信息社會環(huán)境下辦公室文書檔案管理的創(chuàng)新對策

【摘 要】在信息技術(shù)不斷發(fā)展的大背景下，辦公室文書檔案管理也要與時俱進(jìn)，在管理理念、管理方式上有所創(chuàng)新，只有這樣才能保證文書檔案的完整性和有效性，為組織發(fā)展提供更可靠的文書檔案依據(jù)。本文首先針對企業(yè)辦公室文書檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行了分析，并針對這些問題提出信息社會視角下企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的改革路徑，最后提出具體管理創(chuàng)新對策，旨在為辦公室文書檔案管理水平提供有益的理論參考。

【關(guān)鍵詞】信息社會；辦公室；文書檔案管理

信息技術(shù)的發(fā)展為辦公室文書檔案管理帶來了新的發(fā)展機(jī)遇，同時也為當(dāng)前工作模式、管理方法提出了新的挑戰(zhàn)。依托信息技術(shù)實現(xiàn)辦公室文書檔案管理創(chuàng)新已經(jīng)勢在必行，對于提高管理規(guī)范性、實效性、適用性有著重要意義，同時也是辦公室文書管理創(chuàng)新的有益嘗試。

一、企業(yè)辦公室文書檔案管理工作中存在的問題

（一）缺乏檔案利用與評估優(yōu)化

在辦公室文書檔案管理當(dāng)中，缺乏對管理價值的應(yīng)有重視，在技術(shù)、設(shè)備、管理手段等方面與企業(yè)發(fā)展實際不相匹配，尚未建立文書檔案保密機(jī)制。尤其是在信息環(huán)境下，需要對檔案文書制定檢索目錄，從而使組織檔案信息價值被充分開發(fā)應(yīng)用。但是從當(dāng)前實際管理情況來看，無論是在文書檔案應(yīng)用還是評估方面都缺乏必要的優(yōu)化措施。

（二）管理人員素質(zhì)差異

從當(dāng)前文書檔案管理團(tuán)隊構(gòu)成來看，不少管理人員尚未具備良好的信息化管理能力，在信息業(yè)務(wù)操作中不能適應(yīng)實際需要，在管理理念、管理方式上過于陳舊，缺乏科學(xué)統(tǒng)一的管理機(jī)制。提升管理人員素質(zhì)，向信息化、規(guī)范化、智能化管理方向發(fā)展已成管理人才建設(shè)的為當(dāng)務(wù)之急。

（三）缺乏整體管理規(guī)劃

雖然辦公室文書檔案管理已經(jīng)向電子化管理模式轉(zhuǎn)變，但是在實際管理中仍缺少整體規(guī)劃，在管理運(yùn)作中缺乏協(xié)調(diào)性，進(jìn)而導(dǎo)致組織內(nèi)部各部門之間檔案文書歸類不科學(xué)，為調(diào)取、檢索、歸檔、管理等造成不便。

二、信息社會視角下企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的改革

（一）推行“三全式”的管理改革

1.檔案的全過程管理。從檔案形成、完善、分類到歸檔，要制定科學(xué)的管理方案以提高管理效率。檔案資料收集要保證信息來源可靠，避免虛假數(shù)據(jù)混入檔案中，歸檔管理則需要統(tǒng)一使用歸檔符號，例如規(guī)定檔案筆跡的書寫筆類型，規(guī)定電子檔案打印紙質(zhì)，檔案編號方式、檢索類型等都需要進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范，嚴(yán)格執(zhí)行組織相關(guān)規(guī)定，進(jìn)一步增強(qiáng)文書檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性。

2.檔案的全員式管理。對組織成員開展建檔工作，每一份檔案都需要標(biāo)注工作性質(zhì)。通過員工檔案的制定進(jìn)一步完善管理責(zé)任制，引導(dǎo)員工形成積極主動的工作態(tài)度，為組織發(fā)展增加助力。

3.檔案的全方位管理。檔案管理需要突出全方位特點(diǎn)，保證檔案資料完整、管理流程規(guī)范，組織內(nèi)部各部門需要建立協(xié)調(diào)統(tǒng)一的管理方式。同時要進(jìn)一步強(qiáng)化文書檔案的保密意識，尤其是對于核心檔案文書進(jìn)行加密管理，以避免出現(xiàn)機(jī)密信息外泄風(fēng)險。

