關(guān)于房管檔案數(shù)字化發(fā)展的探討

劉璟怡

【摘 要】在我國(guó)科學(xué)技術(shù)水平越來(lái)越高的影響之下，大量先進(jìn)的、現(xiàn)代化、智能化、數(shù)字化的科學(xué)技術(shù)運(yùn)用在各行各業(yè)當(dāng)中，各個(gè)領(lǐng)域都在朝著數(shù)字化的方向穩(wěn)步發(fā)展。房管檔案同樣也不例外，在新時(shí)期下房管檔案的信息量驟增，提升房管檔案工作成效，推動(dòng)其實(shí)現(xiàn)數(shù)字化發(fā)展也成為房管檔案不可逆的一大發(fā)展趨勢(shì)?；诖?，本文將立足于房管檔案的內(nèi)涵與特點(diǎn)的基礎(chǔ)之上，通過簡(jiǎn)單介紹房管檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化發(fā)展的意義，簡(jiǎn)要談?wù)劰P者關(guān)于房管檔案數(shù)字化發(fā)展的相關(guān)思考。

【關(guān)鍵詞】房管檔案；數(shù)字化建設(shè)；發(fā)展意義

由于以前房管檔案信息數(shù)量比較有限，因此采用人工管理的方式基本上能夠滿足房管檔案管理要求。但自從進(jìn)入到大數(shù)據(jù)時(shí)代以來(lái)，房管檔案信息數(shù)量呈指數(shù)式驟增，同時(shí)人們對(duì)于查詢和施工房管檔案的需求量也越來(lái)越大，而以往的人工管理方式顯然已經(jīng)難以繼續(xù)滿足房管檔案管理要求。為此，推動(dòng)房管檔案的數(shù)字化發(fā)展已經(jīng)勢(shì)在必行，這也是房管檔案在新時(shí)期下實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)久穩(wěn)定發(fā)展的根本路徑。

一、房管檔案的簡(jiǎn)要概述

（一）具體內(nèi)涵

在我國(guó)的住房保障工作以及房屋管理工作當(dāng)中經(jīng)常會(huì)產(chǎn)生大量的信息數(shù)據(jù)和歷史記錄，涉及住房保障、物業(yè)管理等眾多領(lǐng)域，通過將其進(jìn)行系統(tǒng)整理并建檔保存后即可成為房管檔案。各項(xiàng)房產(chǎn)管理中產(chǎn)生的重要數(shù)據(jù)和信息資料均完整、真實(shí)地記錄在房管檔案當(dāng)中，為外部人員對(duì)房產(chǎn)情況的查詢等提供至關(guān)重要的參考依據(jù)[1]。

（二）實(shí)際特點(diǎn)

房管檔案與其他專業(yè)檔案最大的不同在于其具有明顯的動(dòng)態(tài)化特征。由于房產(chǎn)本身會(huì)因?yàn)檗D(zhuǎn)讓、買賣活動(dòng)或是房屋自身外部條件出現(xiàn)變化如房屋征收等因素的影響，而出現(xiàn)房產(chǎn)所有權(quán)的變化，因此房管檔案需要隨時(shí)根據(jù)房產(chǎn)變化情況進(jìn)行更新變動(dòng)。而這也要求房管檔案管理工作必須具有較好的動(dòng)態(tài)性，使得房管檔案能夠始終與房產(chǎn)情況保持一致。另外，作為房地產(chǎn)行政管理工作的重要依據(jù)，房管檔案可以有效證明人和房屋之間的權(quán)利關(guān)系，因此從這一點(diǎn)上來(lái)說，房管檔案還具有明顯的憑證性，而在每一個(gè)行政區(qū)劃當(dāng)中只允許存在一所房地產(chǎn)發(fā)證機(jī)構(gòu)，因此房管檔案及其管理工作還具有區(qū)域性的特點(diǎn)。

二、房管檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化發(fā)展的重要性

（一）提升工作成效

房管檔案的數(shù)字化發(fā)展本質(zhì)指的就是在管理房管檔案當(dāng)中靈活使用包括計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等在內(nèi)的眾多現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)，將房管檔案資源根據(jù)實(shí)際工作需要轉(zhuǎn)化成各種各樣的載體形式，最后使用數(shù)字化的存儲(chǔ)手段對(duì)其進(jìn)行妥善管理，實(shí)現(xiàn)房管檔案信息資源的高效利用。因此實(shí)現(xiàn)房管檔案的數(shù)字化發(fā)展能夠有效提升工作成效，在計(jì)算機(jī)等專業(yè)化設(shè)備的輔助施工之下，將有效改善當(dāng)前使用人工管理模式存在的弊端和問題，從而以更短的時(shí)間更加精確地完成房管檔案的管理工作。

