談檔案信息資源的開發(fā)與利用

左丁丁

隨著人類社會(huì)由工業(yè)經(jīng)濟(jì)時(shí)代過(guò)渡到了知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案信息作為一種資源已經(jīng)變成了人們的共識(shí)，開發(fā)檔案信息資源，服務(wù)于人民大眾現(xiàn)在已經(jīng)變成檔案工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，這是信息時(shí)代的必然趨勢(shì)，也是檔案信息不斷發(fā)展的關(guān)鍵。信息資源的重要性己引起了人們的普遍關(guān)注和廣泛認(rèn)同。但是由于種種原因，我國(guó)現(xiàn)在的檔案信息資源開發(fā)利用仍然存在很多問(wèn)題，解決這些問(wèn)題成為檔案信息相關(guān)工作中的一個(gè)重點(diǎn)。

1 檔案信息資源開發(fā)利用的內(nèi)涵

1、信息資源的內(nèi)涵

信息資源是人們通過(guò)選擇和組織整理出一套有用信息的結(jié)果。信息資源屬于信息的一個(gè)部分，它與人們的信息需求緊密聯(lián)系，它不僅僅是可以直接為人們所利用的信息，同時(shí)也是反映了人們發(fā)展和組織研究生產(chǎn)力現(xiàn)有水平的標(biāo)志。通過(guò)人們的參與，獲取信息并使其成為信息資源，從這一點(diǎn)可以看出人力介入對(duì)于信息資源的形成和發(fā)展是必不可少的條件，尤其是人類進(jìn)入信息時(shí)代以后，科技進(jìn)步和社會(huì)繁榮已經(jīng)與信息豐富度成為不可分割的一個(gè)整體。信息資源的利用狀況和開發(fā)程度已經(jīng)成為一個(gè)國(guó)家或地區(qū)度量文明標(biāo)準(zhǔn)的尺子，所以，關(guān)注信息資源的開發(fā)利用，加強(qiáng)信息化建設(shè)已經(jīng)成為人類的重要任務(wù)之一。

2、檔案信息資源開發(fā)利用的內(nèi)涵

檔案信息資源的開發(fā)利用是指在檔案工作過(guò)程中運(yùn)用現(xiàn)代先進(jìn)的信息技術(shù)收集、管理、傳播和利用信息資源，增強(qiáng)檔案工作質(zhì)量的一種活動(dòng)。從字面上可以將其分為對(duì)檔案信息資源的開發(fā)和利用兩個(gè)方面。檔案信息資源開發(fā)的目的是獲取有價(jià)值的信息，通過(guò)信息的生產(chǎn)來(lái)維持信息的供給。而檔案信息資源利用的目的是實(shí)現(xiàn)信息的價(jià)值，保證信息能夠在適宜的時(shí)間地點(diǎn)中發(fā)揮其正面作用，進(jìn)而產(chǎn)生效益。那么，可以把檔案信息資源開發(fā)看做基礎(chǔ)，把利用看做目的，這兩個(gè)方面互為因果，相輔相成。

2 檔案信息資源開發(fā)利用中存在的問(wèn)題分析

1、對(duì)檔案信息資源的開發(fā)利用重點(diǎn)的認(rèn)識(shí)不足

檔案信息資源開發(fā)利用的水平低于檔案信息化建設(shè)，最大的原因還是思想認(rèn)識(shí)不足。尤其是“重硬輕軟”的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)比較嚴(yán)重，還存在重視建設(shè)，忽視利用的問(wèn)題。這種對(duì)重點(diǎn)把握的不到位會(huì)導(dǎo)致檔案信息資源的開發(fā)利用發(fā)展的不平衡。

2、檔案信息資源開發(fā)利用體系尚未全面建立

檔案信息資源的開發(fā)必需在一個(gè)完善的技術(shù)體制和標(biāo)準(zhǔn)下完成，這是檔案信息資源能夠被合理利用和共享的關(guān)鍵所在。因?yàn)闄n案信息資源開發(fā)利用目前還沒(méi)有一個(gè)比較完善的標(biāo)準(zhǔn)體系，再加上開發(fā)方法欠缺科學(xué)性，檔案信息資源開發(fā)利用普遍存在著不規(guī)范的問(wèn)題，不能很好地按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行信息資源的建設(shè)，無(wú)法達(dá)到那種人人、人機(jī)以及機(jī)機(jī)之間的無(wú)縫對(duì)接和對(duì)信息資源的原始數(shù)據(jù)傳播，檔案信息資源在溝通交流方面存在很大的問(wèn)題，對(duì)其作用的發(fā)揮造成了非常大的負(fù)面影響。

3、信息安全防護(hù)不到位

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化程度也在不斷提高，而信息安全對(duì)國(guó)家安全的影響非常巨大，因此，信息安全成為檔案信息資源開發(fā)利用的首要問(wèn)題。從實(shí)際我國(guó)目前信息資源的安全狀況來(lái)看，信息資源開發(fā)利用的重要硬件、軟件和關(guān)鍵技術(shù)主要還是靠從國(guó)外進(jìn)口，這對(duì)檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量與安全產(chǎn)生了很大的負(fù)面作用，使得檔案信息資源的開發(fā)利用存在很大的顧忌，為信息資源的開發(fā)利用進(jìn)一步發(fā)展帶來(lái)了很大挑戰(zhàn)。

3 針對(duì)檔案信息資源開發(fā)利用的問(wèn)題的幾點(diǎn)建議和措施

1、更新觀念，增強(qiáng)認(rèn)識(shí)