（二）實施系統(tǒng)化管理

根據(jù)組織發(fā)展要求，制定統(tǒng)一的文書檔案管理方式，并制定與之相適應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)，從而使管理工作與組織發(fā)展戰(zhàn)略相契合，為組織發(fā)展提供更可靠的參考依據(jù)。文書檔案管理的系統(tǒng)化發(fā)展，能夠促進(jìn)組織管理趨于標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化。尤其是在信息技術(shù)逐步普及的環(huán)境下，需要對文書檔案管理模式做細(xì)節(jié)性創(chuàng)新，尤其是在重點(diǎn)電子檔案管理中需要做好備份，不能僅完成電子掃描就完成歸檔。在備份介質(zhì)的選擇上可以選擇U盤、硬盤、光盤刻錄等形式。

三、信息社會視角下辦公室文書檔案管理工作的創(chuàng)新

（一）建立有效的信息檔案管理系統(tǒng)

對辦公室文書檔案實施規(guī)范化管理，依托信息技術(shù)建立起完善的檔案管理體系，將組織檔案進(jìn)行科學(xué)分類，將其分為“絕密、機(jī)密、保密、一般”四種類型，根據(jù)不同檔案的機(jī)密等級進(jìn)行分類管理。公文檔案收訖要結(jié)合“收文→分類→傳送→催辦→立卷→歸檔→銷毀”的流程進(jìn)行，檔案機(jī)密等級有組織決策層和文書起草人共同制定。文書檔案建檔和管理過程中需要嚴(yán)格遵守組織相關(guān)管理制度，在歸檔管理中明確文件類型和屬性。

（二）規(guī)范文書檔案管理人員的素質(zhì)

在文書檔案管理人才隊伍建設(shè)上要給予充分重視，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德水平。明確崗位工作職能，在文書檔案管理中要嚴(yán)格區(qū)分部門、檔案性質(zhì)、使用權(quán)限等項目，尤其是在檔案保密方面要進(jìn)行專項培訓(xùn)，提高工作人員自覺保密、嚴(yán)格保密意識，通過專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)提升文書檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。

（三）實時性與科學(xué)性

信息技術(shù)件環(huán)境的文書檔案管理需要具備時效性，突出科學(xué)管理、科學(xué)應(yīng)用、科學(xué)規(guī)范的全面管理特色，應(yīng)用信息技術(shù)實現(xiàn)文書信息的共享，以此減少傳統(tǒng)管理中延時性造成的不良影響，進(jìn)一步提高文書檔案管理水平。

（四）制定相關(guān)管理制度

強(qiáng)化制度約束有利于提高文書檔案管理成效。首先根據(jù)不同文檔內(nèi)容確定責(zé)任分工，將保密文書檔案和一般文書進(jìn)行區(qū)分，通過信息化管理實現(xiàn)內(nèi)部信息網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)的有效隔離。強(qiáng)化文書檔案的安全監(jiān)管質(zhì)量，在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中安裝防火墻、風(fēng)險報警、數(shù)字證書等安全防御系統(tǒng)，減少信息泄露風(fēng)險。

四、結(jié)語

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展和應(yīng)用范圍的不斷擴(kuò)大，辦公室文書檔案管理不再以機(jī)械的信息分類為目標(biāo)。通過信息技術(shù)優(yōu)化當(dāng)前文書檔案管理模式，培養(yǎng)具有良好信息技術(shù)素養(yǎng)的專業(yè)化文書管理人才，強(qiáng)化管理者職業(yè)道德教育，做到嚴(yán)謹(jǐn)守規(guī)、完善保密，通過科學(xué)的理論指導(dǎo)和創(chuàng)新實踐進(jìn)一步提高辦公室文書檔案的管理的質(zhì)量和管理效率。

作者簡介：范非川（1966-），男，籍貫（精確到市： 江蘇省南通市，學(xué)歷：本科，作者單位：中國農(nóng)工民主黨南通市委員會。

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