（二）優(yōu)化工作水平

通過實(shí)現(xiàn)房管檔案的數(shù)字化發(fā)展，可以有效改善當(dāng)前在房管檔案管理工作中各業(yè)務(wù)部門相互分離的情況，利用互聯(lián)網(wǎng)等將各個(gè)業(yè)務(wù)部門相互連接，并將大量紙質(zhì)的、難以長(zhǎng)期保存的房管檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字格式，也可以有效控制房管檔案管理成本，利用整體房管檔案管理工作水平的優(yōu)化提升[2]。

（三）建立服務(wù)體系

在數(shù)字化發(fā)展過程中，房管檔案的管理和運(yùn)行方式均將發(fā)生不同程度的創(chuàng)新變化，房管檔案以及相關(guān)資源信息將真正實(shí)現(xiàn)優(yōu)化整合和統(tǒng)一利用，受此影響，房管檔案綜合管理信息平臺(tái)將得以建立，在這一平臺(tái)的運(yùn)作之下人們可以更加高效便捷地利用房管檔案信息資源，同時(shí)在搜集和整理分析房管檔案方面也創(chuàng)造了有利條件，原本分散的業(yè)務(wù)得以實(shí)現(xiàn)有機(jī)整合，內(nèi)部工作效率也將因此得到全面提升。由此可見，房管檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化發(fā)展具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

三、關(guān)于房管檔案數(shù)字化發(fā)展的相關(guān)建議

（一）積極建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的房管檔案體系

房管檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化發(fā)展的基石便是擁有標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的房管檔案管理體系，利用這一體系能夠有效明確數(shù)字化時(shí)代下房管檔案的各項(xiàng)管理行為，考慮到當(dāng)前有一些房產(chǎn)部門在管理工作當(dāng)中相比于產(chǎn)權(quán)更加重視戶籍，因此導(dǎo)致在管理房管檔案方面存在明顯的隨意性和滯后性。為此，推進(jìn)房管檔案數(shù)字化發(fā)展，必須從建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的房管檔案體系入手，依照現(xiàn)行的相關(guān)法律法規(guī)，與房管檔案當(dāng)前的工作情況緊密結(jié)合，制定出即合規(guī)合法又具有可操作性的規(guī)章體系。譬如說目前已經(jīng)出臺(tái)了大量有關(guān)電子檔案和電子文件移交、歸檔以及管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，在該類文件的指導(dǎo)之下，房管檔案的數(shù)字化管理工作將更加具有方向性和規(guī)范性。另外，我國(guó)當(dāng)前也出臺(tái)了有關(guān)建設(shè)數(shù)字檔案的相關(guān)規(guī)定和指南，在掃描房管檔案并對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化處理的過程當(dāng)中，可以根據(jù)指南與規(guī)定中的相關(guān)要求與流程進(jìn)行操作，此舉不僅能夠有效保障房管檔案數(shù)字化發(fā)展的有序進(jìn)行，同時(shí)也可以在很大程度上增強(qiáng)數(shù)字化后的房管檔案的安全性與完整性。

（二）搭建房管檔案的信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)

朝著數(shù)字化方向發(fā)展的房管檔案必須盡快將當(dāng)前眾多紙質(zhì)的甚至手工記錄的房管檔案信息資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字格式。在此過程中，工作人員首先可以通過使用掃描儀將其傳輸至計(jì)算機(jī)當(dāng)中，此后利用帶有識(shí)別文字的專業(yè)軟件進(jìn)行精準(zhǔn)識(shí)別即可。而如果房管檔案信息比較少或重要等級(jí)相對(duì)比較高，則可以考慮使用人工錄入的方式將檔案信息轉(zhuǎn)換成電子文本格式[3]。另外，為盡可能拓展計(jì)算機(jī)中保存房管檔案的存儲(chǔ)空間，工作人員可以將原本占用大量?jī)?nèi)存的圖片或其他媒體格式的房管檔案統(tǒng)一轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的原文格式，并利用專業(yè)的功能軟件對(duì)檔案中的文字格式等進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)整，以有效提高數(shù)字化房管檔案的規(guī)范性和統(tǒng)一性，為之后其它人員查找和使用房管檔案提供便利。相比于其他的方式，使用掃描儀將房管檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字化格式能夠最大程度的保留原本的檔案信息，避免因后期的加工而影響檔案信息的真實(shí)度和完整性。此外，工作人員需要積極利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等搭建其房管檔案的信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)，在這一系統(tǒng)當(dāng)中完成房管檔案的數(shù)字化格式轉(zhuǎn)換以及分析處理、保存等一系列管理工作，通過配合使用專業(yè)化的工具和軟件，進(jìn)一步完善房管檔案信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)功能的完善性，使其可以更好地為房管檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化發(fā)展提供相關(guān)服務(wù)。endprint

