電子商務(wù)環(huán)境下辦公室業(yè)務(wù)工作的變革（2）

李濤

摘要：近年來，隨著電子商務(wù)的興起，辦公室業(yè)務(wù)工作也面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，在新形勢下作為管理中樞的辦公室也必須與時俱進(jìn)，采取有效措施來促進(jìn)業(yè)務(wù)工作的變革與發(fā)展。

關(guān)鍵詞：電子商務(wù)；辦公室業(yè)務(wù)；變革

辦公室作為機(jī)構(gòu)內(nèi)設(shè)的綜合性輔助辦事部分，在整個組織機(jī)構(gòu)的運(yùn)行中發(fā)揮著十分重要的中樞作用。辦公室業(yè)務(wù)工作能夠有效開展直接關(guān)系到整個機(jī)構(gòu)各個部門以及各類業(yè)務(wù)之工作的協(xié)調(diào)與順利。所以說，辦公室業(yè)務(wù)工作的有效開展是一個機(jī)構(gòu)穩(wěn)定運(yùn)營管理的最基礎(chǔ)的保障。

一、電子商務(wù)環(huán)境下辦公室業(yè)務(wù)工作面臨的變革機(jī)遇

（一）業(yè)務(wù)集成化辦理

傳統(tǒng)的辦公室業(yè)務(wù)工作周期非常長，涉及的業(yè)務(wù)比較繁瑣，同時還需要與各個部門之間進(jìn)行溝通交流，導(dǎo)致工作效率大打折扣。隨著電子商務(wù)的興趣，給辦公室業(yè)務(wù)工作帶來了更大的便利，同時也改善了辦公室業(yè)務(wù)開展的流程，通過將有關(guān)聯(lián)的工作內(nèi)容與工作對象進(jìn)行協(xié)調(diào)與整合，能夠大幅度減少溝通的時間，提高日常辦公業(yè)務(wù)工作效率，進(jìn)一步凸顯辦公室的效用。電子商務(wù)環(huán)境下的辦公室業(yè)務(wù)工作能夠有效地減少內(nèi)部的消耗、通過網(wǎng)上議事來提高辦事效率，并且能不斷優(yōu)化辦公業(yè)務(wù)工作流程。

（二）網(wǎng)上信息的流通

借助電子商務(wù)發(fā)展的東風(fēng)，企業(yè)辦公室業(yè)務(wù)開展也可以有效利用電子商務(wù)平臺來發(fā)布消息，獲取有助于企業(yè)發(fā)展的信息資源，為企業(yè)管理層發(fā)展決策提供建議。辦公室可以利用電子商務(wù)系統(tǒng)，加大對網(wǎng)上信息的收集、加工和整理力度，利用網(wǎng)上獲取的信息構(gòu)建屬于自己的知識網(wǎng)絡(luò)體系，豐富企業(yè)的知識資源，利用電子商務(wù)便捷性分布有利于企業(yè)發(fā)展的資源，加大企業(yè)的宣傳力度。與此同時，電子商務(wù)系統(tǒng)有著強(qiáng)大的檢索功能，網(wǎng)上客戶可以通過檢索服務(wù)獲取到各種各樣的信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)客戶與企業(yè)之間及時的信息溝通與交流，辦公室可以圍繞這個發(fā)展方向去做文章，針對性地提高企業(yè)被檢索的概率，在網(wǎng)上提供優(yōu)質(zhì)的查詢服務(wù)、簡報服務(wù)以及跟蹤服務(wù)等。此外，利用強(qiáng)大的電子商務(wù)環(huán)境，辦公室能為企業(yè)管理提供更多的技術(shù)服務(wù)方案，推進(jìn)企業(yè)信息化管理進(jìn)程，提高企業(yè)在新時期電子商務(wù)環(huán)境下的應(yīng)對能力。

