新形勢(shì)下人事檔案管理的幾點(diǎn)思考

吳令賢

摘要：21世紀(jì)以來(lái)，科學(xué)技術(shù)已經(jīng)進(jìn)入了全方位高速發(fā)展階段。隨著相關(guān)技術(shù)的運(yùn)用，單位人事檔案管理工作也得到了迅速發(fā)展。然而，基于當(dāng)前單位檔案管理工作而言，依然存在各種問(wèn)題，例如管理人員對(duì)人事檔案的不注重、人事檔案管理人員專業(yè)知識(shí)不足等，直接影響了人事檔案管理的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；人事檔案；管理

做好檔案工作，有利于政府各部門的內(nèi)部管理與服務(wù)，提高辦文、辦公、辦事效率和人、財(cái)、物管理水平，行使好單位的職能；有利于政府進(jìn)行社會(huì)管理，開展公共事務(wù)，進(jìn)行信息公開；有利于檔案資源體系建設(shè)，把檔案存憑、留史、資政、育人的效用發(fā)揮到最大。

一、人事檔案管理工作的意義

人事檔案管理工作具備政策性、機(jī)密性和專業(yè)性的工作特性，所以加強(qiáng)對(duì)于人事檔案的管理工作非常重要，要及時(shí)的解決人事檔案管理過(guò)程中遇到的問(wèn)題，人力、物力、財(cái)力等方面大力支持，落實(shí)好工作目標(biāo)，把人事檔案管理工作做為企業(yè)的重要議事日程，才能積極的推動(dòng)人事檔案管理工作的開展，提高人事檔案管理工作的管理水平，為管理工作提供更完善的保障。

二、新形勢(shì)下人事檔案管理工作的優(yōu)化策略

（一）加強(qiáng)企業(yè)人事檔案材料的嚴(yán)謹(jǐn)性

目前社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入了計(jì)算機(jī)信息化時(shí)代，每天工作中都會(huì)產(chǎn)生大量的信息數(shù)據(jù)，對(duì)于人才檔案的管理也提出了新的要求，企業(yè)的人事檔案包含有企業(yè)員工和干部的履歷、升遷、考核、學(xué)歷、教學(xué)培訓(xùn)、專業(yè)技能等情況，檔案管理人員必須要認(rèn)真的收集和整理跟人事檔案相關(guān)的人事資料，保證檔案的可信度。在整理過(guò)程中，對(duì)于不合格的檔案資料需要更正和退回，手續(xù)不全的人事檔案需要裝進(jìn)把材料補(bǔ)齊，保證檔案材料的嚴(yán)謹(jǐn)性。

（二）提高檔案管理人員管理水平

各級(jí)人力資源與社會(huì)保障部門必須牢固樹立人事檔案安全防護(hù)意識(shí)，加強(qiáng)人事檔案安全管理力度。需要深入探究與改進(jìn)人事檔案保管技術(shù)和方法，進(jìn)一步強(qiáng)化人事檔案庫(kù)房安全防災(zāi)標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)構(gòu)建技防、物防、人防“三位一體”的安全防范體系。對(duì)已經(jīng)構(gòu)建的流動(dòng)人員電子人事檔案，必須實(shí)施針對(duì)性措施，保證長(zhǎng)期使用和信息安全。同時(shí)完善并嚴(yán)格實(shí)施各項(xiàng)規(guī)章制度，健全防護(hù)和監(jiān)測(cè)對(duì)策，定期開展檔案安全檢查活動(dòng)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和有效處理隱患，嚴(yán)防損毀、失竊、失密等人事檔案安全事故的出現(xiàn)。

（三）加強(qiáng)信息化建設(shè)

信息化是人事檔案管理服務(wù)的主要方式和發(fā)展方向。各級(jí)人力資源與社會(huì)保障部門必須高度重視人事檔案信息化建設(shè)，全面掌握人員的流向、分布、結(jié)構(gòu)、數(shù)量等情況，更好地服務(wù)于高校畢業(yè)生及中專生就業(yè)、人才黨員管理等工作。探究分析并科學(xué)制定人事檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，進(jìn)一步集中數(shù)據(jù)，完善統(tǒng)計(jì)分析、異地查詢、資源共享等功能，為全國(guó)跨地區(qū)檔案信息的共享和提高人事檔案管理服務(wù)水平奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。構(gòu)建人事檔案基本情況定期統(tǒng)計(jì)分析和信息報(bào)送機(jī)制，嘗試建立業(yè)績(jī)檔案、誠(chéng)信檔案等，進(jìn)一步提高認(rèn)識(shí)檔案依據(jù)、憑證、參考作用。

