抓好建設(shè)項(xiàng)目檔案的歸檔工作

李春陽(yáng)

摘要：強(qiáng)調(diào)了建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔前工作的重要性，并有針對(duì)性地提出了在建設(shè)項(xiàng)目歸檔前的收集、整理和立卷工作中，應(yīng)當(dāng)采取的相關(guān)措施。

關(guān)鍵詞：建設(shè)項(xiàng)目；檔案歸檔；管理

基建項(xiàng)目檔案是建設(shè)項(xiàng)目從醞釀、決策到建成投產(chǎn)的全過程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件，主要包括項(xiàng)目的立項(xiàng)、調(diào)研、可行性研究、評(píng)估、決策、計(jì)劃、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工、試生產(chǎn)等工作活動(dòng)中形成的文字、圖紙、圖表、材料計(jì)算等形式與載體的文件材料。它是工程質(zhì)量評(píng)定的依據(jù)，反映工程項(xiàng)目?jī)?nèi)在的質(zhì)量，對(duì)已交付使用的項(xiàng)目的管理運(yùn)行、維修、鑒定、改擴(kuò)建和技改工作以及查處工程事故起著重要的依據(jù)作用。

建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔前的工作，是檔案管理工作中的基礎(chǔ)，也是最重要的一部分，做好基礎(chǔ)工作，才能保證歸檔后幾個(gè)環(huán)節(jié)的順利進(jìn)行，因此在檔案管理中，我們必須扎實(shí)的做好建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔前的工作，為建設(shè)項(xiàng)目最終順利驗(yàn)收奠定堅(jiān)實(shí)的根基。根據(jù)國(guó)家檔案局頒發(fā)實(shí)施的《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求和檔案整理規(guī)范》和國(guó)家檔案局、國(guó)家發(fā)改委關(guān)于《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》的通知要求，針對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的前期、施工和竣工驗(yàn)收三個(gè)階段對(duì)應(yīng)的檔案材料，包括前期文件、項(xiàng)目施工文件、竣工驗(yàn)收文件和監(jiān)理文件，在歸檔前的收集、整理和立卷工作，從源頭控制。主要有以下幾方面的工作和措施：

一、檔案管理制度化

檔案工作的八個(gè)環(huán)節(jié)中收集、整理、立卷這三個(gè)環(huán)節(jié)由施工單位、監(jiān)理單位的檔案員進(jìn)行，因此在項(xiàng)目建設(shè)中必須建立項(xiàng)目檔案管理制度，建立項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制和相關(guān)人員崗位責(zé)任制，從制度明確按其職責(zé)、權(quán)利和要求做好項(xiàng)目檔案歸檔前的管理工作，用制度規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行檢查、監(jiān)督，為歸檔齊全、完整的檔案打好基礎(chǔ)，也是保證做好檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)。

二、檔案管理納入項(xiàng)目管理

首先將檔案工作納入建設(shè)項(xiàng)目施工合同管理中。合同里明確竣工驗(yàn)收時(shí)向建設(shè)單位提供文件的份數(shù)、時(shí)間和其它要求；其二，納入工程進(jìn)度管理。隨工程的進(jìn)展及時(shí)收集文件材料，不能等工程結(jié)束后收集補(bǔ)材料，隨進(jìn)度及時(shí)收集可以保證文件材料的真實(shí)、準(zhǔn)確和系統(tǒng)；其三，納入工程質(zhì)量保證體系。檔案人員應(yīng)參加項(xiàng)目文件歸檔前的初驗(yàn)和最終驗(yàn)收，對(duì)檔案的單獨(dú)驗(yàn)收提出問題及要求 ，使施工單位歸檔的文件材料處于受控狀態(tài)，歸檔的項(xiàng)目文件最終達(dá)到檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要求

三、提高項(xiàng)目文件歸檔人員意識(shí)

項(xiàng)目檔案，主要由竣工文件組成，因此竣工文件的齊全、完整和準(zhǔn)確為以后項(xiàng)目的改造、維護(hù)起著重要的作用。而項(xiàng)目竣工文件由施工單位編制，為了保證編制和歸檔竣工文件的齊全、完整，必須對(duì)參建施工單位進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過培訓(xùn)提高施工單位領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)（管理）人員、兼職檔案人員的檔案意識(shí)，在實(shí)際工作中將項(xiàng)目文件材料的收集、整理、立卷歸檔等工作規(guī)范，做到：施工有依據(jù)、檢驗(yàn)有結(jié)論、現(xiàn)場(chǎng)有記錄、試驗(yàn)有報(bào)告、預(yù)制構(gòu)件和原材料有證件、修改圖紙有手續(xù)、工程竣工有總結(jié)，能如實(shí)反映建設(shè)項(xiàng)目活動(dòng)全過程完整的檔案材料。

四、強(qiáng)化項(xiàng)目檔案工作，做好竣工驗(yàn)收歸檔

建設(shè)項(xiàng)目檔案是企業(yè)檔案工作中的難點(diǎn)，它有專業(yè)性、成套性、現(xiàn)實(shí)性強(qiáng)，參建單位多、前期工作頭緒多、人員流動(dòng)大、檔案數(shù)量多、時(shí)間跨度長(zhǎng)等特點(diǎn)，也容易出現(xiàn)檔案管理部門監(jiān)管不到位，建設(shè)項(xiàng)目單位管理不到位、以及制度不全、措施不嚴(yán)、文件散失、收集不全、歸檔滯后、案卷質(zhì)量整理不規(guī)范等問題。因此在整個(gè)建設(shè)過程中，要根據(jù)其特點(diǎn)和易出現(xiàn)的問題，制定相應(yīng)的措施和工作標(biāo)準(zhǔn)，主管單位要履行職責(zé)，強(qiáng)化監(jiān)管功能，全程跟蹤，節(jié)點(diǎn)控制，全程指導(dǎo)，驗(yàn)收把關(guān)，把問題和整改工作落實(shí)在竣工驗(yàn)收之前；監(jiān)理單位要做好自身對(duì)項(xiàng)目建設(shè)形成的監(jiān)理文件歸檔和對(duì)施工單位項(xiàng)目文件的形成歸檔督促管理工作；項(xiàng)目建設(shè)單位要全面負(fù)責(zé)、牽頭抓總，做好負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)、檢查本單位和參建各單位檔案的收集、整理、立卷、編制項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件等工作，使檔案材料各環(huán)節(jié)始終納入項(xiàng)目管理流程，并做到前端控制、同步實(shí)施，通過管理制度的建立和工作標(biāo)準(zhǔn)，保證項(xiàng)目文件的齊全、完整、系統(tǒng)和按時(shí)歸檔。

建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔前的工作，是檔案管理工作中的基礎(chǔ)，也是最重要的一部分，做好基礎(chǔ)工作，才能保證歸檔后幾個(gè)環(huán)節(jié)的順利進(jìn)行，因此在檔案管理中，我們必須十分重視和扎實(shí)的做好，為建設(shè)項(xiàng)目最終順利驗(yàn)收奠定堅(jiān)實(shí)的根基。