（三）資源共享與交互

電子商務(wù)環(huán)境下的辦公室業(yè)務(wù)工作，對于信息資源的依賴程度更高，在電子商務(wù)環(huán)境下企業(yè)辦公室的業(yè)務(wù)范圍更廣，但同時業(yè)務(wù)開展的程度也更深，在電子商務(wù)環(huán)境下企業(yè)辦公室需要抓好電子商務(wù)這塊新戰(zhàn)場，及時從網(wǎng)上獲取有價值資源的同時，還需要做好信息資源在企業(yè)內(nèi)部的宣傳和共享，使得每一個部門以及不同種類的業(yè)務(wù)都能夠獲得電子商務(wù)信息資源的價值效用。此外，在電子商務(wù)環(huán)境下辦公室的作用會進(jìn)一步被放大，辦公室與公司領(lǐng)導(dǎo)以及員工之間的交互性會變強(qiáng)，辦公室人員需要不斷提高自身能力以求獲得更大的發(fā)展契機(jī)。

（四）辦公用品的采購

電子商務(wù)的出現(xiàn)直接使得辦公室用品采購更加方便快捷。隨著電子商務(wù)模式的推廣，企業(yè)辦公室可以及時采購到所需要的辦公用品，采購的效率大大替身，辦公室人員不需要花費(fèi)更多的精力去實(shí)體店進(jìn)行采購，只需要在網(wǎng)上下好訂單，就能夠享受電子商務(wù)帶來的配送功能，這對于及時更新辦公設(shè)備，節(jié)省采購成本，改善辦公環(huán)境也大有幫助。

二、電子商務(wù)環(huán)境下辦公室業(yè)務(wù)工作的應(yīng)變策略

（一）提高自身的應(yīng)急處理能力

電子商務(wù)環(huán)境下對于辦公室業(yè)務(wù)工作的質(zhì)量要求越來越高，在競爭日益激烈的市場環(huán)境下，作為辦公室人員也必須提高自身的應(yīng)急處理能力。尤其是作為企業(yè)中樞部門，辦公室業(yè)務(wù)工作中的任何一個細(xì)微的差錯都會給企業(yè)帶來嚴(yán)重的影響。為此，新形勢下，辦公室業(yè)務(wù)工作必須及時引進(jìn)新技術(shù)，提供對信息的傳播和整合能力，建立相應(yīng)的應(yīng)急制度，一旦發(fā)現(xiàn)問題要及時匯報并采取適當(dāng)?shù)念A(yù)防措施。

（二）提高自身助推企業(yè)發(fā)展的能力

電子商務(wù)環(huán)境下，辦公室的業(yè)務(wù)工作開展變得更加快速方便，既能夠有效地提高內(nèi)部信息的傳播效率，又能夠有效地降低日常辦公的成本開支，實(shí)現(xiàn)各部門之間信息交互與共享，使得領(lǐng)導(dǎo)層的信息能夠以最快的時間達(dá)到基層員工手中，為企業(yè)運(yùn)營提供了基礎(chǔ)保障。與此同時，在電子商務(wù)環(huán)境下，企業(yè)形象會變得至關(guān)重要，辦公室需要借助電子商務(wù)的有力宣傳平臺，促進(jìn)企業(yè)管理、宣傳與營銷的一體化建設(shè)，積極搭建和疏通企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)信息交互渠道，及時征集組織內(nèi)部的意見，確保群體性信息能夠及時反饋給管理層，發(fā)揮出辦公室組織管理的力量來助推企業(yè)的發(fā)展。此外，辦公室應(yīng)該積極利用電子商務(wù)帶來的有利條件，想方設(shè)法地節(jié)省企業(yè)人力物力開支，帶領(lǐng)員工形成自我學(xué)習(xí)、自我促進(jìn)的企業(yè)文化氛圍。

（三）提高自身規(guī)劃化建設(shè)的能力

電子商務(wù)環(huán)境下，辦公室業(yè)務(wù)工作需要更加規(guī)范化。為此，辦公室人員首先要找準(zhǔn)自身定位，明確自己所承擔(dān)的業(yè)務(wù)范圍，尤其是辦公室領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該全方面把控計劃、協(xié)調(diào)、公關(guān)等業(yè)務(wù)的規(guī)范化開展，及時的轉(zhuǎn)變工作觀念，改進(jìn)辦公室服務(wù)流程，不斷為辦公室業(yè)務(wù)工作注入創(chuàng)造力，推進(jìn)新時期辦公室業(yè)務(wù)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化發(fā)展。

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