在對(duì)檔案信息資源開發(fā)利用的過(guò)程中，必須明確以下幾個(gè)觀念。信息才是取得成功的關(guān)鍵，要切實(shí)把握信息就是戰(zhàn)斗力的重點(diǎn)，時(shí)刻遵循信息資源就是最重要的戰(zhàn)爭(zhēng)資源的原則，把檔案信息資源開發(fā)利用擺在增強(qiáng)打贏能力的重要地位，全面穩(wěn)定落實(shí)每一個(gè)工作細(xì)節(jié)。信息資源的最大好處在于便于傳播利用，只有在充分的傳播利用中才能發(fā)揮其最佳的效用。此外，檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)還在于明確人們對(duì)信息的需求和建設(shè)的方向，檔案信息資源開發(fā)利用也不例外，信息資源的任務(wù)、管理和利用都需要需求來(lái)指引。

2、加強(qiáng)力度，完善體系

檔案信息資源開發(fā)利用在信息化建設(shè)中的主體地位，要求我們必須對(duì)信息管理和使用加強(qiáng)力度，使得檔案信息資源開發(fā)利用的發(fā)展跟上時(shí)代前進(jìn)的步伐。在這種情況下，必須對(duì)檔案信息資源開發(fā)利用的價(jià)值和工作量有所預(yù)期，投入相應(yīng)的財(cái)力物力，保證檔案信息資源開發(fā)利用工作與要求相適應(yīng)。此外，要投入一定數(shù)量的信息資源開發(fā)利用專業(yè)人員，雖然檔案信息資源開發(fā)利用涉及到檔案工作的各個(gè)領(lǐng)域，不同的企業(yè)單位、不同的公司部門人員都會(huì)或多或少的參與到這項(xiàng)工作中來(lái)，但是信息的管理和利用工作量很大，對(duì)相關(guān)工作人員的需求也就大，所以，必須有足夠數(shù)量的專業(yè)人員完成這項(xiàng)工作。在專項(xiàng)資金和工作人員落實(shí)之后，還應(yīng)該建立完善的檔案信息資源開發(fā)利用體系，確保其運(yùn)行的依據(jù)和規(guī)則能夠有一個(gè)切實(shí)可行的標(biāo)準(zhǔn)

3、確保信息安全

信息安全是檔案信息資源開發(fā)利用的第一要素。如果信息安全存在隱患，那么檔案信息資源就很難發(fā)揮效益。所以，檔案信息化建設(shè)必須要進(jìn)行一體化建設(shè)，在信息共享的同時(shí)強(qiáng)化信息安全保護(hù)意識(shí)，保證檔案信息資源在安全的條件下發(fā)揮效益。強(qiáng)化檔案信息資源安全的監(jiān)督管理，實(shí)施嚴(yán)格的安全保密措施和管理制度，能夠把信息安全隱患消滅在襁褓中，避免由此造成的嚴(yán)重后果。

4、必須重新審視檔案信息資源功能

一是檔案信息資源的社會(huì)服務(wù)功能。隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，各項(xiàng)工作迫切要求決策科學(xué)化，這就需要決策者準(zhǔn)確地把握當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)、政治、科學(xué)、文化等方面的發(fā)展沿革，進(jìn)而理清經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的脈絡(luò)，由此可見，檔案信息與科學(xué)決策有著不可分割的內(nèi)在聯(lián)系，它是處于基礎(chǔ)的地位。二是檔案信息資源的市場(chǎng)功能。檔案作一種信息資源，從立卷歸檔，編研開發(fā)，提供服務(wù)，實(shí)質(zhì)是一種對(duì)信息產(chǎn)品的生產(chǎn)加工過(guò)程，不僅要考慮它的使用價(jià)值，更要注重它的產(chǎn)品價(jià)值，提高檔案信息的含“金”量，及時(shí)推向信息市場(chǎng)，使檔案信息在市場(chǎng)機(jī)制的作用下找準(zhǔn)位置發(fā)揮作用。

5、必須有針對(duì)性地開發(fā)檔案信息資源

檔案資源是無(wú)價(jià)的，如果缺乏有針對(duì)性地開發(fā)，不能及時(shí)為社會(huì)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和精神文明建設(shè)服務(wù)，就不能顯示它的價(jià)值。因此，必須從當(dāng)?shù)氐膶?shí)際出發(fā)，有針對(duì)性地進(jìn)行開發(fā)。

一是立卷歸檔必須保持館藏檔案的特色。最為主要的是立卷歸檔工作要正確處理立卷的普遍性和特殊性關(guān)系，建立健全反映地方特色經(jīng)濟(jì)、特色文化以及風(fēng)土人情等方面的檔案，進(jìn)而開發(fā)有特色的檔案信息資源為發(fā)展地方經(jīng)濟(jì)和各項(xiàng)工作服務(wù)。二是有針對(duì)性地開展檔案編研工作。編研是一項(xiàng)有較高層次的信息開發(fā)工作，要結(jié)合當(dāng)?shù)貙?shí)際和經(jīng)濟(jì)社會(huì)建設(shè)的熱點(diǎn)問(wèn)題，開發(fā)有針對(duì)性的檔案信息，編印有針對(duì)性的信息資料，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確的信息，為社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供服務(wù)。

在這個(gè)科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的信息時(shí)代，信息資源的數(shù)量讓人瞠目結(jié)舌。如何讓這些信息能夠更好的開發(fā)利用成為值得我們深思的問(wèn)題，這也絕對(duì)是一個(gè)不容我們忽視的問(wèn)題，因?yàn)樾畔⒒呢?fù)面影響也像正面影響一樣噴薄而出。因此，對(duì)信息資源開發(fā)利用的研究也意義重大。endprint