（三）實(shí)現(xiàn)房管檔案信息的共享傳輸

經(jīng)過數(shù)字化處理后的房管檔案信息需要通過高效的傳輸平臺(tái)完成自由傳輸和共享，才能有效發(fā)揮房管檔案信息資源的有效性，提升房管檔案的利用率和管理水平。在此過程中，工作人員需要將房管檔案信息傳輸與數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)相連接，構(gòu)成一個(gè)完整的傳遞網(wǎng)絡(luò)，使得房管檔案信息能夠突破時(shí)間和空間的約束，實(shí)現(xiàn)多項(xiàng)遠(yuǎn)程檔案信息傳遞。管理人員需要嚴(yán)格遵循統(tǒng)一通信協(xié)議，利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)連接優(yōu)化整合各個(gè)業(yè)務(wù)部門單位的計(jì)算機(jī)資源，并通過設(shè)置相關(guān)的服務(wù)器使得個(gè)體計(jì)算機(jī)也能夠在接入網(wǎng)絡(luò)之后與其他計(jì)算機(jī)之間實(shí)現(xiàn)房管檔案信息的自由共享與傳輸。

（四）重視保障房管檔案信息的安全

在數(shù)字化發(fā)展當(dāng)中雖然使得房管檔案的管理成效得到有效提升，但房管檔案信息資源的安全性也受到了一定威脅。因此為保障房管檔案在數(shù)字化發(fā)展當(dāng)中仍然能夠?qū)崿F(xiàn)長(zhǎng)久穩(wěn)定的發(fā)展，還需要管理人員加大重視保障房管檔案信息資源的安全管理[4]。這也要求管理人員在構(gòu)建和使用房管檔案信息數(shù)據(jù)平臺(tái)以及相關(guān)系統(tǒng)的過程中需要積極在其中安裝能夠有效抵御外界惡意程序和木馬病毒等攻擊的防火墻和殺毒軟件，在每次啟動(dòng)運(yùn)行房管檔案信息數(shù)據(jù)平臺(tái)和系統(tǒng)之前，工作人員均需要統(tǒng)一進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)病毒及系統(tǒng)程序的全盤查殺，為房管檔案信息數(shù)據(jù)的共享和交互傳遞創(chuàng)造良好環(huán)境。此外，為避免因內(nèi)部問題而影響房管檔案信息的安全性和完整性，還需要工作人員定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行仔細(xì)檢查，保障插頭、網(wǎng)線等連接正確；與此同時(shí)，根據(jù)不同工作人員的職權(quán)范圍為其設(shè)置一定的使用權(quán)限，工作人員在登錄使用房管檔案信息數(shù)據(jù)平臺(tái)和系統(tǒng)時(shí)，首先需要進(jìn)行個(gè)人身份的驗(yàn)證，而在查詢和使用房管檔案信息數(shù)據(jù)時(shí)也只能在自身權(quán)限范圍之內(nèi)完成相關(guān)操作，利用此種方式有效提升數(shù)字化發(fā)展路程上房管檔案信息的安全性和可靠性。

（五）構(gòu)建數(shù)字化房管檔案工作團(tuán)隊(duì)

房管檔案的數(shù)字化發(fā)展是一個(gè)持續(xù)的、長(zhǎng)期的過程，需要大量的專業(yè)技術(shù)人員作為堅(jiān)實(shí)的后盾保障，為其提供源源不斷的智力支持。因此在實(shí)現(xiàn)房管檔案數(shù)字化發(fā)展的過程中，還需要加強(qiáng)對(duì)房管檔案的數(shù)字化人才團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，可以通過組織現(xiàn)有工作人員積極參與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)活動(dòng)，使其能夠掌握基本的管理和開發(fā)數(shù)據(jù)庫(kù)以及房管檔案數(shù)字化信息系統(tǒng)的能力。不僅如此，房管檔案管理人員也需要重視提升自身的職業(yè)素養(yǎng)，正確意識(shí)房管檔案的重要性，在工作中能夠始終保持較高的安全管理意識(shí)；在工作之余也可以主動(dòng)學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等，以更好地為房管檔案的數(shù)字化發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在當(dāng)今的信息經(jīng)濟(jì)時(shí)代之下，人們對(duì)房管檔案管理工作提出了更高的要求。通過積極建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的房管檔案體系，搭建其房管檔案的信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)并為房管檔案信息實(shí)現(xiàn)共享傳輸提供廣闊平臺(tái)等方式，推動(dòng)房管檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化發(fā)展的目標(biāo)，使得房管檔案能夠用更加智能、高效的數(shù)字模式完成房管檔案的管理、利用等工作，在有效落實(shí)房管檔案管理工作的基礎(chǔ)之上，力求能夠充分發(fā)揮出房管檔案服務(wù)社會(huì)與基層群眾的優(yōu)勢(shì)作用。

參考文獻(xiàn)：

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[4]龔靖.房管專業(yè)檔案創(chuàng)新管理的思考[J].中國(guó)檔案，2011，03：42-43.endprint