使得領(lǐng)導(dǎo)的要求能夠按時達成。因此辦公室秘書的工作是非常關(guān)鍵的，需要不斷提升他們的素質(zhì)，進而促進企業(yè)未來的發(fā)展。

一、具備良好的綜合素質(zhì)是提高企業(yè)辦公室秘書素質(zhì)的基礎(chǔ)

辦公室秘書的綜合素質(zhì)包括身體素質(zhì)、心理素質(zhì)和思想方面的素質(zhì)。具備良好的身體素質(zhì)才可以保證能夠做好秘書工作，才能保證工作任務(wù)不因為身體原因而被影響。還要具有過硬的心理素質(zhì)。因為秘書的工作需要與企業(yè)的各個部門進行聯(lián)系，必須要能夠具有過硬的心理素質(zhì)才能保證自己的情緒不會因為周圍環(huán)境的變化而產(chǎn)生問題，需才能保證以平和的心態(tài)來處理遇到的各項事務(wù)。具備思想方面的素質(zhì)是指要秘書需要具有實事求是的思想作風(fēng)。在工作的過程中，需要從實際情況出發(fā)，根據(jù)實際的需要進行工作，按照要求實事求是，還要做到客觀準確，對于因為自身原因?qū)е碌腻e誤，要勇敢地承擔(dān)責(zé)任并及時改正錯誤。并且，還要在具備謙虛謹慎的工作態(tài)度。按照相關(guān)的要求與原則來進行工作。

二、擁有扎實的文字功底是做好秘書工作的保證

秘書可以說是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的最有力的助手，其主要的職責(zé)有兩個方面，一方面是進行記錄工作與抄寫工作，包括對領(lǐng)導(dǎo)的口授事物進行記錄，對會議內(nèi)容進行記錄，對相關(guān)的電話內(nèi)容進行記錄等等。而抄寫是對一些經(jīng)過多次修改和斟酌的文稿來謄寫，方便以后的再次修改以及相關(guān)的打印工作。另一方面是對文稿進行起草工作，這個工作也是秘書最重要的工作內(nèi)容。在對文稿進行起草的過程中，一般情況下是通過領(lǐng)導(dǎo)與秘書共同合作完成的。有些時候領(lǐng)導(dǎo)會自己書寫，秘書主要是幫助進行謄寫，并根據(jù)內(nèi)容進行改進與補充。有些時也可能出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)口授文稿的重點內(nèi)容，秘書主要對其進行記錄，再對其進行加工和整合，有些情況下領(lǐng)導(dǎo)只是對一個要點內(nèi)容進行口述，而秘書主要根據(jù)要點的內(nèi)容來對相關(guān)的材料進行收集工作，再對相關(guān)的觀點進行深入的分析，再形成一份完整的文稿。還有最后一種形式，領(lǐng)導(dǎo)只是根據(jù)自己的觀點來制定出文稿的題目，文稿的提綱，中間用到的材料以及相關(guān)的修改工作整個過程都是秘書來完成的。需要注意的是，在對文稿進行起草的過程中，秘書可以在和領(lǐng)導(dǎo)進行討論的過程中根據(jù)內(nèi)容提出自己的觀點和想法，最終形成文稿的初稿，在讓領(lǐng)導(dǎo)對文稿的內(nèi)容進行判斷與選擇。通過這樣的方式形成的文稿才可以更具真實性和全面性，可以將領(lǐng)導(dǎo)的意圖與觀點有效地反映出來，并進行科學(xué)的實施。

三、提高秘書的工作效率是做好秘書工作的關(guān)鍵

企業(yè)的辦公室秘書，需要面對很多復(fù)雜的工作問題，因此他們的時間是非常緊湊的，需要秘書根據(jù)實際的情況對工作內(nèi)容進行全面的總結(jié)，不斷改進工作方法和手段，在實踐中逐漸提高工作效率，提升工作質(zhì)量。首先，秘書在工作過程中要保持頭腦與思路的清晰，在工作內(nèi)容比較復(fù)雜時，需要理清頭緒，對工作進行科學(xué)的規(guī)劃，把工作中的重點內(nèi)容找出來，對工作的內(nèi)容進行合理的計劃，使得工作可以在規(guī)定的時間內(nèi)完成，并且可以保證其的質(zhì)量。不可以出現(xiàn)手忙腳亂的情況，導(dǎo)致工作內(nèi)容完成時間過長，效率又不高的情況發(fā)生。同時，還要在實踐中把握工作的規(guī)律與特征，通過不斷的觀察和研究，把握工作的主要規(guī)律，根據(jù)工作的規(guī)律對工作方法與手段進行創(chuàng)新與改進，進而提高工作的質(zhì)量和效率，節(jié)省企業(yè)的成本。另外，還要跟隨時代的發(fā)展提高自身的綜合素質(zhì)，通過對信息技術(shù)的學(xué)習(xí)來提高對計算機的應(yīng)用與操作能力，還有各種各樣的辦公設(shè)備，包括打印機和傳真機等等設(shè)備，秘書人員必須緊跟時代的步伐，熟練掌握對各種辦公設(shè)備的操作，通過這些設(shè)備的使用來提高工作效率，降低工作難度。企業(yè)可以根據(jù)需要對企業(yè)的辦公室秘書進行定期的培訓(xùn)，通過培訓(xùn)來提高秘書的專業(yè)水平，還要根據(jù)培訓(xùn)內(nèi)容建立相應(yīng)的考核機制，這樣來促進秘書自主地投入到對新的工作方法和手段的學(xué)習(xí)中去，提高他們的學(xué)習(xí)效率與質(zhì)量。還要根據(jù)需要，比如在會議中秘書需要對相關(guān)的設(shè)備進行操作，包括計算機設(shè)備、攝像設(shè)備、錄像設(shè)備、攝影等等相關(guān)的技能。只有掌握這些能力才能做好秘書工作，才可以成為領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，實現(xiàn)秘書存在的價值。

四、總結(jié)

在新時期，科學(xué)技術(shù)不斷進步，社會發(fā)展也日新月異，需要企業(yè)的秘書人員跟隨時代的發(fā)展不斷提升自身的工作能力與專業(yè)能力，逐漸提高工作效率與質(zhì)量，進而為領(lǐng)導(dǎo)提供更加全面的幫助，促進企業(yè)的又好又快發(fā)展。

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（作者單位：青海油田采氣一廠）