（四）拓寬檔案資源利用體系

一要積極推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)。檔案數(shù)字化是檔案事業(yè)發(fā)展和檔案工作適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，是提高檔案管理水平和服務(wù)水平的必由之路。安排檔案數(shù)字化專項(xiàng)工作經(jīng)費(fèi)，加強(qiáng)檔案信息化人才支撐，推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)。檔案館應(yīng)科學(xué)制定數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)劃，分步實(shí)施，確保建成數(shù)字檔案館。把數(shù)字檔案室建設(shè)納入信息化建設(shè)規(guī)劃，銜接辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子文件歸檔管理和及時(shí)移交檔案館。二要暢通檔案信息服務(wù)渠道。信息化、電子政務(wù)等部門要支持檔案部門依托電子政務(wù)網(wǎng)，充分利用互聯(lián)網(wǎng)，逐步構(gòu)建檔案信息共享平臺(tái)。要以檔案行政部門為主導(dǎo)，檔案館為主體，各部門密切配合，建設(shè)民生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，推進(jìn)共建共享，逐步形成“一站式”服務(wù)。檔案館要?jiǎng)澐謾n案查閱權(quán)限，采取有效措施，逐步實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案信息共享利用。改善檔案查閱利用場(chǎng)所條件，簡(jiǎn)化手續(xù)，提供免費(fèi)查閱利用。三要搭建檔案宣傳教育平臺(tái)。利用各類新聞媒介，大力宣傳。當(dāng)?shù)卣畱?yīng)檔案館作為重要的社會(huì)主義精神文明建設(shè)、愛國(guó)主義教育、科學(xué)普及、大中小學(xué)生社會(huì)教育實(shí)踐基地和場(chǎng)所。四要推進(jìn)文化產(chǎn)品開發(fā)利用。檔案行政主管部門要充分發(fā)揮檔案文化“母資源”作用，積極與有關(guān)網(wǎng)站、電視臺(tái)、出版社、報(bào)刊雜志、旅游機(jī)構(gòu)、文化產(chǎn)業(yè)機(jī)構(gòu)等合作，開發(fā)地方特色的創(chuàng)新產(chǎn)品，拓展檔案服務(wù)領(lǐng)域。

（五）健全人事檔案管理制度

在嚴(yán)格實(shí)施現(xiàn)階段人事檔案管理制度的基礎(chǔ)上，根據(jù)工作具體情況，各級(jí)人力資源與社會(huì)保障部門應(yīng)積極同當(dāng)?shù)亟M織部門、檔案局聯(lián)合制定相關(guān)政策，為進(jìn)一步規(guī)范人事檔案管理工作提出科學(xué)合理的指導(dǎo)建議，明確方向，從而使得人事檔案管理工作進(jìn)一步規(guī)范化、有序化。同時(shí)，分級(jí)別管理人事檔案，提高人事檔案管理作用及效率。根據(jù)社會(huì)發(fā)展需求，對(duì)于不同社會(huì)群體的不同需求，分級(jí)別管理人事檔案已經(jīng)成為了必然趨勢(shì)。例如有效處理?xiàng)墮n、死檔案；進(jìn)一步提高人事檔案的便捷性和可流動(dòng)性，增強(qiáng)人事檔案在人才流動(dòng)中的作用。通過(guò)采取以上對(duì)策，促使有限的人力資源和工作精力全身心投入到復(fù)雜的人事檔案管理中來(lái)，從而提高人事檔案管理工作的效率，提高人事檔案管理工作在社會(huì)發(fā)展和人才流動(dòng)中的作業(yè)，有力地促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

三、結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷轉(zhuǎn)型和發(fā)展，企業(yè)的不斷發(fā)展壯大，進(jìn)一步的加大了企業(yè)內(nèi)部人事檔案管理工作的壓力，針對(duì)這一現(xiàn)象更要充分地認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，有效的開展人事檔案的歸納、整理和保存工作，實(shí)現(xiàn)人事檔案能夠有序的保存和共享，實(shí)現(xiàn)檔案在企業(yè)管理中應(yīng)盡的責(zé)任，提高了人事檔案管理的規(guī)范性和科學(xué)合理性。

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